Реквизиты служебных документов

1. В каких случаях документ должен содержать приложения? Где располагается данный реквизит и какую информацию он в себя включает? Каковы варианты оформления реквизита 21. Отметка о наличии приложений?

2. Почему реквизит 22. Подпись обладает особой юридической силой? Где располагается данный реквизит и из каких элементов он состоит? Кто имеет право подписи документов? Кто может подписывать документ в отсутствие должностного лица? Как подписывается документ в данном случае? Как оформляется подпись нескольких лиц? Как оформляются подписи членов комиссии? Что такое электронная цифровая подпись (ЭЦП)? Какова структура ЭЦП? В каких случаях и как используется ЭЦП?

3. В каких случаях происходит согласование документа? С кем обычно согласуется документ? Какие могут быть варианты согласования? Какие элементы включают в себя реквизиты 23. Гриф согласования и 24. Визы согласования документа? Где располагаются данные реквизиты? В каком случае оформляется отдельный лист согласования? Как оформляются замечания к документу?

4. Для чего проставляется оттиск печати? Какие виды печатей вы знаете? На каких документах должен присутствовать реквизит 25. Оттиск печати? Где на документе проставляется оттиск печати? Какой другой реквизит должен захватывать оттиск печати? Как обозначается место для данного реквизита на документах финансового характера, сертификатах, лицензиях и других документах?

5. В каком случае оформляется реквизит 26. Отметка о заверении копии? Какие элементы включает в себя данный реквизит?

6. На каких документах оформляется реквизит 27. Отметка об исполнителе? Где он располагается и какие элементы включает в себя?

7. На каких документах оформляется реквизит 28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело? Где он располагается и какие элементы включает в себя?

8. На каких документах оформляется реквизит 29. Отметка о поступлении документа в организацию? Что он собой представляет?

9. Что представляет собой реквизит 30. Идентификатор электронной копии документа? Где он располагается?

Практическая часть

I. Отметьте недочёты в оформлении реквизита «отметка о наличии приложений».

1. Приложения: Каталог новых изделий; Спецификация новых видов продукции.

2. Приложение: акт экспертизы на 1 л. в 3 экз. (название прилагаемого документа указано в тексте).

3. Приложение: на 2 л. в 2 экз. (название документа не указано в тексте).

II. Исправьте ошибки в оформлении названий должностей и в реквизите «подпись».

1. И.О. дир-ра з-да.

2. Директор типографии Пермского Государственного Университета.

3. / Гл. бухгалтер Ерофеев Л.П.

4. Заведующий каф. социологии, проф., доктор социол. наук А.К. Соколов.

III. Исправьте ошибки в оформлении грифа согласования.

1. ″СОГЛАСОВАНО″

Директор ОАО «Русь»

<личная подпись> Г.Е. Перков

2. Согласовано

Гл. бухгалтер ООО «Восток»

02.05.2007 Е.Л. Анисимова

3. СОГЛАСОВАН

Директор лицея № 67

<личная подпись> 04.06.2007

IV. Отметьте недочёты в оформлении реквизита «отметка о заверении копии»

1. Заверил инспектор отдела кадров

Е.Р. Ромашова

2. Всё верно. Архивариус А.С. Глунова

<личная подпись> 12.03.2006

3. Верно. Ст. инженер <личная подпись>

Дудукин Н.Г. 14.09.2006

4. Верно, 18.10.2006. Н.В. Ломоруков,

гл. механик <личная подпись>

Литература

1. Андреева В.И. Практика делопроизводства: организация и ведение. М.: Кнорус, 2006. С. 93 - 107.

2. Демин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. Питер, 2004. С. 52 – 61.

3. Кузнецов И.Н. Делопроизводство. Москва, 2005. С. 86 – 90.

4. ГОСТ Р 6.30 – 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

5. Федеральный закон от 10.01 2002 № 1 – Ф3 «Об электронной цифровой подписи».

Тема 3 (продолжение)

Лабораторная работа № 4

Текст документа как основной реквизит документа

1. Требования, предъявляемые к тексту документа: аргументированность, логичность изложения, достоверность, объективность, краткость, ясность, точность, нейтральность тона, недопустимость двоякого толкования и др.

2. Язык и стиль служебных документов.

3. Типичные ошибки, встречающиеся в текстах документов.

Литература

1. Андреева В.И. Практика делопроизводства: организация и ведение. М.: Кнорус, 2006. С. 89 - 93.

2. Кузнецов И.Н. Делопроизводство. Москва, 2005. С. 94 - 132.

Практическая часть

1. Проанализируйте текст документа. Отметьте ошибки, допущенные при его составлении, исправьте их.

Дорогой Олег Павлович!

Обращаюсь к вам с настоящей докладной по следующему не очень приятному для нас поводу. Внутрицеховая проверка и контрольные испытания отремонтированных станцией автомашин иногда требуют оставления на кратковременную сверхурочную работу слесарей-наладчиков и шоферов. Мы подчас сталкиваемся с трудностями при оформлении сверхурочных в бухгалтерии, что нас крайне раздражает. Потому вам срочно необходимо разобраться в этом вопросе и обеспечить принятие нужных мер, касающихся сказанного мною выше. Очень надеемся на это.

2. Ознакомьтесь с образцом оформления основных реквизитов документа (на примере письма), представленным в приложении. Назовите эти реквизиты.

Тема 4

Организационные документы

1. Понятие «система документации».

2. Понятие «унифицированная система документации».

3. Понятие «организационные документы».

4. Основные виды и разновидности организационных документов (учредительный договор, устав, положение, инструкция, регламент, штатное расписание, правила, структура и штатная численность).

5. Функции организационных документов.

6. Особенности оформления организационных документов.

7. Структура текста организационных документов.

8. Порядок подписания и утверждения организационных документов.

Литература

1. Андреева В.И. Практика делопроизводства: организация и ведение. М.: Кнорус, 2006. С. 11 – 14, 15 –21, 25 – 50, 57, 189 – 200.

2. Государственная система документационного обеспечения управления (ГС ДОУ). М.: Главархив СССР, ВНИИДАД, 1991 (раздел 2 ), с. 63 – 69, 73 – 74.

3. Демин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. Питер, 2004. С. 23 – 31, 133 – 167, 209.

4. Кузнецов И.Н. Делопроизводство. Москва, 2005. С. 6 –15.

5. Общероссийский классификатор управленческой документации. М.: ИПК Издательство стандартов, 2003.

Практическая часть

1. Ознакомьтесь с уставом ГОУ ВПО «Новосибирский государственный педагогический университет». Назовите реквизиты этого документа, проанализируйте его структуру.

2. Ознакомьтесь с текстами различных положений (см. учебные пособия). В чём их отличие от устава? Чем различаются отдельные виды положений?

3. Ознакомьтесь с текстами инструкций (см учебные пособия и приложение). Чем различаются отдельные виды инструкций?

4. Определите, к какому организационному документу относятся предлагаемые фрагменты документов.

Текст 1

1.1. Полным фирменным наименованием общества является: Общество с ограниченной ответственностью «Свияж». Сокращённое фирменное наименование – ООО «Свияж».

1.2. Местонахождение общества (почтовый адрес): ул. Победы, д. 18, оф. 643, г. Челябинск, 420380, Российская Федерация.

Текст 2

1. Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется директором.

2. Основными задачами секретаря-референта являются организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности.

Текст 3

2.1. Электропроводка в учебных помещениях должна находиться в исправном состоянии. Сопротивление изоляции проводов должно периодически замеряться, при необходимости должен производиться ремонт.

2.2. Запрещается применять для защиты электросетей вместо автоматических предохранителей и плавких вставок защиту кустарного изготовления («жучки»).

Текст 4

1.1. Инструктор первой категории отдела кадров, организационно-массовой работы и контроля относится к категории специалистов.

1.2. На должность инструктора первой категории назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование, без предъявления требования к стажу работы.

1.3. Назначение на должность инструктора первой категории и освобождение от неё производится постановлением (распоряжением) совета или правления.

Тема № 4

Лабораторная работа № 5

Организационные документы

Цель работы: а) проверить усвоение студентами темы «Организационные документы»; б) изучить методику составления должностной инструкции; в) выработать умения и навыки составления должностной инструкции.

Задания:

1. Представьте сравнительную характеристику организационных документов в виде таблицы, выделив в ней следующие графы: функции документа; состав реквизитов документа; структура текста документа.

2. Разработайте проект должностной инструкции работника службы делопроизводства; менеджера по персоналу (сотрудника кадровой службы).

Методические рекомендации: при выполнении заданий пользуйтесь литературой, указанной в теме № 4, приложением.

Тема № 5

Распорядительные документы

1. Понятие «правового акта».

2. Распорядительные документы, создаваемые в условиях коллегиальности (постановления, решения).

3. Распорядительные документы, создаваемые в условиях единоличного принятия решений (приказ, распоряжение, указание).

Практические задания

1. Познакомьтесь с образцами распорядительных документов (см. Приложение 2), проанализируйте (какие реквизиты, место их расположения).

2. Проанализируйте предложенные тексты, выявите ошибки, исправьте их (см. Приложение 1).

3. Составьте соответствующий распорядительный документ, опираясь на предложенную ситуацию (используя компьютер, на листах А4):

1) В мэрии г. Иваново обсуждался вопрос об организации массовых новогодних праздников. Были приняты соответствующие решения. Отразите в документе составление сметы, утверждение архитектурного проекта, организацию работы торговли, режим работы, обеспечение охраны общественного порядка, культурную программа и т.д. Документ должен быть согласован с исполнителями и ответственными лицами, он имеет приложение. «Состав комиссии по организации новогодних праздников».

2) Совет директоров ОАО «Вектор» издал… об объединении организаций «Спектор» и «Луч» в срок до 03.07.2005. Контроль за исполнением …. был возможен на генерального директора ОАО «Вектор» Р.А. Касаткина.

3) Главный инженер отдела снабжения издал… о поставке дополнительной партии пиломатериалов.

ТЕМА № 6