Анализ затрат рабочего времени за неделю
| Наименование работ | Индекс | Продолжительность работ, | В том числе | ||||
| (перечень элементов затрат) | (шифр затрат) | всего | Сократить нельзя | Можно сократить или исключить | |||
| мин | % к итогу | мин. | % к продолжительности данной работы | мин. | % к продолжительности данной работы | ||
| Появление на рабочем месте | 1,34% | 70% | 30% | ||||
| Подготовка рабочего места | 1,72% | 78,13% | 21, 87% | ||||
| Прием звонков | 3,81 % | 100% | 100% | ||||
| обед | 9,67 % | 100% | 100% | ||||
| Затраты времени личного характера | 4,14% | 77,92% | 22,08% | ||||
| Общение с коллегами не по работе | 0, 48 % | 100% | 100% | ||||
| Разбор почты | 4, 67 % | 100% | 100% | ||||
| Печатание реестров | 9, 51 % | 90,40 % | 9, 60% | ||||
| Наклеивание марок на конверты | 7,09 % | 90,91% | 9, 09% | ||||
| Поездка на почту | 3,55% | 100% | 100% | ||||
| Регистрация почты | 2,50% | 96,77% | 3,23 % | ||||
| Разнесение почты по кабинетам | 7,92% | 61,02 % | 38,98% | ||||
| Регистрация писем на отправку | 6,31 % | 93,62 % | 6, 38 % | ||||
| Выключение компьютера, сбор документов, уход домой | 3, 81 % | 63, 38 % | 36, 62 % | ||||
| Укладка писем в конверты | 9,51% | 90, 40 % | 9, 60% | ||||
| Проверка почты и пришедших отчётов | 4,75% | 67, 80 % | 32,20% | ||||
| Потери рабочего времени (нерегламентированные перерывы) | 5,91% | 81,82% | 18, 18% | ||||
| Регистрация входящих документов | 2,04% | 100% | 100% | ||||
| Регистрация отчетов | 4,00% | 100% | 100% | ||||
| Сбор писем на передачу в другие управления через главное | 6,34% | 76, 27% | 23,73% | ||||
| Подготовка почты для передачи в другие управления через главное | 4,73% | 100% | 100% |
4.3. Причины, мешающие рациональному использованию
рабочего времени.
Лучший день (03.12.12):
| Затраты рабочего времени | Начало и окончание работ | Фактическое время | Необходимость затрат | Целесообразность затрат | Оправданность затрат времени | Сознательность определения временного интервала |
| Появление на рабочем месте | 8. 58-9.00 | 2 мин | обязательно | целесообразно | оправданно | сознательно |
| Подготовка рабочего места | 9.00-9. 03 | 3 мин. | обязательно | целесообразно | оправданно | сознательно |
| Печатание реестров | 9.03-10.00 | 57 мин. | обязательно | целесообразно | оправданно | сознательно |
| Наклеивание марок на конверты | 10. 30- 12.00 | 90 мин. | обязательно | целесообразно | оправданно | сознательно |
| Поездка на почту | 14.00-14.13 | 13 мин. | обязательно | целесообразно | оправданно | сознательно |
| Потери рабочего времени (нерегламентированные перерывы) | 15.00-15.11 | 11мин. | необязательно | нецелесообразно | неоправданно | сознательно |
| Укладка писем в конверты | 12.10-12.30 | 30 мин. | обязательно | целесообразно | оправданно | сознательно |
| Разнесение почты по кабинетам | 16.00-16.15 | 15 мин. | обязательно | целесообразно | оправданно | сознательно |
| Подготовка рабочего места | 17.40-17.47 | 7 мин. | обязательно | целесообразно | оправданно | сознательно |
| Выключение компьютера, сбор документов, уход домой | 17.52-17.57 | 5 мин. | обязательно | целесообразно | оправданно | сознательно |
Худший день (30.11.12):
| Затраты рабочего времени | Начало и окончание работ | Фактическое время | Необходимость затрат | Целесообразность затрат | Оправданность затрат времени | Сознательность определения временного интервала |
| Появление на рабочем месте | 9.00-9.11 | 11 мин. | необязательно | нецелесообразно | неоправданно | сознательно |
| Подготовка рабочего места | 9.11-9.15 | 4 мин. | обязательно | целесообразно | оправданно | сознательно |
| Печатание реестров | 9.45-11.45 | 120 мин. | обязательно | целесообразно | неоправданно | сознательно |
| Наклеивание марок на конверты | 12.00-13.00 | 60 мин. | обязательно | целесообразно | оправданно | сознательно |
| Поездка на почту | 14.00-14.45 | 45 мин. | обязательно | целесообразно | оправданно | несознательно |
| Потери рабочего времени (нерегламентированные перерывы) | 15.00-15.10, 10.10-10.15,12.30-12.40 | 25 мин. | необязательно | нецелесообразно | неоправданно | сознательно |
| Регистрация отчетов | 15.30-16.35 | 65 мин. | обязательно | целесообразно | неоправданно | сознательно |
| Подготовка рабочего места | 16.36- 16.39 | 3 мин. | обязательно | целесообразно | оправданно | сознательно |
| Выключение компьютера, сбор документов, уход домой | 16-42-16.45 | 3 мин. | обязательно | целесообразно | оправданно | сознательно |
Факторы помех:
| Виды помех, занятия | Продолжительность, мин | Возможные причины потерь времени | Меры по устранению |
| Потери рабочего времени (нерегламентированные перерывы) | 25 мин. | Не соответствует поставленной цели, не имеет к ней никакого отношения | Исключить из своего плана либо уменьшить время на посещения |
| Опаздание на работу | 11 мин. | Не соответствует поставленной цели, не имеет к ней никакого отношения | Вставать раньше; выходить раньше из дому, чтобы успевать на автобус. |
| По пути на почту машина встала в пробку | 20 мин. | Не соответствует поставленной цели, не имеет к ней никакого отношения | Выбирать маршруты, объезжающие пробку |
Причины, мешающие рациональному использованию рабочего времени
В общем случае к причинам, мешающим рациональному использованию рабочего времени можно отнести следующие:
· Медлительность в действиях;
· Отсутствие ориентировки на конечную цель, что вызывает выполнение работ без разбора их значимости;
· Повышенная общительность, что увеличивает необоснованные расходы времени;
· Распыление интересов и отсутствие концентрации на каком-либо мероприятии, что вызывает выполнение всех дел сразу и не доведение большинства из них о конца;
· Психологическая доброжелательность и готовность всегда прийти на помощь коллеге, что приводит к выполнению работы другого сотрудника и отставание в выполнении собственных функций;
· Психологическая скромность, которая может вызвать затруднения в выполнении обязанностей и невозможность обратиться за помощью к коллегам или начальнику, а затем и увеличение длительности выполнения работ;
· Психологическая несовместимость внутри трудового коллектива и прочие факторы.
В данном случае анализ использования рабочего времени позволил выявить потери и непроизводительные затраты рабочего времени, недостатки сложившейся организации труда. Это дает возможность обосновать конкретные мероприятия и предложения по их устранению, что, в свою очередь, позволит не только добиться сокращения затрат, но и повысит эффективность труда в целом. Объясняется это тем, что наличие потерь – это не просто не занятое работой время, это неосуществимые идеи и замыслы, обеспечивающие эффективность деятельности.
Следовательно, необходимо выявить причины, мешающие рациональному использованию рабочего времени. Это могут быть как внутренние, так и внешние помехи, которые мешают эффективно трудиться или нарушают запланированный трудовой процесс.