Исследование системы закупок

Анализ системы закупок можно определить как изучение систем и процедур с особым акцентом на управление сырьем.

Такое исследование, как правило, включает следующие области:

- общие заказы. Исследование сферы применения обобщенных контрактов для обеспечения большей эффективности закупок и снижения административных расходов.

- формирование индекса цены. Рассчитывается для сырья, комплектующих и товаров для осуществления ремонта и содержания оборудования.

-ценовые скидки. Определяется экономическая целесообразность использования имеющихся скидок в оплате.

-котировки. Моделируются котировки по одному товару разных поставщиков и определяются сочетания поставок, ведущие к максимальной экономии.

- себестоимость. Выявляются расходы, связанные с приобретением товара, административные расходы и расходы, связанные с хранением товара.

- процедура оплаты. Исследование и улучшение системы оплаты счетов поставщика.

-системы контроля поставщика. Установка компьютерной системы, которая регулярно запрашивает и собирает информацию от поставщиков о статусе выполнения текущего заказа. Такая информация приводит к контролю выполнения заказа, размещенного у поставщика.

- метод оценки деятельности покупателя и отдела закупок. Выработка системы, с помощью которой реальный результат общих усилий по закупке можно сравнить с заранее определенным критерием.

- метод оценки деятельности поставщика. Разработка системы рейтинга, насколько хорошо поставщики выполняют свои обязанности. Полученные сведения важны для принятия решения о перекупке товара и в качестве основы для обеспечения обратной связи с поставщиком по тем вопросам, где необходимо усовершенствование.

10.2 Методы изучения рынка сырья и материалов.Изучение рынка сырья и материалов можно осуществлять с помощью прямых и косвенных методов.

Получение информации напрямую называют первичным исследованием рынка. Его базой служат следующие четыре источника:

- контакты с поставщиками;

- контакты с посредниками;

- посещение ярмарок и выставок, что дает богатую информацию о технических разработках, ценах, качестве товаров и возможность использовать при этом каталоги ярмарок и выставок;

- поездки на предприятия-поставщики и их осмотр, что позволяет сделать заключение о способности предприятия выполнять заказы, о его технических возможностях в части предоставления услуг.

Косвенное изучение рынка сырья и материалов (вторичное) в отличие от первичного (прямого) предполагает использование уже имеющихся документов. Этот метод дешевле первичного.

В качестве исходных данных для изучения рынка служат:

- обзоры состояния конъюнктуры рынка, биржевые бюллетени, содержащие сведения об изменении цен;

- журналы, газеты, радио, телевидение;

- фирменные журналы, выпускаемые торгово-промышленными палатами, а также поставщиками. Они содержат информацию о новых разработках и технологиях;

- предложения о продажах, содержащиеся в специальных журналах, каталогах, брошюрах, проспектах;

- отраслевые адресные книги, технические справочники.

При изучении рынка сырья и материалов на предприятиях обязательно наличие архива, структурно ориентированного по видам материалов или поставщикам. Наряду с этим весьма полезна картотечная система, в которой отражались бы поставщики, номенклатура и цены.

При изучении рынка сырья и материалов прорабатываются возможности закупок по импорту. При этом следует учитывать, что только крупные фирмы в состоянии защитить свои интересы за рубежом, не подключая посредника, и только они могут содержать собственные представительства в других странах. Договорные соглашения с зарубежными изготовителями предполагают знание действующих в других странах таможенных ограничений и правил международной торговли. Кроме того, нужно учитывать, что перевозка материальных ресурсов, закупленных у зарубежных фирм, сопряжена с повышенным риском и большими затратами. Поэтому наибольшую целесообразность представляет закупка за рубежом лишь тех видов сырья и материалов, которые перерабатываются в больших количествах и приобретение которых за рубежом позволяет значительно сократить затраты.

Для мелких и средних предприятий более рациональным является приобретение сырья и материалов за рубежом (если есть необходимость) при посредничестве специализирующегося на этом импортера.

10.3. Вопрос «производить или закупать?». Изучение рынка сырья и материалов предполагает выработку четкой стратегии предприятия в части принятия решений по производству материалов, деталей или полуфабрикатов самостоятельно, либо их закупки на стороне.

Задача принятия решения «производить или закупать?» (MOB - Make-or-Buy Problem) базируется на учете внешних и внутренних факторов.

К внешним факторам относится степень развития логистических отношений в данной экономической системе. Чем более развиты логистические связи, тем выше надежность поставок и тем ниже риск потерь. К внутренним факторам относятся условия на самом предприятии.

К плюсам самостоятельного производства относятся: снижение зависимости предприятия от поставщиков, от колебаний рыночной конъюнктуры, т.е. повышение устойчивости функционирования предприятия; возможность непосредственного управления качеством комплектующих на стадии их производства и др.

К плюсам внешних закупок относятся: как правило, более высокое качество и низкая себестоимость комплектующих вследствие специализации производителя; концентрация усилий на основном виде деятельности; гибкость в изменении видов выпускаемой продукции за счет быстрого получения требуемых материальных ресурсов от поставщиков и др.

В таблице 10.1 представлены условия, при которых может быть (но не обязательно) принято решение о внешних закупках или собственном производстве.

Таблица 10.1 Условия (выгодность) внешних закупок или собственного производства

Факторы	Выгодность
внешних закупок	собственного производства
Потребность	невелика	стабильна и достаточно велика
Необходимые мощности	отсутствуют	присутствуют
Необходимые кадры	отсутствуют	присутствуют
Поставщики исходных МР для производства комплектующих	доступны (ассортимент, качество, цены и др.)	недоступны
Транспортные тарифы	невысокие	высокие

Помимо анализа перечисленных факторов, для принятия такого решения необходимо определить и сопоставить затраты на закупку и на собственное производство. В целом затраты на закупку определяются ценой поставщика, но при этом включают: затраты на оформление заказа; транспортировку; страхование; упаковку; складирование; обработку (переработку, сортировку и т.п.); оплату персонала, связанного с закупками и т.п.

Затраты на собственное производство состоят из затрат на производство (стоимость сырья, энергии, рабочей силы, хранения, амортизации, накладных расходов) и возможных капитальных затрат на организацию требуемого производства (покупка, доставка, монтаж оборудования, обучение рабочих).

На решение производить, а не закупать могут повлиять следующие факторы:

- производство данного изделия является частью основной деятельности организации;

- потребность в комплектующем изделии стабильна, достаточно велика, и оно может быть изготовлено на имеющемся оборудовании;

- требования качества так точны или необычны, что могут понадобиться особые методы обработки, которыми поставщики не располагают;

- наличие гарантированного снабжения или баланса снабжения и потребности;

- сохранение технологических секретов;

- обеспечение постоянного функционирования собственных произ­водственных мощностей;

- независимость от источника поставок.

Причины осуществления закупок у внешних поставщиков:

- потребность в комплектующем изделии невелика, и его производство не является частью основной деятельности организации;

- организации не хватает административного или технического опыта для производства нужного изделия или услуги;

- поставщики обладают отличной репутацией, побуждающей потре­бителя покупать их комплектующие;

- необходимость поддержания долгосрочной технологической и эко­номической жизнеспособности неосновной деятельности;

- наличие большой гибкости в выборе возможных источников и изделий-заменителей.

Вне зависимости от ситуации во внешней среде на самих предприятиях могут действовать факторы, обусловливающие отказ от собственного производства. Решение в пользу закупок комплектующих и, соответственно, против собственного производства должно быть принято в случае, если:

- потребность в комплектующем изделии невелика;

- отсутствуют необходимые для производства комплектующих мощности;

- отсутствуют кадры необходимой квалификации.

Решение против закупок и в пользу собственного производства принимается в том случае, когда:

- потребность в комплектующих изделиях стабильна и достаточно велика;

- комплектующее изделие может быть изготовлено на имеющемся оборудовании.

Контрольные вопросы для самоподготовки:

1 Назовите основные направления в исследованиирынка сырья и материалов и охарактеризуйте их.

2 В чем заключается исследование закупленного сырья, продукции или услуг?

3 В чем заключается исследование сырья и товаров?

4 В чем заключается исследование поставщиков?

5 В чем заключается исследование систем закупок?

6 Перечислите методы изучения рынка сырья и материалов и охарактеризуйте их.

7 Почему предприятие вынуждено решать задачу по принятию решения «производить или закупать?»? Назовите факторы, влияющие на принятие решения «производить или закупать?»:

8 Назовите причины осуществления закупок у внешних поставщиков:

9 Назовите причины осуществления предприятием самостоятельного производства материалов и комплектующих.

Лекция № 11 Управление поставщиками материальных ресурсов.

Основные разделы: Стратегия деловых взаимоотношений с поставщиками. Процедура и блок - схема процесса выбора поставщика. Матрица ответственности участников процесса оценки и выбора оптимальных поставщиков.Управление отношениями с поставщиками на базе решения SAP Supplier Relationship Management (SRM).