Первичный учет и документальное оформление движения основных средств

Для того чтобы своевременно и полностью иметь правдивые данные о состоянии и эффективности использования основных средств и прочих необоротных активов, необходимо правильно организовать их учет. Для рациональной организации учета основных средств и прочих необоротных активов прежде всего необходимо обеспечить своевременное и правильное оформление первичных документов на все операции их поступления я в учреждение, использования, внутреннего перемещения, ремонта, износа, выбытия или списания. Движение основных средств связано с осуществлением хозяйственных операций по их поступлению, внутреннему перемещению и выбытию, оформляют типовыми формами первичной учетной документации, утверждении приказом Министерства статистики «Об утверждении типовых форм первичного учета» от 29.12.95г. № 352. А в 2000 году было принято П(С)БУ 7 «Основные средства», которое выдвигает свои требования к учету ОС. Порядок отображения поступления основных средств в бухгалтерском учете и формирование их первоначальной стоимости зависят от того, каким образом и на каких условиях они приобретены.

Основные средства предприятия могут приобретаться в результате:

- покупки у других предприятий;

- взноса в уставный капитал учредителей предприятия;

- собственного производства;

- обмена на другой актив;

- безвозмездного получения.

Основные средства отражаются по дебету счета 10 в момент их поступления на предприятие, но только в случае, если объект основного средства:

- не требует монтажа;

- вводится в эксплуатацию сразу же после поступления на предприятие. Если объект основных средств не соответствует вышеуказанным требованиям, то для отражения поступления основных средств используется счет 15 «Капитальные инвестиции».

Капитальные инвестиции - это расходы, понесенные предприятием в связи с приобретением основных средств. Практически во всех случаях расходы на приобретение или изготовление ОС накапливаются по дебету счета 15 «Капитальные инвестиции» по кредиту расходных счетов (в т.ч. авансовые платежи для финансирования капитального строительства), а при вводе в эксплуатацию объекта основных средств эти расходы списываются в дебет счета 10. Вводят в эксплуатацию объект ОС после проверки технического состояния на предприятии и соответственно принятому акту.

Итак, по дебету счета 10 «Основные средства» отражается:

- поступления основных средств (приобретенных, созданных, безвозмездно полученных), зачисленных на баланс предприятия;

- сумма расходов, связанная с улучшением объекта (модернизация, модификация, достройка, дооборудование, реконструкция и т.п.), приводит к увеличению будущих экономических выгод;

- сумма дооценки стоимости объекта основных средств.

- по кредиту счета 10 «основные средства» отражается:

- выбытие основных средств в результате реализации, ликвидации, безвозмездной передачи другим предприятиям;

- частичная ликвидация;

- сумма уценки стоимости объекта.

Согласно Методическим рекомендациям бухгалтерского учета основных средств и Приказом Министерства статистики Украины № 352 первичный учет наличия и движения основных средств обеспечивается такими типовыми формами документов

Типовая форма № ОС-1 «Акт приема-передачи (внутреннего перемещения) основных средств» применяется для:

- оформления зачисления в состав основных средств отдельных объектов;

- введение их в эксплуатацию, за исключением тех случаев, когда ввод объектов в действие с действующим законодательством оформляют в особом порядке;

- оформление внутреннего перемещения основных средств из одного цеха (отдела, участка) в другой, передачи основных средств со склада (из запаса) в эксплуатацию;

- исключение из состава основных средств при передаче другому предприятию.

Прием основных средств оформляют актом (накладной), который составляет в одном экземпляре на каждый объект приемная комиссия, назначенная распоряжением (приказом) руководителя предприятия (организации). Общий акт, которым оформляют прием нескольких объектов основных средств, составляют лишь при учете хозяйственного инвентаря, инструмента, оборудования, если эти объекты однотипны, имеют одинаковую стоимость и приняты в одном календарном месяце. Акт (накладную) после его оформления с приложенной технической документацией по данному объекту передают в бухгалтерию предприятия, его подписывает главный бухгалтер и утверждает руководитель предприятия, организации или лица, уполномоченные. Состав комиссии, которая составляет акт, определены в приказе об учетной политике предприятия. При оформлении внутреннего перемещения основных средств акт (накладная) выписывается в двух экземплярах работником отдела (цеха) сдатчика. Первый экземпляр с распиской получателя и сдатчика передается в бухгалтерию, а второй - отделу (цеху) сдатчика.

В случае безвозмездной передачи основных средств другому предприятию акт составляется в двух экземплярах (для предприятий: один - сдает, второй - принимает основные средства). Передачу основных средств другому предприятию за плату оформляют актом, который составляется в трех экземплярах: первые два - для предприятия, сдающего (где первый экземпляр прилагается к отчету, а второй - к сообщению на передачу и для акцепта), третий экземпляр передается лицу, принимает основные средства.

Акты хранятся в течение всего срока эксплуатации объекта и в течение трех лет и одного месяца после списания объекта с учета при условии, что в этот период была проведена документальная ревизия.

Типовая форма № ОС-2 «Акт приема-передачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов» применяется для оформления приема-передачи основных средств, поступивших из ремонта, реконструкции и модернизации. Акт, подписанный работником цеха (отдела), уполномоченный на приемку основных средств, и представителем цеха (предприятия), выполнявший ремонт, реконструкцию и модернизацию, сдают в бухгалтерию предприятия (организации). Акт подписывает главный бухгалтер и утверждает руководитель предприятия, организации или лица, уполномоченные. К техническому паспорту соответствующего объекта основных средств должны быть внесены необходимые изменения в характеристики объекта, связанные с капитальным ремонтом реконструкцией и модернизацией. Если ремонт, реконструкцию или модернизацию выполняет стороннее предприятие, акт составляют в двух экземплярах. Второй экземпляр передают предприятию, выполняющему ремонт, реконструкцию, модернизацию. На основании акта вносятся изменения в: ОС-6 «Инвентарная карточка учета основных средств»; ОС-14 «Расчет амортизации основных средств (для промышленных предприятий); ОС-16 «Расчет амортизации по автотранспорту».

Типовая форма № ОС-3 «Акт списания основных средств» и типовая форма № ОС-4 «Акт списания автотранспортных средств» используют при списании объекта основных средств в результате старения или износа на предприятиях. Акт составляется в двух экземплярах и утверждается руководителем предприятия, затем передается в бухгалтерию, где на его основании осуществляют запись в формы ОС-9 и изымают карточку формы ОС-6, отражающие в ведомости ОС-7 [26].

Форма ОС-5 «Акт об установке, пуске и демонтаже строительной машины» используется при установке, запуску и демонтажа строительной машины, взятой на прокат; подписывается представителем машинопрокатной базы и механиком строительной машины.

На каждый объект основных средств на основании «Акта (накладной) приема-передачи (внутреннего перемещения) основных средств» (форма № ОС-1) заполняют инвентарную карточку (форма № ОС-6) в одном экземпляре. Типовая форма № ОС-6 «Инвентарная карточка учета основных средств» ведется в бухгалтерии на каждый объект или группу объектов. В случае группового учета карточку заполняют позиционными записями отдельных объектов основных средств. Для учета всех видов основных средств, поступивших в эксплуатацию, в бухгалтерии применяется «Инвентарная карточка учета основных средств» (форма № 03-6). Форма заполняется в одном экземпляре на основании «Акта приема-передачи (внутреннего перемещения) основных средств» (форма № 03-1), технической и другой документации. Карточки заводятся на каждый инвентарный объект или группу однотипных объектов, имеющих одинаковую стоимость, введены в эксплуатацию в одно и то же время и находятся в одном подразделении (цеха).

Для регистрации инвентарных карточек учета основных средств применяется «Опись инвентарных карточек по учету основных средств» (форма № ОС-7). Опись составляется в одном экземпляре бухгалтерией для контроля хранения инвентарных карточек. Записи ведутся в разрезе классификационных и групп (видов) основных средств.

Данные карточек суммарно сверяются с регистрами синтетического бухгалтерского учета. Каждая карточка традиционно ведется в одном экземпляре в бухгалтерии, но существует вариант учета с ведением двух экземпляров этих форм: один экземпляр - в бухгалтерии, другой - в месте эксплуатации основного средства, вместо формы ОС-9. Предприятия, имеющие небольшое количество основных средств, могут вести их пообъектный учет в инвентарной книге.

Для учета движения основных средств по классификационным группам при ручной обработке учетной документации применяется «Карточка учета движения основных средств» (форма № ОС-8), которая заполняется на основании данных инвентарных карточек соответствующих групп (видов) основных средств и сверяется с данными синтетического учета основных средств. На основе итоговых данных этих карточек заполняются отчетные формы по движению основных средств.

Типовая форма № ОС-8 «Карточка учета основных средств применяется для помесячного и квартального учета основных средств по видам классификационных групп. Карточка ведется в течение года и заполняется на основании следующих форм:

- ОС-6 «Инвентарная карточка учета основных средств»;

- ОС-14 «Расчет амортизации основных средств (для промышленных предприятий);

- ОС-16 «Расчет амортизации по автотранспорту».

Типовая форма ОС-9 «Инвентарный список основных средств» используется в местах эксплуатации основных средств (цехах, отделах) для учета каждого объекта по материально ответственным лицам.

Типовая форма ОС-14 «Расчет амортизации основных средств (для промышленных предприятий)», ОС-15 «Расчет амортизации основных средств (для строительных организаций)», ОС-16 «Расчет амортизации по автотранспорту» используется для расчета амортизации основных средств и заполняется на основании инвентарных карточек формы ОС-6 с учетом изменений, внесенных актом формы ОС-2 при приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов. Начисление износа в бухгалтерском учете и амортизации в налоговом обычно проводится при закрытии отчетного периода.