Документальное оформление движения основных средств

Аналитический учет

Независимо от организационно-правовой формы собственности предприятия учет основных средств организуется в бухгалтерии по классификационным группам в разрезе инвентарных объектов. Под инвентарным объектом понимается законченное устройство, предмет или комплекс предметов со всеми приспособлениями и принадлежностями, относящимися к данному объекту.

По отдельным классификационным группам основных средств инвентарным объектом считаются:

? по зданиям — каждое отдельно стоящее здание с его внутренними устройствами (система отопления, водогазопровод, канализация, вентиляционные устройства) и надворные постройки (сарай, забор и др.);

? по сооружениям — каждое обособленное сооружение с устройствами, составляющими с ним органическое целое (мост вместе с опорами, фермами, подъездами и подходами к нему);

? по передаточным устройствам — каждое самостоятельное устройство, не являющееся составной частью здания или сооружения;

? по силовым машинам и оборудованию — каждая силовая машина с фундаментом и всеми приспособлениями к ней и принадлежностями, приборами и индивидуальным ограждением;

? по рабочим машинам и производственному оборудованию — каждый станок или аппарат, включая входящие в его состав приспособления, принадлежности и приборы, ограждение, а также фундамент, на котором смонтирован инвентарный объект;

? по транспортным средствам — каждый объект транспортных средств с включением относящихся к нему приспособлений и принадлежностей (автомобиль грузовой, включая запасные колеса с камерой и покрышкой и комплект инструмента);

? по инструментам и инвентарю — каждый предмет, который имеет самостоятельное значение и не является составной частью какого-либо инвентарного объекта (машины, станка, аппарата и т.п.).

Для обеспечения контроля за сохранностью основных средств каждому инвентарному объекту присваивается соответствующий номер.

Инвентарный номер, присвоенный объекту, проставляется на объекте и в первичных документах и сохраняется на весь период его нахождения на данном предприятии. В случае выбытия объекта его инвентарный номер не присваивается вновь поступившим объектам.

Кроме того, на крупных предприятиях учет основных средств ведется в разрезе материально-ответственных лиц и по структурным подразделениям (по центрам ответственности). Это в первую очередь позволяет организовать надлежащий контроль за сохранность имущества. Во-вторых, позволяет правильно рассчитать фондоотдачу, производительность, затраты по каждому центру ответственности. И самое главное повысить эффективность использования основных фондов.

Принятая предприятием форма бухгалтерского учета определяет перечень регистров синтетического и аналитического учета - журналы - ордера, ведомости, карточки - в условиях ручного ведения учета, различные разработки - при механизированной (автоматизированной) организации учета.

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Формы первичной документации для учета основных средств и краткие указания по их заполнению утверждены постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 30 октября 1997г. № 71а “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве”.

К их числу относятся следующие:

Форма ОС-1 «Акт (накладная) приемки-передачи (внутреннего перемещения) основных средств» (Приложение 1,2,3);

Форма ОС-3 «Акт приемки-сдачи отремонтированных, реконструируемых и модернизированных объектов»;

Форма ОС-4 «Акт на списание основных средств» (Приложение 4,5);

Форма ОС-4а «Акт на списание автотранспортных средств»;

Форма ОС-6 «Инвентарная карточка учета основных средств» (Приложение 6);

Форма ОС-14 «Акт о приемке оборудования» (Приложение 7);

Форма ОС-15 «Акт приемки-передачи оборудования в монтаж» (Приложение 8);

Форма ОС-16 «Акт о выявленных дефектах оборудования».

Документы, форма которых не предусмотрена в указанном перечне и в других альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

? наименование документа;

? дату составления документа;

? наименование организации, от имени которой составлен документ;

? содержание хозяйственной операции;

? измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

? наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильности ее оформления;

? личные подписи указанных лиц.

Поступление основных средств оформляется актом (накладной) приемки-передачи (внутреннего перемещения) основных средств (типовая форма № ОС-1) (Приложение 1). Акт составляется на каждый объект, к нему прилагается техническая документация на данный объект, которая после открытия бухгалтерией инвентарной карточки передается в соответствующий отдел, цех предприятия по месту эксплуатации. Акт приемки-передачи основных средств составляется двумя сторонами — принимающей объект и передающей, с указанием времени вступления в эксплуатацию, даты изготовления, первоначальной стоимости и суммы износа в части полного восстановления. Бухгалтерия оформляет его бухгалтерской записью, т.е. указывает корреспонденцию счетов на первоначальную стоимость и на сумму износа.

В бухгалтерии предприятия аналитический учет основных средств ведут в инвентарных карточках (форма ОС-6) (Приложение 6), открываемых на каждый объект.

Карточки должны храниться в бухгалтерии предприятия в разрезе классификационных групп, а внутри них - по местам эксплуатации, что позволяет при составлении годового отчета заполнить отчет о движении основных средств с наименьшими усилиями. Если учет компьютеризирован, то вести карточки вручную нет необходимости. Информация в этом случае содержится в машинограммах аналитического учета, имеющихся в бухгалтерии, но она должна быть не менее полной по числу учитываемых позиций, содержащихся в карточках формы ОС-6.

Предприятиям, имеющим небольшое количество основных средств, разрешается их пообъектный учет вести в инвентарной книге. Записи в книге производятся в разрезе классификационных групп (видов) основных средств и по местам их нахождения.

Инвентарные карточки на поступившие, выбывшие и перемещенные внутри предприятия основные средства после соответствующих записей до конца месяца не раскладываются, а хранятся отдельно. Это необходимо потому, что на их основе ежемесячно составляется расчет амортизации основных средств (износ). Кроме того, по окончании месяца карточки с записями за данный месяц группируются по классификационным видам основных средств, суммируются обороты по поступлению и выбытию по каждому виду и записываются в карточку учета движения основных средств.

Для определения непригодности к дальнейшему использованию тех или иных основных средств на предприятии, т.е. для определения необходимости ликвидации основных средств, на каждом предприятии создается постоянно действующая комиссия.

Ликвидацию объекта основных средств (слом, разборку, демонтаж), комиссия оформляет актом на списание основных средств(ф. № ОС-4) (Приложение 4,5). На основании акта, утвержденного руководителем предприятия, бухгалтерия отмечает в инвентарной карточке и в описи инвентарных карто