Управленческий документооборот и процедура его совершенствования

9.1. Общие вопросы организации управленческого учета на предприятии

Система управ­ленческого учета служит интересам эффективного управле­ния, поэтому решение о целесообразности ее внедрения должно приниматься исходя из оценки соотношения за­трат и выгод от ее функционирования. Для того чтобы считать систему управленческого учета, необ­ходимо, чтобы она позволяла облегчить достижение целей органи­зации с наименьшими затратами на организацию и функциониро­вание самой системы.

Основной предпосылкой организации управленческого учета на предприятии является его возможность в соответствии с Положением о ведении бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Рос­сийской Федерации самостоятельно принимать решения по вопро­сам методологии, технологии и организации учета.

Организационная структура системы управленческого учета строится с учетом:

-структуры самой организации;

-информационных потребностей руководства;

-технических возможностей и особенностей компьютерной
информационной системы, используемой в организации;

-квалификации и личных качеств менеджеров и бухгалтеров-
аналитиков.

Организация, осуществляя постановку управленческого учета:

-определяет форму, методы и технологию обработки учетной информации;

- разрабатывает систему внутрипроизводственного учета, от­четности и контроля;

-формирует в установленном порядке свою учетную политику
в области управленческого учета

В зависимости от общего уровня развития организации системы управленческого учета можно классифицировать по следующим признакам.

1) целевая установка: полные, достаточные;

2) уровень аналитичности: учетные, проблемные;

3)степень взаимосвязи финансового и управленческого учета: интегрированная, автономная.

В зависимости от целевой установкисистемы управленческого учета различают полные и достаточные системы, т.е. системы с ограни­ченным, по сравнению с полными, набором целей. Полные системы управленческого учета распространяются на производственную и ком­мерческую деятельность организаций в целом и их отдельные структур­ные подразделения в процессе всего цикла управления. Достаточные системы распространяются на индивидуальные объекты управленче­ского учета или их совокупность.

По уровню аналитичностисистемы управленческого учета клас­сифицируются как учетные, так и проблемные. Учетные системы, как правило, сводятся к систематическому, регулярному учету производ­ственных издержек и минимальному анализу элементов, входящих в эту систему. Учетные системы определяются регламентацией по составу издержек, способам регистрации, идентификации и группировки, пред­ставления в отчетности. Основными элементами учетной системы являются:

1) измерение и оценка издержек по приобретению и использова­нию производственных ресурсов;

2) группировка издержек по статьям расхода и элементам, по цент­рам финансовой ответственности и при необходимости по местам возникновения, по видам продукции, работ и услуг, а также порядку вклю­чения издержек в себестоимость;

3) контроль процессов снабжения, производства, реализации в натуральных измерителях;

4) внутренняя и внешняя отчетность, удовлетворяющая своих
пользователей по срокам, содержанию и частоте представления.

Проблемные системыуправленческого учета, помимо выполнения непосредственно учетных функций, формируют информацию об эко­номической, технологической, конструкторской и организационной подготовке производства; о ценах и реализации продукции; об управ­лении производственными запасами и рационализации расхода про­изводственных ресурсов.

Задачи проблемного учета решаются с помощью методов програм­мирования, бюджетирования, системного экономического анализа, контроля и регулирования.

Система проблемного учета позволяет получать информацию, используемую:

- в процессе бюджетирования;

- для определения доходности производства и реализации про­дукции;

-для оценки деятельности структурных подразделений и органи­
зации в целом;

-для моделирования вариантов стратегий организации в области
производства и сбыта, импорта и экспорта, ассортимента продукции и т.д., с целью принятия управленческих решений на ближайшую и дальнюю перспективу.

По степени взаимосвязи между финансовым и управленческим учетом различают два вида систем управленческого учета: интегриро­ванную и автономную.

Интегрированная системапредполагает использование единой системы бухгалтерского учета (финансового и управленческого) или обособленной с применением специализированных бухгалтерских счетов. Допускается возможность существования однокругового и двухкругового вариантов организации учета в рамках интегрированной системы.

При однокруговом варианте система обычно функционирует без использования специальных счетов управленче­ского учета. Для целей управления она группирует информацию финансового учета в специальных накопительных регистрах, дополняя ее своими данными и результатами расчетов.

При двухкруговом варианте системы каждый вид учета имеет самостоятельный план счетов (в рамках финансового (бухгалтерского) плана счетов) или в общем плане выделяют обособленные счета для управленческого учета, а все остальные используют в финансовой бухгалтерии. Связь между финансовой и управленческой бухгалтерией можно организовать с помощью так называемых отражающих счетов, или счетов-экранов, которые обеспечивают численное согласование данных учета.

Двухкруговой вариант системы позволяет сохранить единство финансового и управленческого учетов, обеспечивая при этом инди­видуальный учет по каждому подразделению, что повышает степень ответственности.

Автономная системапредполагает изолированное ведение бух­галтерского и управленческого учетов. При варианте автономии каждая система учета (финансового и управленческого) является замкнутой. В этом случае план счетов системы управленческого учета разрабаты­вается без какой-либо привязки к счетам финансового учета и являет­ся систематизированным перечнем счетов (с названиями и номерами счетов) для учета деятельности организации. Весь учетный процесс организуется, изначально ориентируясь на потребности руководства. Для учета могут использоваться разработанные специально для системы управленческого учета сводные и аналитические документы, специальные регистры. Формирование учетной политики для целей управленческого учета в условиях выбора автономной системы наиболее актуально.

На практике возможно формирование и комбинаторных систем управленческого учета. В связи с этим вариантов управленческого плана счетов может быть достаточно много.

Система управленческого учета позволяет:

-определить стратегию развития организации;

-создать аналитическую интегрированную систему учета затрат
и доходов (при необходимости позволяющую определить внутри дан­ной системы процесс нормирования затрат);

-повысить эффективность управления денежными средствами организации;

-организовать процесс бюджетирования деятельности организа­ции;

-обеспечить формирование базы для ценообразования;

-оказывать информационную помощь финансовым менеджерам
низшего среднего и высшего звена в принятии оперативных и страте­гических управленческих решений;

-контролировать и анализировать экономическую эффектив­ность деятельности организации в целом и ее отдельных структурных подразделений;

-принимать обоснованные управленческие решения;

-выбирать наиболее эффективные пути развития организации.

После принятия решения о целесообразности формирования системы управленческого учета в организации требуется определить организационные аспекты этого процесса, основными из которых являются:

1) анализ организационной структуры предприятия;

2) создание информационной базы;

3) разработка Плана счетов управленческого учета;

4) разработка системы управленческой отчетности.

Организационная структура предприятия

В теории управления известно, что в настоящее время самыми распространенными являются три формы организации:

1. Унитарная (линейно-функциональная) структура с установ­ленной иерархией взаимоотношений и ответственности, сущест­вующей неопределенно долгое время. Это классическая форма организационной структуры, она характеризуется строгой подчиненностью сотрудников низшего звена управления руководителям высшего и передачей информации и команд преимущест­венно по вертикали.

Линейно-функциональная форма организации имеет несомнен­ные достоинства, в частности:

-стимулирует профессиональную специализацию;

-не допускает дублирования функций и обязанностей внутри организации;

-улучшает вертикальную координацию в каждой из функцио­нальных ветвей.

Большинство производственных и торговых компаний малого и среднего бизнеса и сейчас имеют линейно-функциональную орга­низацию. Однако существенны и недостатки этой формы органи­зации: отсутствие формальных горизонтальных связей приводит к тому, что информация может достичь низших уровней на «сосед­ней вертикали», только поднявшись до самого верха по «нашей» функциональной ветви. Это затрудняет координацию между от­дельными функциональными ветвями, способствует проявлению конфликта интересов и целей отдельных функциональных ветвей и тем самым увеличивает затраты (финансовые и временные) на управление такой системой.

2. Дивизиональная (холдинговая) структура представляет со­бой группу относительно самостоятельных подразделений, объе­диненных общим финансовым руководством и (чаще всего) отно­шениями собственности.

С точки зрения выпускаемых продуктов холдинг может быть вертикально интегрированной структурой (в которой результат деятельности одного подразделения передается для дальнейших операций в другое) либо выступать как полностью диверсифици­рованная группа компаний (если они выпускают несвязанную продукцию или занимаются продажами на разных рынках). С точ­ки зрения формы организации к этой же категории относятся крупные компании, с заметной территориальной или продуктовой разобщенностью, которые требуют высокого уровня децентрализа­ции и делегирования полномочий. Головной офис холдинговой компании занимается стратегическим планированием и централи­зованным распределением ресурсов, прежде всего финансовых, а также контролирует достижение подразделениями поставленных перед ними целей, также формулируемых преимущественно в тер­минах прибыли. Компании, входящие в холдинг (подразделения, дивизионы, сегменты), разрабатывают собственные планы по дос­тижению этих целей и несут ответственность за их выполнение. Таким образом, делегируя полномочия по принятию оперативных и тактических решений в дивизионы, руководители холдинга пе­редают и ответственность за достижение поставленных целей на уровни этих подразделений. При дивизиональной (холдинговой) форме организации учетно-финансовые служ­бы бывают образованы не только в управляющей компании, но и в каждой компании холдинга по отдельности, причем так же, как и в линейно-функциональной системе, в каждой компании спе­циалисты могут работать как в администрации, так и в подразде­лениях.

3. Матричная структура, в которой подразделения (дочерние компании, проекты и т. п.) обладают определенной самостоятель­ностью в осуществлении своих задач. При этом обладатели опре­деленной профессии выполняют свои функции лишь на времен­ной основе, на срок отдельного проекта, и легко перемещаются между подразделениями, образуя единый рынок труда функцио­нальных групп. В организациях матричной формы особую остроту имеет проблема отношения руководителей функциональных под­разделений и проектов.

На практике реальные организации очень часто представляют в своей организационной структуре комбинацию трех основных ти­пов с преобладанием какого-либо одного из них.

Вне зависимости от организационной структуры организации в число самых распространенных функций бухгалтеров-аналитиков в коммерческих организациях являются:

-учет затрат и калькулирование себестоимости;

-бюджетирование и анализ отклонений.

Организация управленческого учета будет во многом зависеть от того, какая форма реализации этих функций будет целесооб­разной для данной организации. Поскольку учет затрат и подго­товка отчетов о себестоимости лежат на стыке управленческого и финансового учета, следует для начала решить вопрос о форме их взаимодействия.

Создание информационной базы управленческого учета

Информация, используемая в системе финансового учета, не все­гда может удовлетворять требованиям, предъявляемым руководством и использоваться в оперативном управлении организацией. Недостаток финансовой бухгал­терской информации, с позиции руководства организации, заключает­ся в несоответствии содержания подобной информации целям и зада­чам управления в силу отсутствия специально разработанной системы аналитического учета. Кроме того, бухгалтерский учет предоставляет фактическую информацию (и в этом его предназначение), в то время как для управления требует­ся не только фактическая, но и плановая (бюджетная) информация.

В целях управленческого учета, наряду с бухгалтерскими, как пра­вило, используются любые другие данные, необходимые руководите­лям для принятия решений. Эти данные могут быть получены как из внутренних (технические паспорта, отчеты о результатах работы струк­турных подразделений за определенный период, о личных достижени­ях работников), так и из внешних (пресса, социологические опросы, прайс-листы конкурентов, Интернет и т.п.) источников организации.

Для унификации сбора первичной информации, используемой в системе управленческого учета, применяются специальные, разрабо­танные в рамках каждой конкретной организации коды-шифры, кото­рые определяют и описывают различные объекты учета, например:

-виды производимой продукции (работ и услуг);

-основные и вспомогательные бизнес-процессы;

-центры финансовой ответственности;

-виды издержек и доходов (по ЦФО);

-статьи калькуляции себестоимости;

-виды активов;

-виды обязательств и т. д.

Сбор первичной информации предполагает разработку специаль­ных форм первичных учетных документов, применяемых в системе управленческого учета. Наряду с этим можно определить процесс ис­пользования первичной учетной документации для нужд управления. Также целесообразно определить регламент внесения информации в си­стему управленческого учета.

Для сбора и регистрации первичной информации в этой системе используется управленческий план счетов. Поскольку по степени вза­имосвязи между финансовым и управленческим учетом различают два вида систем управленческого учета: интегрированную и автономную, вариантов управленческого плана счетов может быть достаточно много.

Одним из основных документов, регламентирующих ведение управленческого учета и порядок формирования плана счетов управ­ленческого учета, является управленческая учетная политика органи­зации. Этот документ должен содержать не только описание общих принципов и логики формирования системы управленческого учета, но и детальное изложение принципов и порядка ведения управленче­ского учета организации.

Разработка плана счетов управленческого учета

При разработке плана счетов системы управленческого учета (управленческий план счетов) следует иметь в виду, что его формиро­вание предполагает несколько иные принципы процедур отражения и обобщения данных в первичном учете, чем это есть в действующей системе бухгалтерского финансового учета.

В системе управленческого учета процедуры первичного сбора данных обусловлены принадлежностью ресурсов к определенным экономическим элементам и предполагают уточнение классифика­ции издержек по их видам и калькуляционным статьям. При этом требуют глубокой проработки вопросы организации учета издержек по местам их возникновения и центрам финансовой ответственности, применения методов учета издержек и калькулирования себестоимости, а также ряд других проблем организации и методологии управленче­ского учета.

Разработка плана счетов управленческого учета организации определяется требованиями, предъявляемыми руководством органи­зации к системе управленческого учета.

Разработка системы управленческой отчетности

В самом общем виде в системе управленческой отчетности долж­ны предусматриваться следующие элементы:

1) обработка первичной информации. С целью представления со­бранных и зарегистрированных в информационной базе первичныхданных в удобном для пользователя виде и во избежание «загрузки»менеджеров, принимающих решения, излишней информацией, требу­ется определить виды отчетности для менеджеров разных уровней уп­равления. Для этого первичная информация может агрегироваться, детализироваться или специальным образом структурироваться;

2) составление управленческой отчетности. Обработанная первич­ная информация служит основой для формирования различных видовотчетов. Данный элемент предполагает определение степени детализации и частоты представления информации, требуемой менеджерам раз­ных уровней управления и соответственно разработки необходимых видов отчетности;

3) представление управленческой отчетности. Нужно определитьрегламент процедуры представления отчетности. Для этого рекомен­дуется составить список ответственных менеджеров с определениемполномочий в рамках их функций и разработать порядок представле­ния каждому из менеджеров требуемого комплекта отчетных формс указанием периодичности данного процесса.