Тема 11. Систематизация и хранение документов.
Составление и оформление номенклатуры дел. Виды номенклатур дел. Типовые и примерные номенклатуры дел. Индекс дела, заголовок дела, количество дел. Экспертиза ценности документов. Срок хранения документов.
Правила формирования дел. Признаки заведения дел: номинальный, предметно-вопросный, авторский, географический, хронологический. Группировка отдельных видов документов.
Подготовка документов для архивного хранения. Оформление дел. Описание дел. Обложка дела. Переплет дела. Внутренняя опись документов дела. Составление описей. Сдача дел в ведомственный архив.
Литература:
1. Указ Президента Российской Федерации «Об утверждении Положения об Архивном фонде Российской Федерации и Положения о Государственной архивной службе России» от 17.03.94 № 552.
2. Постановление Правительства Москвы «Об утверждении программы и основных направлений совершенствования архивного дела» от 01.06.93 № 532.
3. Распоряжение мэра Москвы «Об утверждении размеров штрафных санкций, налагаемых объединением Мосгорархив, за нарушение действующего законодательства по архивному делу» от 19.1093 № 595-РМ.
4. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». – М.: Изд-во стандартов, 1998.
5. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения. – М.: Главархив СССР, 1989.
6. Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов). Справочное пособие. – М.: ВНИИДАД, 1996.
7. Самошенко В.Н. История архивного дела в дореволюционной России. – М., Высшая школа, 1989.
Контрольные вопросы
1. Какой документ необходимо разработать для правильной систематизации других документов при формировании их в дела?
2. Какие типы номенклатур дел вы знаете?
3. В каком нормативе закреплена унифицированная форма номенклатуры дел?
4. Какие графы включает таблица, содержащаяся в номенклатуре дел?
5. Что необходимо учитывать при формулировании заголовков дел, содержащих переписку?
6. По каким признакам документы группируются в дела?
7. Сколько экземпляров документа подшивается в одно дело?
8. В чем особенность формирования переходящих дел?
9. В каком порядке располагаются документы при формировании личных дел?
10. Каков максимальный объем дела по количеству листов?
11. Что понимается под экспертизой ценности документов?
12. Назовите основные функции экспертной комиссии организации.
13. Какая информация содержится в акте о выделении документов к уничтожению?
Тема 12. Информационные технологии документационного обеспечения управления
Виды связи: телефон, телеграф, сотовая, факсимильная, пейнджинговая, модемная и т.д. Технические и программные средства подготовки корреспонденции.
Современный программно-технический комплекс офиса. Персональные компьютеры, стриммеры, принтеры, сканеры, проекторы, плотеры, графопостроители. Копировально-множительная техника. Программное обеспечение: Word, Excel, Photoshop, Finereader, системы электронного документооборота (Power Docs).
Литература:
1. Алферов А.В., Матлин Е.М. Средства тиражирования документов. – М., Радио и связь, 1990.
2. Булатов М.А. Выбираем персональный компьютер, принтер, модем… - м., Финансы и статистика, 1993.
3. Денисов В. Word для Windows 6.0 в примерах. – СПб., ВНV-Санкт-Петербург, 1995.
4. Информационные системы в экономике: Учебник /Под ред. Проф. В.В.Дика. – М., Финансы и статистика , 1996.
5. Петраков А.В. Введение в электронную почту. М., Финансы и статистика, 1993.
6. Попов Э.В., Фоминых И.Б. и др. Статистические и динамические экспертные системы. – М., Финансы и статистика, 1996.
7. Турьянский А.Г. Искусство и технология международной связи. – М., «Дело-Лтд», 1995.
8. Харвей Г. Excel 5.0 для «чайников». – Киев, Диалектика, 1996.
Контрольные вопросы
1. Назовите современные виды связи.
2. Назовите современные оперативные способы передачи информации.
3. Какие средства организационной техники используются в современном офисе.
4. Как отразились возможности использования персональных компьютеров при изготовлении документов в дополнении к ГОСТу Р 6.30-97, введенные в действие с 01.04.2000 Постановлением Госстандарта России от 21.01.2000 № 9-СТ.
Тематика контрольных работ
Тема 1. История делопроизводства
ПЛАН
а) Практика организации делопроизводства в государствах Древнего мира
б) Способы фиксирования и передачи информации в государствах Древнего мира
Практическое задание:
Перечислите делопроизводственные приемы и виды документов существовавшие в государствах Древнего мира и переменяемые в наше время.
Тема 2. История развития государственной системы делопроизводства в России.
ПЛАН
а) приказное делопроизводство
б) коллежское
в) исполнительное или министерское делопроизводство.
Практическое задание:
Перечислите реквизиты столбцовой формы делопроизводства, прошедшие через века и оставшиеся в документах наших дней.
Тема 3. Организация работы секретаря-референта
ПЛАН:
а) место и значение секретаря в структуре управления
б) основные задачи и функции, права и обязанности, взаимосвязи и ответственность.
в) рабочее место секретаря-референта
Практическое задание:
Составьте примерную должностную инструкцию секретаря-референта малого предприятия.
Тема 4. Основные положения по документированию управленческой деятельности
а) единые правила документирования управленческих действий, определенные ГСДОУ и УС ОРД и дополнениями к ГОСТу Р 6.30-97, введенными в действие с 1 апреля 2000г.
б) виды организационно-распорядительных документов.
в) общий порядок оформления ОРД
Практическое задание:
Составьте общий бланк с угловым расположением реквизитов для Московской технологической академии «Станкин» Министерства общего и профессионального образования РФ. 110114, Москва, Бутиковский пер. д. 10, т.250-32-35, факс 254-44-01.
Тема 5. Унификация и стандартизация управленческих документов
ПЛАН:
а) общие требования к унификации документов
б) различия между ГОСТом 6.38-90 и ГОСТом Р 6.30-97
Практическое задание:
Составьте бланк письма для закрытого Акционерного общества «Грань», 118934, Москва, ул. Луговая д.5, строение 1, т. 964-37-42, факс 964-30-10
Тема 6. Виды документов , их классификация
ПЛАН:
а) виды документов и признаки их классификации
б) перечень реквизитов служебных документов согласно ГОСТу Р 6.30-97
Практическое задание:
Графически отобразите расположение реквизитов согласно ГОСТу Р 6.30-97 и дополнения к нему на листе бумаги формата А4
Тема 7. Современное деловое письмо
ПЛАН:
а) условия унификации и правила оформления делового письма
б) существующие виды писем
Практическое задание:
Составьте письмо закрытого акционерного общества «АГАТ» в Комитет внешнеэкономических связей Российской Федерации о направлениях своей деятельности и с просьбой выделить лицензию на вывоз в 2002 г. леса в Литву в количестве 5000 куб.м, чтобы обеспечить поставку офисной мебели для своего филиала в Литве.
Тема 8. Организация рассылки деловой корреспонденции
ПЛАН:
а) подготовка деловой корреспонденции к рассылке
б) правила отправки документов различными средствами связи (Почтовые правила)
Практическое задание:
Изобразите схематично процесс подготовки корреспонденции к отправке и процесс обработки входящей корреспонденции.
Тема 9. Организационная документация
ПЛАН:
а) виды организационной документации и ее назначение
б) состав и расположение реквизитов организационной документации согласно ГОСТу Р 6.30-97 и дополнения к нему
Практическое задание:
Составьте примерную должностную инструкцию секретаря закрытого Акционерного общества «Грань»
Тема 10. Распорядительные документы
ПЛАН:
а) виды распорядительной документации и ее назначение
б) состав и расположение реквизитов распорядительной документации согласно ГОСТу Р 6.30-97
Практическое задание:
Составьте приказ по строительному кооперативу «Интерстрой» о неправильном использовании строительных отходов. Во констатирующей части укажите, что при проверке работы склада пиломатериалов установлены факты отпуска в котельную для сжигания отходов пиломатериалов длинной свыше 20 см. В распорядительной части следует предложить заведующему складом организовать по реализации отходов частным лицам.
Тема 11. Документирование деятельности коллегиальных органов
ПЛАН:
а) Организационно-технические мероприятия по подготовке и проведению совещаний, собраний, заседаний
б) требования к составлению и оформлению протоколов согласно ГОСТу
Практическое задание:
Составьте протокол заседания инвентаризационной комиссии завода газовой аппаратуры, на котором рассматривался вопрос о результатах инвентаризации по складу № 2 вспомогательных материалов. На заседании было принято постановление об утверждении результатов инвентаризации и отнесения за счет заведующего складом недостачи вспомогательных материалов в сумме 365 тыс.руб., а также зачитаны сличительная ведомость по складу № 2 и объяснительная записка заведующего складом. Остальные данные определите по своему усмотрению.
Тема 12. Документирование информационно-справочных материалов
ПЛАН:
а) виды информационно-справочных документов и их назначение
б) состав и расположение реквизитов информационно-справочных документов по видам
Практическое задание:
Составьте докладную записку начальника отдела руководителю предприятия о факте невыполнения распоряжения о монтаже оборудования на участке по причине слабого контроля со стороны главного механика.
Тема 13. Общие положения по организации и ведению кадрового делопроизводства
ПЛАН:
а) значение и виды документов по личному составу
б) состав и расположение реквизитов в документации по личному составу
Практическое задание:
Составьте формуляр заявления о предоставлении отпуска
Тема 14. Документационное обеспечение приема, перемещений и увольнения работников
ПЛАН:
а) виды документов при приеме работников
б) порядок оформления документов при приеме, перемещении и увольнении работников
Практическое задание:
Составьте проект контракта по найму, оплате и увольнению вас. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.
Тема 15. Ведение личного дела
ПЛАН:
а) состав документов входящих в личное дело руководителя, специалиста, рядового сотрудника
б) хранение и порядок оформления выдачи документов, входящих в состав личного дела
Практическое задание:
Составьте приказы: 1. о принятии Вас на работу; 2. Об увольнении Вас с работы.
Тема 16. Организация работы с документами
ПЛАН:
а) Обработка документов
б) Регистрация, контроль исполнения документов
Практическое задание:
Составьте входящее письмо, реквизит «резолюция» которого вылился в самостоятельный документ - приказ по основной деятельности.
Тема 17. Составление текстов служебных документов
ПЛАН:
а) Язык и стиль служебных документов. Особенности официально-делового стиля.
б) Наиболее употребляемые сокращения слов. Оформление дат и чисел в документах.
Практическое задание:
Составьте акт об уничтожении документов с закончившимся сроком хранения.
Тема 18. Современные архивные технологии.
ПЛАН:
а) классификация документов, номенклатура дел и комплектование архива
б) экспертиза ценности документов
в) комплектование архива документами, архивная опись дел постоянного и долговременного хранения
Практическое задание:
Составьте примерную номенклатуру дел вашей организации с указание сроков хранения.
Тема 19. Современный программно-технический комплекс офиса
ПЛАН
а) средства связи (телефон, телефакс, телеграф, электронная почта)
б) копировальная техника (ксерокс, сканер), печатающие устройства
в) персональный компьютер
Практическое задание:
Составьте бланк приказа своей организации с продольным расположением реквизитов.
Тема 20. Защита информации в работе секретаря-референта
ПЛАН
а) организация доступа персонала к конфиденциальным документам
б) методы оформления допуска сотрудников к конфиденциальным сведениям
в) особенности доступа к конфиденциальным электронным документам
Практическое задание:
Составьте примерную инструкцию по обработке, движению и хранению конфиденциальных документов.
Тема 21. Современные технологии работы с документами: автоматизация делопроизводства
а) системы управления деловыми процессами (системы класса workflow): функции и возможности
б) система автоматизации делопроизводства (PowerDOCS): функции и возможности
Практическое задание:
Тема 22. Организация совещаний, симпозиумов, конгрессов
ПЛАН
а) необходимые мероприятия по подготовке проведения совещаний, симпозиумов, конгрессов
б) организационная работа комитета в период проведения совещаний, симпозиумов, конгрессов
Практическое задание:
Составьте приказ по основной деятельности своего предприятия о формировании организационного комитета для проведения международного конгресса