Тема 4. Управленческая документация: состав и виды документов

Системы документации. Унифицированная система документации. Унифицированная форма документа. Табель унифицированных форм документов. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Организационные документы. Распорядительные документы. Информационно-справочные документы.

Литература:

1. ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». – М.: Изд-во стандартов, 1997.

2. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. – М.: Росархив,1998.

3. Андреева В.И. Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ). 3-е изд., перераб. И доп.- М., 1996.

4. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. – М., ПРИОР, 1995.

Контрольные вопросы

1. Что означает термин «система документации»?

2. По какому признаку выделены системы документации?

3. В чем выражается универсальность унифицированной системы организационно-распорядительной документации?

4. Объясните, почему документы, входящие в состав ОРД имеют такие названия: организационные, распорядительные, информационно-справочные?

Тема 5. Общие требования к оформлению управленческих документов

Понятие и состав реквизитов. Реквизит документа. Обязательные реквизиты. Постоянные реквизиты. Переменные реквизиты. Отметки на документе. Заголовочная часть документа. Основная часть документа. Оформляющая часть документа. Правила оформления реквизитов. Структура реквизита документа. Придание документу юридической силы.

Бланки документов. Угловое расположение реквизитов. Продольное расположение реквизитов. Общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида документа кроме письма. Гербовые бланки.

Стандартный лист бумаги (потребительский формат). Служебные поля документов. Стандартное положение табуляторов пишущей машинки.

Литература:

1. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М., ВНИИДАД, 1991.

2. ГСДОУ. Сборник плакатов и учебные формы основных организационно-распорядительных документов. – М., ВНИИДАД, 1991.

3. ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения. – М., 1985.

4. ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца. – М., 1987.

5. ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». – М.: Изд-во стандартов, 1997.

6. Пшенко А.В. Делопроизводство и основные нормативные требования к документам. – М., Изд-во «Юр.колледж МГУ», 1994.

Контрольные вопросы

1. Что называется реквизитом документа?

2. Какие реквизиты документа считаются обязательными?

3. Какие реквизиты называются постоянными?

4. Из каких частей состоит каждый документ?

5. Что понимается под приданием документу юридической силы?

6. Каким нормативом регламентируется порядок оформле­ния реквизитов документов?

7. На каких документах не изображается Государственный герб Российской Федерации и гербы субъектов Российской Фе­дерации?

8. Из каких документов берутся реквизиты: «Код организа­ции» и «Код формы документа»?

9. Что входит в реквизит «Справочные данные об организа­ции»?

10. Каков смысл реквизита «Резолюция»?

11. На каких документах проставляется реквизит «Отметка о контроле»?

12. В каких видах может быть представлен реквизит «Текст документа»?

13. Кто проставляет на документе реквизит «Отметка о заве­рении копии»?

14.Зачем на документах проставляют реквизит «Отметка об исполнителе»?

15. Какие варианты расположения реквизитов на бланках вы знаете?

16. Какие виды бланков установлены стандартом?

17.Каким организациям разрешено иметь гербовые бланки?

18. Почему формат А4 является основным в делопроизвод­стве?

19. Зачем в документах выделяют служебные поля?

20. Какие реквизиты документа выносятся на служебные по­ля?

21.Сколько стандартных положений табулятора пишущей машинки вы знаете?

Тема 6. Составление и оформление отдельных видов документов

Организационные документы: устав, положение, договор (учредительный), структура и штатная численность, штатное расписание, правила внутреннего распорядка, положение о структурном подразделении, должностная инструкция. Структура текста организационных документов.

Распорядительные документы: решение, распоряжение, указание, приказ, решение, постановление. Констатирующая и распорядительная части текста распорядительного документа.

Информационно-справочные документы. Протокол (вводная и основная части текста протокола). Полная, сокращенная форма протокола. Акт (вводная и констатирующая части текста акта). Телеграмма. Телефонограмма. Справка. Докладная записка. Объяснительная записка.

Литература:

1. ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». – М.: Изд-во стандартов, 1997.

2. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М., ВНИИДАД, 1991.

3. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Унифицированные формы, инструктивные и методические материалы по их применению. – М.: ВНИИДАД, 1993.

4. Унификация текстов управленческих документов. Методические рекомендации. М.: ВНИИДАД, 1998.

5. Андреянова В.В. Как правильно подготовить и оформить приказ. – М., ИНФРА-М, 1997.

6. Документы и делопроизводство: Справочное пособие. - М., Экономика, 1991.

Контрольные вопросы

1. Какие вопросы невозможно решать при отсутствии орга­низационных документов?

2. В каких документах фиксируется штатный состав органи­зации?

3. Какой документ регламентирует деятельность структур­ных подразделений организации?

4. Какой документ регламентирует деятельность сотрудни­ков организации?

5. Кто утверждает организационные документы?

6. Какую роль в управленческой деятельности играют рас­порядительные документы?

7. Какие виды распорядительных документов вы знаете?

8. По каким вопросам составляются приказы, отнесенные к группе приказов по основной деятельности?

9. Из каких частей состоит текст приказа по основной дея­тельности?

10. Какие глаголы употребляются для выражения распоряди­тельного действия в распоряжениях и указаниях?

11. Какой вид управленческой деятельности документируется протоколами?

12. По какой схеме строится основная часть текста протоко­ла?

13. Какие формы изложения текста протокола в зависимости от объема информации вы знаете?

14. Чем документ «акт» похож на документ «протокол»?

15. Какие реквизиты акта отличают его от других докумен­тов?

16. Какие виды документов создаются при необходимости быстрой передачи служебной информации?

17. Назовите особенности текста телеграммы.

18. Какие дополнительные реквизиты содержатся в телефо­нограмме?

19.Имеют ли строго установленную форму докладные и объяснительные записки?