Организации ветеринарного надзора за переадресовкой

ИНСТРУКЦИЯ

По делопроизводству

Управления Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору

По Республике Татарстан

Казань - 2010

СОДЕРЖАНИЕ

№	Наименование	Стр.
	Общие положения…………………………………………………….
	Правила подготовки и оформления документов…………………….
2.1.	Бланки документов…………………………………………………...
2.2.	Оформление реквизитов в процессе подготовки документов………
2.3.	Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов……………………………………………………………
2.3.1.	Приказ (распоряжение)……………………………………………….
2.3.2.	Положение, правила, инструкция (регламент)………………………
2.3.3.	Протокол………………………………………………………………
2.3.4.	Служебные письма……………………………………………………
	Прием и обработка поступивших в Управление Россельхознадзора по РТ документов и иной корреспонденции………………………...
	Регистрация документов………………………………………………...
	Направление зарегистрированных документов на рассмотрение руководству Управления……………………………………………….
	Рассмотрение документов руководством Управления…………. …..
	Порядок направления документов на исполнение…………………...
	Порядок постановки документов на контроль……………………….
	Исполнение документов. Снятие их с контроля…………………….
	Сроки исполнения………………………………………………………
	Согласование проектов документов…………………………………..
	Организация и осуществление контроля в Управлении……………...
	Взаимодействие структурных подразделений в процессе контроля над прохождением документации в Управлении…………………….
	Требования к оформлению исходящих из Управления документов...
	Порядок работы с протоколами совещаний, проводимых руководством вышестоящих органов и руководством Управления…………………………………………………………...
	Правила работы с планами и отчетами…………………………………...
	Формирование, оформление, хранение дел Управления………………...
17.1.	Составление номенклатур дел……………………………………………
17.2.	Формирование и оформление дел………………………………………..
17.3.	Организация оперативного хранения документов………………………..
	Передача дел в архив Управления
18.1.	Экспертиза ценности документов………………………………………..
18.2.	Подготовка и передача документов в архив……………………………...
	Ответственность за невыполнение Инструкции……………………………………………………………….
	Приложения………………………………………………………………	48-74

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1 Настоящая инструкция определяет порядок документооборота в Управлении Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору по Республике Татарстан (далее - Управление). Инструкция разработана в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 г. №447 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 25, ст.3060), и утвержденной на основе указанных правил Инструкцией по делопроизводству в Федеральной службе по ветеринарному и фитосанитарному надзору. Инструкция по делопроизводству в Управлении утверждается приказом Руководителя Управления и согласовывается с экспертно-проверочной методической комиссией (далее – ЭПМК) Главного архивного Управления Кабинета Министров Республики Татарстан.

Работа с секретными документами, шифротелеграммами, другими документами ограниченного доступа, а также обработка секретной и другой информации ограниченного доступа осуществляются в соответствии со специальными инструкциями.

1.2. Настоящая инструкция направлена на организацию работы с документами;

совершенствование управленческого труда; создание условий для успешного выполнения Управлением своих функций и отражения их в документальной форме.

1.3. Ознакомление сотрудников Управления с настоящей инструкцией осуществляет отдел кадров, делопроизводства и мобилизационной подготовки (далее - делопроизводство).

1.4. Документы Управления являются собственностью государства, вопросы работы с ними регулируются законодательством Российской Федерации и Республики Татарстан, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы Российской Федерации и Главного архивного управления при Кабинете Министров Республики Татарстан, Положением об Управлении и настоящим Регламентом.

1.5. Организация и ведение делопроизводства в Управлении осуществляется отделом кадров, делопроизводства и мобилизационной подготовки, а также лицами, ответственными за ведение делопроизводства в других отделах Управления. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в отделах, соблюдение установленных настоящей инструкцией правил и порядка работы с документами и обращениями граждан, а также за их сохранность возлагается на начальников отделов Управления, в их отсутствие – на заместителей начальников отделов.

Материалы Управления могут использоваться для опубликования в печати, докладах и выступлениях с разрешения руководства Управления.

1.6. Начальник отдела:

- назначает из числа сотрудников отдела ответственного за делопроизводство;

- обеспечивает своевременное и правильное исполнение документов и устных

поручений руководства Управления.

- не допускает ведения переписки по вопросам, которые можно решить путем переговоров, кроме тех случаев, когда поставленный вопрос требует документального оформления;

- обеспечивает сохранность документов и своевременную сдачу документальных материалов в архив Управления.

1.7. Передача документов, их копий сотрудникам сторонних организаций допускается с разрешения начальника отдела Управления.

1.8. При увольнении сотрудников или переходе их на другую работу, находящиеся у них документы передаются другим работникам по указанию начальника отдела.

1.9. При увольнении или переходе на другую работу должностных лиц, ответственных за делопроизводство, дела и документы передаются ими по акту назначенным на эти должности сотрудникам. Копия акта передается в отдел кадров и делопроизводства.

2. Вновь принятые сотрудники должны быть ознакомлены начальником отдела Управления со структурой аппарата, установленным порядком работы и Инструкцией по делопроизводству Управления.

Должностные лица, виновные в нарушении положений настоящей Инструкции, привлекаются к дисциплинарной ответственности в установленном порядке.

ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ

ДОКУМЕНТОВ

Бланки документов

2.1.1. Документы Управления оформляются, как правило, на бланках установленного образца:

- общий бланк Управления (приложение №1);

- бланк приказа (приложение №2);

- бланк распоряжения (приложение №3).

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:

20 мм - левое;

10 мм – правое;

20 мм- верхнее;

20 мм – нижнее.

2.1.2. Бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности и подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера.

2.1.3. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и не могут передаваться другим организациям и лицам.

2.1.4. Документы, издаваемые от имени двух и более организаций, как правило, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.

2.1.5. Состав видов и формы бланков, применяемых в Управлении, утверждаются его руководителем.

Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) руководителя.

2.2. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов

Реквизиты нормативных правовых документов и писем Управления оформляются на бланках в соответствии с ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная сис­тема организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

2.2.1. Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов, издаваемых Управлением в черно-белом варианте на щите в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Россий­ской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федера­ции, 2000, № 52, (ч. I), ст. 5021).

2.2.2. Полное и сокращенное наименование Управления соответствует наименованию, закрепленному в Положении об Управлении Фе­деральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору по Республике Татарстан, утвержденном Приказом Фе­деральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору от 30.03.2005 №99. Сокращенное наименование на бланке помещают в скобках ниже полного.

2.2.3. Справочные данные об Управлении включают в себя почтовый адрес, номер телефона и другие сведения (номера фак­сов, телексов, адрес электронной почты и т. д.).

Почтовый адрес указывается в порядке, предусмотренном дей­ствующими Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержден­ными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 221 (Собрание законодательства Российской Федера­ции, 2005, № 17, ст. 1556): название улицы, номер дома, номер квартиры, город, индекс.

2.2.4. Наименование вида документа, создаваемого в Управлении, должно соответствовать видам документов, преду­смотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).

В бланке письма наименование вида документа не указывается.

2.2.5. Датой документа является дата его регистрации или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события.

Дата утверждаемого документа проставляется должностным ли­цом, утверждающим документ.

Документы, изданные совместно двумя или более федеральны­ми органами исполнительной власти, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последова­тельности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформля­ют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - че­тырьмя арабскими цифрами (например: 14.03.2006).

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты (на­пример: 14 марта 2006 г.).

2.2.6. Регистрационный номер документа - цифровое или бук­венно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

В состав регистрационного номера документа обязательно вхо­дит порядковый номер, который в установленных случаях допол­няется другими буквенными или цифровыми индексами.

Регистрационный номер документа, составленного несколькими юридическими лицами, состоит из присвоенных ими регистраци­онных номеров документа, перечисленных через косую черту в по­рядке перечисления авторов документа.

2.2.7. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на ко­торый должен быть дан ответ.

2.2.8. Место издания или составления документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «На­именование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно вклю­чает в себя только общепринятые сокращения.

2.2.9. Адресат. Документы адресуют организациям, их струк­турным подразделениям, должностным или физическим лицам.

При адресации документа организации, ее структурному под­разделению без указания должностного лица их наименования пи­шутся в именительном падеже, например:

Министерство культуры

и массовых коммуникаций

Российской Федерации

Административно-финансовое

управление

Если документ направляют в несколько однородных организа­ций, то их указывают обобщенно, например:

Администрации субъектов

Российской Федерации

При направлении документа конкретному должностному лицу на­именование организации и подразделения указывается в именитель­ном падеже, а должность и фамилия - в дательном, например:

Министерство образования и

науки Российской Федерации

Департамент управления делами

Начальнику отдела

В.И.Петрову

При адресации документа руководителю организации ее на­именование входит в состав наименования должности адресата,

например:

Генеральному директору

объединения «Ростекстиль»

В.Д. Иванову

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, ус­тановленной действующими Правилами оказания услуг почтовой связи. В соответствии с ними определен следующий порядок напи­сания почтового адреса:

наименование адресата (для граждан - фамилия, имя, отчество);

название улицы, номер дома, номер квартиры; название населенного пункта (города, поселка и т.п.); название района;

название республики, края, области, автономного округа (облас­ти);

название страны (для международных почтовых отправлений);

почтовый индекс.

При адресации письма в организацию указывают ее наимено­вание, затем почтовый адрес, например:

Государственное учреждение

«Всероссийский научно-

исследовательский

институт документоведения

и архивного дела»

Профсоюзная ул., д.82,

Москва, 117393

При адресации документа физическому лицу указывают фами­лию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Бельдовой М.В.

Саянская ул., д. 12, кв.32,

Москва, 111531

При адресации документа должностному лицу инициалы ста­вятся перед фамилией, при адресации физическому лицу - после нее.

Документ не должен содержать более четырех адресатов.

При адресации документа более чем в четыре адреса состав­ляется список рассылки. В списке рассылки указываются наимено­вание вида документа, заголовок, номер и дата документа, к кото­рому относится список рассылки, далее перечисляются полные на­именования организаций, их полные почтовые адреса. Список рас­сылки подписывается должностным лицом, подготовившим доку­мент. При направлении документов в федеральные органы государ­ственной власти, законодательные и исполнительные органы государственной власти субъектов Российской Федерации полные почтовые адреса могут не указываться.

Почтовые адреса могут также не проставляться на докумен­тах, направляемых постоянным корреспондентам, однородным организациям (в этом случае целесообразно применять списки рассылки и конверты с заранее напечатанными адресами).

В целях повышения оперативности отправки при направлении документа по списку рассылки в однородные организации не всех субъектов Российской Федерации в списке рассылки следу­ет перечислить только исключенные субъекты (не более 20). На­пример: «...во все субъекты Российской Федерации, кроме Пен­зенской обл., Смоленской обл.,...., Ханты-Мансийского АО».

2.2.10. Утверждение документа.

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа. Допускается располагать его на полуторном межстрочном расстоя­нии от следующей строки.

При утверждении документа уполномоченным должностным лицом гриф утверждения оформляется следующим образом:

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель Федерального

архивного агентства

(личная подпись) (инициалы, фамилия)

«__ »___________ 2006 г.

При утверждении документа приказом, утверждение состоит из слов «утверждено», «утвер­ждена» или «утвержден», наименования утверждающего докумен­та в творительном падеже, его даты и номера. Слово «утверждено» согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа, пе­чатается прописными буквами (инструкция - УТВЕРЖДЕНА, по­ложение - УТВЕРЖДЕНО, материалы - УТВЕРЖДЕНЫ).

Например:

УТВЕРЖДЕНО

приказом Управления

Россельхознадзора

по Республике Татарстан

от 16.05.2005 №150

2.2.11. В состав реквизита резолюция входят следующие элемен­ты: фамилия исполнителя (исполнителей), подпись, дата, при необ­ходимости содержание поручения и срок исполнения.

Например:

А.И. Ивановой

М.И. Сидоровой

Прошу подготовить проект

договора с Консалтинговой

группой «АВС» к 05.10.2005

Личная подпись

Дата

Дополнительно (через знак +) указываются фамилии и инициалы должностных лиц, которым данный документ направляется для ин­формации.

Резолюция в Управлении оформляется, как правило, на отдельном бланке .

Бланк резолюции оформляется на листе белой бумаги форма­та А6 (105 х 148 мм) и содержит наименование должности руко­водителя (для руководства Управления - «Руководитель Управления Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному над­зору» и «Заместитель Руководителя Управления Федеральной службы по ве­теринарному и фитосанитарному надзору», ини­циалы и фамилию руководителя, ссылку на дату резолюции и номер документа, к которому относится резолюция.

На бланке резолюции (поручения) в левом нижнем углу про­ставляется дата резолюции, а в правый нижний угол переносится регистрационный номер документа, по которому дается поручение.

В тексте резолюции (поручения) определяются необходимые действия по исполнению документа, при необходимости указы­ваются порядок и срок исполнения.

Поручение, содержащееся в тексте резолюции, должно быть кон­кретным (например: «...Прошу рассмотреть и ответить...» или «…Прошу рассмотреть и подготовить проект ответа…»)

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются инициалы и фамилии исполнителя, подпись автора резолюции, дата резолюции.

2.3. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов Россельхознадзора

Приказ (распоряжение)

Подготовка приказа включает в себя оформление проекта, его согласование, подписание и регистрацию.

2.3.1.1. Проекты приказов по основной деятельности готовят и вносят на рассмотрение руководства управления на основании поручений руководителя, его заместителей либо в инициативном порядке.

Проекты приказов по кадровым вопросам готовит кадровая служба на основании соответствующих представлений.

Проекты приказов, вносимых на основании поручений руково­дителя или его заместителя, должны быть подготовлены исполни­телем в течение десяти дней, если не установлен другой срок.

Задания, содержащиеся в приказах, должны быть конкретными и реальными, включать в себя исполнителей и сроки и увязываться с ранее принятыми решениями.

Ответственность за качество проектов документов и согласова­ние их с заинтересованными сторонами, а также надлежащее их оформление несут начальники отделов Управления, которые подготавливают проект документа и вно­сят его на рассмотрение руководству Управления.

2.3.1.2. Проекты приказов по основной деятельности, представ­ляемые на подпись руководству, визируются в следующем порядке:

исполнитель и начальник отдела управления, внес­шие проект на рассмотрение;

начальники отделов, которым в проекте предусматриваются задания и поручения;

заместитель руководителя (в соответствии с распределением обязанностей);

начальник отдела по правовой работе.

2.3.1.3. При наличии замечаний (возражений) у должностных лиц, визирующих проект приказа, проект в обязательном порядке визируется ими с замечаниями.

Возникающие при согласовании (визировании) проекта приказа возражения или замечания излагаются на отдельном листе, подпи­сываются начальником соответствующего отдела управления и приклады­ваются к указанному проекту.

При наличии разногласий по проекту документа вносящие его начальники отделов должны обеспечить обсуждение проекта документа с начальниками соответствующих отделов имеющими разногласия, с целью поиска взаимопри­емлемого решения.

Проект документа может быть представлен на подпись руково­дству с неурегулированными разногласиями только вместе с протоколом согласительного совещания и подлин­никами замечаний, подписанными соответствующими начальни­ками управлений Россельхознадзора, имеющими разногласия.

Окончательное решение по урегулированию разногласий при­нимает руководитель Управления или уполномоченный на то его заместитель.

2.3.1.4. В случае внесения в процессе согласования в проект приказа существенных изменений проект подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при до­работке в проект указанных документов внесены уточнения, не меняющие его сути.

2.3.1.5. Приказы оформляются на бланке установленного образца и имеют следующие реквизиты:

герб Российской Федерации;

наименование Министерства;

наименование Россельхознадзора;

наименование вида документа — приказ;

дата и номер (дата оформляется словесно-цифровым способом, номер состоит из знака «№» и порядкового номера приказа);

место составления приказа;

заголовок - должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Заголовок приказа выравнивается по левой границе тек­ста, длина строки заголовка 8-9 см от границы левого поля. Реко­мендуемый размер заголовка - не более четырех строк, напечатан­ных через один межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится.

Например:

Об утверждении инструкции

по делопроизводству в Управлении

Россельхознадзора по Республике Татарстан

Текст отделяется от заголовка приказа двумя-тремя межстроч­ными интервалами, печатается шрифтом размером № 14 через один межстрочный интервал от левой границы текстового поля и вырав­нивается по левой и правой границам текстового поля.

Текст приказа, как правило, состоит из двух частей констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «во исполнение», «в связи», « в соответствии» и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются наименование издавшей организации, дата, номер и заголовок.

Преамбула в проектах приказов завершается словом п р и к а з ы в а ю, которое печатается вразрядку.

Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты (в случае необходимости допускается их нумеровать арабскими цифрами или буквами с закрывающей скобкой).

Распорядительная часть приказа состоит из конкретных поручений и содержит перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения и, правило, строится по следующей схеме: исполнитель, которому дается поручение (в качестве исполнителей указываются структур­ные подразделения или конкретные должностные лица)- срок выполнения поручения - суть поручения.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный аналогичный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу...»

2.3.1.6. Последний пункт распорядительной части, как правило, содержит сведения о должностном лице или отделе, на кото­рое возлагается контроль за выполнением приказа.

Указанный пункт может отсутствовать, если приказ содержит только нижеследующие пункты:

о создании комиссии (совета, рабочей группы, организационно­го комитета и т.п.) и утверждении состава указанных координаци­онных, совещательных органов;

об утверждении правил (порядка, методики, нормативов, положений и т.п.);

об отмене либо признании утратившими силу ранее изданных нормативно-правовых актов или внесении в них изменений и дополнений.

При наличии других пунктов в приказе пункт о контроле за выполнением приказа должен быть в обязательном порядке.

2.3.1.7. В приказ не следует включать пункт о доведении его до сведения кого-либо. Организации, структурные подразделения, должностные лица, до сведения которых доводится приказ, пере­числяются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

2.3.1.8. Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра проекта приказа в нижней части. Допус­кается оформление виз в нижней части оборотной стороны послед­него листа проекта приказа, если текст проекта указанных докумен­тов занимает более половины последнего листа.

2.3.1.9. Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности располагается от левой границы тек­стового поля, инициалы и фамилия - от правой.

2.3.1.10. Приложение к приказу оформляется в том случае, если в документе имеется на него ссылка, например: «прилагаемый по­
рядок», «(прилагается)», «(приложение № 3)», «согласно приложе­нию» и т.п. При наличии нескольких приложений они нумеруются, например, «приложение № 2». Листы каждого приложения нуме­руются самостоятельно по центру верхнего поля, начиная со вто­рой страницы.

Если приложением к приказу являются перечень, план (меро­приятий), состав (совета, оргкомитета, рабочей группы, комиссии) и другие подобные документы, то

наименование такого докумен­та печатается жирным шрифтом № 14 прописными буквами, как правило, вразрядку, центрируется, а заголовок печатается через один интервал после наименования со строчной буквы, центриру­ется.

Например:

СОСТАВ

организационного комитета по подготовке и проведению 1-й Всероссийской выставки «День садовода»

или

ПОРЯДОК

Импортного сырья

При издании утверждаемого приказом приложения как само­стоятельного документа в правом углу первого листа указанного документа проставляется гриф утверждения со ссылкой на номер и дату утвердившего его приказа.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Гра­фы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные име­нем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Текст таблицы печатается через один межстрочный интервал шрифтом № 14 (в исключительных случаях допускается применять шрифт № 12).

Если таблицу печатают более чем на одной странице, наимено­вания граф (или номера граф, соответствующие номерам граф на первой странице таблицы) повторяются на каждой странице.

В таблице ссылка на сноску может быть обозначена звездочкой или цифрой. Сноски могут быть даны как на каждой странице, где есть ссылки на сноску, так и в конце таблицы. После знака сноски текст сноски начинается с абзацного отступа с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

Примечание дается в конце приложения. Если есть сноски, то примечание дается перед сносками.

Например:

Весь текст документа, касающегося размещения заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд*, не приводится.

_________________

*Включая проведение открытых конкурсов по закупке бланков ветеринарных сопроводи-тельных документов.

Примечания:

1. Перечень поставщиков бланков ветеринарных сопроводительных документов по итогам конкурса при необходимости может быть уточнен.

2. Сроки проведения открытых конкурсов могут быть уточнены Управлением Россельхознадзора по РТ.

Сноски допускается печатать шрифтом № 12. На каждой странице не должно проставляться более трех сносок.

Приложение, дублирующее документ, утвержденный другим органом, визируется начальником отдела, и в левом верхнем углу первого листа указывается, кем был утвержден документ.

Приложение к приказу визируется начальником управления (или замещающим его лицом), подготовившим указанное прило­жение, на лицевой стороне последнего листа.

2.3.1.11. Совместный приказ федеральных органов исполнитель­ной власти печатается на стандартных листах бумаги формата А4 без бланка. Количество подлинников приказа соответствует коли­честву органов исполнительной власти, участвующих в издании приказа. На каждом экземпляре приказа должно быть столько под­писей, сколько органов исполнительной власти участвует в изда­нии приказа.

При оформлении совместного приказа:

- наименования федеральных органов исполнительной власти располагаются на одном уровне;

- наименование вида документа (приказ) располагается по цен­тру;

- дата совместного приказа единая, соответствует дате более поздней подписи;

- регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более федеральными органами исполнительной власти, состоит из регистрационных номеров документа каждого из этих органов, проставляемых через косую черту в порядке указания ав­торов в документе;

- подписи руководителей федеральных органов исполнительной власти располагаются ниже текста на одном уровне.

(Приложение №4)

Распоряжение

Распоряжение - это правовой акт, издаваемый единолично руководителем для решения оперативных вопросов. Распоряжение, как правило, не согласовывается.

Проекты распоряжений разрабатываются структурными подразделениями, по

поручению руководства или по собственной инициативе и печатаются на бланках установленной формы.

В проекте распоряжения должны быть перечислены действия, которые предписывается выполнить.

При необходимости в проект распоряжения допускается включить констатирующую часть, которая помещается в первой фразе документа и начинается формулировками типа: «В соответствии…», «В связи…» «В целях….» и т.д.

Проект распоряжения (распорядительную часть) необходимо излагать в повелительной форме и начинать с указания предписываемого действия, выраженного глаголом в неопределенной форме. Например: передать, утвердить, обязать и т.п.

Если распоряжение дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные распоряжения или их отдельные пункты, это оговаривается в тексте.

Проект распоряжения представляется на подпись руководителю или его заместителю.

(Приложение № 5)

ПОЛОЖЕНИЕ

Протокол

2.3.3.1. Протокол совещания (заседания) в Управлении издается в краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

Протоколы совещаний руководителя Управления регист­рируются и хранятся в отделе делопроизводства, протоколы совещаний заместителей ру­ководителя — в приемных заместителей руко­водителя.

Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересо­ванным организациям и должностным лицам в соответствии с ука­зателем рассылки, который составляет и подписывает ответствен­ный исполнитель управления, готовившего рассмотрение вопроса.

2.3.3.2. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и ос­новной. Во вводной части, как правило, указываются инициалы и фамилия председательствующего (председателя), а также должно­сти, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании (со­вещании). Основная часть протокола содержит рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения.

Когда оформляется «протокол совещания в Управлении» или «протокол совместного совещания», указываются инициалы и фамилия председательствующего (без указания должности). Долж­ность председательствующего в этом случае указывается на по­следней странице протокола в реквизите «подпись».

Во вводной части протокола совещания у конкретного должно­стного лица Управления слово «председательствующий» не указывается.

Слово «Присутствовали: » печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие.

Присутствовавших на совещании гражданских служащих Управления объединять в группы с указанием должности, на­пример: «заместители руководителя Управления», «началь­ник, заместители начальников отделов Управления», «начальник, заместители начальника отдела правового обеспече­ния» и т. д. Должности представителей иных организаций и ве­домств, как правило, расшифровываются, а в протоколе согласи­тельного (межведомственного совещания) — в обязательном по­рядке.

Основная часть протокола содержит рассматриваемые вопросы принятые по ним решения и данные на совещании поручения.

Рассматриваемые вопросы нумеруются римскими цифрами Цифра не проставляется, если на совещании рассматривался один вопрос. Наименование вопроса начинается с предлога «О» («Об») и печатается по центру шрифтом без выделения и отчеркивается.

Под чертой в скобках указываются фамилии выступивших, завершающим, как правило, является председательствующий на совещании.

Затем указываются принятые по вопросу решения в виде конкретных поручений. Конкретные поручения нумеруются арабскими цифрами и буквами с закрывающей скобкой и строятся по схе­ме: департамент или должностное лицо, которому дается поруче­ние — срок выполнения поручения — суть поручения. При необ­ходимости наряду с прямыми поручениями (подготовить, предста­вить, направить и т.д.) используются следующие формулировки: «принять к сведению информацию», «отметить, что», «принять предложение» и другие.

2.3.3.3. Визирует протокол исполнитель, начальник отдела (или
замещающее его лицо) - инициатор проведения совещания,­ заместитель руководителя Управления (или замещающее его лицо), в чьем ведении находится обсуждае­мый вопрос.

Протоколы, в которые в процессе визирования вносятся измене­ния, не приводящие к искажению смысла, повторно не визируются.

К проекту протокола совещания прилагается указатель рассыл­ки, подписанный начальником соответствующего отдела.

2.3.3.4. Подписывает протокол председательствовавший на за­седании (совещании). Датой протокола является дата проведения заседания (совещания).

Наименование документа - слово «П Р О Т О К О Л» -печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полу­жирным шрифтом и выравнивается по центру.

Вид совещания печатается полужирным шрифтом через один межстрочный интервал и выравнивается по центру, отделяется от следующего текста сплошной линией.

Место проведения совещания выравнивается по центру.

Дата оформляется словесно-цифровым способом и