Порядок передачи документов на хранение в архив

10.1. Подготовка документов к передаче на хранение в архив Лицея включает работу архива и лиц, ответственных в структурных подразделениях за ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел, назначенных приказом ректора.

10.2. Экспертиза ценности документов в Лицее на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив Лицея.

10.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Лицее создается экспертная комиссия (далее именуется - ЭК).

Функции и права ЭК, а также организация их работы определяются Положением об экспертной комиссии, которое утверждается Директором Лиця и подлежит согласованию с Санкт-Петербургским государственным учреждением «Центральный государственный архив Санкт-Петербурга» (ЦГА СПб).

10.4. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях Института непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства под непосредственным методическим руководством архива.

10.5. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой “до минования надобности”, подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

10.6. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании номенклатуры дел Лицея путем полистного просмотра дел.

10.7. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

10.8. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

10.9. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

10.10. В каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива Лицея. По этим описям документы сдаются в архив.

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел Лицея, которую готовит архив Института и по которой он сдает дела на государственное хранение в Центральный государственный архив Санкт-Петербурга.

10.11. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме и представляются в архив Института не позднее чем через три месяца после завершения дел в делопроизводстве.

10.12. Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.

10.13. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем Канцелярии и утверждается руководителем структурного подразделения.

10.14. Опись дел структурного подразделения организации составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив Института, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.

10.15. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период.

10.16. В архив Лицея передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

10.17. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив не позднее чем через три месяца после их завершения в делопроизводстве.

10.18. Дела временного (до 10 лет включительно) не подлежат передаче в архив института. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

10.20. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Лицея. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.

10.21. Прием каждого дела производится руководителем архива в присутствии работника службы делопроизводства. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи руководителя архивом и лица, передавшего дела.

10.22. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Лицея, лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Лицея, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.