Этапы аудита качества. Сбор информации.

Деятельность по проведению проверок является дорогостоящей операцией с точки зрения времени и человеческого фактора: она требует планирования, выполнения и отчетности. Кроме того, последующие действия могут потребовать привлечения аудитора и проверяемого. Само проведение аудита может помешать производственному процессу, так как аудитор отвлекает работающих своими вопросами, а вводное и заключительное совещания отнимают ценное время, необходимое для руководства.

Поэтому очень важно провести проверку должным образом от начала до конца. Существует золотое правило: аудиты никогда не проводятся внезапно. Даты должны быть удобными взаимно и согласованы заранее. Нет никакой пользы от внезапного аудита, который может иметь только отрицательные последствия.

Действительно, необъявленный аудит может прервать или затруднить деятельность в критический момент, что принесет существенные финансовые потери.

Существует ряд особых этапов, требующих выполнения:

1. Сбор информации.

2. Планирование и подготовка.

3. Вводное совещание.

4. Аудит.

5. Совещания по взаимодействию группы

6. Заключительное совещание.

7. Последующие действия.

Чтобы понять, насколько надлежащая подготовка критична для аудита, стоит упомянуть, что приготовления обычно требуют приблизительно 40 % времени, отведенного для аудита. Эта стадия включает этапы 1 и 2. Сюда относятся действия, предпринимаемые руководством и администраторами программы аудита, а также время, потраченное аудиторами на сбор информации, анализ документов, планирование и подготовку. Вторая стадия (выполнение аудита) охватывает этапы 3, 4 и 5 и обычно требует приблизительно 40 % всего времени. Составление отчетов (ведется непрерывно в ходе аудита) и последующие действия требуют по 10 % времени.

Аудит может проводиться единственным аудитором или группой аудиторов, но всегда ведущий аудитор будет нести всю ответственность. Ведущий аудитор получает инструкции от менеджера программы аудитов, и при этом должны выполняться процедуры заказчика.

Сбор информации

Перед тем как приступить к сбору всей необходимой информации, требуемой

для аудита, аудитор должен получить от менеджера программы аудитов следующую фундаментальную информацию:

1. Причина аудита.

2. Объем аудита.

Как только вышеупомянутое установлено, аудитор может начинать сбор информации, требуемой, чтобы обеспечить результативность аудита.

Объем аудита определяет границы аудита с учетом:

• участков, которые нужно проверить;

• частей организации, которые должны быть охвачены аудитом.

Получив краткую информацию от менеджера программы аудитов для планирования и подготовки аудита, аудитор или руководитель группы должен установить следующую информацию об участке, который нужно проверять:

1. Виды деятельности.

2. Сложность операций.

3. Размер подразделения/участка.

Все вышеуказанное может быть выяснено до аудита по телефону, письмом, анкетой (вопросником), в ознакомительном визите или любым другим способом общения. Возможно сочетание нескольких способов сразу.

Аудиторам, готовящим аудит, настоятельно рекомендуют рассмотреть возможность организовать посещение до аудита. Такое посещение дает возможность собрать намного больше информации и позволяет аудитору физически оценить размер и сложность подразделения. Это дает возможность установить связь с руководством участка, объяснить все об аудите и устранить естественные опасения, объясняя порядок выполнения аудита и составления отчетов. Посещение до аудита также предоставляет превосходную возможность избежать многих проблем, которые могут возникнуть в ходе аудита, что решается в открытом обсуждении таких проблем с руководителем участка и в сотрудничестве с ним. Такое предварительное посещение в случае внутренних аудитов почти всегда возможно и рекомендуется, даже если аудируемый и аудитор уже знают друг друга.

Планирование и подготовка

После сбора всей необходимой информации ведущий аудитор несет ответственность за подготовку к аудиту. Должны быть выполнены следующие процессы:

1. Определите объем работы и время, которое потребуется. Это повлияет на объем и сложность аудита. Но следует помнить, что аудиты стоят денег, поэтому проверка должна быть краткой.

2. Установите даты, приемлемые для проверяемых и аудиторов, и заблаговременно известите их об этом. (Даты часто согласуются руководством программы аудитов.)

3. Определите подход. Аудит может планироваться как серия горизонтальных или вертикальных проверок или как комбинация этих двух подходов.

4. Подготовьте план аудита, назначив индивидуальные задачи членам группы. Следует избегать также твердого графика. Рекомендуется составлять график на время до и после полудня. Планируя аудит, руководитель группы должен помнить, что нужно охватить все смены, если они есть.

5.Подготовьте рабочие документы: контрольные лис ты, формы, стандарты, руководящие указания и т. д.

6. Известите аудируемого, направив: План аудита, График, Матричный план, Контрольные листы. Очень хорошая практика – предоставить аудируемому до аудита как можно больше информации. Это помогает устранить любые возможные опасения и создает атмосферу взаимного сотрудничества.

7. Если будет работать группа аудиторов, убедитесь в полной готовности группы.

8. Получите всю необходимую документацию для анализа.

9. Проинформируйте проверяемого о необходимос ти вводного совещания.

В ходе аудита ведущий аудитор должен провести множество совещаний для

гарантии того, что аудит идет согласно плану. Они будут включать:

• Вводное совещание.

• Заключительное совещание.

• Совещания внутри группы.

Руководитель группы, который действует как председатель, должен управлять всеми этими совещаниями. Ведущий аудитор должен готовиться к этим встречам, определить приемлемый план размещения, принимать во внимание имена присутствующих (и произносить их правильно).

Вводное совещание

Главная цель вводного совещания состоит в том, чтобы представить группу и установить основные правила. Ведущий аудитор должен осветить много вопросов, и привычка готовить повестку дня покажет, что эта весьма формальная встреча пройдет успешно с охватом всего, что запланировано. Ведущий аудитор:

1. Представляет группу.

2. Подтверждает причину проведения аудита и его объем.

3. Подтверждает критерии (стандарт или другие), используемые в качестве основы для аудита.

4. Детализирует: кто, что и когда будет выполнять. План аудита будет предоставлен заранее, но краткий анализ необходим, чтобы проверить, не потребуются ли изменения в последнюю минуту.

5. Объясняет, что аудит будет выборочным.

6. Гарантирует аудируемым конфиденциальность всей информации, полученной в ходе аудита.

7. Объясняет, как будут сообщаться результаты аудита.

8. Дает пояснения о несоответствиях, способах отчетности по ним и классификации (существенные, несущественные и так далее).

9. Согласует статус документации системы качества, которая должна использоваться в процессе аудита.

10. Проверяет осведомленность проверяемого персонала о проведении аудита.

11. Обсуждает любые требования безопасности, которые нужно соблюдать и любые меры безопасности, необходимые аудиторам.

12. Объясняет необходимость заключительного собрания, его детали, дату и цель.

13. Отвечает на вопросы, касающиеся аудита.

Следует заметить, что руководитель группы председательствует на собрании и должен управлять им. Это необходимо делать вежливо, тактично и дипломатично.

Проведение аудита

В ходе аудита руководитель группы несет ответственность за:

1. Обеспечение полноты проведения аудита.

2. Гарантию того, что отчеты о несоответствиях основаны на полноценных объективных доказательствах и сформулированы четко и кратко.

3. Регулярность проведения совещаний группы.

4. Плановое проведение аудита, включая, при необходимости, перераспределение ресурсов.

Члены группы должны помнить, что все отчеты о несоответствиях должны быть:

1. Ясными и краткими.

2. Основанными на объективном и обоснованном доказательстве.

3. Со ссылками на соответствующее требование/стандарт.

Технология проведения аудита системы качества включает следующие операции [5]:

а) проверка наличия документов системы (системы менеджмента качества, системы качества, системы управления качеством), в том числе:

• проверка наличия актуализированного, утвержденного руководством и согласованного со службой качества перечня документов системы, обязательных для применения в проверяемом подразделении,

• проверка условий хранения документов системы,

• проверка выполнения функций поддержания документов системы в рабочем состоянии уполномоченным лицом;

б) проверка соответствия документов системы установленным требованиям, в том числе:

• проверка правильности оформления документов системы,

• проверка возможности идентификации документов системы,

• проверка актуализации документов системы,

• проверка адекватности содержания документов системы требованиям

стандарта ИСО 9001,

• проверка полноты изложения процедур в документах системы,

• проверка адресности документов системы;

в) проверка выполнения требований документов системы, в том числе:

• проверка соответствия деятельности и ее результатов проверяемого подразделения запланированным в системе мероприятиям,

• беседы с сотрудниками проверяемого подразделения,

• визуальное ознакомление с состоянием регистрируемых данных, оборудования и средств измерений, рабочих мест, мест отдыха,

• проверка факта обучения персонала при внедрении новых документов системы;

г) выявление несоответствий, в том числе:

• обнаружение, идентификация и регистрация несоответствий,

• классификация несоответствий по их значимости,

• протоколирование несоответствий;

д) составление отчета об аудите, в том числе:

• сбор и обработка необходимых материалов,

• подготовка, обсуждение и принятие заключения по аудиту,

• составление и утверждение отчета;

е) разработка корректирующих действий;

ж) инспекционный контроль.

Совещания по взаимодействию группы

Совещания по взаимодействию группы необходимо проводить для гарантии того, что объем аудита охвачен полностью. На этих встречах также сопоставляю результаты и обсуждают несоответствия. Как правило, самое удобное время для таких встреч – обеденный перерыв или время, ближе к концу рабочего дня.

Заключительное совещание

Как правило, заключительное совещание проводится в конце аудита. На нем обычно присутствуют те, кто был на вводном совещании. До заключительного совещания аудитор должен удостовериться, что он/они подготовлены, чтобы сообщить о результатах руководству участка. Заключительное совещание проводится под председательством руководителя группы для сообщения о результатах аудита руководству аудируемого участка, а также определения любых последующих действий. Аудиторы должны сообщать о результатах аудита полностью, а не ограничивать отчет несоответствиями. Все положительные наблюдения должны быть также сообщены.

В повестку собрания должно быть включено следующее:

1. Благодарность аудируемым за оказанную помощь.

2. Повторное представление группы аудиторов.

3. Краткое заключение по объему аудита.

4. Разъяснение причины и цели аудита и метода, который был использован.

5. Здесь должно быть сказано, что аудит был выборочным, и поэтому не все

несоответствия были выявлены.

6. Еще раз подтвердить конфиденциальность.

7. Просьба о том, что все вопросы и обсуждения следует перенести на конец

собрания.

8. Сообщение каждого члена группы по его области аудита. Только факты.

9. Приглашение проверяемых принять участие в обсуждении любых специфичных моментов.

10. Согласование сроков завершения корректирующих действий.

11. Объяснение, где это применимо, последующих действий.

12. Предоставление всех индивидуальных отчетов о несоответствиях и итогового отчета. Если это рукописный вариант (что бывает необходимо), то за ним должна последовать идентичная напечатанная копия.

В ходе внутренних аудитов все встречи имеют тенденцию быть довольно неофициальными, если это небольшая организация. Вводное и заключительное совещание по усмотрению высшего руководства могут не входить в обязательные этапы внутреннего аудита.

Последующие действия после аудита

После истечения согласованного срока руководителю группы аудита следует сделать «последующий» визит или проанализировать представленные документированные доказательства для того, чтобы проверить, выполнены ли корректирующие действия; убедиться, что они оказались эффективными и останутся таким же в будущем; что они были надлежащим образом документированы и доведены до всех заинтересованных сторон. Затем отчет должен быть соответственно подписан.

Никакой аудит не может считаться законченным, а тем более эффективным, если не были выполнены указанные действия с удовлетворительным итогом. Важно во время аудита согласовать соответствующие корректирующие действия. В равной степени важно решить вопрос о разумных временных рамках для окончания этих действий.

По достижению срока завершения корректирующих действий аудитор или его представитель должен убедиться, что они выполнены, а если этого не произошло, он должен выяснить причину невыполнения и принимать меры к тому, чтобы вопрос был ускорен. Но еще важнее убедиться в правильности этого выполненного действия, поскольку в будущем в нужный момент будет трудно проверить это с большей точностью, и, честно говоря, персонал, испытавший на себе эти корректирующие действия, будет точно знать, стала ли его работа легче или, наоборот, тяжелее в результате этого действия и необходимо ли вообще это действие.

Частью задач руководителя группы аудиторов является выполнение «последующих действий» после аудита — по истечении согласованного срока для проверки эффективного выполнения корректирующих действий; если они по каким-то причинам не выполнены, руководитель группы должен привлечь внимание высшего руководства к этому факту.

До тех пор пока не будут проведены надлежащие последующие действия и не будет проверена эффективность корректирующих действий, вся работа по аудиту может представлять собой не более чем пустую трату денег и времени.

9. Проведение аудита. Аудиторская сквозная проверка.

Проведение аудита является неотъемлемой частью любой хорошей системы качества. Оно обеспечивает на регулярной основе гарантию адекватной работы этих систем и их понимание со стороны вовлеченного персонала. Проведение аудита также обеспечивает средство обратной связи, с помощью которой можно определить усовершенствования в системе качества и выполнить их. Тогда проведение аудита можно назвать деятельностью по сбору информации, необходимой для оценки улучшающих или корректирующих действий.

Суть аудита– процесс сбора информации. Методы сбора информации включают:

- беседы;

- наблюдение за деятельностью;

- анализ документации;

- отчеты предыдущих аудитов.

После выяснения обстановки, аудитор знает, что надо делать и понимает соответствующие процедуры и системы. Очень просто посредством проверки удостовериться в том, что действительно происходит то, что ожидалось. Это достигается путем проверки соответствующей отчетности или во время наблюдения за системой в действии.

Уже обсуждалось, как вести опрос проверяемого, но следует помнить, что нужно извлечь максимум точной информации. Проверка записей или наблюдение за системой в действии будет зависеть от вида работы, выполняемой тем или иным отделом. Существует, конечно, значительная разница между проведением аудита отдела сбыта и механического цеха или отдела главного конструктора. Но один основополагающий принцип аудита остается тем же самым, то есть важно убедиться в том, что если что-то запланировано, то оно обязательно и должно быть выполнено.

Аудит предоставляет возможность для каждого изложить свою точку зрения. Слушайте с доброжелательным вниманием, обычно каждый человек на своем рабочем месте – профессионал. Из мнений формируется полезная отправная точка для аудиторского исследования, но важно помнить – аудит должен быть объективен. Следует определить факты, устного утверждения недостаточно.

Аудиторские наблюдения по своей природе служат индикатором отклонения от планируемых мероприятий по контролю. Если в системах управления имеются какие-либо недостатки, то их надо разъяснить в аудиторском отчете и соответствующем разделе цитируемого стандарта системы. Необходимо очень точно записать несоответствия системам, подсчитать и указать соответствующие ссылки. Следует позволить присутствующим прочитать зафиксированные наблюдения. Это поможет продолжить общение и предупредит возникновение подозрений.

Одна из методик, которую следует использовать во время аудита, является следование аудиторской линии проверки (сквозной проверки). Это означает простое следование ходу работы, порядку работы и т. д. по всем направлениям, за которые отвечает проверяемое структурное подразделение или система. Следует сделать выборку ряда завершенных работ или находящихся еще в процессе выполнения и произвести проверку записей на каждом соответствующем этапе. Количество отобранных работ зависит от аудитора и от соответствующей функции, как правило, 4–5 работ будет достаточно.