Работа с документами, содержащими КТ.
Коммерческая тайна – научно-техническая, коммерческая , организационная, используемая в предпринимательской деятельности, которая обладает реальной или потенциальной ценностью. Она конфиденциальна и не подлежит разглашению. КТ- включает деловую информацию, технологии, открытия, изобретения и т.д. Обеспечение сохранности конфиденциальной информации требует соблюдения следующих условий: 1) определение сведений, составляющих КТ предприятия 2) обеспечение порядка их защиты. Сведения КТ предприятия можно разделить на 2 блока: 1) научно-техническая информация 2) деловая информация. Научно-техническая информация – включает конструкции машин, чертежи, схемы, коды, ключи, программное обеспечение. Деловая информация - сведения о финансах, сведения о денежных средствах, сведения о размере прибыли, планы развития предприятия, кадровый состав, учредительные док-ты, Состав и объем сведений составляющий КТ определяются руководителем. Обеспечение защиты конфиденциальной информации включает в себя: - разработка инструкций по соблюдению режима конфиденциальности для лиц, допущенных к КТ , - ограничение доступа к носителям информации КТ., - ведение делопроизводства, учет и сохранность док-ов, содержащих КТ, - использование организационных, технических и иных средств защиты, осуществление контроля за соблюдением установленного режима охраны КТ. При поступлении на работу сотрудник подписывает обязательство о неразглашении КТ. Обязательство составляется в 1 экз. и хранится в личном деле 5 лет. Примерный перечень, составляющий КТ. – сведения о новых технологиях, - методы управления, - финансовая деятельность, - размер прибыли, цели, задачи переговоров, - з/плата сотрудников, - сбыт продукции, - маркетинговые исследования. Если сведения из перечня КТ переносятся в документы, то они становятся конфиденциальными. Все документы, содержащие КТ , подлежат учету и спец. обозначению. На документе проставляют гриф ограничения доступа в правом верхнем углу. На документе с грифом КТ указывается количество экз.документов и место нахождения. Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны регистрироваться отдельно от остальных док-ов в журнале регистрации документов с грифом КТ. Все листы нумеруются, прошиваются и опечатываются. В конце журнала в заверительном листе указывается общее количество листов (цифрами и прописью). Документы с грифом КТ формируются в отдельное дело. В начале дела подшивается внутренняя опись документов, в конце дела подшивается заверительный лист. Хранятся такие дела в сейфе, опечатанный должностным лицом. Движение (выдача и возврат) документов с грифом КТ должно отражаться в журнале учета выдачи документов с грифом КТ. Запрещается изъятие из дел или перемещение документов с грифом КТ из одного дела в другое без разрешения руководства и отметок в журнале регистрации документов с грифом КТ. По окончании года созданная комиссия выполняет следующие работы: - проверяет наличие всех документов с грифом КТ, - отбирает документы для архивного хранения, - отбирает документы для уничтожения. В случае утраты таких документов в известность ставится руководство, назначается комиссия. На утерянные документы составляется акт, в журнале ставят отметку об утрате. При передачи дел в архив на документы с грифом КТ составляется опись. Архивное хранение производится в опечатанных коробках. На документы с грифом КТ, отображенные к уничтожению, составляется акт, утверждаемый руководителем предприятия. Уничтожаются документы в присутствии комиссии с помощью спец. машины, исключающим возможность восстановления информации.
Система каталогов в архиве
Архивный каталог – межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам, темам, отраслям, расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации. Совокупность различных каталогов составляет систему каталогов архива. Каталогизация архивных документов – совокупность работ по подготовке, созданию, ведению каталогов, которая состоит из:
Определения вида каталога; Разработки схемы классификации в нем документной информации; Выявление и отбора документной информации для каталогизации;
Описания документной информации на каталожных карточках; Индексирования каталожных карточек; Систематизации карточек и ведения каталога. При определении вида каталога учитываются: уровень и профиль архива; структура, состав, содержание, степень разработанности фондов; интенсивность и задачи использования документов; наличие и качество других архивных справочников; кадровые и материально-технические возможности архива. Наиболее распространенными видами каталогов являются (систематический, тематический, по истории учреждений, хронологический, именной, географический, названий фондов). Все каталоги объединяются в единую архивную систему каталогов. При их классификации можно использовать СХЕМУ единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов СССР. В международной документалистике приняты: Универсальная десятичная классификация; Классификация при помощи двоеточия. Выбор схемы классификации определяется составом документов архив и задачами их использования. Вживление и отбор документной информации для каталогизации происходит как при тематической разработке арх. фондов, так и при попутной каталогизации, связанной с другими видами работ по выявлению и описанию документов. Выявленная информация описывается на каталожных карточках на уровне подокументного (сообщается информация об одном документе), поединичного ( единице хранения), группового (связанны между собой тематически, логически, хронологически группе единиц хранения или док-ов. Каталожная карточка включает следующие атрибуты:Индекс классификационного деления; наименование рубрики и подрубрики; обозначение даты и места события; информационные сведения (описание содержания); название архива; название фонда; архивный шифр документа(номер фонда, описи, единицы хранения, листа); язык; способ воспроизведения; фамилия составителя; дата составления; в отд. случаях на оборотной стороне карточки может помещаться аннотация. Архивные каталоги постоянно пополняются новыми данными. Одной из связанных с ними работ является ведение каталога,которое включает: научно-методическое обеспечение работы; индексирование карточек; систематизацию их по индексам и рубрикам; составление отсылочного аппарата к каталогу; усовершенствование каталога; ведение учетных форм работы по каталогизации и использованию каталогов. Включаемые в каталог карточки должны быть индексированы, на них должен проставляться индекс – условное обозначение, элемент языка, букв, цифр, условных знаков, целью которого является передача, содержание информации, зафиксированной в документах, закрепление места делений в классификационной схеме и определение между этими делениями. Индексы могут быть: (буквенными, цифровыми, комбинированными). Они служат для определения места карточек в каталоге. Систематизация их проводится в соответствии с индексами в порядке расположения букв и цифр.