Особенности документирования деятельности ПФ «МЭСИ»

Деятельность ПФ «МЭСИ» обеспечивается системой взаимосвязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией учреждения, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей между структурными подразделениями.

Учреждение составляет различные виды документов. К основным системам документации, действующих в организации, относятся:

- система организационно-правовой документации

(Устав, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции, инструкция по ведению делопроизводства (Приложение 4));

-система распорядительной документации (приказы по основной деятельности, приказы по личному составу и т.д.);

- система информационно-справочной документации (акт о выделении к уничтожению документов, акт приема-передачи кадровой документации; письмо - запрос, сопроводительное письмо, письмо-ответ; доверенности; факсы);

- система отчетной документации (отчет об оценке, бухгалтерские отчеты);

- система договорной документации (договора на оказание образовательных услуг СПО и ВПО, договора аренды, договора оценки, трудовой договор и т.д.);

- персональная документация (личные дела, трудовые книжки, заявления работников);

- кадровая документация(Штатное расписание; Приказ (распоряжение) о приеме на работу; График отпусков; Табели учета рабочего времени; Трудовой договор; Правила внутреннего трудового распорядка; Положение по защите персональных данных работника; Трудовая книжка; Книга учета трудовых книжек и вкладышей в них; Договор о полной материальной ответственности; Локальные акты по охране труда.)

Подготовка документа ведется на компьютере. Так как ПФ «МЭСИ» постоянно выполняет одни и те же функции, закрепленные в Уставе, большинство ситуаций, по поводу которых создаются документы, повторяются, т.е. являются типовыми, поэтому заранее тщательно разрабатывают формы и тексты таких документов. Потом их вводят в память компьютера в виде трафаретных текстов и шаблонов и используют при документировании подобных ситуаций.

Организация документооборота

Движение документов в ПФ «МЭСИ» с момента их получения или создания до завершения исполнения образует документооборот.

Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в ПФ «МЭСИ», регламентируются рабочей инструкцией для сотрудников технической комиссии МЭСИ (ПРИЕМ ДОКУМЕНТОВ ОТ АБИТУРИЕНТОВ) (Приложение 5).

Прием и первичная обработка документов осуществляется техническим секретарем приемной комиссии. При приеме документов от абитуриентов проверяется наличие всех документов, которые необходимы при поступлении. Если абитуриент не сдает оригиналы, то необходимо сделать копии документов для приема. Все нужные данные сотрудник вводит в электронный деканат (База данных 1С) и распечатывает заявление поступающего (Приложение 3), титульный лист личного дела (Приложение 4) и опись/расписка (Приложение 5) документов. В случае необходимости прохождения вступительных испытаний сотрудник распечатывает экзаменационный лист (Приложение 6). Технический секретарь приемной комиссии проверяет и подписывается на всех распечатанных документах. Расписка и допуск на ЕГЭ (если есть необходимость) выдается на руки поступающему, на случай, если абитуриент решит забрать или принести оригиналы документов. Все данные об абитуриентах вносятся в журнал регистрации (Приложение 7). Все принятые документы формируются в личное дело.

Подготовка дел к передаче на хранение

Согласно нормативно-правовым актам документы формируются в дело в соответствующем порядке:

1. Оригиналы документов (если они имеются) подшиваются в дело в отдельном файле.

2. Опись

3. Заявление на поступление от абитуриента

4. Экзаменационный лист (при необходимости)

5. Копии документов, подтверждающих льготу

6. Копия документа об образовании

7. Копия паспорта

После подшивания документов на обложку приклеивается

титульный лист (Приложение 8). На обратной стороне обложки вклеивается конверт с фотографиями. Личному делу автоматически из электронного деканата присваивается номер, который указывается на титульном листе, экзаменационном листе и описи/расписке.

Документы во время их исполнения хранятся у исполнителя в специальных коробках, на которых указывается наименование специальности/направления и формы обучения.

По завершению работы приемной комиссии проводится работа по подготовке и передаче документов на хранение в архив организации. Документы не поступивших абитуриентов выдаются на руки по выданной ранее расписке. Дела со дня их заведения до передачи в архив организации хранятся по месту их формирования.

Руководитель подразделения обеспечивает сохранность документов и дел. С этой целью дела необходимо разместить в запирающиеся шкафы, сейфы и т.п., чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.

Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

При поиске какого-либо документа вначале следует найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела – соответствующую папку на полке.

ПФ «МЭСИ» не сдает дела в архив, они хранятся в шкафах (в картонных коробках) в отделе делопроизводства.