Анализ разделов должностные инструкции работников службы документационного обеспечения управления ПФ «МЭСИ»
Пермский филиал МЭСИ
Учебная практика
в Пермском филиале «МЭСИ»
специальность 034702
«Документационное обеспечение управления и архивоведение»
Исполнитель:
студент гр. ДЛУ-101
Отинова Екатерина Ивановна
Руководитель: Смирнова Анжелика Николаевна
Пермь 2012
Содержание
ВВЕДЕНИЕ.. 3
Тема 1 Организация документационного обеспечения управления. 4
и функционирования организации. 4
1.1.Положение о приемной, экзаменационных, аттестационных, апелляционных комиссиях МЭСИ………………………………………………………………………………………….. 5
1.2. Анализ разделов Рабочей инструкции для сотрудников технической комиссии МЭСИ (ПРИЕМ ДОКУМЕНТОВ ОТ АБИТУРИЕНТОВ………………………………………... 6
1.3. Документопоток ПФ «МЭСИ». 7
2.1. Особенности документирования деятельности ПФ «МЭСИ». 9
2.2. Организация документооборота. 10
2.3. Подготовка дел к передаче на хранение. 12
Тема 3 Формирование документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. 14
Тема 4 Изучение инструкции по делопроизводству учреждения, организации (предприятия) 16
Тема 5 Организация секретарского обслуживания. 17
ЗАКЛЮЧЕНИЕ.. 19
ПРИЛОЖЕНИЯ.. 20
ОТЗЫВ.. 34
ВВЕДЕНИЕ
В период с 18.06.2012 года по 21.06.2012 года мною, была пройдена учебная практика в Пермском филиале МЭСИ.
Практика имеет своей целью углубление и закрепление знаний, полученных в процессе теоретического обучения. Студенты приобретают необходимые навыки, умения и опыт для работы на предприятии.
На время практики предо мной были поставлены следующие задачи:
- подготовка студентов к самостоятельной работе в соответствии с должностной инструкцией делопроизводителя;
- ознакомление с организационной структурой канцелярии и функциональными обязанностями ее работников;
- ознакомление с организационной структурой учреждения, с функциональными обязанностями руководителей, специалистов среднего звена и технических исполнителей;
- отработка студентами практических умений по составлению документов.
Тема 1 Организация документационного обеспечения управления
и функционирования организации
С 1932 года в МЭСИ получают образование десятки тысяч студентов. Еще в момент основания университета в название уже было включено много перспективных направлений – экономика, информатика, статистика. И спустя 80 лет, МЭСИ является одним из сильнейших вузов России, и лидером в области электронного обучения.
Сегодня качественное столичное образование можно получить в Перми – в Пермском филиале МЭСИ. Сильный преподавательский состав, члены профессионального методологического объединения, преподаватели высшей квалификационной категории – обучают студентов по самым актуальным направлениям среднего, высшего и дополнительного образования. МЭСИ имеет статус полноправного члена в международных консорциумах и европейских ассоциациях, которые являются признанными лидерами в области электронного обучения: EADTU, IMS, the E-xcellence Assosiate. МЭСИ - постоянный участник крупнейших международных форумов, которые собирают ведущие мировые IT-компании и университеты: CeBIT, Online Educa, eLearnExpo. Передовые разработки одного из ведущих вузов страны сегодня доступны студентам многочисленных филиалов. Так, студенты имеют доступ к электронным ресурсам, видеоконференциям и вебинарам МЭСИ – Университет имеет самую большую базу электронных курсов в России, каждый из которых соответствует международным стандартам. В образовательных программах МЭСИ активно используются программное обеспечение. Все студенты, независимо от направления обучения, профессионально работают на компьютере и обладают хорошими экономическими знаниями.
Интернет-технологии все активнее проникают во все сферы жизни, и образование должно соответствовать новой реальности: wiki, социальные сети, онлайн-сервисы. В распоряжении студентов Пермского филиала МЭСИ бесплатный доступ wi-fi на территории учебного заведения, компьютерные программы, разнообразные мультимедийные курсы, специализированные электронные учебники, а также «Электронный кампус».
Преимущества обучения в Пермском филиале МЭСИ:
· активные методы обучения (сочетание аудиторной и электронной форм обучения с использованием в учебном процессе ситуационных задач и кейсов, деловых игр, тренингов)
· мастер-классы, открытые лекции
· научно-практические семинары
· научные конференции и исследования
· учебные и производственные практики
· учебный процесс в ПФ МЭСИ строится на основе сочетания традиций российской высшей школы, передового зарубежного опыта и новейших информационных образовательных технологий
· применение в учебном процессе технологии e-learning, различные профессиональные программные продукты и электронные средства обучения, тренинги и мастер-классы профессионалов бизнеса
· усиленная языковая подготовка
· акцент на многообразие и междисциплинарность методов, применяемых в процессе обучения, по окончании которой выпускник будет готов начать свою профессиональную деятельность в различных областях экономики или продолжить своё обучение на следующей образовательной ступени – магистратуре
· современная материально-техническая и информационно-ресурсная база
· гибкая система оплаты
1.1.Положение о приемной, экзаменационных, аттестационных, апелляционных комиссиях МЭСИ
В ПФ МЭСИ Положение о приемной, экзаменационных, аттестационных, апелляционных комиссиях МЭСИ составлено в соответствии с требованиями.
В Положение о приемной, экзаменационных, аттестационных, апелляционных комиссиях МЭСИ четко разъясняются обязанности сотрудника технической комиссии, и к нему можно обратиться в случае, когда между сотрудником технической комиссии и руководителем приемной комиссии возникает служебный спор о том, что должен или не должен делать секретарь (Приложение 1).
Положение о приемной, экзаменационных, аттестационных, апелляционных комиссиях МЭСИ оформляется на общем бланке организации; утверждается председателем Ученого совета, согласуется с ведущим менеджером отдела стандартов качества в образовании, подписывается ответственным секретарем Приемной комиссии МЭСИ .
Структура текста Положения состоит из разделов. Текст каждого раздела излагается по пунктам, которые нумеруются арабскими цифрами в пределах каждого раздела.
В Положении восемь разделов:
1. Введение
2. Область применения
3. Основные термины, сокращения, обозначения
4. Основные положения
5. Нормативные ссылки
6. Рассылка
7. Хранение
8. Приложения
В разделе 1 – «Введение» указываются основные цели положения и его
разработчики (Приложение 1 п. 1).
В разделе 2 - «Область применения»устанавливается для кого предназначено настоящее положение (Приложение 1 п. 2).
Раздел 3 – «Основные термины, сокращения, обозначения» содержит список сокращений (Приложение 1 п. 3).
В разделе 4 – «Основные положения» содержится информация о списке подразделений МЭСИ, взаимодействующих в работе по подготовке и проведению мероприятий приема и зачисления на программы среднего и высшего профессионального образования (Приложение 1 п. 4.1), так же указывается какими нормативно-правовыми актами руководствуется приемная комиссия, полномочия и порядок деятельности экзаменационной, аттестационной, апелляционной комиссий (Приложение 1 п. 4.2), организация работы приемной комиссии и делопроизводства, организация вступительных и аттестационных испытаний, порядок рассмотрения апелляций, организация целевого приема, организация зачисления, отчетность приемной комиссии и делопроизводство приемной комиссии (Приложение 1 п. 4.3 - 4.9).
В разделе 5 – «Нормативные ссылки» содержится информация о
внешних нормативных и внутренних действующих документах (Приложение 1 п. 5).
Раздел 6 – «Рассылка» содержит информацию о месте нахождения
контролируемой копии настоящего Положения (Приложение 1 п.6).
В разделе 7 – «Хранение» указывается место хранения оригинала
настоящего Положения и его контролируемой копии (Приложение 1 п.7).
В разделе 8 – «Приложения» содержится информация о списке приложений к Положению (Приложение 1 п.8).
Подготовка дел к передаче на хранение
Согласно нормативно-правовым актам документы формируются в дело в соответствующем порядке:
1. Оригиналы документов (если они имеются) подшиваются в дело в отдельном файле.
2. Опись
3. Заявление на поступление от абитуриента
4. Экзаменационный лист (при необходимости)
5. Копии документов, подтверждающих льготу
6. Копия документа об образовании
7. Копия паспорта
После подшивания документов на обложку приклеивается
титульный лист (Приложение 8). На обратной стороне обложки вклеивается конверт с фотографиями. Личному делу автоматически из электронного деканата присваивается номер, который указывается на титульном листе, экзаменационном листе и описи/расписке.
Документы во время их исполнения хранятся у исполнителя в специальных коробках, на которых указывается наименование специальности/направления и формы обучения.
По завершению работы приемной комиссии проводится работа по подготовке и передаче документов на хранение в архив организации. Документы не поступивших абитуриентов выдаются на руки по выданной ранее расписке. Дела со дня их заведения до передачи в архив организации хранятся по месту их формирования.
Руководитель подразделения обеспечивает сохранность документов и дел. С этой целью дела необходимо разместить в запирающиеся шкафы, сейфы и т.п., чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.
Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
При поиске какого-либо документа вначале следует найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела – соответствующую папку на полке.
ПФ «МЭСИ» не сдает дела в архив, они хранятся в шкафах (в картонных коробках) в отделе делопроизводства.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
За время прохождения практики передо мной были поставлены задачи, с которыми я успешно справилась. Так же я ознакомилась со структурой организации (Приложение ), общей организацией работы ПФ МЭСИ, с порядком осуществления приема посетителей, составляла и оформляла личные дела. Участвовала в повседневной работе. Проанализировала Положение о приемной, экзаменационных, аттестационных, апелляционных комиссиях МЭСИ и ознакомилась с уставом организации и Рабочей инструкцией для сотрудников технической комиссии МЭСИ (ПРИЕМ ДОКУМЕНТОВ ОТ АБИТУРИЕНТОВ).
В целом практика прошла успешно и продуктивно: я узнала много нового и нужного о документообороте в организации и применила все свои теоретические знания на практике.
Тема 4 Изучение инструкции по делопроизводству учреждения, организации (предприятия)
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (далее именуется - Типовая инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.
Типовая инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти.
Типовая инструкция разработана в соответствии с федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации.
Индивидуальные инструкции по делопроизводству утверждаются руководителями федеральных органов исполнительной власти после согласования с Федеральной архивной службой России. Согласование проводится в целях контроля за соблюдением федеральными органами исполнительной власти действующего законодательства Российской Федерации, нормативных и методических документов, регулирующих вопросы документационного обеспечения управления, учета и обеспечения сохранности документов, как составной части Архивного фонда Российской Федерации.
В ПФ «МЭСИ» индивидуальная инструкция по делопроизводству разработана и оформлена в соответствии с требованиями.
Пермский филиал МЭСИ
Учебная практика
в Пермском филиале «МЭСИ»
специальность 034702
«Документационное обеспечение управления и архивоведение»
Исполнитель:
студент гр. ДЛУ-101
Отинова Екатерина Ивановна
Руководитель: Смирнова Анжелика Николаевна
Пермь 2012
Содержание
ВВЕДЕНИЕ.. 3
Тема 1 Организация документационного обеспечения управления. 4
и функционирования организации. 4
1.1.Положение о приемной, экзаменационных, аттестационных, апелляционных комиссиях МЭСИ………………………………………………………………………………………….. 5
1.2. Анализ разделов Рабочей инструкции для сотрудников технической комиссии МЭСИ (ПРИЕМ ДОКУМЕНТОВ ОТ АБИТУРИЕНТОВ………………………………………... 6
1.3. Документопоток ПФ «МЭСИ». 7
2.1. Особенности документирования деятельности ПФ «МЭСИ». 9
2.2. Организация документооборота. 10
2.3. Подготовка дел к передаче на хранение. 12
Тема 3 Формирование документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. 14
Тема 4 Изучение инструкции по делопроизводству учреждения, организации (предприятия) 16
Тема 5 Организация секретарского обслуживания. 17
ЗАКЛЮЧЕНИЕ.. 19
ПРИЛОЖЕНИЯ.. 20
ОТЗЫВ.. 34
ВВЕДЕНИЕ
В период с 18.06.2012 года по 21.06.2012 года мною, была пройдена учебная практика в Пермском филиале МЭСИ.
Практика имеет своей целью углубление и закрепление знаний, полученных в процессе теоретического обучения. Студенты приобретают необходимые навыки, умения и опыт для работы на предприятии.
На время практики предо мной были поставлены следующие задачи:
- подготовка студентов к самостоятельной работе в соответствии с должностной инструкцией делопроизводителя;
- ознакомление с организационной структурой канцелярии и функциональными обязанностями ее работников;
- ознакомление с организационной структурой учреждения, с функциональными обязанностями руководителей, специалистов среднего звена и технических исполнителей;
- отработка студентами практических умений по составлению документов.
Тема 1 Организация документационного обеспечения управления
и функционирования организации
С 1932 года в МЭСИ получают образование десятки тысяч студентов. Еще в момент основания университета в название уже было включено много перспективных направлений – экономика, информатика, статистика. И спустя 80 лет, МЭСИ является одним из сильнейших вузов России, и лидером в области электронного обучения.
Сегодня качественное столичное образование можно получить в Перми – в Пермском филиале МЭСИ. Сильный преподавательский состав, члены профессионального методологического объединения, преподаватели высшей квалификационной категории – обучают студентов по самым актуальным направлениям среднего, высшего и дополнительного образования. МЭСИ имеет статус полноправного члена в международных консорциумах и европейских ассоциациях, которые являются признанными лидерами в области электронного обучения: EADTU, IMS, the E-xcellence Assosiate. МЭСИ - постоянный участник крупнейших международных форумов, которые собирают ведущие мировые IT-компании и университеты: CeBIT, Online Educa, eLearnExpo. Передовые разработки одного из ведущих вузов страны сегодня доступны студентам многочисленных филиалов. Так, студенты имеют доступ к электронным ресурсам, видеоконференциям и вебинарам МЭСИ – Университет имеет самую большую базу электронных курсов в России, каждый из которых соответствует международным стандартам. В образовательных программах МЭСИ активно используются программное обеспечение. Все студенты, независимо от направления обучения, профессионально работают на компьютере и обладают хорошими экономическими знаниями.
Интернет-технологии все активнее проникают во все сферы жизни, и образование должно соответствовать новой реальности: wiki, социальные сети, онлайн-сервисы. В распоряжении студентов Пермского филиала МЭСИ бесплатный доступ wi-fi на территории учебного заведения, компьютерные программы, разнообразные мультимедийные курсы, специализированные электронные учебники, а также «Электронный кампус».
Преимущества обучения в Пермском филиале МЭСИ:
· активные методы обучения (сочетание аудиторной и электронной форм обучения с использованием в учебном процессе ситуационных задач и кейсов, деловых игр, тренингов)
· мастер-классы, открытые лекции
· научно-практические семинары
· научные конференции и исследования
· учебные и производственные практики
· учебный процесс в ПФ МЭСИ строится на основе сочетания традиций российской высшей школы, передового зарубежного опыта и новейших информационных образовательных технологий
· применение в учебном процессе технологии e-learning, различные профессиональные программные продукты и электронные средства обучения, тренинги и мастер-классы профессионалов бизнеса
· усиленная языковая подготовка
· акцент на многообразие и междисциплинарность методов, применяемых в процессе обучения, по окончании которой выпускник будет готов начать свою профессиональную деятельность в различных областях экономики или продолжить своё обучение на следующей образовательной ступени – магистратуре
· современная материально-техническая и информационно-ресурсная база
· гибкая система оплаты
1.1.Положение о приемной, экзаменационных, аттестационных, апелляционных комиссиях МЭСИ
В ПФ МЭСИ Положение о приемной, экзаменационных, аттестационных, апелляционных комиссиях МЭСИ составлено в соответствии с требованиями.
В Положение о приемной, экзаменационных, аттестационных, апелляционных комиссиях МЭСИ четко разъясняются обязанности сотрудника технической комиссии, и к нему можно обратиться в случае, когда между сотрудником технической комиссии и руководителем приемной комиссии возникает служебный спор о том, что должен или не должен делать секретарь (Приложение 1).
Положение о приемной, экзаменационных, аттестационных, апелляционных комиссиях МЭСИ оформляется на общем бланке организации; утверждается председателем Ученого совета, согласуется с ведущим менеджером отдела стандартов качества в образовании, подписывается ответственным секретарем Приемной комиссии МЭСИ .
Структура текста Положения состоит из разделов. Текст каждого раздела излагается по пунктам, которые нумеруются арабскими цифрами в пределах каждого раздела.
В Положении восемь разделов:
1. Введение
2. Область применения
3. Основные термины, сокращения, обозначения
4. Основные положения
5. Нормативные ссылки
6. Рассылка
7. Хранение
8. Приложения
В разделе 1 – «Введение» указываются основные цели положения и его
разработчики (Приложение 1 п. 1).
В разделе 2 - «Область применения»устанавливается для кого предназначено настоящее положение (Приложение 1 п. 2).
Раздел 3 – «Основные термины, сокращения, обозначения» содержит список сокращений (Приложение 1 п. 3).
В разделе 4 – «Основные положения» содержится информация о списке подразделений МЭСИ, взаимодействующих в работе по подготовке и проведению мероприятий приема и зачисления на программы среднего и высшего профессионального образования (Приложение 1 п. 4.1), так же указывается какими нормативно-правовыми актами руководствуется приемная комиссия, полномочия и порядок деятельности экзаменационной, аттестационной, апелляционной комиссий (Приложение 1 п. 4.2), организация работы приемной комиссии и делопроизводства, организация вступительных и аттестационных испытаний, порядок рассмотрения апелляций, организация целевого приема, организация зачисления, отчетность приемной комиссии и делопроизводство приемной комиссии (Приложение 1 п. 4.3 - 4.9).
В разделе 5 – «Нормативные ссылки» содержится информация о
внешних нормативных и внутренних действующих документах (Приложение 1 п. 5).
Раздел 6 – «Рассылка» содержит информацию о месте нахождения
контролируемой копии настоящего Положения (Приложение 1 п.6).
В разделе 7 – «Хранение» указывается место хранения оригинала
настоящего Положения и его контролируемой копии (Приложение 1 п.7).
В разделе 8 – «Приложения» содержится информация о списке приложений к Положению (Приложение 1 п.8).
Анализ разделов должностные инструкции работников службы документационного обеспечения управления ПФ «МЭСИ»
Рабочая инструкция для сотрудников технической комиссии МЭСИ (ПРИЕМ ДОКУМЕНТОВ ОТ АБИТУРИЕНТОВ)
имеет единую форму и включает следующие разделы (Приложение 2) :
1. Общие требования к работе сотрудников технической комиссии;
2. Основные положения;
3. Прием документов от абитуриентов;
4. Запись в журнале регистрации;
5. Перечень документов, выдаваемых абитуриенту на руки;
6. Возврат документов абитуриенту;
7. Сдача рабочего места;
8. Хранение личных дел и документов абитуриентов.
В разделе «Общие требования к работе сотрудников технической комиссии» устанавливается режим работы сотрудников технической комиссии.
В данном разделе указаны общие требования к работе технической комиссии:
- сотрудник должен работать в строгом соответствии с Правилами приема в Московский государственный университет экономики, статистики и информатики (МЭСИ), Положением о приемной, экзаменационных, аттестационных, апелляционных комиссиях МЭСИ, а также руководствоваться в своей работе Федеральными законами и приказами Минобрнауки РФ.
- сотрудники технической комиссии обязаны выходить на работу в соответствии с утвержденным графиком, составленным сотрудником дирекции института, ответственным за набор, и являться на рабочее место не позже, чем за 10 минут до начала работы.
Во втором разделе - «Основные положения» описывается основная обязанность сотрудника технической комиссии.
Третий раздел - «Прием документов от абитуриентов» содержит перечень документов, которые поступающий предоставляет сотруднику технической комиссии (Приложение 2 п. 3.1), правила начала работы с абитуриентом (проверку документа, удостоверяющего личность абитуриента, или его копии) (Приложение 3 п. 3.2-3.11).
Четвертый раздел - «Запись в журнале регистрации» содержит информацию об общих правилах заполнения журнала регистрации (Приложение 3 п. 4.1,4.2) и общие требования к формированию личного дела (приложение 3 п. 4.3-4.5).
Пятый раздел – «Перечень документов, выдаваемых абитуриенту на руки» содержит список документов выдаваемых абитуриенту после оформления личного дела (Приложение 3 п.5)
В шестом разделе – «Возврат документов абитуриенту» описаны правила возврата документов абитуриенту (Приложение 3 п.6)
В седьмом разделе – «Сдача рабочего места» описываются основные правила сдачи рабочего места сотрудника технической комиссии (Приложение 3 п.7)
Восьмой раздел – «Хранение личных дел и документов абитуриентов» содержит информация о личных делах и документах абитуриентов, а также регистрационных журналах, которые хранятся в помещении приемной комиссии в специальных шкафах, куда они сдаются в конце рабочего дня (Приложение 3 п. 8).
Рабочая инструкция является обязательным документом, разрешающая одну из проблем эффективного управления организацией.
Что касается рабочей инструкции сотрудника технической комиссии, она имеет правильно, полно изложенные и оформленные должностные инструкции. Некоторые моменты соблюдаются не так тщательно, местами, даже небрежно, но это связанно в первую очередь с большой загруженностью работой и отдела, в частности, и организации, в целом.
Тема 2 Документоведение в учреждении, организации (на предприятии)
Деятельность ПФ «МЭСИ» отражается в различных документах, которые взаимосвязаны и составляют системы документации, применяемые в определенной сфере.