Пожиратели времени и «пожарные случаи»

Пожиратели времени – это те явления или люди, которые забирают слишком много времени, это время проходит неэффективно, запланированная работа останавливается, настроение портится, наступают «пожарные случаи» или авралы, которых можно было бы избежать, если бы время не было потрачено впустую.

Способы борьбы с пожирателями времени (коллеги)

- Выделить определенное время, для работы над ответственным заданием, позаботиться, чтобы в это время никто не отвлекал;

- Выделить специальное время для телефонных переговоров или просмотра электронной почты, в другое время этого не делать;

- Назначить специальное время для работы с коллегами, пусть они привыкнут, что другое время занято важным делом;

- Стараться проводить все переговоры в рабочем порядке, «на бегу»;

- Приучить коллег к тому, чтобы они приходили не с проблемой, а с вариантом ее решения;

- Позаботиться о разграничении прав и полномочий, записать их, это позволит избежать ненужных споров.

Для ограничения общения с коллегами можно договориться о системе условных знаков, например: зеленый флажок – готов к общению; желтый – будет лучше, если ты зайдешь в другой раз; красный – не подходи, занят очень важной работой.

Ограничивать время посещения можно также, посещая необходимых людей самому, встречая посетителей стоя (сидя человек расположен разговаривать дольше), с помощью больших настольных часов, они разворачиваются циферблатом к посетителям со словами: «У меня есть столько-то минут!», как правило, переговоры заканчиваются раньше.

Способы борьбы с пожирателями времени (бумаги)

- Взять себе за правило разделять бумаги на три категории: немедленно выбросить, переложить в тематическую папку, немедленно ответить. Это будет способствовать расчистке рабочего стола.

- Разобраться с этой точки зрения с теми бумагами, которые уже накопились, и никогда не накапливать их больше.

- Уходя, наводить на своем столе порядок, оставив документы в порядке их приоритетности для следующего дня работы, это задел на завтра.

- Выделять на работу с бумагами определенное время, а не заниматься ими весь день.

«Пожарными случаями» называют такие ситуации, ЧП, которые заставляют нас принимать экстренные меры по спасению ситуации.

Способы борьбы с пожирателями времени («пожарные случаи»)

- Вести учет случившихся «пожарных случаев».

- Накапливать бумажную или электронную картотеку удачных решений для различных ситуаций.

- Проводить «пожарные учения», чтобы все знали свою роль в ликвидации ЧП.

- Продумывать и обязательно проводить плановые мероприятия, сводящие к минимуму возможность возникновения «пожарных случаев» и ЧП.

Еще один пожиратель времени – различного рода собрания. В наше время принято проводить совершенно невероятное количество самых разных собраний, заседаний, совещаний, и неудивительно, что многие не любят в них участвовать. Слишком большое количество собраний может приводить к нарушению работы предприятия. Однако, тема это довольно щепетильная, особенно, если Вы в этой ситуации не начальник, а подчиненный.

Способы борьбы с пожирателями времени (собрания)

- Готовить собрания, продумывать, какое наименьшее количество людей на него можно собрать, ограничиваться минимумом.

- Заранее создать повестку собрания, раздать ее участникам.

- Дать задание выступающим подготовить сообщение в рамках регламента, это дисциплинирует мысли.

- Назначить человека, который будет следить за регламентом.

- Заранее определить не только время начала, но и время окончания собрания.

- Придерживаться намеченных сроков.

- Чтобы собрания не проходили впустую, вести протокол, где записаны решения, назначены исполнители, сроки, ответственность.

Помните! Повестка нужна, чтобы выступающие могли подготовить свои выступления исходя из лимита времени, отведенного регламентом. Регламент нужен, чтобы сделать доклад более содержательным, ограничив его по времени. Протокол собрания нужен, чтобы напоминать о необходимых действиях исполнителям и контролировать сроки исполнения решений.

- После собрания необходимо распечатать краткую версию протокола и раздать ее участникам собрания.

- Не проводить собрания только потому, что настал определенный день, если собрание не нужно, отменить его.

- Хороший вариант – «стоячие» совещания, для решения не слишком объемных вопросов. Если люди не слишком удобно устроены, они стремятся быстрее закончить прения.

- От части ненужных собраний, возможно, удастся отказаться, для посещения других – назначить ответственных, которые в краткой форме изложат их решения, третьи, наверное, придется посетить.

- Составлять списки дел, которые можно выполнять на совещании, это поможет полезно провести там время.

В целом искусство управления временем открывает широкие перспективы для создания успешной карьеры и эффективного производства и только от самого человека зависит, насколько полно будет раскрыт этот резерв личного роста и повышения прибыльности предприятия.