Нормативная законодательная база

1. Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27. 07.2006
№ 149-ФЗ (с изм. от 21.07.2014 № 242-ФЗ)

2. Федеральный закон Российской Федерации «Об архивном деле
в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ (с изм. от 04.10.2014
№ 289-ФЗ)

3. ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» принят приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии 17.10.2013 № 1185-ст, введен в действие с 01.03.2014.

4. Федеральный закон Российской Федерации «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ, (с изм. от 04.06.2014 № 142-ФЗ).

5. Федеральный закон от 09.02.2009 N 8-ФЗ (ред. от 04.11.2014, с изм. от 01.12.2014) "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления"

6. Закон РФ от 21.07.1993 N 5485-1 (ред. от 21.12.2013) «О государственной тайне".

7. Федерального закона от 08.08.2001 №129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» (в редакции от 30.03.2015)

8. Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ (ред. от 28.06.2014) «Об электронной подписи» (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.04.2015)

9. Федеральный закон от 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления».

10. Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», Основные правила работы архивов организаций, одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры от 25.08.10№ 558, зарегистрирован Минюстом РФ 08.09.2010, Рег.№ 18380

11. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информатизации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», утв. Приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28-ст.

Понятия

АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ СИСТЕМА,согласно ГОСТ 34.003–90 «Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Термины и определения» – система, состоящая из персонала и комплекса средств автоматизации его деятельности, реализующая информационную технологию выполнения установленных функций.

АВТОМАТИЗИРОВАННЫЙ ДОКУМЕНТАЛЬНЫЙ ПОИСК, согласно ГОСТ 7.73-96 «Поиск и распространение информации. Термины и определения» – документальный поиск с использованием ЭВМ.

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО (ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ), согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

ДОКУМЕНТ, 1. согласно Федеральному закону «Об обязательном экземпляре документов» в ред. от 23.12.2003 № 186-ФЗ, – материальный носитель с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи (фонограммы), изображения или их сочетания, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях общественного использования и хранения; 2. согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать; 3. согласно ГОСТ Р ИСО 9000 «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь» – информация и соответствующий носитель; 4. согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1–2007 «Системы СИБИД. Управление документами. Общие требования» – зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.

ДОКУМЕНТ ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ, согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

ДОКУМЕНТ НА МАШИННОМ НОСИТЕЛЕ, согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.

ДОКУМЕНТ НА МИКРОФОРМЕ, согласно ГОСТ 7.69-95. СИБИД. «Аудиовизуальные документы. Основные термины и определения», – фотодокумент на пленочном или другом носителе, который для изготовления и использования требует соответствующего увеличения при помощи микрографической техники.

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ, согласно разделу 2 ГСДОУ, – процессы, относящиеся к записи (фиксации) и оформлению необходимой для осуществления управленческих действий информации на различных носителях по установленным правилам. Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, машинограммы), а также на искусственных языках с использованием новых носителей (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, карты, диски, кристаллы и др.).ДОКУМЕНТООБОРОТ ОРГАНИЗАЦИИ, согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.

ИЗОБРАЗИТЕЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ, согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта.

ИКОНОГРАФИЧЕСКИЙ ДОКУМЕНТ, согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»,— документ, содержащий преимущественно изображение произведения искусства, специальной или художественной фотографии.

ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА, согласно Федеральному закону «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27.06.2006 № 149-ФЗ, – совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств.

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ, согласно Федеральному закону «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27.06.2006 № 149-ФЗ, – процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов.

ИНФОРМАЦИЯ, 1. согласно Федеральному закону «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27.06.2006 № 149-ФЗ, – сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления; 2. согласно ГОСТ Р ИСО 9000-2001 «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь» – значимые данные; 3. согласно ГОСТ Р 50922-96 «Защита информации. Основные термины и определения» – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

КИНОДОКУМЕНТ, 1. согласноГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»,– изобразительный или аудиови

зуальный документ, созданный кинематографическим способом.

КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕТОВ,согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1–2007 «Системы СИБИД. Управление документами. Общие требования» – систематическая идентификация и упорядочение документов по категориям в соответствии с логически структурированными условиями, методами и процедурными правилами, представленными в классификаторе.

МАШИНОПИСНЫЙ ДОКУМЕНТ, согласноГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами.

ОБРАБОТКА ИНФОРМАЦИИ (ДАННЫХ),согласно ГОСТ 7.0-99 СИБИД. «Информационно-библиотечная деятельность, библиография. Термины и определения» – совокупность операций, связанных с хранением, поиском, анализом, оценкой, воспроизведением информации с целью представления ее в виде данных, удобных для использования потребителями.

ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ФУНКЦИОНИРОВАНИЮ СЛУЖБ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ устанавливаются Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005. № 536, разработанной в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 № 30 «О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти», на основе федеральных законов, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации.

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ В ОБЛАСТИ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ, согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1–2007 «Системы СИБИД. Управление документами. Общие требования» должна включать следующие положения: а) специалисты в области управления документами отвечают за все аспекты управления документами, в том числе за проектирование, внедрение и сохранность документных систем и их эксплуатационных характеристик, а также за обучение пользователей управлению документами и применению документных систем в индивидуальной практической деятельности. б) ответственность руководства заключается в поддержке применения политики управления документами во всей организации. в) системные администраторы отвечают за то, чтобы вся документация была точной, удобной для восприятия и доступной для персонала организации. г) все сотрудники организации ответственны за сохранение аутентичности, целостности, достоверности и пригодности для использования документов, отражающих их деятельность.

ОФИЦИАЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ, 1. согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке; 2. согласно Федеральному закону «Об обязательном экземпляре документов» в ред. от 23.12.2003 № 186-ФЗ, – документ, принятый органами законодательной, исполнительной и судебной власти, носящий обязательный, рекомендательный или информационный характер.

РЕКВИЗИТ ДОКУМЕНТА, 1. согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – обязательный элемент оформления официального документа; 2. Состав реквизитов, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов, определяется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

СЛУЖБА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В ОРГАНИЗАЦИИ, 1. согласно ГСДОУ (п. 5.1) – специальное подразделение, действующее на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации; 2. согласно Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536, – структурное подразделение, на которое возложены функции по организации, ведению и совершенствованию системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическому руководству и контролю за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях органов исполнительной власти.

СЛУЖЕБНЫЙ ДОКУМЕНТ,согласноГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.

содержимое документа данные, представляющие информацию документа и предназначенные для восприятия человеком.

УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАМИ,согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1–2007 «Системы СИБИД. Управление документами. Общие требования» – совокупность действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях, осуществляющих деловую деятельность планомерно и эффективно, в целях доказательства проведения деловых (управленческих) операций. Управление документами в организации включает: а) принятие политики и стандартов в сфере управления документами, б) распределение ответственности и полномочий по управлению документами, в) установление и распространение процедур и руководящих указаний, г) предоставление ряда услуг, относящихся к управлению документами и использованию документов, д) проектирование, внедрение и администрирование специализированных систем для управления документами, е) интегрирование управления документами в системы и процессы деловой деятельности.

ФОТОДОКУМЕНТ, 1. согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – изобразительный документ, созданный фотографическим способом.

ФУНКЦИИ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНИЗАЦИИ, согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1–2007 «Системы СИБИД. Управление документами. Общие требования» документы позволяют организациям: 1) осуществлять свою деятельность упорядоченно, эффективно и подотчетно; 2) предоставлять услуги последовательно и беспристрастно; 3) обеспечивать и документировать формирование политики и принятие управленческих решений; 4) обеспечивать согласованность, непрерывность и производительность деловой и управленческой деятельности; 5) повышать эффективность деятельности всей организации; 6) обеспечивать бесперебойность деятельности в случае чрезвычайных ситуаций; 7) соблюдать требования законодательства и регулирующей среды, в том числе в области архивной, аудиторской и надзорной деятельности; 8) обеспечивать защиту и поддержку в судебных делах, включая управление рисками, 9) связанными с наличием или отсутствием документальных доказательств, содержащих сведения о деятельности организации; 10) защищать интересы организации и права сотрудников, а также всех заинтересованных сторон; 11) обеспечивать и документировать текущие и будущие научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы, деятельность по развитию, разработки и достижения, а также исторические исследования; 12) предоставлять документированные доказательства деловой, личной и общественной деятельности; 13) обеспечивать деловое, персональное и социальное своеобразие; 14) сохранять корпоративную, индивидуальную память, память общества.

ЮРИДИЧЕСКАЯ СИЛА ДОКУМЕНТА, согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

ЮРИДИЧЕСКАЯ СИЛА ДОКУМЕНТА НА МАШИННОМ НОСИТЕЛЕ И МАШИНОГРАММЕ, согласно ГОСТ 6.10.4-84. УСД. «Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники» – свойство документа на машинном носителе и машинограмме, приобретаемое после выполнения требований ГОСТ 6.10.4-84 и подписания сопроводительного письма.

Словарь понятий и терминов

Актуариус КОЛЛЕГИИ – государственный чиновник XVIII в., который собирал корреспонденцию, приходящую в канцелярию коллегии.

БОЯРСКАЯ ДУМА – коллегиальный орган при московских царях в XV – XVII вв. Этот орган был упразднен царем Петром I.

ВНИИДАД (Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела) создан в 1966 г. в рамках Архивной службы СССР.

ГЕНЕРАЛЬНЫЙ РЕГЛАМЕНТ – законодательный акт царя Петра I, имевший название: «Генеральный регламент или устав, по которому государственные коллегии, також и все оных принадлежащих к ним канцелярий и контор служители, не токмо во внешних и внутренних учреждениях, но и во отправлении своего чина, подданнейше поступать имеют». Согласно Генеральному Регламенту, коллегия состояла из присутствия и канцелярии. В состав присутствия входили президент канцелярии, вице-президент, советники, асессоры. В регламенте подробно описывались обязанности всех должностных лиц. Делопроизводством в коллегии ведала канцелярия, состоящая из секретаря, нотариуса, переводчика, актуариуса, регистратора, канцеляристов и копиистов. Генеральный регламент: 1) отразил в себе всю систему коллежского делопроизводства, 2) регламентировал обязанности всех членов коллегии от Президента до копииста, 3) явился основой для последующего развития делопроизводства, в нём рассматривались такие виды работы с документами, как приём, регистрацию, учёт и контроль за документацией, 4) сочинение новых форм документов (были приведены общие принципы протоколирования, характерные для коллежского способа делопроизводства, 5) определены должностные обязанности членов канцелярии: секретаря, нотариуса, актуариуса, регистратора.

гербовАЯ бумагА – листы бумаги определенного формата с клеймом российского государственного герба. Введена по указу царя Петра I. Гербовая бумага различалась по стоимости, что отражалось в размерах клейма с изображением государственного герба и указанием под клеймом стоимости бумаги.

Государев укАЗ – законодательный акт, издаваемый московским царем, затем российским императором.

ГосударственнАЯ системА документационного обеспечения управления (ГСДОУ), – совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях. Одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.1988, приказ от 25.05.1988 № 33). Действует как основной нормативно-методический документ по организации документационного обеспечения управления в Российской Федерации.

ГРАЖДАНСКИЙ ШРИФТ – шрифт, утвержденный царем Петром I взамен церковнославянского шрифта. В 1708 – 1711 гг. Петр I предпринял реформу русской письменности, устранив надстрочные знаки, упразднив несколько букв и узаконив другое (приближенное к латинским шрифтам того времени) начертание оставшихся, что значительно упростило составление официальных документов.

ДУМНЫЕ ЛЮДИ – чины должностных лиц XVI – XVII вв., имевшие право участвовать в заседаниях Боярской Думы.

ДЬЯК – ответственный руководитель аппарата приказа, приказной избы или других государственных органов в XV – XVII вв., отвечавший за ведение делопроизводства в приказе.

КОЛЛЕГИАЛЬНАЯ СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ – система отраслевых государственных учреждений, установленная царем Петром I взамен приказной системы управления. Такие органы управления имели более четкие функции, основывались на коллегиальном принципе принятия решения и более соответствовали потребностям абсолютной монархии.

Манифест Александра I «ОбщеЕ учреждениЕ министерств». Принят в 1811 г. Содержание Манифеста Александра I «Общее учреждение министерств» свидетельствует о достаточно четком различии двух аспектов делопроизводственной деятельности: 1) формы документов, по которым совершается делопроизводство (для обозначения этой деятельности в XX в. широко употреблялся самостоятельный термин – «письмоводство»); 2) движение документов и дел (порядок «течения дел»), понимая вместе с тем, что в практической деятельности канцелярии они тесно взаимодействуют. Канцелярия министра по своей структуре была аналогична и действовала на правах департамента; канцелярии департаментов имели более простое внутреннее устройство: они возглавлялись правителем канцелярии и имели штат чиновников – журналиста, экзекутора, казначея, писцов и др., их должностной и количественный состав зависел от объема и содержания дел.

Манифест царицы Екатерины II «Учреждение для управления губерний Всероссийской империи». Принят в 1775 г. В соответствии с данным указом функции всех учреждений и должностных лиц были разделены на три основные группы: административно-полицейские, финансово-хозяйственные и судебные. Первая группа была представлена в губернии губернатором, губернским правлением и приказом общественного призрения. Административным начальником каждой губернии был губернатор, который управлял губернией с помощью коллегиального учреждения – губернского правления; губернатор был его председателем, а два советника – членами. Губернское правление становилось основным административным учреждением губернии, в котором важную роль играла канцелярия.

Министерская система управления – система государственных учреждений, установленная царем Александром I в 1802 г. и окончательно утвержденная Манифестом «Общее учреждение министерств». Новая система была основана на принципе единоначалия. Создание министерств с единолично управляющими министрами было необходимо для более гибкой и оперативной системы управления. Коллегиальный принцип принятия решений не был исключен вовсе из новой системы: сначала коллегии ввели в состав вновь созданных министерств; позже при министрах создали советы, имевшие статус коллегиального совещательного органа. Тем не менее, отношение к министрам как к единоличным исполнителям воли царя и определило делопроизводство министерств как «исполнительное».

Нотариус КОЛЛЕГИИ – государственный чиновник XVIII в., который вел протоколы заседаний коллегии.

«ОбщиЕ правилА документации и документооборота» - нормативно-методический документ, разработанный Государственным институтом техники управления (ИТУ) в 1931 г. В этом документе был аккумулирован передовой практический опыт, накопленный в 1920-х гг. различными ведомствами и организациями, обобщены исследования отечественных и зарубежных ученых. Предполагалось ввести «Общие правила документации и документооборота» в качестве типовых и единых для всех учреждений. Основным исполнительным органом по реализации всех делопроизводственных операций, по замыслу авторов, должен был стать секретариат. В «Общих правилах документации и документооборота» определялись функции работников секретариата, их обязанности и содержание работ.

оРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В Российской Федерации регулируется федеральными законами, указами Президента и постановлениями Правительства Российской Федерации. В 2005 г. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 № 536 утверждена Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

«Положение о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве» издано в 1911 г. Этим документом в российской армии была введена система упрощенного делопроизводства. Положение упрощало технику переписки, сокращало количество служебных документов. Для письменных взаимоотношений чиновников военного ведомства устанавливалось три вида документов – рапорт, предписание, отношение.

«ПримернАЯ инструкциЯ о делопроизводстве в совнархозах, министерствах и ведомствах РСФСР, Советах Министров автономных республик и исполнительных комитетах местных Советов депутатов трудящихся», – нормативный документ, утвержденный постановлением Совета Министров РСФСР от 30 сент. 1961 «О мерах по улучшению делопроизводства в учреждениях и организациях РСФСР».

«припись» дьяка – если документ состоял из нескольких листов, дьяк «приписывал» документ на каждой склейке, проставляя по одному слогу своей фамилии на каждой склейке, чтобы буквы захватывали оба листа, что было узаконено Судебником 1550 г. Это предохраняло документ от фальсификации и подлога.

ПИСЦОВЫЕ КНИГИ – книги в Московском царстве, содержащие различные статистические данные, книги в которых записывались кабальные и крепостные люди.

ПИСЦЫ – самые нижестоящие работники приказов или приказных изб. Им поручалось переписывание набело уже готовых документов.

ПОДЪЯЧИЙ – нижестоящий за дьяком чин в приказе XVI – XVII вв.

ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТА В ПРИКАЗЕ – последовательность делопроизводства определенная на основании Соборного Уложения 1649 г. Как правило, по повелению царя в приказах либо сразу готовилось решение («отпуск»), если соответствующий приказ располагал для этого нужными сведениями, либо начиналось исполнение – рассмотрение вопроса и сбор необходимых материалов. Дьяк «чернил» (исправлял) подготовленный документ (грамоту), младший подьячий переписывал его набело, старший подьячий «справлял» (сверял) беловик с черновиком, удостоверял («справлял») его своей подписью – «справой», которая выражала ответственность подьячего за точное соответствие беловика черновику, но еще не придавала юридической силы документу.

приговоры Боярской думы. Тексты этих документов начинались со слов: «Царь, государь, великий князь указал», «по Государеву указу и боярскому приговору» или «Великий государь, сей доклад слушав, указал, и бояре приговорили» (с некоторыми изменениями эта форма начала текста царских указов просуществовала свыше ста лет).

ПРИКАЗ – орган управления в Московском царстве в XV – XVII вв.

Приказная система управления – система учреждений управления, сложившаяся в эпоху сословно-представительной монархии в России в XV – XVII вв.

ПРИКАЗНОЙ СУДЬЯ – руководитель приказа, назначаемый из думных чинов.

Регистратор КОЛЛЕГИИ – государственный чиновник XVIII в., который вел регистрацию, получаемых и отправляемых коллегией документов.

Секретарь коллегии – государственный чиновник XVIII в., который руководил всем делопроизводством в коллегии.

СТОЛБЦОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО – оформление документов способом написания столбца. Столбец – это совокупность документов дела по челобитной, т. е. имел по существу характер «дела», последовательно отражавшего все «производство» по тому или иному вопросу, начиная с инициативного документа (челобитной), включая все промежуточные документы (справки, выписи из приказных книг) и заканчивая документом, содержавшим окончательное решение. Листы скреплялись скрепами – один за другим. Листы в столбцах не нумеровались. Текст писался только с одной стороны листа бумаги, оборотная использовалась лишь для проставления каких-либо помет. Такие столбцовые документы хранились свернутыми в свиток или рулон.

теТРАДНОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО – способ оформления документов, с помощью тетрадей, т.е. сброшюрованных между собой сложенных вдвое листов бумаги. Особенностью этого способа было то, что текст наносился на обоих сторонах листа тетради. Экономичность тетрадной формы делопроизводства по сравнению со столбцовой явилась главной причиной отмены Петром I с 12 июня 1700 г. столбцов и введения тетрадной формы документирования деятельности центральных и провинциальных учреждений. Замена столбцовой формы делопроизводства тетрадной, продолжалась с 1700 по 1720 гг.

ЧЕЛОБИТНАЯ – документ на имя царя или государева наместника. «Бить челом» имело неоднозначное значение: либо обращаться с низким поклоном, с почтением, либо жаловаться, предъявлять иск. Это название жалоб подданных было отменено царицей Екатериной II в 1786 г. Вместо этого названия следовало писать прошения.

виды профессиональной деятельности специалиста-документоведа – специалист-документовед при овладении образовательной программой может выполнять организационно-управленческую; оргпроектную; аналитическую; исследовательскую; педагогическую; консультационную деятельность.

ГосударственнЫЙ образовательнЫЙ стандарт высшего профессионального образования по специальности 350800 – «Документоведение и документационное обеспечение управления» – нормативный документ, устанавливающий минимальный набор дисциплин, который должен изучить будущий специалист-документовед, требования к обязательному минимуму содержания каждой дисциплины и к уровню подготовки выпускника: что он должен знать, уметь, какими методами и навыками владеть и т. д. В данном документе даются квалификация выпускника, нормативный срок освоения основной образовательной программы подготовки специалиста, квалификационная характеристика специалиста. Стандарт указывает, к каким видам профессиональной деятельности подготовлен специалист, где и кем он может работать и к какому виду деятельности он может адаптироваться путем специализации. Данный Государственный стандарт утвержден приказом Министерства высшего образования Российской Федерации от 02.03.2000 № 686 (номер государственной регистрации 53 мжд/сп от 14.03.2000).

итоговая государственная аттестация специалиста-документоведа включает выпускную квалификационную работу (ВКР) и государственный экзамен, позволяющий выявить теоретическую подготовку к решению профессиональных задач.

Квалификационная характеристика выпускника – набор знаний и навыков, получаемых выпускником в процессе обучения по специальности, позволяющих выполнять служебные обязанности по определенным должностям.

Структура образовательной программы подготовки документоведов состоит из дисциплин: 1) федерального компонента; 2) дисциплин национально-регионального (вузовского) компонента; 3) дисциплин по выбору студента; 4) факультативных дисциплин.

циклы дисциплин основной образовательной программы подготовки документоведов предусматривает изучение студентом следующих и итоговую государственную аттестацию: 1) цикл ГСЭ – общие гуманитарные и социально-экономические дисциплины; 2) цикл ЕН – общие математические и естественно-научные дисциплины; 3) цикл ОПД – общепрофессиональные дисциплины; 4) цикл ДС – дисциплины специализации.

ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ФУНКЦИОНИРОВАНИЮ СЛУЖБ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ устанавливаются Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005. № 536, разработанной в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 № 30 «О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти», на основе федеральных законов, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации.

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ В ОБЛАСТИ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ, согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1–2007 «Системы СИБИД. Управление документами. Общие требования» должна включать следующие положения: а) специалисты в области управления документами отвечают за все аспекты управления документами, в том числе за проектирование, внедрение и сохранность документных систем и их эксплуатационных характеристик, а также за обучение пользователей управлению документами и применению документных систем в индивидуальной практической деятельности. б) ответственность руководства заключается в поддержке применения политики управления документами во всей организации. в) системные администраторы отвечают за то, чтобы вся документация была точной, удобной для восприятия и доступной для персонала организации. г) все сотрудники организации ответственны за сохранение аутентичности, целостности, достоверности и пригодности для использования документов, отражающих их деятельность.

ПРОГРАММА УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ, согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1–2007 «Системы СИБИД. Управление документами. Общие требования», должна включать: а) перечень документов для каждого процесса деловой деятельности и требования к информации, подлежащей включению в документы; б) решение, какой формы и структуры должны быть создаваемые и включаемые в систему документы и какие технологии для их создания и обработки следует использовать; в) требования к составу метаданных, их структуре и управлению ими; г) установление требований к поиску, использованию и передаче документов, сроков хранения документов; д) решение, как организовать документы с тем, чтобы они отвечали требованиям, предъявляемым к их использованию; е) оценку рисков, связанных с отсутствием официальных документов, отражающих деятельность организации; ж) обеспечение сохранности документов и доступа к ним в целях выполнения требований деловой деятельности и общественных ожиданий; з) соответствие правовым требованиям, регулирующей среде, стандартам и политике организации; и) обеспечение хранения документов в безопасной и защищенной среде; к) обеспечение хранения документов в течение необходимого или требуемого срока; л) определение и оценку возможностей повышения эффективности, результативности или качества организационных процессов, решений и действий в результате качественного управления документами.

СЕКРЕТАРЬ-РЕФЕРЕНТ– должность, связанная с организацией оказание помощи руководителю и экономии его времени. На практике секретарь-референт либо ведет полностью (или в значительной мере) делопроизводство аппарата управления или крупного структурного подразделения в целом, выполняя при этом функции секретаря руководителя, либо выполняет только функции секретаря руководителя. Преобладает первый тип секретарско-референтской деятельности.

СЛУЖБА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В ОРГАНИЗАЦИИ, 1. согласно ГСДОУ (п. 5.1) – специальное подразделение, действующее на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации; 2. согласно Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536, – структурное подразделение, на которое возложены функции по организации, ведению и совершенствованию системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическому руководству и контролю за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях органов исполнительной власти.

УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАМИ,согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1–2007 «Системы СИБИД. Управление документами. Общие требования» – совокупность действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях, осуществляющих деловую деятельность планомерно и эффективно, в целях доказательства проведения деловых (управленческих) операций. Управление документами в организации включает: а) принятие политики и стандартов в сфере управления документами, б) распределение ответственности и полномочий по управлению документами, в) установление и распространение процедур и руководящих указаний, г) предоставление ряда услуг, относящихся к управлению документами и использованию документов, д) проектирование, внедрение и администрирование специализированных систем для управления документами, е) интегрирование управления документами в системы и процессы деловой деятельности.