Расскажите об истории профессии «секретарь».

Профессия секретаря известна с давних времен. Уже первые в истории человечества государственные и политические мужи не могли обходиться без секретарей.

Слово «секретарь» произошло от средневекового secretarius первоначально означало доверенное лицо.

Возникновение профессии обусловлено зарождением делопроизводство на территории Беларуси полоцкого периода. В 12 в. появились первые писцы – работники, занимавшиеся составлением и перепиской официальных бумаг.

Делопроизводство развивалось в период ВКЛ ( 13 – 18 вв.): увеличилось кол-во работников, изменились их функции, начала действовать первая гос. канцелярия, где работали писари, регенты, дьяки, секретари. Секретарю поручались наиболее серьезные гос. дела.

В 1840 г. в России посвились первые личные секретари. В 1868 г. в Харькове открылись первые секретарские курсы.

С 1884 г. в России издавались спец. журналы, из журналов того времени можно узнать, что личные секретари должны были печатать со скоростью 40 - 60 слов в 1 мин, хорошо знать хотя бы один иностранный язык, работать с разнообразной корреспонденцией, владеть приемами общения с посетителями.

Престиж профессии был ненадолго утрачен и лишь в 70-е гг. 20 в. началось возрождение этой профессии.

Сегодня – одна из самых популярных, самых перспективных, самых трудных и одна из самых нужных. Раньше секретарь был в единственном экземпляре. Один человек занимался всем, включая составление и набор документов, планирование своего рабочего времени и рабочего дня руководителя. В крупных компаниях различные секретарские функции разделены в отдельные вспомогательные функции: секретарь приемной, секретарь-референт, офис-менеджер, секретарь организации.

6. Раскройте функции и обязанности секретаря в учреждении.

Функции и обязанности, а также права и ответственность секретаря изложены в должностной инструкции:

ФУНКЦИИ:
На секретаря руководителя возлагаются следующие функции:
Организационно техническое обеспечение административно-распорядительной деятельности руководителя организации.
Ведение делопроизводства.
Организация проведения телефонных переговоров руководителя.

Организационная подготовка заседаний и совещаний.
Контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, взятых на контроль.

Ведение контрольно-регистрационной картотеки.
Организация приема посетителей.

ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ:
Для выполнения возложенных на него функций секретарь приемной руководителя обязан:
Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации.
Принимать поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовке ответов.
Вести делопроизводство, выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
Принимать документы и личные заявления на подпись руководителя организации.
Подготавливать документы и материалы, необходимые для работы руководителя.
Следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивать их качественное редактирование.
Организовывать проведение телефонных переговоров руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводить до его сведения информацию, полученную по каналам связи.
По поручению руководителя составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем.
Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний.
Осуществлять контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых на контроль.
Вести контрольно-регистрационную картотеку.
Обеспечивать рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе.

Печатать по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводить текущую информацию в банк данных.
Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
Копировать документы на персональном ксероксе.

Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив.