Расскажите об основных этапах развития делопроизводства в Республике Беларусь.
На территории Беларуси термин «делопроизводство» появился в конце 18-начале 19в. Первоначально термин появился в устной речи и означает сам процесс решения дела – «дело производить». 1584 – слово «дело» зафиксировано в документах. До конца 14 в. пергамент вытеснила бумага.
Выделяют 3 периода развития делопроизводства: приказное, коллежское, и исполнительское (министерское) делопроизводство.
Приказное д/п возникло в конце 15 в, когда появились первые приказы – центральные органы гос. власти, и приказные избы – органы гос. управления на местах. Видовой состав документов: грамоты, приговоры, наказы, доклады, памятки, отписки, челобитные. Форма документа: свиток, столбцы.
В этот период впервые была создана система делопроизводства. Определились делопроизводственные служащие (дьяки и подьячие). Были созданы формы документов и приёмы их составления.
Коллежское делопроизводство. В начале 18 в. было создано 12 коллегий, каждая из которых ведала определенной отраслью.
В этот период применялись упорядоченные системы регистрации документов (4 журнала). Закладывались основы организации и учёта и хранения документов. Появился термин «архив» (2 архива: общий для всех коллегий и финансовый). Изменилась форма документа (столбец был заменен тетрадью).
Исполнительное делопроизводство. Сменило коллежское в 1802 г. когда был издан указ о замене петровских коллегий министерствами. Введение министерств заменило коллегиальность единоначалием. Чертой исп. д/п явилась полная регламентация законодательными актами, четкая организация и надлежащий учет документов. В д/п стали применять бланки документов и определился состав реквизитов. Виды документов: указы, повеления, доклады, представления, сенатские указы, рапорты, выписки, выписки из журналов заседаний. В первой половине 19 в. были установлены и закреплены в законах формы написания многих документов и порядок работы с ними.
- Назовите и дайте краткую характеристику основным нормативным и методическим документам, регламентирующим порядок ведения делопроизводства в Республике Беларусь.
Различные вопросы работы с документами регулируются такими законодательными актами, как Конституция Республики Беларусь, Гражданский кодекс, Трудовой кодекс и др. Однако основным законодательным актом, регламентирующим ведение делопроизводства в Республике Беларусь, является Закон Республики Беларусь от 25 декабря 2011 г. «Об архивном деле и делопроизводстве». Закон установил, что все государственные органы, а также организации независимо от форм собственности обязаны соблюдать нормы и требования, предъявляемые к порядку работы с документами, их обработке, движению и хранению. Законом определено, что руководители государственных органов и организаций всех форм собственности несут личную ответственность за состояние делопроизводства на порученных участках работы.
Важнейшим нормативным правовым актом, регулирующим постановку делопроизводства в организациях, является «Инструкция по делопроизводству в организациях и на предприятиях Республики Беларусь» (2009 г.). Инструкция определяет общие принципы ведения делопроизводства и содержит разделы: правила подготовки и оформления документов, организация работы с документами, контроль исполнения документов, составление номенклатуры дел, формирование дел, экспертиза ценности документов, оформление дел, составление описей дел, оперативное хранение документов, передача дел в ведомственный архив и на государственное хранение. На основании примерной инструкции должны разрабатываться типовые инструкции, а также конкретные инструкции по ведению делопроизводства в каждой организации.
При оформлении организационно-распорядительных документов (приказов, распоряжений, протоколов, актов, справок, писем и др.) базовыми являются Государственный стандарт Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и Методические указания по его практическому применению. Эти документы устанавливают набор постоянных и переменных реквизитов, применяемых при подготовке организационно-распорядительной документации и работе с ними, определяют правила их оформления, порядок расположения на документе и др.
СТБ 6.38-2016 как самостоятельный документ входит в «Унифицированную систему организационно-распорядительной документации» (УСОРД) (утверждена Председателем Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь 28 декабря 1999 г.).УСОРД является методическим документом и включает в себя также альбом унифицированных форм организационно-распорядительных документов, классификатор унифицированных форм документов, являющийся разделом Общегосударственного классификатора Республики Беларусь «Унифицированные документы», пояснительную записку по его применению.
При изготовлении бланков документов и их использовании организациям государственной формы собственности наряду с СТБ 6.38-2016 необходимо также руководствоваться Указом Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. № 357 «Об упорядочении изготовления бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь» и постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31 июля 2000 г. № 1172 «Об утверждении Положения о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь». Эти документы определяют порядок оформления, изготовления, использования, хранения и списания гербовых бланков.