Реквизит 26 – «Отметка о заверении копии».

При заверении соответствия копии документа (включая ксерокопию) подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

ВЕРНО

Инспектор отдела кадров ______________ Т.С. Левченко

дата

При рассылке документов, имеющих нормативный правовой характер (постановления, приказы, распоряжения и т.д.), размноженные экземпляры рассылаемых документов следует заверять печатью организации или печатью структурного подразделения, например: печатью с наименованием службы ДОУ организации (канцелярии, общего отдела и т.п.).

Реквизит 27 – «Отметка об исполнителе» включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, номер его телефона. Рекомендуется указывать также код города для убыстрения и упрощения связи.

Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

В.А. Жуков

224 45 67 — 095

Реквизит 28 – «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело». Отметка об исполнении документа включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении, или при отсутствии такого документа — краткие сведения об исполнении: слово «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. Например:

Отправлен факс от 01. 07. 2004 № 127 В дело №01-1 5 __________ Т.И. Ткачева Дата

или

Издан приказ от 01. 06. 2004 № 12 «О создании экспертной комиссии» В дело №01-02 _____________Т.И. Ткачева Дата

Реквизит 29 – «Отметка о поступлении документа в организацию» содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости — часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа или от руки в нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его обороте.

Название организации 00.00.0000 №________ 00 ч 00 мин

Реквизит 30 – «Идентификатор электронной копии документа» представляет собой отметку (колонтитул), проставляемую в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащую наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. Отметка для автоматического поиска и контроля информации проставляется в момент подготовки документа.

ЛЕКЦИЯ 3. ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ТЕКСТА ДОКУМЕНТА

Текст - главный реквизит документа (20)

Текст документа отражает основное смысловое содержание документа — управленческое действие, решение. Текст документа составляют на русском или национальном языке субъекта Российской Федерации (далее по тексту — национальном) в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках.

Тексты документов, направляемых в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации, составляются на государственном (русском) языке. Тексты документов, направляемых зарубежным партнерам, могут составляться на языке страны адресата, на государственном (русском) или английском языке.

В практике документирования сложились общие требования, предъявляемые к текстам документов.

Документ призван побудить к какому-либо действию, убедить.

Это достигается аргументированностью и логичностью приводимых фактов и доводов. Формулировки служебного документа должны быть безупречны в юридическом отношении.

Важнейшими являются требования достоверности и объективности информации, фиксируемой в документе, максимальной краткости документа при полноте информации, точности, исключающей возможность двоякого понимания текста.

Под достоверностью информации понимается отражение фактического состояния дела, непредвзятое описание и оценка событий.

Полнота информации предполагает, что в документе изложена вся информация, необходимая для решения вопроса, поставленного в документе. Именно неполнота информации чаше всего заставляет запрашивать недостающие сведения, порождает переписку и задерживает решение вопроса.

Краткость достигается прежде всего отбором необходимой и достаточной информации, исключением повторений и излишних подробностей. Второстепенные факты, не влияющие на решение вопроса, лучше отбросить. Каждое слово в тексте документа должно нести смысловую нагрузку.

Точность, правильность понимания информации, изложенной в документе, предопределяются краткостью и ясностью изложения. Четкость изложения обеспечивает однозначность понимания документа, адекватность восприятия текста автором и адресатом, что является одним из основных условий управленческой деятельности.

Достичь ясности в изложении помогают тщательный подбор слов, правильная композиционная структура текста, продуманность формулировок и прямой порядок слов в предложении, когда сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяемым словом. Например:

Действие гарантии прекращается после полного погашения ссуды.

В тех случаях, когда смысловая нагрузка падает на действие, используется обратный порядок слов. Например:

Повысить дисциплину помог переход на хозяйственный расчет.

Если поводом для создания какого-либо документа послужил другой документ или доказательством служат сведения из другого документа, в тексте приводятся полные его данные, т.е. указываются вид документа, наименование организации-автора, дата документа, регистрационный номер документа и заголовок к тексту. Например:

В соответствии с приказом Федеральной архивной службы России от 11.12.1997 № 401 «Об организации учета особо ценных документов ...»

или

В соответствии с распоряжением Правительства Российской Федерации от 15.06.1995 № 1474-РП «О мерах по стимулированию жилищного строительства»...

Документы должны быть написаны официально-деловым стилем, который обладает совокупностью признаков, характеризующих его с точки зрения отбора лексических средств языка, построения словосочетаний, предложений и текстов в целом.

К особенностям официально-делового стиля относятся:

нейтральный тон изложения;

точность и ясность изложения;

лаконичность и краткость текста;

широкое применение устойчивых (шаблонных, стандартизованных) языковых оборотов, например:

Установлено, что в период с ... по …

В соответствии с ...

В целях ...

Направляем (представляем, высылаем) Вам ...

Считаем целесообразным....

Это вызвано повторяемостью управленческих ситуаций и сравнительной ограниченностью деловой речи.

В официальных документах используется отраслевая или корпоративная терминология, отражающая содержание той предметной области, которой посвящен документ, и специальные слова и выражения, сложившиеся в сфере управления и определенные законодательством.

Допускается употреблять так называемые универсальные слова (слова со стертым, неопределенным значением) и использовать их вместо точных смысловых определений в различных контекстах.

Например:

До настоящего времени слабо ведутся подготовительные работы по реконструкции здания

или Протокол не отражает намерения договаривающихся сторон.

В официальных документах используются простые распространенные предложения, односоставные или двусоставные, с обособленными оборотами.

Например:

В связи с крайне низкой эффективностью использования...,

а также, в связи с недостаточной загруженностью ...

просим Вас решить вопрос о....

В служебных документах неуместно употреблять выражения типа «Будьте так любезны» или «Не откажите в любезности сообщить».

В деловой переписке используются местоимения «мы» и «Вы» вместо «я» и «он». Страдательные конструкции предпочтительнее действительных.

Например:

не «мы выполним», а «нами будет выполнено»;

не «Вы предлагаете», а «Вами предложено»

ЛЕКЦИЯ 4. ТРЕБОВАНИЯ, ПРЕДЪЯВЛЯЕМЫЕ К БЛАНКАМ

ДОКУМЕНТОВ

Официальные документы, как правило, создаются на бланках.

Бланкпредставляет собой лист бумаги стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию, включая постоянные части текста. Это могут быть наименование вида документа, справочные данные об организации, всевозможные символы и другая постоянная для данной группы документов информация, включающая постоянные (трафаретные) части текста. В бланк документа обязательно включаются реквизиты, идентифицирующие автора письменного документа: официальное название организации — автора документа, ее ведомственная принадлежность и организационно-правовое положение, юридический (фактический) адрес или название населенного пункта, в котором размещается руководящий орган организации.

В состав бланка входят также графические отметки, предназначенные для размещения обязательных реквизитов документов.

Понятие бланка в полной мере применимо только к письменным бумажным документам, так как правила записи информации и ее размещения на машинных носителях принципиально иные. Вместе с тем при автоматизации документационного обеспечения управления (ДОУ) практикуется создание машинных «шаблонов» или унифицированных бланков (электронных форм), использование или заполнение которых позволяет создавать юридически полноценные документы, соответствующие современным правилам и действующим бумажным формам.

ГОСТ устанавливает следующие виды бланков организационно-распорядительных документов для организации, ее структурного подразделения и должностного лица:

общий бланк для изготовления любого вида документа (кроме письма);

бланк письма;

бланк конкретного вида документа (кроме письма).

Бланки документов для структурного подразделения и должностного лица создаются в том случае, если руководитель данного подразделения или конкретное должностное лицо имеют право подписи бланка.

Бланки тех или иных конкретных видов документов (например, бланк приказа) целесообразно применять при издании в организации большого количества данных видов документов.

Бланки документов должны разрабатываться с учетом состава реквизитов и порядка их расположения, установленных ГОСТ Р 6.30-2003.

Бланки документов могут изготовляться на основе продольного или углового расположения реквизитов, идентифицирующих организацию, и других реквизитов оформления документов, дополняющих сведения об организации. Использование углового или продольного бланка не влияет на юридическую силу документа или его правовой статус.

При продольном расположении наименование организации, наименование вида документа и другие необходимые реквизиты на бланке размещаются вдоль верхнего поля документа и центрируются.

Продольные бланки на практике используются преимущественно для подготовки нормативных правовых актов. Использование продольного бланка письма целесообразно также применять в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков, например в случае, когда реквизиты бланка даются на двух и более языках. При этом слева следует печатать реквизиты на русском языке, а справа — на национальном языке, на одном уровне. Если количество используемых национальных языков более одного, сверху следует указывать реквизиты на русском, а ниже — на национальном языке, продлевая строку до границы правого поля.

Продольные бланки писем используются в рекламных целях, когда не стоит вопрос об экономии бумаги, рациональном размещении необходимого количества реквизитов и т.п.

Наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа является угловой бланк. В этом случае правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов «Адресат» и «Гриф утверждения», резолюций, отметок о рассылке и др.

Например, угловыми должны быть бланки утверждаемых протоколов, договоров, актов, инструкций и писем, где есть реквизит «Адресат».

Наименование организации, справочные данные об организации и другие необходимые реквизиты размещают на угловом бланке одним из двух способов:

- центрованным (начало и конец строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизитов)

Закрытое акционерное общество ИНФОРМПРОЕКТ Дорожная ул., 2, Москва, 117405 Телефон 383-28-13 Факс 383-64-91 ОКПО 00000000 ОГРН 0000000000000 ИНН/КПП 000000000/000000000 ________№_________________ на №_______от______________

- флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов)

Бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета или, в исключительных случаях, слабо окрашена в светлые тона. В отдельных случаях могут изготавливаться бланки более активных цветов.

Бланки для документов постоянного хранения следует изготавливать на бумаге высших сортов, независимо от того, подлежат или не подлежат передаче на государственное хранение документы организации. Реквизиты на бланке печатаются в одну краску, преимущественно черную. Возможно использование других цветов в бланках, что позволяет зрительно отличить подлинник документа от размноженного, ксерокопированного экземпляра.

Бланки документов изготавливаются преимущественно типографским способом или при помощи средств вычислительной техники.

Бланки, имеющие в качестве реквизита Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации должны изготавливаться только типографским способом на полиграфических предприятиях, имеющих лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления такого вида продукции на качественном уровне. При изготовлении бланков на них проставляют (справа внизу или на обороте) порядковые номера и серии.

Гербовые бланки подлежат учету, который ведется раздельно по каждому виду бланков. Учет ведет делопроизводственная служба в регистрационно-учетной форме (журнал регистрации бланков). При поступлении бланков в журнале записывают:

наименование вида бланка;

дату поступления;

номер сопроводительного документа;

наименование предприятия-изготовителя;

серию и номера гербовых бланков.

При выдаче бланков делопроизводственная служба отмечает в журнале регистрации бланков:

наименование вида бланка;

количество экземпляров;

серию и номера бланков;

наименование структурного подразделения;

фамилию и инициалы должностного лица-получателя;

расписку в получении;

примечание (отметка об уничтожении и др.)

Уничтожение гербовых бланков оформляется составлением акта.

На делопроизводственную службу возлагается контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков. Использование ксерокопий данных бланков для создания документов не допускается.

Системы документации.

1.Унифицированные системы документации (УСД).

2.Организационно-распорядительная документация (ОРД):

· организационные документы (положение, устав, учредительный договор, штатное расписание, должностная инструкция, договор);

· распорядительные документы (приказ, указание, распоряжение, решение);

· протокол как информационно-распорядительный документ;

· информационно-справочные документы (докладная записка, объяснительная записка, справка, акт, письмо и его виды).