Тема 5.7. Составление номенклатуры дел

Чтобы обеспечить систематизацию документов в делопроизводстве, необходимо составить номенклатуру дел.

Номенклатура дел - это список заголовков (наименований) дел, за­водимых в организации, с указанием сроков их хранения (см. рис. 8).

ЗАО «Росбизнес»

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

Дата №__

Заголовок

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор подпись И. О. Фамилия

Дата

Индекс	Заголовок дела	Кол-во дел	Срок хранения, статья по пер.	Примечание
	1. Секретариат
1-1	Заголовок дела		срок хранения,
1-2	Заголовок дела 2. Академический отдел		№ статьи
2-1	Заголовок дела		-II-
2-2	Заголовок дела		-II-
2-3	Заголовок дела 3. Название отдела		-II-
3-1	Заголовок дела		-II-
3-2	Заголовок дела		-II-

Секретарь Подпись И.О. Фамилия

Зав. архивом Подпись И.О. Фамилия

Итоговая запись о количестве дел, заведенных в ________ г.

Долговременное хранение: 1 (одно) дело

Временное хранение: число (прописью) дел

Итого: число (прописью) дел

Секретарь Зав. архивом

Подпись Подпись

И. О. Фамилия И. О. Фамилия

Рисунок 8. Пример оформления Номенклатуры дел

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных до­кументов в дела, их учета и обеспечения сохранности. В номенклатуру дел включаются все дела организации, журналы реги­страции, справочные картотеки. Не включаются в номенклатуру научно-технические документы и печатные издания.

Номенклатуру дел необходимо составлять в любой организации вне зависимости от ее организационно-правовой формы. В качестве разделов номенклатуры используются наименования струк­турных подразделений организации. Первым разделом номенклатуры обычно является «секретариат» («дирекция», «канцелярия»), ему при­сваивается индекс «1». Другие структурные подразделения располага­ются по степени значимости.

При отсутствии структурных подразделений в качестве разделов но­менклатуры могут быть использованы направления деятельности орга­низации или должности руководителей и специалистов. Например:

1 - генеральный директор;

2 - заместитель директора.

Внутри разделов номенклатуры располагаются заголовки дел с при­своением им индексов, например: в индекс 1-2

1 - соответствует секретариату;

2 - порядковому номеру дела, заведенному в секретариате. Заголовки дел должны быть краткими и соответствовать смысловому содержанию документов, находящихся в данном деле.

Заголовок дела должен состоять из элементов, расположенных в сле­дующей последовательности:

- название вида документов;

- краткое содержание;

- дата или период, к которому относятся документы дела;

- слова «копии», если дело сформировано из копий документов. Например: «Приказы по основной деятельности за 1999 г.»

В наименовании дела, содержащего переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она велась, например:

«Переписка с ООО «Строитель» о закупке стройматериалов за 2000 г.».

Составление заголовков типа «Разная переписка», «Документы по об­щим вопросами) не допускается.

Номенклатура дел подписывается секретарем, архивистом и утверж­дается директором организации. Номенклатура составляется как минимум в трех экземплярах:

- первый хранится в деле;

- второй является рабочим и вывешивается на внутренней стенке сейфа с делами;

- третий передается в архив организации.

Тема 5.8. Формирование и оформление дел

Формирование дел - это группировка исполненных документов в дела.

Делом является совокупность документов, сформированных по ка­кому-либо признаку, помещенных в твердую обложку, оформлен­ную по определенным правилам.

Правильное формирование дел способствует оперативному поиску необходимых документов, обеспечивает их сохранность, устанав­ливает порядок в организации делопроизводства.

Формирование делосуществляется в соответствии с заголов­ками дел по заранее составленной номенклатурепредприятия (см. рис. 8).

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требо­вания:

1. В дело помещаются документы, работа по которым проведена.

2. Документы, подшитые в дело, являются подлинниками или за­веренными копиями.

3. Документы разных сроков хранения формируются в разные дела.

4. Документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело.

5. В дело включается один экземпляр документа.

6. Каждый документ, помещенный в дело, должен быть правильно оформлен (иметь дату, подпись, отметку об исполнении и т.д.).

7. В дело формируются обычно документы одного года.

8. В дело не должны подшиваться документы, подлежащие воз­врату, а также черновики документов.

9. Документы внутри дела чаще всего располагаются в обратной хронологической последовательности (05.12.99, 17.11.99 и т.д.).

10. Устав организации и другие учредительные документы фор­мируются в самостоятельное дело.

11. Протоколы общих собраний акционеров формируются отдель­но от протоколов заседаний Совета директоров.

Приложения и другие дополнительные документы подшиваются к тем протоколам, к которым они относятся.

12. Контракты делятся на две группы, хранящиеся в разных делах. Первая группа - коммерческие контракты между предприятиями, вторая - трудовые контракты (договоры) с сотрудниками.

13. Приказы по основной деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу.

14. Документы по личному составу организации (личные дела, личные карточки) формируются по алфавиту фамилий сотруд­ников.

15. Документы ограниченного доступа с грифом «КТ» или «Кон­фиденциально» формируют отдельно от остальных документов организации.

16. При небольшом объеме переписки заводится одно дело, со­держащее входящие и исходящие письма и факсы.

17. Планы и отчеты хранятся в делах того года, к которому они относятся по содержанию, независимо от времени их составле­ния или утверждения.

18. Бизнес-планы, рассчитанные на несколько лет, подшивают­ся в дело первого года, например, бизнес-план на 1997 - 2000 гг. будет находиться в деле 1997 г.

При формирова­нии дел использу­ются скоросши­ватели, рассчи­танные в сред­нем на 200 лис­тов, и папки-файлы, позволя­ющие подши­вать в 2-3 раза больше.

Папки-файлы типа «Corona». «Bantex» могут вестись на про­тяжении не­скольких лет. Поэтому для оперативного поиска докумен­тов внутри дела необходимо ис­пользовать раз­делители с ука­занием года

Тема 5.9. Подготовка документов к передаче на архивное хранение

Значение и практическая ценность документов организации раз­личны. Одни документы используются длительное время, другие очень быстро утрачивают свою значимость.

Для долговременного хранения документов создается архив орга­низации.

В задачи архива входят:

- прием, учет и хранение документов, законченных делопроиз­водством;

- информационно-справочная работа по архивным документам организации;

- организационно-методическая помощь по ведению делопроиз­водства.

Установлен оптимальный срок использования документов в делоп­роизводстве - 3 года. После истечения этого срока решается даль­нейшая «судьба» документов: оставить ли их для дальнейшего ис­пользования в делопроизводстве, передать ли их в архив организа­ции или уничтожить.

В зависимости от значимости документов устанавливаются следу­ющие сроки хранения: 6 мес., 1 г., 3 г., 5 л., 10 л., 15 л., 50 л. и 75 л. Срок хранения «ДМН» (до минования надобности) означает, что документ имеет ограниченное практическое значение. Срок хране­ния документа в этом случае определяет организация исходя из практической ценности документа.

При исчислении сроков хранения учитываются только годы. День и месяц составления документа значения не имеют.

Сроки хранения документов по личному составу (личные дела, лич­ные карточки ф. Т-2, книги учета сотрудников, лицевые счета по зарплате) вычисляются по формуле:

75 л. - «В»,

что означает 75 лет минус возраст работника, на которого состав­лен документ.

Следует учитывать, что запрещается выделять к уничтожению бух­галтерские документы, не прошедшие ревизию, даже если срок их хранения истек. При проведении ревизии документы подразделяются на 3 группы:

- документы, предназначенные для архивного хранения;

- документы, подлежащие уничтожению;

- документы, необходимые для дальнейшего использования в де­лопроизводстве.

Дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнитель­ного оформления:

- документы в деле необходимо расположить в хронологическом порядке, если он не соблюдался в процессе формирования дела;

- произвести нумерацию листов дела в правом верхнем углу про­стым карандашом или нумератором;

- подшить в конце дела заверительный лист, в котором указать количество листов в деле;

- на наиболее важные документы (по личному составу или содер­жащие коммерческую тайну) составить внутренние описи дел, если они не были составлены ранее, и подшить их в начале дела;

- переплести дело;

- дополнительно указать на обложке дела количество листов со­гласно заверительному листу, срок хранения дела, уточнить заго­ловок и крайние даты дела.

_________________________________________________________________________

ЗАДАНИЕ

Каков оптимальный срок хранения писем в делопроизводстве? С чем это связано?

Сколько лет хранятся документы по личному составу, для чего это нужно?

_______________________________________________________________________________

Тема 5.10. Работа с документами, содержащими конфиден­циальные сведения

Перечень сведений конфиденциального характера, утвержденный Указом Президента РФ от 6 марта 1997 г. № 188 Вы можете найти в компьютерных материалах.