Составление номенклатуры дел
11.1.1. Номенклатура дел – оформленный в установленном порядке систематизированный перечень наименований дел, заводимых в Университете, с указанием сроков их хранения.
Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, индексации дел, определения сроков их хранения и обеспечения поиска документов.
Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
11.1.2. При составлении номенклатуры дел необходимо руководствоваться «Примерной номенклатурой дел высшего учебного заведения» (утв. Минобразованием РФ от 11.05.1999г.), «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010г. №558).
Необходимость использования различных нормативных документов обусловлено тем, что в Университете, помимо управленческой документации, образуется значительное количество специфической (отраслевой) документации: учебная документация, научно-техническая документация, медицинская документация.
11.1.3. Основой для составления номенклатуры дел Университета являются: учредительные документы Университета; структура Университета, согласно штатного расписания; положения о структурных подразделениях; номенклатура дел Университета за предыдущий период; описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и соответствующие нормативные документы.
11.1.4. Сводная номенклатура дел Университета составляется отделом делопроизводства при методической помощи отдела организации архивного дела по установленной форме (приложение №7), на основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме (приложение №6), согласованных с отделом организации архивного дела, отделом делопроизводства и подписанных руководителями структурных подразделений.
Руководство структурных подразделений Университета, имеющих в своем составе подструктуры с одинаковыми функциями и примерно одинаковым составом документов разрабатывают для них типовую номенклатуру дел (например: деканаты, деканаты факультетов послевузовского профессионального образования, кафедры, НИИ в составе НИЦ, клиники в составе КЦ).
В Сводную номенклатуру дел Университета документы таких подразделений включены один раз в раздел с обобщенным заголовком. При этом в заголовке раздела в графе № 1 указаны начальные и конечные цифровые индексы структурных подразделений, в графе № 2 – обобщенное название подразделения, например:
| 22-26 | ДЕКАНАТ ФАКУЛЬТЕТА |
В отделе делопроизводства помимо Сводной номенклатуры дел Университета разрабатываются номенклатура дел отдела делопроизводства и номенклатуры дел приемных ректора, проректоров по подчиненности. Номенклатуры дел директоров НИЦ и КЦ разрабатываются в дирекциях НИЦ и КЦ.
Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в отдел делопроизводства.
Сводная номенклатура дел Университета визируется начальником отдела организации архивного дела, подписывается начальником Управления правового обеспечения и кадровой политики и начальником отдела делопроизводства и после согласования с Экспертной комиссией (ЭК) ГБОУ ВПО Первый МГМУ им. И.М.Сеченова Минздрава России направляется на согласование с Центральной Экспертно-проверочной комиссией (ЦЭПК) Главархива Москвы, после чего утверждается ректором Университета.
После утверждения Сводной номенклатуры дел Университета структурные подразделения получают выписки соответствующих разделов для использования в работе.
Один экземпляр Сводной номенклатуры дел Университета хранится в отделе делопроизводства, второй - в отделе организации архивного дела, третий – контрольный - для Главархива Москвы.
Сводная номенклатура дела Университета согласовывается с ЦЭПК Главархива Москвы не реже одного раза в пять лет. В случае коренного изменения функций и структуры Университета разрабатывается новая номенклатура.
Сводная номенклатура дел Университета ежегодно в последнем квартале текущего года уточняется и составляется на предстоящий календарный год, утверждается ректором и вводится в действие с 01 января следующего календарного года.
11.1.5. В Сводную номенклатуру дел Университета включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы подразделений, личные дела, различного рода картотеки, книги и т.д.
Разделы, подразделы и другие деления Сводной номенклатуры дел соответствуют названиям подразделений Университета.
На основании утвержденного ректором штатного расписания Университета создается классификатор структурных подразделений Университета. В соответствии с ним каждому структурному подразделению присваивается свой цифровой индекс, который используется при регистрации документов, составлении номенклатуры дел, оформлении дел.
Вновь созданным структурным подразделениям, деятельность которых носит общеуниверситетский характер, присваиваются индексы в валовом порядке после последнего индекса по классификатору структурных подразделений до утверждения новой номенклатуры дел. Вновь созданным структурным подразделениям, относящимся к НИЦ и КЦ, индекс присваивается в валовом порядке после последнего индекса в разделах НИЦ и КЦ.
11.1.6. Графы Сводной номенклатуры дел Университета, номенклатуры дел структурных подразделений заполняются следующим образом:
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Университете цифрового обозначения структурного подразделения, порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 08-03, где 08 - обозначение структурного подразделения, 03 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В номенклатуре дел, как правило, сохраняются одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений. Например: «Приказы по основной деятельности. Копии» 23-02, 99-02, 162-02 и т.д. Для переходящих дел индекс сохраняется.
При наличии в структурных подразделениях значительного количества подструктур (например, отделы в НИЦе), имеющих обособленное делопроизводство, им присваиваются промежуточные индексы. Например: 54-01-02 (где 01 – номер подструктуры).
В графу 2номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих копии постановлений, приказов и распоряжений вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами по Университету. Далее располагаются заголовки дел, содержащих протоколы, плановые и отчетные документы, справки, переписку, заявки и т.д. Внутри каждой группы заголовков дел документы располагаются по срокам хранения - начиная с постоянного и по нисходящей линии (75 лет, 10 лет, 5 лет и т.д.).
Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок (например: «разные материалы», «общая переписка»), вводных слов и сложных оборотов.
Заголовок дела состоит из элементов располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, книга) или разновидности документов (протоколы, приказы); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляют термин «документы», а в конце заголовка в скобках указывают основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).
Например: «Документы (планы, списки, доклады) о проведении научных конференций и симпозиумов».
Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название. Например: «Переписка с Минздравом России и другими вышестоящими организациями по вопросам…».
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются. Например: «Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности».
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним. Например: «Переписка с ВНИИДАД по вопросам научно-методической работы».
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты).
Если дело будет состоять из нескольких томов (частей), то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
В графе 3 указывается количество дел (томов, частей) и заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по Перечням дел с указанием сроков хранения. Отметка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия), проставленная к конкретным видам документов, означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение в установленном порядке должна передаваться на постоянное хранение. Вопрос об отборе таких документов на постоянное хранение решается экспертами Главархива Москвы.
При включении в номенклатуру заголовков документов, срок хранения которых не предусмотрен перечнями, срок их хранения устанавливается Федеральным архивным агентством (Росархив) по представлению отдела организации архивного дела и ЭК Университета.
Отметка «до минования надобности» означает, что документы имеют только практическое значение. Срок их хранения определяется в Университете, но не может быть менее одного года.
Исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства.
В графе 5 «Примечание» комментируются и указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2002 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах ответственных за формирование дел, о передаче дел в другие структурные подразделения или организации для продолжения ведения.
11.1.7. К выписке из номенклатуры дел структурного подразделения в конце делопроизводственного года составляется итоговая запись по форме (приложение №8), подписывается лицом, ответственным за делопроизводство в подразделении, и делается отметка о передаче итоговых сведений в отдел делопроизводства. На основании этих сведений по окончании делопроизводственного года в конце сводной номенклатуры дел Университета отделом делопроизводства делается новая итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения. Обобщенные сведения передаются отделом организации архивного дела в ГБУ «ЦГА Москвы» с отметкой в Сводной номенклатуре дел Университета.
Формирование дел
11.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии со Сводной номенклатурой дел Университета и систематизация документов внутри дела.
11.2.2. Дела формируются децентрализовано, т.е. в структурных подразделениях Университета. Методическое руководство и контроль за правильностью формирования и оформления дел осуществляют отдел делопроизводства и отдел организации архивного дела.
11.2.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:
- включать в дело исполненные документы, которые соответствуют по своему содержанию заголовку дела в Сводной номенклатуре дел Университета;
- включать в дело подлинные документы, в отдельных случаях при отсутствии подлинных документов в дело могут включаться заверенные копии;
- помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен быть подписан, датирован, в случае необходимости заверен печатью);
- группировать документы постоянного и временных сроков хранения в раздельные дела;
- включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
- не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных);
- группировать в дело документы одного календарного года. Исключение составляют: переходящие дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы (обучения) данного лица в Университете; документы, образующиеся в деятельности структурных подразделений Университета, которые работают по планам учебного года;
- дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится очередной том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений «Том 1», «Том 2» и т.д.
11.2.4. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет исполнитель по Сводной номенклатуре дел Университета. На документе делается отметка «В дело №», дата, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения.
11.2.5. Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются сверху вниз в прямом хронологическом порядке (входящие по датам поступления, исходящие - по датам отправления), вопросно-логической последовательности, по алфавиту фамилий авторов (корреспондентов) или в их сочетании.
Прямой хронологический порядок расположения документов в деле означает, что первым в дело (сверху) помещается документ с более ранней датой или меньшим номером, последним (внизу) - документ с наиболее поздней датой или наибольшим номером.
Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к тем документам, к которым они относятся.
Приложение к документу, которое включает в себя свыше 250 листов, формируется в отдельное дело, о чем на документе делается отметка.
11.2.6. Распорядительные документы (приказы, распоряжения) группируются в дела по видам, хронологии, вместе с относящимися к ним приложениями. Распорядительные документы располагаются в деле в возрастающем порядке номеров и дат. Если в распорядительных документах имеются литерные номера, пропущенные номера, двойные номера, то документы систематизируются по датам, независимо от номеров.
Распорядительные документы одного вида (например, приказы), которые имеют самостоятельные регистрационные номера, но зарегистрированы в течение одного рабочего дня, должны быть сформированы в одно дело.
Приказы по основной деятельности группируются в дела отдельно от приказов по личному составу и приказов по административно-хозяйственным вопросам. Документы, являющиеся основанием к изданию приказов по основной деятельности и административно-хозяйственным вопросам, формируются в отдельные дела.
Приказы по личному составу группируются в дела в зависимости от вопросов, отраженных в них, и в соответствии с установленными для них сроками хранения - 75 лет и 5 лет. Документы, являющиеся основанием к приказам по личному составу, в зависимости от срока хранения приказа включаются в личные дела, не вошедшие в состав личных дел - формируются в отдельные дела.
11.2.7. Положения, инструкции, учебно-методические комплексы и т.д., утвержденные другими документами (приказами, распоряжениями, протоколами), являются приложениями к ним и формируются в дела вместе с указанными документами. В том случае, когда они утверждаются руководством Университета в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела по видам документов и хронологии.
11.2.8. Протоколы заседаний (коллегиальных органов, комиссий, совещаний, конференций, съездов) в деле располагаются в прямой хронологической последовательности и по порядку номеров. Документы на основании, которых готовились протоколы (повестка дня, доклады, отчеты, справки, проекты решений и т.д.) группируются вместе с протоколами и располагаются после текста протокола в последовательности (по номерам в протоколе) рассматриваемых вопросов. Прилагаемые к протоколам документы большого объема, выделенные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов и рассматриваемых вопросов в протоколе.
Документы коллегиальных органов Университета, комиссий, документационное обеспечение которых поручено работнику одного из структурных подразделений, формируются в отдельные дела и передаются на архивное хранение вместе с документами этого структурного подразделения.
11.2.9. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие плановые и отчетные документы группируются в дела отдельно от их проектов.
Плановая и отчетная документация помещается в дело того года, к которому она относится по своему содержанию, независимо от времени ее составления, утверждения или даты поступления.
Перспективные планы формируются в дела по начальному году их действия, отчеты о выполнении перспективного плана - по последнему году действия плана. Документы о корректировках перспективного плана формируются в дела по тому году, на который они составлены.
Планы и отчеты о работе факультетов, кафедр и других структурных подразделений, организующих свою деятельность в рамках учебного года, формируются по учебным годам, по первому году в дате (например, годовой отчет о работе кафедры за 2012/2013 формируется в дело за 2012 год).
Сметы группируются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления, утверждения или даты поступления.
Штатные расписания и изменения к ним формируются в одно дело в пределах года (календарного или учебного) в прямой хронологической последовательности изменений.
11.2.10. Договоры, соглашения при отсутствии в документе окончания срока их действия формируются в дело по году их подписания.
Договоры с указанием сроков их действия (особенно те, которые содержат финансовые обязательства) и делопроизводство по которым ведется в течение длительного периода времени, относятся к переходящим делами и формируются в дела по дате окончания срока действия договора.
При включении в дело нескольких договоров они могут располагаться по алфавиту названий организаций, фамилий, по хронологии или по темам. Договоры формируются в дела вместе с относящимися к ним дополнительными соглашениями.
11.2.11. Документы в личных делах работников и обучающихся в Университете располагаются в прямом хронологическом порядке по мере их поступления. В личное дело группируются документы со сроком хранения 75 лет. Документы по личному составу с меньшими сроками хранения группируются в отдельные дела.
Систематизация документов в личных делах работников Университета, в личных делах обучающихся, в делах с личными карточками слушателей, проходящих обучение по программам дополнительного профессионального образования, в делах с протоколами итоговой государственной аттестации, протоколами сдачи квалификационных экзаменов определяется Инструкциями по кадровому делопроизводству работников и обучающихся в Университете.
Трудовые договоры работников, не вошедшие в состав личных дел, группируются в отдельные дела по алфавиту фамилий в пределах года окончания срока действия договора. Внутри каждого дела трудовые договоры располагаются строго по алфавиту фамилии (вплоть до последней буквы фамилии), имени, отчества работника.
Карточки-справки по заработной плате работников, группируются в самостоятельные дела в пределах календарного года. Личные карточки формы № Т-2 формируются в дела по году увольнения. Внутри каждого дела названные документы располагаются строго по алфавиту фамилии, имени, отчества (вплоть до последней буквы).
Табели работников вредных профессий формируются в дела в порядке календарных месяцев в пределах календарного года.
11.2.12. Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы Университета и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам. В деле обращения граждан располагают по алфавиту фамилий авторов в пределах календарного года. В деле отдельные группы документов составляют обращение одного заявителя и все документы по его рассмотрению, расположенные по хронологии. Повторные обращения граждан группируются вместе с первичными документами.
11.2.13. Переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности по инициативным документам. Документ-ответ помещается за документом-запросом в хронологической последовательности.
При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
Переписка группируется в дела со всеми приложениями, возникшими в ходе решения конкретного вопроса.
В структурных подразделениях Университета, работающих в рамках учебного года, переписка группируется в дела в пределах учебного года.
11.2.14. Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки, директории) в соответствии со Сводной номенклатурой дел Университета, отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера или на внешних носителях с однократной записью информации. Для того, чтобы компьютерные файлы не были утрачены, необходимо их хранить в двух или более экземплярах на отдельных электронных носителях (рабочем и резервном).
Оформление дел
11.3.1 Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении делопроизводственного года (календарного или учебного). Оформление дел проводится работниками структурных подразделений Университета, в обязанности которых входит ведение делопроизводства данного структурного подразделения.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дел предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов дела; составление листа-заверителя; составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия структурного подразделения, делопроизводственного индекса дела, заголовка дела, крайних дат дела).
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы не нумеровать, заверительные надписи не делать.
11.3.2.Подшивка (переплет) дела.Документы постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, составляющие дела, подшиваются в твердую обложку из картона прочными нитками на 4 прокола (схема подшивки документов - приложение № 23) или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) все металлические скрепления (крепления скоросшивателя, булавки, скрепки канцелярские, скрепки для стиплера) из документов удаляются.
Если документы не имеют полей при подшивке (переплете) необходимо наращивание «корешков» к документам (с использованием клея ПВА) или использование других технических приемов.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения могут быть оставлены в папках-скоросшивателях, накопителях, мягких обложках.
При наличии в личном деле обучающихся невостребованных личных документов (дипломов о среднем специальном образовании, аттестатов о среднем образовании и др.) они вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов они изымаются из дел, и на них составляется отдельная опись.
Книги регистрации выдачи документов строгой отчетности (дипломы, сертификаты, удостоверения, трудовые книжки и т.д.), для которых установлен срок хранения свыше 10 лет, должны иметь плотную картонную обложку, шитый блок, не иметь металлических скреплений.
11.3.3.Нумерация листов дела.В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами простым карандашом. Употребление чернил и цветных карандашей запрещается.
Листы нумеруются сверху вниз в возрастающем валовом порядке номеров, начиная с первого листа, считая от верхней крышки обложки дела, которая не нумеруются и в общий подсчет листов не входит.
Листы дел, состоящих из нескольких томов (частей), нумеруются по каждому тому (части) отдельно, т.е. на первом листе каждого тома ставится номер 1 (один) и т.д., в возрастающем валовом порядке номеров листов.
Фотографии, чертежи и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на обороте листа, на верхнем поле.
Сложенный лист формата (А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой верхней части поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, выписки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверт. В целях сохранения подлинности невостребованных личных документов на них номера ставит не рекомендуется. В этом случае на конверте необходимо отметить очередной порядковый номер листа вложения и указать вид нумеруемого документа.
Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле.
Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно от других документов дела. Лист-заверитель не нумеруется.
Листы-разделители между группами документов одного дела, на которых указана уточняющая информация о наименовании страны, видах документов, фамилия, имя, отчество, нумеруются в общем валовом порядке. Чистые листы, которые могут находится в деле, не нумеруются, а подлежат изъятию из дела.
В случае обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются одной косой чертой и рядом ставятся новые номера листов; в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле. Стирать, исправлять номера неправильно пронумерованных листов запрещается.
При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах допускается употребление литерных номеров листов.
11.3.4.Составление листа-заверителя дела.Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется заверительная надпись дела. Заверительная надпись составляется в деле на бланке листа-заверителя дела (приложение № 11). Лист-заверитель составляется на отдельном листе, в книгах на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках на отдельном листе формата карточки. Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается (использовать клей ПВА) за верхнюю часть листа на внутренней стороне нижней крышки обложки дела.
В листе-заверителе дела указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи (при ее наличии) цифрами и прописью через знак «+» (плюс), оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров, пропущенных номеров), отмечаются особенности документов (номера листов с наклеенными фотографиями, номера крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов (документов) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.).
Наличие в деле литерных номеров листов увеличивает общее количество листов в деле, наличие пропущенных номеров - уменьшает.
Лист-заверитель подписывается его составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.
11.3.5.Составление внутренней описи документов дела.Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов, включенных в состав особо ценных дел, личных дел, дел с договорами (контрактами), не вошедшими в состав личных дел, дел, в которых нарушен предусмотренный для них алфавитный порядок группировки документов (например, протоколы сдачи квалификационных экзаменов, личные карточки слушателей, проходящих обучение по программам дополнительного профессионального образования и т.д.).
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение № 12,13), в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись подписывается ее составителем.
При оформлении личных дел, состав документов которых более или менее однотипен (например, личные дела студентов, личные дела сотрудников), возможна разработка типовой внутренней описи документов, в которой заранее перечисляются виды документов в хронологическом порядке в соответствии с Методическими рекомендациями Главархива (анкета, автобиография, копии личных документов и т.д.). При оформлении дела в нее вносятся номера, даты и номера листов конкретных документов. В таком случае должны быть предусмотрены свободные места для учета видов документов отличных от типовых.
Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями) отражаются в графе «Примечания» со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.
Листы внутренней описи подшиваются в начале дела до первого документа. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то внутренняя опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.
11.3.6.Оформление обложки дела. Обложка дела постоянного и по личному составу оформляется по установленной форме (приложение № 9, 10). На обложке дела указываются: наименование Университета и его подчиненность, наименование структурного подразделения, индекс дела по Сводной номенклатуре дел Университета, заголовок дела, дата дела, количество листов в деле, срок хранения дела, архивный шифр дела.
Наименование Университета указывается в соответствии с Уставом полностью, в именительном падеже, с указанием организационно-правовой формы, подчиненности, официально принятого сокращенного наименования (указывается в скобках).
Наименование структурного подразделения указывается полностью, в именительном падеже, в соответствии с его официальным наименованием, закрепленным в Положении о нем.
При изменении наименования Университета или его структурного подразделения в течение периода, охватываемого документами дела, а также при передаче дела в другое структурное подразделение, на обложке дописывается новое наименование, а прежнее заключается в скобки.
Индекс дела: указывается цифровое обозначение дела по Сводной номенклатуре дел Университета (графа 2). Номер тома, если они имеется, указывается справа на уровне реквизита «Индекс дела».
Заголовок дела переносится из Сводной номенклатуры дел Университета (графа 3). В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения и изменения (номера приказов, протоколов и т.д.). В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей) на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).
На обложках дел, содержащих копии документов, их копийность оговаривается в конце заголовка дела через точку словом «Копии» (Копия, если в дело состоит из одного документа). Подлинность документов в заголовке не оговаривается.
Дата дела: арабскими цифрами указывается год (ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.
Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами, с новой строки делается об этом запись: В деле имеются документы ... год (ы).
Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих годовые планы, отчеты и подобные документы, даты которых отражены в заголовках дел.
Крайними датами дел, содержащих приказы, распоряжения, доклады, акты и другие документы, для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томом (частей), являются крайние даты документов этого дела, т.е. даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число, месяц и год обозначаются арабскими цифрами через точку, например 25.07.2010. Если в дело включен только один документ (например, Устав, положение) или документ имеет особую ценность используется обозначение месяца буквенным способом, например, 25 июля 2012 года.
Если делом является книга регистрации и контроля приказов, распоряжений, регистрации выдачи дипломов и т.п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в книге.
Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (если утверждаются) или составления первого и последнего протоколов, входящих в дело.
Крайними датами дел с перепиской являются дата поступления первого входящего или первого исходящего документа, датой окончания - дата самого позднего входящего или исходящего документа, независимо от места нахождения их в деле.
Крайними датами личного дела работника (обучающегося) Университета являются даты подписания приказа о приеме (зачислении) или увольнении (отчислении) лица, на которое это дело заведено.
Количество листов в деле на обложке указывается только арабскими цифрами в соответствии с листом-заверителем.
Срок хранения переносится на обложку дела из Сводной номенклатуры дел Университета (приложе