Понятие документооборота в ОВД

Делопроизводство в ОВД – это отрасль деятельности, обеспечивающая организацию работы с официальными документами, а именно, документирование, то есть процесс составления, изготовления и оформления документов, и документооборот.

Документооборот – это движение документов в организации с момента создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Появление термина «документооборот» в 1920-е годы было связано с деятельностью крупных специалистов в области управленческого труда и делопроизводства Дрезена Э.К., Майзельса Р.С. и других. Организацию документооборота они связывали с рациональным построение структуры государственного аппарата, с четким распределением функций между различными службами и исполнителями. В их трудах были сформулированы основные положения рациональной организации движения документов.

Иными словами документооборот можно представить как деятельность сотрудников ОВД по осуществлению технических делопроизводственных операций, которые и образуют стадии документооборота.

Многие ученые совершенно справедливо считают, что «в делопроизводстве документооборот является средством коммуникации»[6], поэтому он должен рассматриваться в контексте информационных проблем управления, то есть отождествляться со сбором, обработкой, хранением и выдачей информации для управленческой деятельности.

Документооборот осуществляется в виде потоков документов как между структурными подразделениями ОВД, так и сотрудниками ОВД.

Документопотоки обеспечивают прямую и обратную связь в управлении ОВД. Каждый документопоток отличается определенным направлением движения документной информации. Поэтому документопотоки различаются по направлению и по отношению к управленческому объекту.

По направлению выделяют следующие документопотоки:

- горизонтальные, которые связывают органы внутренних дел одного уровня управления;

- вертикальные, связывающие органы внутренних дел различных уровней, например, вышестоящий ГУ МВД и РОВД.

По отношению к управленческой системе выделяют.

1. Входящий документопоток, то есть документы, поступающие в ОВД из других подразделений ОВД, граждан или организаций, не входящих в систему ОВД;

Исходящий документопоток, то есть документы, подлежащие отправке из ОВД;

Внутренний документопоток, то есть документы, составляемые в ОВД и используемые во внутреннем документообороте. К ним можно от нести организационно-распорядительные документы (приказы, распоряжения, указания) и планы; документы коллегиальных, совещательных и консультативных органов Министерства (протоколы, решения, материалы к вопросам повестки дня коллегии, совещания и тому подобное); другие документы, используемые в процессе организации управления и принятия управленческих решений (служебные (докладные, аналитические) записки, объяснения и другие).

Характеристикой документооборота является его объем, который зависит от вида ОВД, существующих функций, объема решаемых задач и от количества связей с другими органами и организациями. Объем документооборота может увеличиваться, как по причинам объективного, так и субъективного характера.

Так, к объективным причинам относятся: влияние научно-технического прогресса, развитие экономики и как результат – усложнение процессов управления.

К субъективным причинам роста документооборота относится : неквалифицированное документирование, увеличение роста проверяющих органов, некомпетентность управленческого персонала.

Учет объемов документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами, расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве.

Анализ объемов документооборота и содержания документов, поступающих в подразделение и создаваемых им, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.

Требования, предъявляемые к документообороту в ОВД:

1) В соответствии с Инструкцией по делопроизводству в ОВД должен быть установлен единый порядок работы с документами;

2) Четкое разделение функций и обязанностей между сотрудниками ОВД, исключающее повторение различных делопроизводственных операций;

3) Осуществление документооборота, всех делопроизводственных операций должно быть целесообразным и необходимым для деятельности ОВД и оправдано конкретной целью;

4) Документы в ОВД должны проходить все стадии документооборота.

5) Маршруты прохождения однотипных документов должны быть унифицированы.

Значение документооборота в деятельности сотрудников ОВД определяется возможностью осуществления контроля за исполнением документов, осуществления хранения и использования необходимых документов, а также направлено на организацию работы и учета документов, создаваемых сотрудниками ОВД.

Рассматривая документооборот как процесс движения документов и выполнение различных делопроизводственных операций, мы можем выделить определенные стадии: прием и первоначальная обработка документации, исполнение, хранение и отправка.