Система электронного документооборота(СЭД).Организация документооборота на предприятии

Работа СЭД строится вокруг одного базового понятия —документ.Именно документ является «единицей информации» в СЭД.Система документооборота обеспечиваетфундаментальные операциис документами:

• хранение
• аудит
• движение документовпо исполнителям в организации
• выполнение бизнес-процессов, к которым эти документы имеют отношение

В организации, где внедрен ЭДО и используется система управления документооборотом,документявляется и базовыминструментом управления. Здесь нет просто решений, поручений или приказов — есть документы, содержащие эти самые приказы, решения, поручения и т. д., то есть все управление в организации осуществляется через документы. Как следствие, многие задачи, которые выполняются сотрудниками, точно так же привязаны к документам.

• Любой документ в системе документооборота снабжается«карточкой», подобной, например, библиотечной. Состав информации о документе (атрибутов документа, полей карточки) определяется типом и видом документа, их доступность для просмотра и редактирования — правами доступа к документу и его состоянием в рамках бизнес-процесса.
• Любой документ может иметь один или несколько прикрепленных файлов — это могут быть как проекты новых документов, так и отсканированные образы существующих.
• Любой документ может быть связан с другими документами, что обеспечивает целостность информационного поля организации.
• Любой документ может быть найден по его атрибутам или, при наличии такой функциональности, по вхождению текста в прикрепленные файлы (полнотекстовый поиск).

Таким образом организация документооборота на предприятии с применением СЭД дает все необходимое для своевременного принятия решений, реагирования на ситуации и упорядоченной стабильной работы:

• категоризация документов по типам и видам
• снабжение каждого типа или вида документа любыми необходимыми атрибутами
• заданные бизнес-процессы обработки документов
• механизмы управления задачами и контроля их выполнения
• надежное хранилище документов с возможностями атрибутивного и полнотекстового поиска

Стоит отметить, что различные СЭД взаимодействуют между собой в рамках единой системымежведомственного электронного документооборота (МЭДО)и единой системы межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ). Участниками МЭДО являются Администрация Президента РФ, Аппарат Правительства РФ, Федеральные органы исполнительной власти, а также иные государственные органы. Основной принцип МЭДО — это интеграция участников и транспортной системы, обеспечивающей защищенный обмен электронными сообщениями.

Внедрение электронного документооборота.Зачем нужны разработка и внедрение СЭД. Если подходить к идее внедрения электронного документооборота (ЭДО) в организации с обычных позиций, то напрашиваются примерно такие вопросы:

• Что мы получим от внедрения ЭДО?
• Чем плоха работа с бумагой?
• Каков экономический эффект внедрения ЭДО?
• Как скоро окупится это капиталовложение?

Попытаемся ответить на эти вопросы. Сначала просто опишем, какие изменения принесет внедрение СЭД на предприятии:

• процессы обработки документов могут частично измениться и стать более жесткими
• количество бумажных документов сократится
• выполнение задач станет более четким и управляемым
• отчеты по работе с документами и исполнительской дисциплине можно будет получать оперативно в любое время
• сотрудники, работающие с документами, должны будут обучиться выполнению всех действий в электронном виде

Глядя на этот список можно подумать, что это не список изменений, а список преимуществ. Да, в данном случае эти вещи, безусловно, близки (иначе какой смысл заниматься таким внедрением?), но при внимательном рассмотрении за каждым из пунктов стоит и некоторое ограничение или новое требование. К этому просто нужно быть готовым, затевая внедрение ЭДО, а кроме того, адаптация СЭД под нужды заказчика позволяет автоматизировать документооборот с минимальными ограничениями.

Теперь о выгоде. Основнаявыгодаот внедрения ЭДО — этоповышение эффективностидеятельности организации (здесь под эффективностью мы понимаем отношение достигаемого результата к затратам на его достижение — формула в данном контексте скорее умозрительная, нежели математическая). Исходя из этого понимания, повышать эффективность деятельности организации можно двумя способами: уменьшая затраты и/или увеличивая результат. Как правило, СЭД позволяет реализовать оба варианта. Образно говоря, внедрение ЭДО с использованием подходящей СЭД дает организации возможность меньше тратить и больше зарабатывать. Как правило, СЭД позволяет реализовать оба варианта. Образно говоря, внедрение ЭДО с использованием подходящей СЭД дает организации возможность меньше тратить и больше зарабатывать.

Рассмотрим сначала возможности снижения затрат:

• Сокращение затрат на бумажные документы
• Сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников
• Ускорение информационных потоков

Теперь о результатах:

• Повышение управляемости организации за счет упорядоченности и прозрачности документопотоков
• Повышение скорости и качества принятия решений
• Повышение уровня исполнительской дисциплины и эффективности работы сотрудников, рабочих групп, организации в целом

И напоследок — примеры вопросов, которые не так очевидны, но обязательно должны быть рассмотрены в рамках темы организации электронного документооборота:

• сколько может стоить вашей организации не согласованный вовремя проект контракта?
• какой урон может нанести не выставленный вовремя счет?
• сколько документов можно было бы не дорабатывать по нескольку раз, если бы была более высокая прозрачность постановки и исполнения задач?

Организация электронного документооборота с различных точек зрения

• Руководители:
• оперативное получения информации, необходимой для принятия решения
• оперативный контроль исполнительской дисциплины
• Секретари, референты и помощники:
• быстрый поиск документов
• высокая точность поиска документов
• облегчение контроля исполнительской дисциплины
• упрощение подготовки всевозможных событий, мероприятий
• ускорение подготовки, согласования и утверждения итоговых документов
• Финансово-бухгалтерские службы:
• повышение скорости движения документов, например, из филиалов в головную организацию
• снижение риска утери документов
• экономия времени при подборке документов для проведения сверок расчетов или проверок надзорных органов
• Юридическая служба:
• снижение трудоемкости работы по подготовке документов
• эффективный контроль сроков
• быстрый поиск необходимых нормативных документов

Задачи, решаемые автоматизацией документооборота.
Корпоративный документооборот

• Регистрация входящей корреспонденции (первичных, повторных документов, ответов на запросы от юридических лиц, приказов, распоряжений, писем вышестоящих организаций, служебных записок на имя руководителя от структурных подразделений)
• Регистрация исходящей корреспонденции (ответов на входящие документы, запросов, уведомлений, исходящих служебных записок от структурных подразделений на имя руководителя)
• Работа с такими типами документов, как: приказы, распоряжения, договоры, внутренние нормативные документы, финансовые документы, служебные записки, заявления, протоколы и заявки, и т.д. управление которыми автоматизировано от момента инициации и создания проекта документа до момента исполнения, включая процесс согласования и утверждения
• Актуальная информация о ходе работы с документом (статусы документа, история событий)
• Контроль исполнительской дисциплины
• Формирование, представление на экране и печать выходных форм в виде карточек, справок, отчетов, протоколов
• Поиск документов по значениям соответствующих атрибутов
• Набор функций для поддержки работы с организационно-распорядительными документами
• Различные виды статистической отчетности
• Прозрачный механизм заместителей
• Работа с шаблонами документов
• «Подписка» на документы
• Разграничение прав доступа к документам
• Возможность построения матрицы доступа к документам и функциям системы на основании штатной структуры организации
• Надежное хранение документов в структурированном хранилище
• Возможность интеграции с аналогичной системой электронного документооборота, благодаря использованию платформы дляСЭД Alfrescoпри разработке ПО, или с системами электронного документооборота сторонних организаций, что позволяет создать в организации единое информационно-документационное пространство и автоматизировать бизнес-процессы, охватывающие все подразделения организации.

Налаженная организация документооборота поднимает деятельность предприятия на качественно другой уровень, а для некоторых предприятийразработка СЭД это единственная возможность успешно функционировать в условиях конкуренции. Таким образом, документооборот приобретает такое понятие, как«корпоративный» ЭДО.

Самые значимые для отечественного СЭД-сообщества вопросы:

·​Актуальные потребности заказчиков: что ожидают от СЭД сегодня и завтра, что ИТ предлагают уже сейчас.

·​Государство как регулятор развития электронного документооборота: куда движется российское информационное общество.

·​Автоматизация бизнес-процессов: новые возможности ECM-систем.

·​Современные тенденции развития ECM-систем: мобильность, BYOD, виртуализация, электронная подпись, ЦОД, «облачные» технологии, портальные решения и другие технологические новинки.

·​Риски при работе с электронными документами: обеспечение безопасности.

·​Электронный документооборот и работа с персональными данными: как соблюдать требования законодательства.