Делопроизводство и документационное обеспечение. Виды документов и их классификация
ОСНОВЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
Делопроизводство и документационное обеспечение. Виды документов и их классификация
Делопроизводство – деятельность по обеспечению документирования и организации работы с документами.
В государственном стандарте Республики Беларусь СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (далее – СТБ 2059-2013) для одного из ключевых понятий – «делопроизводство» – закреплены два синонима: «документационное обеспечение управления» (далее – ДОУ) и «управление документами».
Термин «управление документами» является достаточно новым в Республике Беларусь и странах СНГ, но в последнее время получает все более широкое распространение. Управление документами является частью управления (менеджмента) организацией в целом; целью управления документами является обеспечение доказательств деловой деятельности и фиксирование информации о такой деятельности.
Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать, созданная, полученная и сохраняемая организацией или лицом в доказательных или справочных целях в процессе выполнения правовых обязательств или осуществления своей деятельности.
Документы могут быть классифицированы по следующим признакам:
по способу фиксации информации (традиционные, электронные, кинодокументы, фотодокументы, видеодокументы и т. п.);
по типизации (типовые, трафаретные, индивидуальные, унифицированные);
по степени сложности (простые и сложные);
по месту составления (внешние и внутренние);
по срокам исполнения (срочные и несрочные);
по происхождению (служебные и личные);
по степени гласности (обычные и ограниченного доступа (для служебного пользования, секретные, совершенно секретные, особой важности и др.));
по юридической силе (выделяют подлинные (действительные и недействительные) и подложные);
по назначению (подлинник, дубликат, копия, выписка);
по срокам хранения (постоянного и временного (сроком хранения более 10 лет и до 10 лет) хранения);
по отражаемым в них видам деятельности (документы по общим и административным вопросам, которые могут составляться работниками всех подразделений государственного органа, и документы по функциям управления, составляемые работниками бухгалтерий, отделов планирования, снабжения и сбыта, кадров, других функциональных подразделений);
по наименованиям (служебные письма, приказы, распоряжения, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т. д.).
В зависимости от назначения документы могут выполнять различные функции. Коммуникативная функция документов обеспечивает внешние связи учреждений, организаций; информационная функция дает возможность анализировать деятельность; функция исторического источника обеспечивает исследование истории организаций-авторов документов, их взаимосвязи, место и значение в обществе; управленческая функция обеспечивает функционирование и управляемость издавшего их органа; выделяют также социальную и правовую функции.
Подготовка дел к передаче в архив. Архивное хранение дел
Передаче на архивное хранение подлежат не все документы, а лишь документы, завершенные делопроизводством и имеющие ценность для организации.
Экспертиза ценности документов–это определение исторической, научной, социальной, экономической, политической, культурной и практической значимости документов с целью установления сроков их хранения и отбора на хранение.
Экспертиза ценности документов в организации осуществляется постоянно действующей экспертной комиссией (далее – ЭК). В государственных органах и иных организациях, имеющих подчиненные организации, создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (далее – ЦЭК).
ЦЭК (ЭК) создается в составе не менее трех человек. Председателем ЦЭК (ЭК) назначается заместитель руководителя организации, членами – руководитель службы ДОУ (лицо, ответственное за ДОУ), заведующий архивом организации (лицо, ответственное за архив), главный бухгалтер и другие наиболее квалифицированные работники организации. В состав может включаться работник соответствующего архива. Персональный состав ЦЭК (ЭК) утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации.
Основными функциями ЦЭК (ЭК) являются: согласование проектов номенклатур дел организации и ее структурных подразделений, типовых и примерных номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, проектов перечней документов с указанием сроков хранения, методических документов по делопроизводству; ежегодный отбор документов на хранение и уничтожение; согласование описей дел постоянного, временного (до 10 лет) хранения и по личному составу; согласование актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению; осуществление методического руководства и контроля за деятельностью ЭК структурных подразделений и подчиненных организаций и др.
ЦЭК (ЭК) является совещательным органом, решения которого (протоколы) утверждаются руководителем организации.
Непосредственный отбор документов на архивное хранение и выделение к уничтожению производится работниками структурных подразделений организации, в деятельности которых они были образованы.
По результатам экспертизы ценности и отбора документов составляются описи дел постоянного, временного хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат передаче в архив организации. Дела должны быть переданы в архив организации и включены в сводную опись дел (годовой раздел сводной описи дел) по истечении года, но не позднее двух лет после завершения их делопроизводства, по описям дел структурных подразделений.
Дела временного (до 10 лет) хранения в архив организации не передаются и по истечении сроков временного хранения подлежат уничтожению. Передача дел временного хранения в архив организации допускается в исключительных случаях по решению руководителя организации и может осуществляться по согласованию с архивом организации в соответствии с номенклатурой дел.
Дела передаются в архив организации по графику в присутствии работника структурного подразделения. График составляется заведующим архивом (лицом, ответственным за архив), согласовывается с руководителями структурных подразделений и утверждается руководителем организации.
При приеме-передаче дел в архиве проверяется правильность формирования и оформления дел, соответствие количества дел, внесенных в опись дел структурного подразделения, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Выявленные при проверке недостатки устраняются работниками структурных подразделений.
ОСНОВЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
Делопроизводство и документационное обеспечение. Виды документов и их классификация
Делопроизводство – деятельность по обеспечению документирования и организации работы с документами.
В государственном стандарте Республики Беларусь СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (далее – СТБ 2059-2013) для одного из ключевых понятий – «делопроизводство» – закреплены два синонима: «документационное обеспечение управления» (далее – ДОУ) и «управление документами».
Термин «управление документами» является достаточно новым в Республике Беларусь и странах СНГ, но в последнее время получает все более широкое распространение. Управление документами является частью управления (менеджмента) организацией в целом; целью управления документами является обеспечение доказательств деловой деятельности и фиксирование информации о такой деятельности.
Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать, созданная, полученная и сохраняемая организацией или лицом в доказательных или справочных целях в процессе выполнения правовых обязательств или осуществления своей деятельности.
Документы могут быть классифицированы по следующим признакам:
по способу фиксации информации (традиционные, электронные, кинодокументы, фотодокументы, видеодокументы и т. п.);
по типизации (типовые, трафаретные, индивидуальные, унифицированные);
по степени сложности (простые и сложные);
по месту составления (внешние и внутренние);
по срокам исполнения (срочные и несрочные);
по происхождению (служебные и личные);
по степени гласности (обычные и ограниченного доступа (для служебного пользования, секретные, совершенно секретные, особой важности и др.));
по юридической силе (выделяют подлинные (действительные и недействительные) и подложные);
по назначению (подлинник, дубликат, копия, выписка);
по срокам хранения (постоянного и временного (сроком хранения более 10 лет и до 10 лет) хранения);
по отражаемым в них видам деятельности (документы по общим и административным вопросам, которые могут составляться работниками всех подразделений государственного органа, и документы по функциям управления, составляемые работниками бухгалтерий, отделов планирования, снабжения и сбыта, кадров, других функциональных подразделений);
по наименованиям (служебные письма, приказы, распоряжения, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т. д.).
В зависимости от назначения документы могут выполнять различные функции. Коммуникативная функция документов обеспечивает внешние связи учреждений, организаций; информационная функция дает возможность анализировать деятельность; функция исторического источника обеспечивает исследование истории организаций-авторов документов, их взаимосвязи, место и значение в обществе; управленческая функция обеспечивает функционирование и управляемость издавшего их органа; выделяют также социальную и правовую функции.