Понятие информационных технологий и возможности их использования в анализе хозяйственной деятельности предприятий

Информационные технологии в соответствии с определением, данным в Законе Республики Беларусь «Об информатизации», представляют собой «совокупность методов, способов, приемов и средств обработки документированной информации, включая прикладные программные средства, и регламентированного порядка их применения».

Прикладные программные средства (ППС), как одна из главных составляющих компонент информационных технологий, формируют состав, содержание и последовательность процедур обработки аналитической информации.

Различают следующие виды ППС для анализа хозяйственной деятельности (АХД): пользовательские, общего назначения, методо-ориентированные, предметно-ориентированные.

Пользовательские программы относятся к категории оригинальных программ и предназначены для автоматизации АХД на конкретном предприятии. Они учитывают специфические особенности производства, технологических и информационных процессов данного предприятия и не могут использоваться как типовые для автоматизации АХД на других предприятиях.

ППС общего назначения, методо-ориентированные и предметно-ориентированные относятся к категории типовых программ. Их используют на многих предприятиях для автоматизации аналитических работ, в основу которых положены единые методологические принципы анализа.

Области применения ППС общего назначения разнообразны и не зависят от отрасли деятельности человека, масштабов производства и других факторов. Это целый класс программ, многие из которых представляют собой сложные программные комплексы. В автоматизированной бухгалтерии наибольшее применение находят такие программные средства, как табличные процессоры и системы управления базами данных.

Табличные процессоры представляют собой мощное средство обработки многомерных аналитических таблиц. Функциональные возможности Microsoft Ехсе1, широко известной системы этого класса программных средств, позволяют создавать практически любое количество аналитических таблиц для проведения комплексного анализа хозяйственной деятельности предприятий, автоматически осуществлять в них экономические вычисления любой степени сложности и выдавать графическую интерпретацию результатов выполненного анализа. МS Ехсеl имеет многочисленные инструменты для развития приемов экономического анализа формирования средств и источников средств предприятий, финансового состояния и финансовых результатов деятельности предприятий, расходов и доходов, объемов производства и реализации продукции, инновационной деятельности и т. д.

Ключевыми структурными понятиями Microsoft Excel являются: «Книга», Лист и ячейка. Параметры этих информационных единиц представлены в табл. 2.1. Они позволяют судить о возможностях организации и хранения данных вэлектронных таблицах.

Таблица 2.1. Характеристика возможностей организации и хранения данных в Microsoft Excel

Возможности	Наибольшее число
Размер листа	65536 строк и 256 столбцов
Ширина столбца	255 символов
Длина записи для содержимого ячеек (текст)	32767 символов. В ячейке отображаются только 1024 символа; все 32767 символов отображаются в строке формул.
Число листов в книге	Ограничено объемом доступной памяти (значение по умолчанию — 3 листа)
Число связанных листов	Число вычисляемых ячеек в надстройке “Поиск решения”
Пределы масштабирования	от 10 до 400 процентов

Окончание табл.2.1

Отчеты	Ограничивается объемом доступной оперативной памяти
Число уровней сортировки	3 для однократной сортировки; не ограничено для последовательных сортировок
Число полей в форме данных
Точность представления чисел	15 разрядов
Наибольшее положительное число	9,99999999999999E307
Наименьшее отрицательное число	-9,99999999999999E307
Наименьшее положительное число	1E-307
Наибольшее отрицательное число	-1E-307
Длина записи для формулы	1024 символа
Размер массива книги	Ограничивается объемом доступной оперативной памяти.
Число функций листа Excel
Наименьшая используемая в расчетах дата	1 января 1900 г. (1 января 1904 г. для системы дат 1904)
Наибольшая используемая в расчетах дата	31 декабря 9999 г.
Наибольший временной интервал, который можно ввести	9999:99:99

МS Ехсеl обладает средствами выполнения разнообразных технологических процедур:

- перемещение, копирование, вставка, переименование, скрытие, удаление листов;

- ввод чисел и текста в ячейки и их форматирование;

- установление связей между ячейками, листами и книгами;

- управление вычислениями;

- выборка и анализ данных;

- обработка списков;

- использование функций: математических, финансовых, статистических, работы с базой данных, работы с массивами, текстовые функции и др.;

- графическое представление данных и др.

Microsoft Excel поддерживает технологию OLE (Object Linking and Embedding), благодаря которой в таблицы могут включаться объекты, подготовленные в других программах пакета МS Office (Word, Access, Power Point и т.д.)

Типовые методо-ориентированные программы реализуют определенные экономико-математические методы решения задач, например, методы математической статистики. Программы этой группы чаще всего применяют для анализа производственно-финансовой деятельности предприятия.

Особый интерес для целей совершенствования приемов анализа хозяйственной деятельности предприятий представляют пакеты прикладных программ, позволяющие обрабатывать аналитические данные с помощью сложных математической методов. Наиболее популярной системой этого класса программ является пакет SPSS (Statistical Package for the Social Science),предназначенный для выполнения многомерного статистического анализа с помощью математического аппарата, опирающегося на линейную алгебру, теорию вероятностей и математическую статистику.

Основным модулем пакета является SPSS Base. Он включает все процедуры ввода, отбора и корректировки данных, а также большинство предлагаемых в SPSS статистических методов. Наряду с простыми методиками статистического анализа, такими как частотный анализ, расчет статистических характеристик, таблиц сопряженности, корреляций, построения графиков, этот модуль включает t-тесты и большое количество других непараметрических тестов, а также усложненные методы, такие как многомерный линейный регрессионный анализ, дискриминантный анализ, факторный анализ, кластерный анализ, дисперсионный анализ, анализ пригодности (анализ надежности) и многомерное шкалирование.

В среде SPSS реализуются следующие процедуры:

· формализованное представление исходных данных в виде некоторых формальных конструкций;

· построение дискриминантной (разделяющей, классифицирующей) функции и ее идентификация;

· определение статистических параметров распределения дискриминантной функции.

Типовые предметно-ориентированные программы представляют собой программные средства для решения однотипных учетно-аналитических задач. Для программ этой группы характерно наличие инструментальных средств, позволяющих адаптировать программу к конкретным условиям предприятия путем настройки ряда параметров. Типовые предметно-ориентированные программы в подавляющем большинстве являются сложными системами, состоящими из программных модулей, которые могут использоваться все вместе, одиночно или в любом сочетании.

Программные средства для обработки аналитической информации охватывают широкий спектр задач анализа, и группируются следующим образом:

по виду анализа: для реализации финансового, управленческого, статистического, инновационного анализа;

по функциональности: комплексные системы, системы с автоматизацией отдельных разделов анализа хозяйственной деятельности предприятий, системы с ограниченным набором аналитических функций;

по архитектуре программно-вычислительного комплекса: локальные (организованные по типу АРМ), корпоративные на базе сетевой технологии;

по наличию средств настройки: полностью настраиваемые, частично настраиваемые, жесткие (мало настраиваемые);

Состав автоматизированных задач анализа включает: анализ финансовой отчетности, определения финансового состояния предприятия, оценка платежеспособности, прогнозирование рисков, анализ производства и реализации продукции, анализ использования производственных ресурсов и др.