Нормативно-методическая база делопроизводства; Общегосударственный классификатор управленческой документации; унификация документов; стандартизация документов

Государственную политику в области регулирования делопроизводства и архивного дела ведет Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь.

Основные задачи Департамента:

· разработка и реализация единой государственной политики в сфере архивного дела и делопроизводства;

· формирование Национального архивного фонда Республики Беларусь, обеспечение сохранности документов, организация их государственного учета и использования;

· осуществление государственного надзора за соблюдением законодательства Республики Беларусь в сфере архивного дела и делопроизводства;

· участие в документационном обеспечении управления в республиканских органах государственного управления, местных исполнительных и распорядительных органах и иных организациях;

· создание совместно с заинтересованными республиканскими органами государственного управления, научными организациями условий, обеспечивающих внедрение автоматизированных технологий электронного документооборота;

· руководство республиканскими архивными учреждениями, обеспечение их функционирования;

· контроль разработки и использования официальных геральдических символов Республики Беларусь;

· организация повышения квалификации специалистов архивного дела, делопроизводства, разработка рекомендаций по совершенствованию учебных программ по архивному делу, делопроизводству и специальным историческим дисциплинам;

· организация научно-исследовательской работы в области документоведения, архивоведения, археографии, электронного документирования, обеспечение внедрения научно-методических разработок в практику работы учреждений Государственной архивной службы Республики Беларусь, республиканских органов государственного управления, местных исполнительных и распорядительных органов и иных организаций;

· международное сотрудничество в сфере архивного дела и делопроизводства.

Департамент, а также отделы по архивам и делопроизводству управлений юстиции облисполкомов и Минского горисполкома составляют единую систему органов Государственной архивной службы Республики Беларусь.

В настоящее время в Республике Беларусь действует ряд общегосударственных нормативно-правовых актов, регламентирующих наиболее общие правила подготовки, оформления и организации работы с документами в организациях и учреждениях. Взаимоотношения организаций, учреждений, деловое документное общение на всех уровнях должно осуществляться по единым общепринятым правилам. Вся работа с документами, начиная с момента их создания, получения, отправки или сдачи в архив, регулируется законами, комплексами нормативно-правовых и методических документов, которые и составляют государственную нормативно-методическую базу делопроизводства.

Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:

· указы, распоряжения Президента Республики Беларусь;

· постановления и распоряжения Правительства Республики Беларусь, регламентирующие документационное обеспечение на республиканском уровне;

· правовые акты органов исполнительной власти (министерств, ведомств, комитетов и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

· правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;

· государственные стандарты на документацию;

· классификаторы технико-экономической и социальной информации;

· Государственную систему документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);

· законодательные акты Республики Беларусь в сфере документации;

· нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда.

Нормативные правовые акты, регламентирующие документационное обеспечение на
республиканском уровне

Документы, создаваемые и накапливаемые в деятельности организаций и учреждений, составляют основную часть ее информационных ресурсов. Определения ключевых понятий в сфере информации – «информация», «информатизация», «документированная информация (документ)», «владелец информации», «пользователь информации» закреплены в законе Республики Беларусь «Об информатизации».

В соответствии с указанным законом документирование (т.е. создание документов) является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Также, закон устанавливает правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов, в частности, порядок документирования информации: право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах, категории информации по уровню доступа к ней; порядок правовой защиты информации. Информационные ресурсы могут находиться в государственной собственности и в собственности юридических и физических лиц.

Закон Республики Беларусь «О государственных секретах» регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственным секретам, их засекречиванием или рассекречиванием и защитой, в интересах обеспечения безопасности Республики Беларусь. Закон определяет полномочия органов государственной власти и должностных лиц в области отнесения сведений к государственным секретам, а также устанавливает перечень сведений, составляющих государственные секреты: в военной области, в области экономики, науки и техники, в области внешней политики и экономики; в области разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Республики Беларусь. Также законом установлены порядок и условия распоряжения сведениями, составляющими государственные секреты, определены органы защиты государственных секретов.

Положения данного закона нашли развитие в:

· Указе Президента Республики Беларусь от 9 июля 2003 г. №300 «Об утверждении перечня государственных органов и организаций, наделяемых полномочиями по отнесению сведений к государственным секретам и их защите»;

· Указе Президента Республики Беларусь от 12 апреля 2004 г. №186 «Об утверждении перечня сведений, составляющих государственную тайну Республики Беларусь»;

· Постановлении Совета Министров Республики Беларусь от 3 декабря 2004 г. №1541 «О некоторых вопросах передачи другим государствам сведений, составляющих государственные секреты»;

· Положении о порядке предоставления допуска физическим лицам к государственным секретам, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 10 апреля 2004 г. №400;

· Инструкции о режиме доступа к документам, содержащим информацию, относящуюся к тайне личной жизни граждан, утвержденной приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь №21 от 3 июля 1996г.

Закон Республики Беларусь от 6 октября 1994 г. №3277–XII «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» определяет понятия основных терминов архивного дела (Архивный фонд Республики Беларусь, архивный документ, архивный фонд, архив, архивное дело). Он регулирует формирование, организацию, хранение, учет, использование архивов и архивных фондов и управление ими в целях сохранности архивных документов и дальнейшего их использования в интересах граждан, общества и государства.

Изображение герба Республики Беларусь на бланках и документах регламентируется Положением о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь.

Закон Республики Беларусь «О товарных знаках и знаках обслуживания», введенный постановлением Верховного Совета Республики Беларусь от 5 февраля 1993 г. №2182–XII, устанавливает понятие «товарный знак и знак обслуживания», виды товарных знаков, порядок регистрации товарного знака, порядок использования товарного знака на официальных бланках.

Правовые основы стандартизации в Республике Беларусь устанавливает Закон от 5 января 2004 г. №262–3 «О техническом нормировании и стандартизации», а также технические регламенты и кодексы.

В соответствии с Законом Республики Беларусь «О техническом нормировании и стандартизации» к нормативным документам по стандартизации, действующим на территории Республики Беларусь, относятся:

· технические регламенты;

· технические кодексы установившейся практики;

· стандарты, в том числе государственные стандарты, стандарты организаций;

· технические условия.

Государственные стандарты и общегосударственные классификаторы технико-экономической информации принимает Комитет по стандартизации, метрологии и сертификации при Совете Министров Республики Беларусь (Госстандарт Республики Беларусь). Стандарты вводятся в действие после их государственной регистрации.

Требования, устанавливаемые техническими регламентами и кодексами, обязательны для всех государственных органов управления и субъектов хозяйственной деятельности. Требования же, устанавливаемые стандартами, обязательны для всех государственных органов управления и субъектов хозяйственной деятельности, если на них есть ссылки в технических регламентах или кодексах.

Госстандарт Республики Беларусь и специально уполномоченные государственные органы управления в пределах их компетенции осуществляют госконтроль и надзор за соблюдением обязательных требований регламентов, кодексов и стандартов.

Комитет по стандартизации, метрологии и сертификации при Совете Министров Республики Беларусь в области технического нормирования и стандартизации:

· осуществляет реализацию единой государственной политики;

· осуществляет общую координацию разработки технических регламентов и государственных стандартов;

· устанавливает порядок разработки, утверждения, государственной регистрации, проверки, пересмотра, изменения, отмены, уведомления об этом, применения, опубликования технических кодексов, государственных стандартов, технических условий;

· утверждает, вводит в действие, отменяет государственные стандарты, вносит в них изменения (кроме государственных стандартов в области архитектуры и строительства);

· осуществляет государственную регистрацию технических регламентов, технических кодексов, государственных стандартов, технических условий (кроме технических условий, которые не проходят государственную регистрацию);

· определяет виды продукции (услуг), технические условия на которые не проходят государственную регистрацию;

· осуществляет официальное издание государственных стандартов (кроме государственных стандартов в области архитектуры и строительства);

· опубликовывает информацию о действующих технических регламентах, технических кодексах, государственных стандартах, технических условиях;

· организует и проводит систематическую проверку действующих государственных стандартов (кроме государственных стандартов в области архитектуры и строительства) в целях их изменения или отмены;

· осуществляет государственный надзор за соблюдением требований технических регламентов (кроме технических регламентов, устанавливающих требования к зданиям, строениям и сооружениям);

· применяет в пределах своей компетенции к юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям, нарушившим требования технических регламентов, меры воздействия, предусмотренные настоящим Законом и иными актами законодательства;

· участвует в работе по международной и межгосударственной (региональной) стандартизации (кроме стандартизации в области архитектуры и строительства);

· дает официальные толкования по вопросам применения технических нормативных правовых актов, им утвержденных;

· утверждает по предложениям субъектов технического нормирования и стандартизации состав технических комитетов по стандартизации, перечень закрепляемых за ними объектов стандартизации, а также положения об этих технических комитетах (кроме технических комитетов по стандартизации в области архитектуры и строительства);

· предоставляет субъектам технического нормирования и стандартизации право на использование знака (знаков) соответствия государственным стандартам;

· создает и ведет Национальный фонд технических нормативных правовых актов в области технического нормирования и стандартизации.

Нормативные правовые акты, регламентирующие документационное обеспечение на
республиканском уровне