Срок исполнения может продлить только организация или должностное лицо, его установившие, или вышестоящее над ним руководство.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях и подлежат исполнению в следующие сроки:

· документы с конкретной датой исполнения выполняются в указанный срок;

· документы без указания конкретной даты, но с пометкой «Срочно», исполняются в 3-дневный срок, документы, имеющие отметку «оперативно» - в 10-дневный срок;

· по обращениям граждан и требующим дополнительного изучения и проверки – до одного месяца со дня их регистрации;

· остальные - в месячный срок.

6.6. Контроль за своевременным исполнением документов осуществляют:

· руководители структурных подразделений;

· отдел делопроизводства (в т. ч. сотрудники приемных ректора, проректоров, дирекции КЦ и НИЦ);

6.7. Получив документы на исполнение, сотрудник Университета должен немедленно ознакомиться с их содержанием, выделить документы, требующие срочного исполнения.

Если документ направляется нескольким исполнителям - лицо, указанное в резолюции первым, является ответственным исполнителем, который обязан организовать его исполнение в указанный срок. Ответственному исполнителю направляется подлинник документа, соисполнители получают копии.

6.8. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя ректора (проректоров) Университета, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3 дней до истечения этого срока.

Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует отдел делопроизводства, осуществляющий контроль исполнения, для внесения изменений в книгу регистрации и контроля входящих документов.

6.9. Проверка хода исполнения осуществляется отделом делопроизводства до истечения сроков исполнения документов (предварительный контроль) в следующем порядке: задания последующих лет – не реже одного раза в год: задания последующих месяцев текущего года – не реже одного раза в месяц; задания текущего месяца – каждые десять дней и за пять дней до истечения срока.

6.10. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического исполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или, если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не были возвращены на доработку.

6.11.Снятие документа с контроля осуществляет отдел делопроизводства. Основанием для снятия с контроля документов с поручениями ректора или проректоров является документ-ответ, подписанный ректором, проректорами, либо справка (информация) об исполнении документа за подписью руководителя структурного подразделения. Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело; краткие сведения об исполнении и ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении, отметка «в дело», номер дела, в котором будет храниться документ, дата, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ. Если документ не имеет письменного ответа, то на нижнем поле первого листа документа пишется краткая справка (информация) об исполнении документа за подписью исполнителя с проставлением даты исполнения.

Данные о снятии документа с контроля и исполнении документа вносятся в книгу регистрации и контроля входящих документов отделом делопроизводства.

ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ПРОХОЖДЕНИЯ

ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

7.1. Порядок прохождения исходящих документов включает в себя: составление проекта документа, согласование, подписание (утверждение) и отправка.

7.2. До передачи документа на подпись исполнитель должен проверить его содержание, правильность оформления, наличие необходимых виз и приложений. Документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился.

7.3. Документы, подписанные ректором и проректорами, регистрируются в отделе делопроизводства. Документы, подписанные руководителями структурных подразделений, регистрируются в структурных подразделениях и направляются в отдел делопроизводства на отправку адресатам по почтовой связи.

Сотрудники отдела делопроизводства, ответственные за отправку корреспонденции по почте, должны обязательно проверить правильность оформления письменной корреспонденции. Документы для отправки конвертируют сотрудники структурных подразделений ответственные за делопроизводство. На конверте, согласно утвержденным Правилам оказания услуг почтовой связи, должны быть указаны: вид отправления (заказное, заказное с уведомлением); почтовый индекс; адрес и название учреждения, а в случае персонального адресования – фамилия, инициалы; при необходимости должность адресата. Документы передаются в почтовое отделение сотрудником отдела делопроизводства.

Запрещается переписка по почте между структурными подразделениями Университета.

ПОРЯДОК ПРОХОЖДЕНИЯ

ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ

8.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению исходящих документов, а на этапе исполнения – поступающих документов.

8.2. Проекты нормативных и распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными лицами передаются в юридический отдел для проверки соответствия содержания документов действующему законодательству.

Оформленные документы передаются на подпись руководству Университета в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей.

8.3. Копии подписанных руководителями распорядительных документов (кроме распоряжений по АХЧ, КЦ, НИЦ) в обязательном порядке через отдел делопроизводства рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.

8.4. Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через лиц, ответственных за делопроизводство, с отметкой в регистрационных журналах подразделений.