Технологии эффективности управления

В основе эффективного управления заложены четыре системообразующих функции управления: планирование, мотивация, делегирование/организация и контроль. Планирование – это важнейшая функция процесса управления, состоящая в разработке плана, определяющего то, что нужно сделать и какими методами, сообразуясь со временем и пространством. От правильно сформулированных планов в значительной мере зависит качество управления.

Функция планирования отвечает на следующие вопросы:

- где мы находимся в настоящее время? Оцениваются сильные и слабые стороны организации в основных областях, чтобы определить чего реально может достигнуть система;
- куда необходимо двигаться? Оценка возможностей и угроз для точного определения целей и помех в их достижении;
- как достигать целей? Определение методов и способов.

Планирование классифицируется по следующим признакам:

- по степени охвата;
- по предмету планирования;
- по сфере функционирования;
- по срокам;
- по содержанию планирования.

Основные задачи планирования деятельности организации:

- выбор оптимальной стратегии деятельности организации на основе прогнозов альтернативных вариантов;
- обеспечение устойчивости функционирования и развития;
- формирование оптимального по номенклатуре портфеля инноваций и инвестиций;
- комплексное обеспечение выполнения планов;
- формирование организационно-технических и социально-экономических мероприятий, обеспечивающих выполнение планов;
- координация выполнения планов по заданиям, исполнителям, ресурсам, срокам и качеству;
- стимулирование выполнения планов.

Планы содержат перечень того, что должно быть сделано, определяют последовательность, ресурсы и время выполнения работ, необходимые для достижение поставленных целей.

Соответственно планирование включает:

- анализ ситуации и факторов внешней и внутренней среды;
- установление целей и задач;
- разработку стратегий, программ и планов для достижения целей;
- оценку альтернативных вариантов плана;
- определение необходимых ресурсов и их распределение по целям и задачам;
- доведение планов до всех, кто их должен выполнять и кто несёт ответственность за их реализацию.

Функция планирования осуществляется на двух уровнях: стратегическом и оперативном. Мотивация - это процесс побуждения других людей к деятельности для достижения целей организации. Выполняя эту функцию, руководитель осуществляет материальное и моральное стимулирование работников, и создает наиболее благоприятные условия для проявления их способностей и профессионального "роста". При хорошей мотивации персонал организации выполняет свои обязанности в соответствии с целями этой организации и ее планами. Процесс мотивации предполагает создание для работников возможности удовлетворения их потребностей, при условии надлежащего выполнении ими своих обязанностей. Прежде, чем мотивировать персонал на более эффективную работу, руководитель должен выяснить реальные потребности своих работников.

Методы управленческой мотивации:

- методы экономической мотивации – зарплата, премия, льготы, проценты, участие в прибылях, пакет акций, доплата и др.
- методы социальной мотивации – общественное признание, благодарность, восхищение и др.
- методы психологической мотивации – ощущение собственной значимости, безразличие, ущербность и др.
- методы властной мотивации – повышение в должности, предоставление дополнительных полномочий и др.
- социально-психологические методы – повышение социальной активности, обмен опытом, критика, деловая, профессиональная и управленческая этика;
- методы моральной мотивации – личное или публичное признание, похвала и критика;
- метод проектирования и перепроектирования работ;
- метод вовлечения сотрудников в управление;
- методы изучения мотивации и мотивов – экспериментальные методы, методы оценки поведения и его причин со стороны, методы изучения и др.

Мотивацию можно рассматривать как:

- определение и создание условий, причин, побуждающих к эффективному труду с учётом потребностей, психологии, поведения человека и группы;
- процесс, начинающийся с физиологической или психологической нехватки или потребности, которая активизирует поведение или создаёт побуждение, направленное на достижение цели или получение вознаграждения.

Мотивация, рассматриваемая как процесс, теоретически может быть представлена в виде шести следующих одна за другой стадии:

Первая стадия - возникновение потребностей.
Вторая стадия - поиск путей устранения потребности.
Третья стадия - определение целей (направления) действия.
Четвертая стадия - осуществление действия.
Пятая стадия - получение вознаграждения за осуществление действия.
Шестая стадия - устранение потребности.

Организация - это обоснование и выбор элементов управляемой и управляющей систем, а также установление постоянных или временных взаимоотношений между ними. Иначе говоря, это процесс объединения людей и средств для достижения поставленных организацией целей.

Задачи организации:

- деление организации на части и делегирование выполнения общей управленческой задачи путём распределения ответственности и полномочий;
- формирование организационной структуры организации, налаживание взаимодействия её элементов;
- создание условий для формирования определённой организационной культуры;
- организация выполнения принятых решений;
- текущая организация производственного, торгового и иных процессов;
- обеспечение деятельности организации всеми видами ресурсов;
- преобразование системы в ходе развития из менее организованного состояния в более организованное.

При этом важное значение имеет рациональная организация управленческих процессов. Эти процессы подразделяются на основные, вспомогательные и обслуживающие. При этом в качестве предмета труда выступают управленческое решение, информация, документы. Если операция направлена на изменение параметров труда, то процесс является основным. К обслуживающим управленческим процессам относятся накопление, контроль и передача предметов труда, к вспомогательным – операции, в результате которых создаются нормальные условия для выполнения основных и обслуживающих процессов.

Контроль как функция управления означает процесс сопоставления достигнутого результата с запланированным, установление степени соответствия (несоответствия) фактического состояния системы желаемому и выявление причин имеющихся отклонений.

Контроль подразделяется на текущий и заключительный. Контроль осуществляемый на стадии хозяйственного процесса, называется текущий. Его задача – оперативное выявление и своевременное пресечение нарушений и отклонений, возникающих в процессе выполнения хозяйственных операций и производственных заданий.

Заключительный контроль осуществляется после того, как работа выполнена. При этом полученные результаты сравниваются с ожидаемыми. Целью этого вида контроля является установление правильности, законности и экономической целесообразности производимых работ и хозяйственных операций, вскрытие недостатков и упущений в работе.

Можно выделить основные принципы:

- Ориентация контроля на результаты;
- простота контроля;
- адекватность контроля контролируемой деятельности;
- гибкость контроля;
- стратегическая направленность контроля;
- скрытость контроля;
- экономичность контроля;
- эффективность контроля.

Контроль осуществляется в четыре этапа:

1. Устанавливаются стандарты, т.е. конкретные, поддающиеся измерению цели, имеющие временные границы.
2. Путём сравнения показателей функционирования с заданными стандартами определяется масштаб допустимых отклонений.
3. Полученные результаты сравниваются с заданными стандартами.
4. Определение необходимых действий.

Так же, во многих российских компаниях используются информационно-технологические (ИТ) системы, с помощью которых менеджеры осуществляют текущее руководство различными сферами бизнеса: планированием ресурсов, организацией снабжения и сбыта, взаимодействием с клиентами, регулированием потребительского спроса и т. д. Объем рынка программного обеспечения, предназначенного для создания подобных систем, быстро растет, и затраты на их приобретение становятся все более важной статьей корпоративных бюджетов.