Основные элементы приложения Excel

Открыв Excel, вы увидите окно пустого документа, в которое можно вводить различные данные. Документом (т.е. объектом обработки) Excel является файл с произвольным именем и расширением .xls. В терминах Excel такой файл называется рабочей книгой. В каждом файле .xlsможет размещаться от 1 до 255 электронных таблиц, и каждая из них называется рабочим листом. Чтобы упростить изложение, будем считать, что вы работаете только с одним рабочим листом, и для вас понятие рабочего листа совпадает с понятием «документ». В дальнейшем тексте термины «рабочий лист» и «электронная таблица» будем считать синонимами.

В представлении пользователя электронная таблица Excel состоит из 16384 строк и 256 столбцов, размещенных в памяти компьютера. Строки пронумерованы целыми числами от 1 до 16384, а столбцы обозначены буквами латинского алфавита A, B, …, Z, AB, …IV. На пересечении столбца и строки располагается основной структурный элемент таблицы – ячейка. Для указания на конкретную ячейку таблицы мы используем адрес, составляемый из обозначения столбца и номера строки, на пересечении которых эта ячейка находится (например, A1, F5, C20, AA3 и т.д.). В любую ячейку можно ввести исходные данные – число или текст, а также формулу для расчета производной информации. Ширину столбца и высоту строки можно изменять.

На рабочий лист можно наложить графический объект (например, рисунок, фотографию и т.д.) и диаграмму.

Размеры таблицы позволяют обрабатывать огромные объемы информации, однако на практике мы работаем обычно лишь с верхней левой частью таблицы.

Общий вид окна приложения Excel показан на рис.1.

Рис. 1. Вид рабочего окна Excel

Внимательно рассмотрите рабочее главное (горизонтальное) меню и панели инструментов. Обратите внимание на почти полное совпадение пунктов главного (горизонтального) меню и кнопок панелей инструментов Excel с пунктами меню и кнопками окна редактора Word.

Это связано с единством объектно-ориентированной технологии Windows: интерфейс одного приложения должен отличаться от интерфейса другого приложения только специфическими операциями.

Работая с Excel, вы будете использовать, в основном, две панели инструментов: панель "Стандартная" (рис. 2) и панель "Форматирование" (рис. 3).

Рис. 2. Вид панели "Стандартная"

Рис. 3. Вид панели "Форматирование"

На рис. 4 в сгруппированном виде показаны пиктограммы панели инструментов "Стандартная".

Рис. 4. Пиктограммы панели инструментов "Стандартная"

Шесть кнопок группы (1) выполняют те же функции, что и в соответствующей панели редактора Word (слева направо);

— создать новую рабочую книгу;

— открыть существующий файл;

— сохранить активный документ;

— напечатать активный документ (по умолчанию);

— просмотреть перед печатью (предварительный просмотр);

— проверить правописание.

Группа (2) содержит восемь кнопок (также знакомых вам в Word):

— вырезать фрагмент;

— копировать фрагмент;

— вставить фрагмент;

— копировать формат;

— отменить последние команды;

— повторить последние команды;

— добавить гиперссылку;

— панель Web.

Группа (3) содержит шесть специфических кнопок, имеющихся в Excel.

С помощью пары кнопок ( ) выполняются операции, упрощающие ввод функций в ячейку электронной таблицы. Если вы щелкнете на кнопке со знаком суммы, то в текущей ячейке появится заготовка функции =СУММ(...), аргументы которой Excel подставит по соглашению. Вы можете отредактировать эту функцию или зафиксировать в ячейке без редактирования. После щелчка на кнопке fx на экран поступит диалоговое окно Мастера функций, и вы сможете выбрать и отредактировать функцию, вводимую в текущую ячейку.

Кнопки ( ) позволяют сортировать выделенные столбцыпострокам в порядке возрастания значения ячеек (А—>Я) или убывания (Я—>А). Сортировать можно как тексты, так и числа.

Кнопки ( ) обслуживают графические операции Excel:

После щелчка на левой кнопке (это Мастер диаграмм) можно «нарисовать» на рабочем листе прямоугольную рамку, а затем, после ответов на вопросы диалоговых окон Мастера диаграмм, построить в рамке произвольную диаграмму;

Правая кнопка позволяет создать на рабочемлисте географическую карту.

Группа (3) включает три кнопки, аналогичные кнопкам Word.

Правая кнопка группы — это переключатель панели инструментов «Рисование», с помощью которой вы можете создать на рабочем листе такой же рисованный объект, как и в документе Word.

В центре группы показан уже знакомый вам раскрывающийся список масштабирования (для увеличения или уменьшения изображения электронной таблицы на экране).

Правая кнопка — кнопка справочной системы Excel. Если щелкнуть на этой кнопке, на экране появится диалоговое окно справочной системы Excel, в котором можно выбрать интересующий вас раздел.

На рис. 5 в сгруппированном виде показаны пиктограммы панели инструментов "Форматирование".

Рис. 5. Пиктограммы панели инструментов "Форматирование"

В группе (1) вам знакомы все пиктограммы, за исключением правой кнопки (с изображением буквы «а»). Слева направо следуют: раскрывающиеся списки выбора шрифта и его размера, переключатели начертанияЖ, К, Ч,группа полей выбора способа выравнивания текста (к левой границе ячейки, по центру, к правой границе ячейки). Кнопка с буквой «а» позволяет выровнять текст как целое по центру выделенной в строке группы ячеек.

Кнопки группы (2) позволяют:

– пометить число в текущей ячейке знаком доллара;

– умножить число в текущей ячейке (или числа в выделенных ячейках) на 100 и пометить его знаком «%» (т. е. представить данные в процентах);

– установить разделитель тысяч в представлении числа;

– увеличить точность представления числа (т. е. увеличить количество знаков после точки);

– уменьшить точность представления числа (т.е. уменьшить количество знаков после точки).

Кнопки группы (3) позволяют:

– уменьшить отступ;

– увеличить отступ;

– изменить рамку для окаймления выделенного блока ячеек;

– изменить цвет фона выделенного блока ячеек;

– изменить цвет символов в выделенном блоке ячеек.

Ниже панели «Форматирование» располагается строка формул (см. рис. 1), в которой вы будете набирать и редактировать данные и формулы, вводимые в текущую ячейку. В левой части этой строки находится раскрывающийся список именованных ячеек, и заголовок этого списка называется полем имен. В этом поле высвечивается адрес (или имя) выделенной ячейки таблицы (а также выделенного графического объекта или диаграммы).

Правее поля имен находится небольшая область (ограниченная справа вертикальной чертой), в которой на время ввода данных появляются три кнопки управления процессом ввода.

Ниже строки формул находится заголовок столбца (с обозначениями A, B, …, Z, AB, …IV), а в левой части экрана – заголовок строки (с номерами 1, 2, 3, …). В левой части заголовка столбца (или в верхней части заголовка строки) имеется пустая кнопка для выделения всей таблицы.

Ячейка таблицы, окаймленная черной рамкой, является выделенной (текущей).

В правой части окна вы видите стандартные полосы прокрутки, предназначенные для перемещения по рабочему листу (вверх-вниз, вправо-влево).

Строка с ярлычками листов позволяет переходить от одного рабочего листа к другому (т.е. от одной электронной таблицы к другой).

Настройка экрана Excel

Как и программа Word, Excel предусматривает несколько вариантов настройки экрана, однако при изучении основных операций с электронными таблицами мы будем предполагать, что окно Excel выглядит примерно так, как показано на рис. 1.

Для приведения окна к этому виду необходимо выполнить следующие операции.

1. Если после вызова программы Excel ее окно не занимает всего экрана, щелкните на кнопке Развернуть в зоне заголовков.

2. Окно документа также должно быть полноэкранным (кнопка его системного меню должна находиться в левой части строки горизонтального меню). При необходимости разверните окно документа.

3. Чтобы выдать на экран обе панели инструментов, необходимо установить соответствующие флажки в диалоговом окне команды[Вид-Панели инструментов...], — точно так же, как в процессоре Word.

4.

Многие элементы окна можно выдавать (или не выдавать) на экран с помощью флажков вкладки[Сервис-Параметры.../Вид], показанной на рис. 6.

Рис. 6. Диалоговое окно Параметры