Основные элементы электронной таблицы Excel

Основные элементы электронной таблицы Excel

Файл, с которым работает Excel, называется книгой. Книга, как правило, состоит из нескольких рабочих листов, которые могут содержать таблицы, тексты, диаграммы, рисунки.

Книга является хорошим организационным средством. Например, можно в одной книге собрать все документы (рабочие листы), относящиеся к определенному проекту (задаче), или все документы, которые ведутся одним исполнителем.Основа рабочего листа (рис. 79) представляет собой сетку из строк и столбцов. Ячейка образуется пересечением строки и столбца. Выделенная мышью ячейка (ячейки) называется активной (на рис. 77 активная ячейка выделена рамкой).

Рис. 79. Элементы таблицы

Строка в рабочем листе идентифицируется именем (цифрой), которое появляется на левой стороне рабочего листа.

Столбец в рабочем листе также идентифицируется именем (буквами латинского алфавита), которое появляется вверху рабочего листа.

Рабочий лист книги Excel может содержать до 65 536 строк и 256 столбцов.

Ячейка - основной элемент таблицы - имеет свой уникальный адрес, состоящий из номера столбца и строки, например Е4.

Каждая ячейка содержит один элемент информации, будь то цифровое значение, текст или формула.

Команды запуска приложений Office описаны в предыдущей главе. При входе в программу открывается окно Excel и на экран выводится пустая рабочая книга с именем Книга 1.

При открытии ранее созданного файла в окне Excel появляется книга с введенными данными.

Рабочая книга в Excel - это файл, в котором хранятся и анализируются данные. Файл рабочей книги состоит из нескольких рабочих листов, которые могут содержать таблицы, тексты, диаграммы или рисунки. Каждый рабочий лист идентифицируется именем, которое появляется на ярлычке листа.

Общие элементы окна приложений Office описаны в предыдущих главах. Рассмотрим подробнее специфические элементы окна Excel (рис. 80).

Рис. 80. Окно Excel

Строка состояния содержит информацию об активном документе, выбранной команде меню, индикаторах режимов клавиатуры. В ней пользователь получает сообщения о том, как выполнить начатую команду до конца и просмотреть промежуточные результаты некоторых вычислений.

Строка формул показывает формулу (если она присутствует в ячейке) или данные, содержащиеся в активной ячейке. В строке формул можно вводить и редактировать текст, числа и формулы.

В активную ячейку можно вводить и редактировать данные непосредственно в ячейке или в строке формул.

Ссылка на ячейку - адрес точки пересечения ее столбца и строки.

Например, ссылка на самую левую верхнюю ячейку на рабочем листе Excel - А1.

Ссылка на активную ячейку будет появляться в поле имени.

Ярлыки используются для идентификации листа в рабочей книге, По умолчанию листы нумеруются Лист 1, Лист 2 и т. д.

Кнопки прокрутки слева внизу окна используются для просмотра ярлыков листов и для перемещения между листами в рабочей книге, содержащей большое количество листов.

Перечислите и дайте характеристику режимам просмотра документа в World.

Форматирование абзаца

Для изменения параметров абзаца фрагмента текста, содержащего несколько абзацев, все абзацы нужно выделить. Вместе с тем, при форматировании одного абзаца его выделять не обязательно. Достаточно, чтобы курсор находился в любой позиции абзаца.

К основным параметрам абзаца относятся ниже перечисленные:

• Выравнивание относительно левого и правого края. У данного параметра существует четыре значения: "по левому краю", "по правому краю", "по центру" и "по ширине". Левое выравнивание и выравнивание по ширине используется в основном тексте документа. Выравнивание по ширине достигается за счёт вставки пробелов между словами, в этом случае текст имеет ровные границы. Выравнивание по центру применяется в заголовках, в титульных листах, рекламе, объявлениях. Выравнивание по правому краю используется в таблицах с числовыми данными.
• Параметр уровня текста. Данный параметр структурирует документ по уровням, что позволяет разбивать его на темы, параграфы, пункты и т.д. Значение уровня устанавливается для заголовков, что необходимо для автоматического генерирования оглавления документа.
• Отступы абзаца от левой и правой границы документа. Эти величины указываются в сантиметрах.
• Первая строка. Так называется красная строка абзаца. Может быть оформлена как отступ или выступ или отсутствовать.
• Отступ от соседних абзацев указывается в пунктах.
• Междустрочный интервал определяет расстояние по вертикали, между строками текста в абзаце Интервал может быть одинарным, полуторным, двойным или задаваться кратным множителю. В Microsoft Word 2010 значение интервала по умолчанию для большинства наборов экспресс-стилей составляет 1,15 между строками и предусматривает пустую строку между абзацами.

Установить параметры форматирования абзаца можно следующими способами:

• найти соответствующую кнопку на вкладке ленты "Главная" в подменю "Абзац";
• выполнить команду контекстного меню "Абзац";
• средствами клавиатурных команд Microsoft Word:
• Ctrl+L - Выравнивание по левому краю,
• Ctrl+R - выравнивание по правому краю,
• Ctrl+E - выравнивание по центру,
• Ctrl+J - всестороннее выравнивание,
• Ctrl+M - создать отступ от левого края,
• Ctrl+Shift+M - уменьшить отступ от левого края,
• Ctrl+1 - установить одинарный межстрочный интервал,
• Ctrl+2 - Установить двойной межстрочный интервал,
• Ctrl+5 - установить полуторный межстрочный интервал,
• Ctrl+Q - вернуться к параметрам форматирования абзаца по умолчанию.

В подменю "Абзац" вкладки ленты "Главная" расположены кнопки "Выровнять по левому краю", "Выровнять по правому краю", "Выровнять по центру", "выровнять по ширине", отвечающие за выравнивание. Там же находятся кнопки "Увеличить отступ", "Уменьшить отступ", регулирующие отступы абзаца от левого и правого края. Междустрочный интервал устанавливается средствами кнопочного меню.

При активизации кнопочного меню "Абзац" открывается стандартное диалоговое окно. На вкладке "Отступы и интервалы" можно выбрать выравнивание, структурный уровень абзаца.

Комбинированный список "Первая строка" отвечает за создание красной строки абзаца.

Примечание. В Word 2010 в отличие от Word 2003 повторное нажатие клавиатурных команд выравнивание, возвращает выравнивание по умолчанию, т.е. левое выравнивание.

О параметрах абзацев

Понятие абзаца

Абзацем называют фрагмент текста от одного нажатия клавиши Enter до следующего. Абзацем также является фрагмент от начала документа до первого нажатия клавиши Enter. В ячейках таблицы абзацем является фрагмент от начала ячейки до ближайшего нажатия клавиши Enter или знака конца ячейки.

Абзацы могут иметь разный размер: от одной строки до любого количества строк. Может существовать пустой абзац, не содержащий текста. При выделении абзаца важно, чтобы в область выделения был включен непечатаемый знак конца абзаца. Для отображения этих знаков во вкладке Главная в группе Абзац можно нажать кнопку Отобразить все знаки ( рис. 7.1).

увеличить изображение
Рис. 7.1.Абзацы в документе

При установке параметров для одного абзаца выделять его не обязательно. Достаточно, если в этом абзаце будет находиться курсор. Если же оформляется сразу несколько абзацев, их необходимо выделить.

Установка отступов

Установка отступа абзаца изменяет положения текста относительно левого и/или правого полей страницы. Можно установить отступвсего абзаца, только первой строки абзаца или всех строк, кроме первой (выступ первой строки). Положительное значение отступа означает смещение абзаца к центру страницы, отрицательное - от центра к краям страницы ( рис. 7.7).

увеличить изображение
Рис. 7.7.Отступы абзацев

Для установки отступов можно использовать "бегунки" на горизонтальной линейке.

1. Выделите один или несколько абзацев.

2. Перетащите соответствующий бегунок горизонтальной линейки ( рис. 7.8).

увеличить изображение
Рис. 7.8.Установка отступов абзацев с использованием горизонтальной линейки

Если перетаскивание производить при нажатой клавише Alt, на горизонтальной линейке будут отображаться точные размеры устанавливаемых отступов, а также размер полей страницы ( рис. 7.9). Отступ изменится после того, как будет отпущена левая кнопка мыши.

увеличить изображение
Рис. 7.9.Установка отступов абзацев с использованием горизонтальной линейки при нажатой клавише Alt

Более точная установка отступов (с точностью до 0,01 см.) производится во вкладке Отступы и интервалы диалогового окна Абзац(см. рис. 7.5).

1. Выделите один или несколько абзацев.

2. В разделе Отступ в счетчиках слева и справа установите смещение абзаца относительно полей страницы.

3. В раскрывающемся списке первая строка выберите параметры первой строки. Для создания абзацного отступа ("красной строки") выберите параметр Отступ. Для создания абзацного выступа ("висячей строки") выберите параметр Выступ. Для отмены особого оформления первой строки выберите параметр (нет).

4. При необходимости на счетчике установите требуемую величину отступа или выступа первой строки.

Отступы абзаца слева и справа удобно устанавливать в счетчиках Отступ группы Абзац вкладки Разметка страницы (см. рис. 7.3). Отступ слева устанавливается в верхнем счетчике, а отступ справа - в нижнем счетчике.

Изменить левый отступ абзаца можно кнопками Увеличить отступ и Уменьшить отступ группы Абзац вкладки Главная. Для этой же цели можно применять такие же кнопки на мини-панели инструментов. Обычно эти кнопки используются для задания отступов при создании многоуровневых списков.

Установка интервалов

Межстрочные интервалы

Межстрочный интервал определяет расстояние по вертикали между строками текста в абзаце. Размер интервала обычно устанавливается количеством строк. Таким образом, величина межстрочного интервала зависит от размера выбранного шрифта.

Для установки величины интервала обычно используют кнопку Интервал группы Абзац вкладки Главная.

1. Выделите один или несколько абзацев.

2. Щелкните по кнопке Междустрочный интервал группы Абзац вкладки Главная ( рис. 7.10) и в появившемся меню выберите требуемый интервал. Функция динамического просмотра при выборе интервала не работает.

увеличить изображение
Рис. 7.10.Установка межстрочного интервала

Обычно текст оформляют с межстрочным интервалом в 1,0…2,0 строки. По умолчанию при создании нового документа установлен интервал 1,15.

Для использования дополнительных возможностей установки межстрочных интервалов следует воспользоваться вкладкой Отступы и интервалы диалогового окна Абзац (см. рис. 7.5).

1. Выделите один или несколько абзацев.

2. В разделе Интервал откройте раскрывающийся список междустрочный ( рис. 7.11) и выберите требуемый тип интервала.

3. При необходимости в счетчике значение установите значение.

увеличить изображение
Рис. 7.11.Установка межстрочного интервала с использованием вкладки Отступы и интервалы диалогового окна Абзац

Межстрочный интервал может быть установлен количеством строк: Одинарный, 1,5 строки, Двойной, Множитель. При установке режима Множитель в счетчике значение следует указать число строк интервала (число строк может устанавливаться с точностью до 0,01 строки). Во всех этих случаях величина межстрочного интервала зависит от размера выбранного шрифта. Например, при размере шрифта 14 пт. величина одинарного интервала составляет также 14 пт ( 4,94 мм), полуторного - 21 пт ( 7,4 мм), а с множителем 0,98 - 13,72 пт ( 4,84 мм). Установка интервала может использоваться для подгонки размера документа под заданные параметры страницы. Например, на листе бумаги формата А4 с верхним и нижним полями по 2 см может поместиться 52 строки текста, оформленного шрифтом 12 пт. с одинарным интервалом. При установке интервала в 0,97 строки на такой же странице можно разместить 54 строки. При этом разница в интервалах между строками составит всего примерно 0,13 мм, что практически не отразится на внешнем виде документа.

При установке интервала Точно в счетчике значение следует указать значение интервала. По умолчанию значение указывается в пунктах (пт) с точностью до 0,05 пт, но, при желании, значение можно указать в сантиметрах или миллиметрах. Для этого следует в поле счетчика ввести число и через пробел - сокращение см или мм - например, 1 см или 15 мм. Такой интервал останется постоянным при изменении размера шрифта и используется, например, при подготовке документов для печати на линованной бумаге.

При установке интервала Минимум в счетчике значение следует указать минимально допустимое значение интервала. По умолчанию значение указывается в пунктах, но, при желании, можно указать его в сантиметрах или миллиметрах. Для этого следует в поле счетчика ввести число и через пробел - сокращение см или мм, например, 1 см или 15 мм. Это означает, что для шрифтов указанного размера и менее будет установлено именно такое значение интервала, а для более крупных шрифтов интервал будет одинарным.

Интервалы между абзацами

Интервалы между абзацами могут быть больше, чем между строками в абзацах. Увеличение интервалов облегчает чтение текста. Особенно часто увеличенные интервалы после абзаца используются при оформлении заголовков.

По умолчанию при создании нового документа для обычного текста установлен интервал после абзаца в 10 пт. Увеличенные интервалыопределены и для заголовков.

Интервалы между абзацами удобно устанавливать в счетчиках Интервал группы Абзац вкладки Разметка страницы (см. рис. 7.3).

1. Выделите один или несколько абзацев.

2. В счетчиках Интервал установите требуемое значение интервала перед абзацем (верхний счетчик) и интервала после абзаца (нижний счетчик). По умолчанию значение указывается в пунктах (пт) с точностью до 0,1 пт, но, при желании, его можно указать в сантиметрах или миллиметрах. Для этого следует в поле счетчика ввести число и через пробел - сокращение см или мм, например, 1 см или 15 мм.

Для установки интервалов между абзацами можно воспользоваться счетчиками Перед и После в группе Интервал вкладки Отступы и интервалы диалогового окна Абзац (см. рис. 7.5 и рис. 7.11).

Удалить имеющиеся интервалы перед и после абзаца можно, выбрав соответствующую команду в меню кнопки Междустрочный интервал группы Абзац вкладки Главная (см. рис. 7.10).

Установка границ абзацев

О границах абзацев

Установка обрамления (границ) абзаца используется при оформлении заголовков, выделения фрагментов текста в документе и в других случаях. Обрамлять можно один или сразу несколько абзацев. Границы могут располагаться как со всех сторон абзаца (абзацев), так и только с некоторых сторон ( рис. 7.12).

увеличить изображение
Рис. 7.12.Границы абзацев

Параметры границ абзацев можно настраивать, например, изменять вид, цвет, толщину линии и ее расстояние от текста.

Установка границ

Простые границы устанавливают с использованием кнопки Граница, расположенной в группе Абзац вкладки Главная.

1. Выделите один или несколько абзацев.

2. Во вкладке Главная в группе Абзац щелкните по стрелке кнопки Граница и выберите требуемое расположение границ ( рис. 7.13). Функция динамического просмотра при выборе границ не работает.

увеличить изображение
Рис. 7.13.Установка границ абзацев

Для удаления имеющихся границ выделите абзац (абзацы) и в меню кнопки Граница выберите режим Нет границы (см. рис. 7.13).

Настройка параметров границ

Настроить (изменить) параметры границ можно как при их установке, так и после.

1. Выделите один или несколько абзацев.

2. Во вкладке Главная в группе Абзац щелкните по стрелке кнопки Граница и выберите команду Граница и заливка (см. рис. 7.13).

3. Перейдите во вкладку Граница диалогового окна Границы и заливка ( рис. 7.14).

увеличить изображение
Рис. 7.14.Настройка параметров границ абзацев

4. В списке Тип выберите линию границы.

5. В раскрывающемся списке Цвет выберите цвет границы.

6. В раскрывающемся списке Ширина выберите толщину линии границы. Возможные значения толщины могут быть различными для разных типов линий.

7. В разделе Тип, кроме обычной рамки ( рамка ), можно выбрать также рамку с тенью ( тень ). Для двойных несимметричных линий можно выбрать объемную рамку ( объемная ) Тип рамки другая используется в том случае, если требуется с разных сторон абзаца установить линии разного типа, цвета или толщины.

8. Для установки произвольного обрамления с разных сторон можно воспользоваться кнопками, расположенными в разделе вкладки Образец. Однократное нажатие кнопки устанавливает или снимает границу. Вместо использования кнопок можно щелкать левой кнопкой мыши по границе абзаца (абзацев) в разделе вкладки Образец.

9. Для настройки расстояния от рамки до текста нажмите кнопку Параметры. В диалоговом окне Параметры границы и заливки( рис. 7.15) в счетчиках верхнее, нижнее, левое, правое можно указать любое значение от 0 до 31 пункта. Величина расстояния по умолчанию устанавливается в пунктах, но, при желании, значение можно указать в сантиметрах или миллиметрах. Для этого следует в поле счетчика ввести число и через пробел - сокращение см или мм, например, 0,5 см или 3 мм.

увеличить изображение
Рис. 7.15.Настройка расстояния от границы до текста абзацев

Следует отметить, что настроенные параметры границ сохраняются при последующей установке границ с применением меню кнопки Граница (см. рис. 7.13), в том числе и при работе с другими документами; но сбрасываются при закрытии Word.

Заливка абзацев

О заливке абзацев

Заливка (изменение цвета фона) абзацев используется для выделения фрагментов текста в документе. Заливку можно установить для одного или сразу нескольких абзацев ( рис. 7.16).

увеличить изображение
Рис. 7.16.Заливка абзацев

Заливка отличается от выделения текста цветом. При заливке изменяется фон всего абзаца - от левого до правого поля (с учетом отступов слева и справа). Не рекомендуется применять заливки темными цветами: чтение текста в этом случае будет затруднено. При установке очень темных цветов заливок цвет шрифта может быть автоматически изменен на белый.

Установка заливки

Для установки заливки используют кнопку Заливка, расположенную в группе Абзац вкладки Главная.

1. Выделите один или несколько абзацев.

2. Во вкладке Главная в группе Абзац щелкните по стрелке кнопки Заливка и выберите необходимый цвет ( рис. 7.17). При наведении указателя мыши на выбираемый цвет срабатывает функция динамического просмотра, и фрагмент документа отображается с заливкой указанным цветом.

увеличить изображение
Рис. 7.17.Установка заливки абзацев

Набор цветов заливки, имеющийся в наборе, зависит от выбранной для оформления темы документа. Следует иметь ввиду, что при выборе цветов темы (см. рис. 7.17) цвет заливки может измениться, если выбрать другую тему при оформлении документа. Стандартные цвета не изменяются при выборе другой темы документа.

Для удаления имеющейся заливки выделите абзац (абзацы) и в меню кнопки Заливка выберите режим Нет цвета (см. рис. 7.17).

Основные элементы электронной таблицы Excel

Файл, с которым работает Excel, называется книгой. Книга, как правило, состоит из нескольких рабочих листов, которые могут содержать таблицы, тексты, диаграммы, рисунки.

Книга является хорошим организационным средством. Например, можно в одной книге собрать все документы (рабочие листы), относящиеся к определенному проекту (задаче), или все документы, которые ведутся одним исполнителем.Основа рабочего листа (рис. 79) представляет собой сетку из строк и столбцов. Ячейка образуется пересечением строки и столбца. Выделенная мышью ячейка (ячейки) называется активной (на рис. 77 активная ячейка выделена рамкой).

Рис. 79. Элементы таблицы

Строка в рабочем листе идентифицируется именем (цифрой), которое появляется на левой стороне рабочего листа.

Столбец в рабочем листе также идентифицируется именем (буквами латинского алфавита), которое появляется вверху рабочего листа.

Рабочий лист книги Excel может содержать до 65 536 строк и 256 столбцов.

Ячейка - основной элемент таблицы - имеет свой уникальный адрес, состоящий из номера столбца и строки, например Е4.

Каждая ячейка содержит один элемент информации, будь то цифровое значение, текст или формула.

Команды запуска приложений Office описаны в предыдущей главе. При входе в программу открывается окно Excel и на экран выводится пустая рабочая книга с именем Книга 1.

При открытии ранее созданного файла в окне Excel появляется книга с введенными данными.

Рабочая книга в Excel - это файл, в котором хранятся и анализируются данные. Файл рабочей книги состоит из нескольких рабочих листов, которые могут содержать таблицы, тексты, диаграммы или рисунки. Каждый рабочий лист идентифицируется именем, которое появляется на ярлычке листа.

Общие элементы окна приложений Office описаны в предыдущих главах. Рассмотрим подробнее специфические элементы окна Excel (рис. 80).

Рис. 80. Окно Excel

Строка состояния содержит информацию об активном документе, выбранной команде меню, индикаторах режимов клавиатуры. В ней пользователь получает сообщения о том, как выполнить начатую команду до конца и просмотреть промежуточные результаты некоторых вычислений.

Строка формул показывает формулу (если она присутствует в ячейке) или данные, содержащиеся в активной ячейке. В строке формул можно вводить и редактировать текст, числа и формулы.

В активную ячейку можно вводить и редактировать данные непосредственно в ячейке или в строке формул.

Ссылка на ячейку - адрес точки пересечения ее столбца и строки.

Например, ссылка на самую левую верхнюю ячейку на рабочем листе Excel - А1.

Ссылка на активную ячейку будет появляться в поле имени.

Ярлыки используются для идентификации листа в рабочей книге, По умолчанию листы нумеруются Лист 1, Лист 2 и т. д.

Кнопки прокрутки слева внизу окна используются для просмотра ярлыков листов и для перемещения между листами в рабочей книге, содержащей большое количество листов.