СУБД MS Access. Объекты. Способы создания.

Для запуска Microsoft Access можно использовать меню Пуск,

затем с помощью мыши выбрать.Microsoft Access в разделе

Про­граммы, либо выбрать пиктограмму Microsoft Access с

помощью проводника, если она отсутствует на рабочем столе

Windows.На экране появиться главное окно Microsoft. Access

– это система управления реляционными базами данных (СУБД), г

де данные описывают различные сущности

(предметы, события и т.д.) и хранятся в отдельных таблицах.

Отношения между данными превращаются в связи между таблицами,

а все данные вместе и связи между ними образуют реляционную

базу данных и связи между ними.Окно Microsoft Access состоит

из следующих областей :Заголовок находится в верхней части

главного окна и содержит 3 объекта : копию пиктограммы программы,

заголовок главного окна и пиктограмму управления этим окном.

Строка меню содержит меню текущего окна- Ниже расположена

панель инструментов, содержащая набор кнопок, состав которых

зависит от назначения конкретной панели инструментов.

Строка состояния расположена в нижней части главного окна.

На ней может отображаться описание полей, таблицы или формы,

инди­каторы режима работы и друга полезная информация.

Окно газы данных состоит из 6 вкладок : таблицы, запросы., формы ,

отчеты , макросы и модули. Каждая вкладка содержит объ­екты

текущей базы данных, тип которых указан на вкладке. В правой части

окна базы данных находятся кнопки открыть, конструктор и создать.

Кнопка открыть предназначена для открытия выбранного объекта.

Этим объектом может быть таблиц , запрос или форма. Кнопка

конструктор используется для изменения структуры выбран­ного объекта,

а кнопка создать — для его создания.

Создание и открытие базы данных.По умолчанию при запуске Access

не открывается никакая база данных. Пользователю предоставляется

возможность создать новую базу данных для хранения данных и других

объектов, или открыть существующую базу данных. В Microsoft Access

поддерживаются два способа создания базы данных: вы можете создать

собственную базу данных, либо выбрать создание предлагаемой базы данных

с помо­щью мастера. В обоих случаях у вас остается возможность в любое время

изменить и расширить созданную вами базу данных. Чтобы создать новую

базу данных необходимо:находясь в главном окне Microsoft Access, выбрать

Создать базу данных в меню Файл; на экране откроется окно диалога "Создание",

содержащее две вкладки. Для создания новой пустой базы перейдите на вкладку

"Общие" и нажмите кнопку "OК". В открывшемся диалоговом окне в поле "Имя файла"

введите имя файла для новой базы данных, а затем нажмите кнопку "Создать"

данного окна диалога. Для создания новой базы с помощью мастера перейдите

на вкладку "Базы данных". Из появившегося списка баз данных выберите наиболее

подходящую вам базу и нажмите кнопку "ОК".

Затем из раскрывающего списка «Папка» выберите папку, в кото­рую предполагаете

поместить создаваемую базу данных. В поле «Имя файла» введите ее имя. Затем

нажмите кнопку «Создать». В следующем диалоговом окне мастер сообщает, какую

информа­цию будет содержать создаваемая база данных. Диалог с мастером

поддерживается с помощью следующих кнопок:

Отмена — прекращает работу мастера;

Назад - позволяет вернуться к предыдущему шагу;

Далее - позволяет перейти к следующему шагу:

Готово - запускает мастер на создание базы данных

с установлен­ными параметрами. Для продолжения работы

нажмите кнопку Далее.Открывшееся окно диалога содержит

список таблиц базы данных и список полей выбранной таблицы.

Устанавливая и снимая флажки для полей, вы можете выбрать

поля таблицы. Затем нажмите кнопку Далее. В появившемся

диалоговом окне выберите один из предлагаемых образцов

оформления 'экрана. Затем нажмите кнопку Далее. В новом

диалоговом окне выберите вид создаваемых отчетов базы

данных- Затем нажмите кнопку Далее. Следующее диалоговое

окно позволяет задать название базы дан­ных и рисунок, который

будет появляться в отчетах. Нажав кнопку Готово в последнем окне

диалога, вы запускаете мастера на построение базы данных с

установленными параметра­ми. Используя кнопку назад, вы можете

вернуться на любой из предыдущих этапов и изменить параметры базы данных.

Работа в окне базы данных.В окне базы данных перечислены

составляющие ее объекты: Таб­лица – это набор данных о некотором

предмете. Данные в таблице хранятся в виде строк и столбцов,

строки – это записи, столбцы – это поля; Запрос – это реализация в

БД вопроса, который задается о данных. Данные, которые являются

ответом на вопрос могут быть извлечены запросом как из 1,

так и из нескольких таблиц. Выборка данных из 1 и нескольких таблиц,

являющихся результатом запроса называется динамическим набором.

Динамический набор представляет собой измененный вид набора записей,

определенных таблицей или запросом. Форма – это удобный вид

представления данных для ввода, изменения просмотра записей.

При создании формы указывается как именно должны отображаться Данные.

При открытии форм Access извлекает эти данные из таблиц и отображает

их в форме на экране или печати. В формах можно определять списки

значений для последующего выбора значений из списка, выделять

данные цветом, отображать сообщение об ошибках при вводе неверных

данных, отображать результаты вычислений и автоматического заполнения

некоторых полей.Отчет – это определенным образом сформированные данные

для вывода на печать. В отчете предусмотрены возможности вычисления

промежуточных и итоговых сумм по наборам записей.Макрос – это список

действий, который Access выполняет без участия пользователя. Макросы

могут использоваться практически везде : в форме, отчете; при создании

комбинированных клавиш или команде меню.Программный модуль –

это процедура на языке Access Basic, встроенный в Access.

Созданные пользователем процедуры служат для выполнения операций

требующих более сложных действий, чем позволяют макросы. Окно базы

данных предназначено для создания новых и изменения существующих объ­ектов.

31) Таблицы.Для хранения сведений в базе данных

Microsoft Access использует таблицы. Прежде чем

приступить к разработке остальных объектов базы данных,

например запросов и форм, необходимо создать таблицы.

Таблица - это объект, предназначенный для хранения сведений

по конкретному вопросу, например, о сотрудниках и заказах.

Каждая запись в таблице содержит сведения об отдельном объекте.

Одна база данных может состоять из несколько таблиц, каждая из

которых содержит разные сведения. Каждая таблица может

содержать данные разных типов, в том числе текст, числа,

даты и рисунки.Создание таблицы.Только что созданная таблица

является пустой. При разработке таблицы указывается, для хранения

каких типов данных она предна­значена. Сразу после сохранения

таблица становится пригодной для заполнения данными.Чтобы создать

.таблицу необходимо:• Открыть главное окно базы данных и перейти

на вкладку Таблицы.• Нажать кнопку Создать.• Откроется окно

«Новая таблица»Выбор одного из режимов позволяет:•Режим таблицы

- создать новую таблицу в режиме таблицы.•Конструктор – создать

новую таблицу в конструкторе таблиц.•Мастер таблиц - создать новую

таблицу с помощью мастера.•Импорт таблиц - осуществить импорт таблиц

из внешнего файла и текущую базу данных.•Связь с таблицами - осуществить

создание таблиц, связанных с таблицами из внешних файлов.Выберите

требуемый вариант создания таблицы и нажмите кноп­ку ОК. Создайте

структуру таблицу и присвойте таблице имя,

Создание таблицы в режиме конструктора.Записи в таблице могут содержать

несколько элементов инфор­мации. Для хранения каждого элемента информации

в таблицу долж­но быть добавлено отдельное поле.Создание таблицы начинается

с ввода сведений о полях в верх­нюю часть окна таблицы. В каждую строку

необходимо ввести имя поля и выбрать для него тип данных. Кроме того, можно

включить необязательное описание, которое отображается в строке состояния при

вводе данных в это поле.Верхняя часть окна таблицы в режиме конструктора

содержит описание полей таблицы, а в нижней части отображаются свойства

текущего поля.Рассмотрим определение полей таблицы.Наименование поля

вводится в столбце Имя поля. При задании имени поля необходимо учитывать

следующее:• Наименование поля может содержать до 64 символов.• Наименование

поля может содержать буквы, цифры, пробелы и специальные символы, за

исключением точки, восклица­тельного знака, прямых скобок и управляющих

символов с ко­дами ASCII 0-31.• Наименование поля не может начинаться с пробела.

• Два поля в одной таблице не могут иметь одинаковых наиме­нований.Тип данных

поля вводиться в поле Тип данных. В Microsoft Ac­cess допустимыми являются

следующие типы данных:• Текстовый• Числовой• Денежный• Счетчик• Даты/времени

• Логический• Поле MEMO • Поле объекта OLE• Гиперссылка• Мастер подстановок

Каждый из типов данных наделен собственными свойствами, ко­торые отображаются

в разделе «Свойства поля» окна конструктора.Рассмотрим свойства общие для всех

типов данных.Размер поля --задает максимальное число символов для ввода в

данное поле.Новые значения - определяет способ изменения значений счет­чика

при добавлении новых записей.Формат доля - задает формат вывода значений

данного поля.Число десятичных знаков - определяет число десятичных зна­ков,

используемых при отображении чисел.Маска ввода - задает маску ввода,

облегчающую ввод данных в поле.Подпись - определяет текст, который выводится

в качестве под­писи поля.Значение по умолчанию - позволяет задать

значение, автомати­чески вводящееся в поле при создании новой записи.

Условие на значение - определяет требования к данным, вводи­мым в поле.

Сообщение об ошибке - позволяет указать текст сообщения, вы­водящегося

на экран, если введенные данные нарушают условие, оп­ределенное в

свойстве Условие на значение.Обязательное поле — указывает, требует ли

поле обязательного ввода значения.Пустые строки - определяет, допускается

ли ввод в данное поле пустых строк.Индексированное поле - определяет

индекс, создаваемый по одному полю.

32) Поля.Текстовые поля.екстовые поля могут содержать

буквы, цифры и специальные символы. Максимальная ширина

поля составляет 225 символов.При вводе поля с текстовым типом,

по умолчанию, ширине поля присваивается значение 50.

Числовые поля.Могут иметь следующие форматы:

• Байт• Целое • Длинное целое • С плавающей точкой (4байт)

• С плавающей точкой (8 байт) • Код репликации — уникальный

глобальный идентификатор.Поля денежного типа.С помощью полей

денежного типа можно производить вычисле­ния с точностью до 15

знаков в целой и до 4 знаков в дробной части. Во всем остальном

денежное поле аналогично цифровому.Поля типа счетчик.

Предназначены для хранения данных, значение которых не ре­дактируется,

а устанавливается автоматически при добавлении каж­дой новой записи

в таблицу. Они могут быть любыми случайными числами или числами,

последовательно возрастающими на единицу.Поля дат/времени.

Используются для хранения дат и времени в спец. форматах.

Конкретный вариант отображения даты/времени устанавливается в

свойствеФормат поля окна конструктора таблиц. При вводе дат

Microsoft Access проверяет формат данных и не допускает ввод

неправильных дат.Логические поля.

Используются для хранения данных, которые могут принимать одно

из 2-х возможных значений. Специальные форматы логических полей

Microsoft Access:Истина/Ложь, Да/Нет, Вкл/Вкл.

Поля МЕМО.Это текстовые поля - произвольной длинны. Могут содержать

те же типы данных, что и простые текстовые поля, но при этом размер поля

МЕМО может достигать 65 535 символов.Поле OLE.Используются для

храненияв базах данных изображений, звуко­записей данных электронных

таблиц,любых двоичных данных.Объем данных поля этого типа может;

содержатьодин Гбайт,Поля гиперссылки.Предназначены для хранения

строк, состоящих из букв и цифр представляющих адрес гиперссылки.

Адрес гиперссылки может состоять из 3-х частей: текст, адрес,

дополнительный адрес.Тип данных мастер подстановок

Выбор этого типа данных, запускает мастер подстановок, предна­значенный

для создания поля, в котором предлагается выбор значений из

раскрывающегося! списка, содержащего набор постоянных значе­ний или

значений из другой таблицы

Определение ключа.

Ключ таблицы — это одно или несколько полей таблицы,

совокупность значений которых однозначно определяет

каждую запись этой таблицы.Как правило, ключевым назначается

поле, содержащее уникальный код или номер.Таблица в которой

определены ключи обладает следующими свойствами:

• Существенно ускоряется выполнение запросов и некоторых

других операций.• По умолчанию записи в форме или таблице

изображаются в порядке, определяемом ключом.• Автоматически

поддерживается уникальность записей в таблице, т. к. Microsoft

Access не допускает наличия в таблице записей с одинаковыми

значениями ключа.Кроме того, наличие ключа необходимо для

установки связей между таблицами и одновременного обновления

нескольких связанных таблиц..В связи с тем, что Microsoft Access

использует для хранения в базах данных связную совокупность

данных, задание ключевых полей является обязательным для каждой

таблицы. Поэтому, если ключ в таблице не задан, Microsoft Access

создает его автоматически. Он создает поле КОД с типом данных

Счетчик. Это означает,, что каждый раз при создании новой записи

значение счетчика увеличивается на 1. Этот номер и является

первичным ключом для каждой новой записи.Чтобы определить

ключ, необходимо:• Выделить строку с описанием нужного поля.

Для того чтобы создать составной ключ, нажмите клавишуCtrl и,

не отпуская ее, выделите по очереди все нужные поля.• На панели

инструментов «Конструктор таблиц» нажмите кнопкуКлючевое поле.

Для последующего изменения или удаления ключа используется

окно «Индексы».В большинстве случаев достаточно определить одно.

ключевое поле, однако если ни одно поле таблицы не содержит

уникальных значений,можно определить составной ключ, состоящий

из несколь­ких полей. Ключи необходимы для установки связей

между таблица­ми и одновременного обновления нескольких

связанных таблиц.Чтобы создать составной ключ, надо:

1. удерживая кл. Ctrl выделить поля, составляющие ключ.

2. удерживая кл. Ctrl выполнить команду Правка – определить ключ

Первичный ключ – это специальный вид индексированного поля, каждая

таблица должна иметь первичный ключ. Это позволит лучше упорядочить

данные в таблице.Правила при создании первичного ключа

1. таблица должна иметь только один первичный ключ, хотя индексы

могут создаваться для каждого поля

2. если при создании таблицы первичный ключ не был назначен,

3. Access делает запрос и напомнит о необходимости создания первичного

ключа.

4. в большинстве случаев первичным ключом будет первое поле, но иногда

его функции могут выполнять несколько полей и тогда ключ будет составным

5. в качестве ключей не могут быть использованы поля типа MEMO,

OLE и логические

6. записи автоматически сортируются по первичному ключу, благодаря

чему данные в таблице содержатся в порядке

7. по умолчанию значения в поле ключа должны быть уникальными

8. для Access не имеет значения, где физически в таблице находится

ключевое поле.

Использование индексов позволяет значительно ускорить поиск данных

в таблицах. В зависимости от количества полей, используе­мых в индексе,

различают простые и составные индексы.

Ключевые поля таблиц индексируются автоматически.

Невозможно создать индекс для MEMO -полей и полей объектов OLE.

Все остальные поля имеет смысл индексировать при совпадении

следующих условий: • Поле является текстовым, числовым,

денежным или да­ты/времени.• Планируется выполнять поиск

конкретных значений или зна­чений, лежащих в указанном диапазоне,

в данном поле или сортировать таблицу по этому полю.• Поле должно

содержать много разных значений. Если поле содержит много

одинаковых значений, то ускорение выполне­ния запросов может быть

незначительным.Основное назначение индекса - ускорение выполнения

запросов, поиска и сортировки. Если эти операции и так выполняются

доста­точно быстро то возможно, не стоит создавать индекс, кроме того,

при • необходимости его можно добавить в любой момент. Как правило,

индексы ускоряют выполнение поиска, однако необходимо учиты­вать,

что реальный выигрыш во времени зависит от числа записей в таблице

и использование индексов замедляет ввод данных в таблицу.Чтобы

создать индекс, необходимо:• В окне конструктора таблицы в верхней

половине окна вы­брать поле, для которого создается индекс.• В нижней

половине окна для свойстваИндексированное по­ле выбрать одно из значений:

• Да - допускаются совпадения• Да - совпадения не допускаются (обеспечение

уни­кальности каждого значения данного поля) Чтобы создать составной

индекс или изменил» существующие индексы, необходимо:

• Открыть таблицу в режиме конструктора.• Выполнить последовательность

командВид /Индексы• В появившемся окне диалога ввести имя индекса в

первом пустом поле столбцаИндекс. В качестве имени индекса мож­но

использовать имя одного из полей , включенных в индекс, или любое допустимое имя.

• В столбцеИмя поля той же строки нажмите кнопку раскры­тия списка я выберете

первое поле индекса.• В столбцеИмя поля следующей строки выберите имя с

ле­дующего поля индекса. Поле столбцаИндекс остается в этой строке пустым.

Определите, таким образом, остальные поля индекса. (Индекс может содержать

до 10 полей) Закончив выбор полей для индекса, выберите в столбцеПорядок

сортировки вид сортировки данного индекса. При сортировке табли­цы по

составному индексу записи сначала сортируются по полю, ко­торое идет первым

в списке полей в окне «Индексы». Если первое по­ле содержит повторяющиеся

значения, то записи упорядочиваются по второму поля в этом списке и т.д.

Для корректировки индексов проведите соответствующие изме­нения

(удаление, вставку, замену полей таблицы) в окне «Индексы».

33) Связывание таблиц.Типы связей.

• Объединения таблиц в запросах. При добавлении

в запрос свя­занных таблиц и запросов установленные

между ними связи используются для их автоматического

объединения.• Отображения связанных записей в

подчиненных формах и отчетах. Обычно подчиненные

формы и отчеты используют­ся для отображения записей

из связанных таблиц. При разме­щении формы или отчета

в другой форме или отчете установ­ленные между ними

связи используются для отбора данных, которые следует

отображать в подчиненной форме или отчете..

Для того чтобы установить связь между таблицами или

запроса­ми, следует указать одно или несколько полей,

которые содержат одинаковые значения в связанных записях.

Обычно эти поля имеют одинаковые имена в обеих таблицах,

и одно из этих полей является ключевым полем своей таблицы.

Базы данных могут иметь 2 основных вида связей:

1). В виде системы плоских файлов, когда все данные содержатся

в 1 большом файле;

2). Реляционные базы, где данные хранятся в 2-х и более таблицах,

которые связываются с помощью связывающего поля (чаще всего

в этом качестве – первоначальный ключ первой таблицы, а в других

таблицах это же поле является обычным полем)

Между связанными таблицами могут существовать отношения

«один – к -одному», «один -к- многим» , «много- к- одному» или

« много - ко- многим'».Отношение «один –к -одному» означает, что

каждая запись в глав­ной таблице может быть связан* не более, чем

с одной записью в под­чиненной таблице. В большинстве случаев

оба связанных поля явля­ются ключевыми гаи имеют уникальный индекс.

В случае отношения « один- к- многим» каждая запись в главной

таблице может быть связана с несколькими записями в подчиненной

таблице, т.е. каждое значение яз ключевого поля главной таблицы

может встретиться в подчиненной таблице столько угодно раз.

Анало­гично рассматривается хранение данных в отношении

«много- к- одному».Отношение «много -ко- многим» возникает

между таблицами, ес­ли одна из записей главной таблиц связана

более чем с одной запи­сью подчиненной таблицы и одна из записей

подчиненной таблицы связана более чем с одной записью главной таблицы.

Чтобы установить связь между таблицами, необходимо:• Открыть окно

диалога <Схема данных», выполнив команды Сервис/Схема данных.

• Добавить в это диалоговое окно связываемые таблицы, с по­мощью

команд Связи/Добавить таблицу.• Для связывания таблиц выберите поле

в первой связываемой таблице и переместите его с помощью мыши на

соответст­вующее поле второй таблицы.• В появившемся окне диалога

связи проверьте правильность имен связываемых полей. При необходимости

выберите дру­гие имена полей. Нажмите кнопку Создать.В диалоговом окне

«Схема данных» можно не только создавать связи между таблицами, но и :

• Изменить существующую связь• Удалить связь• Удалить таблицу из схемы

данных.Чтобы удалить связь между таблицами или таблицу: выделить таблицу

Delete

34) Запросы.Запросы обеспечивают быстрый

и эффективный доступ к инфор­мации, хранящейся

в базе данных. Позволяют организовать сортиров­ку

таблицы не только уникальному ключу, но и по ключам,

содержа­щим повторяющиеся значения, обрабатывать

одновременно данные из связанных таблиц.При выполнении

запроса Microsoft Access считывает -данные из таблицы и

отображает результат выполнения в режиме таблицы, образуя

динамический набор данных. При этом результат выполнения

запроса не сохраняется. Структура запроса хранит только

инструкции о том, как должны быть организованы данные

в результате запроса. На основании запроса можно разработать

форму или отчет. Этот процесс не отличается от создания формы

или отчета на основе таблицы.Таким образом запросы позволяют:

• Отображать поля..• Отобрать записи. • Сортировать записи.

• Получить информацию о данных, хранящихся в разных таблицах.

• Выполнять вычисления. • Использовать запрос в качестве источника

данных для форм, отчетов, и других запросов. • Изменять табличные

данные. С помощью управляющих за­просов можно обновить, удалить

или добавить группу записей за одну операцию или создать новую

таблицу и включить в нее данные из одной или нескольких существующих

таблиц.Чтобы создать запрос, необходимо:• Перейти в главном окне базы

данных на вкладкуЗапросы инажать кнопкуСоздать.• В окне диалога

выбрать опциюКонструктор и нажать клавишу ОК. • В связи с тем, что

запрос должен выполняться на основе таблицы или ранее созданного

запроса, выберите один из этих объектов и нажмите кнопку добавить.

Закроите окно диалога. На экране появиться окно конструктора

запросов. В верхней части окна конструктора запросов находится

схема данных запроса. Она содержит список таблиц, включенных в

запрос, и отображает связи между ними.Нижняя часть окна содержит

бланк запроса, содержащий поля и условия их выборки, который и

представляет собой сам запрос. При вызове запроса будут присутствовать

только те поля, которые размещены в бланке запроса. Для того, чтобы

добавить тле в бланк запроса, необходимо выделить это поле в схеме

ладных и мышкой перенести его в бланк запроса.Для удаления поля из

бланка запроса нажмите на область выбора столбца, а затем на клавишуDelete.

Порядок полей в бланке запроса определяет порядок их появле­ния во время

работы запроса.Для того, чтобы изменить расположение поля в этом списке,

необходимо:1. Выделить перемещаемый столбец2. Переместить его мышкой

в новое место бланка запроса.Условия, при которых происходим выборка

данных из базы дан­ных, задаются с помощью строк бланка запроса.

Типы запросов.Запросы делятся на QBE запросы – запрос по образцу,

параметры которого устанавляиваются в окне конструктора запроса;

SQL запросы – запрос, созданный с помощью SQL структурированного

языка запросов, который позволяет составить любое число сложных операций.

SQL запрос – это последовательность инструкций, в которые могут входить

выражения и различные статистические ф-ции.

Запросы: подведение итогов.

При выполнении запроса можно вычислять значения

по одному или нескольким полям исходной таблицы.

При этом результаты вычислений не запоминаются,

а выполняются каждый раз при запуске запроса,

поэтому всегда содержат текущие значения базы данных.

Чтобы создать вычисляемое поле, необходимо:

Установить маркер в пустую ячейку первой строки бланка

запроса.Вместо имени поля ввести текст, который будет

выводиться в этом поле во время выполнения запроса.

Итоговые запросы, это запросы, выполняющие вычисления

вгруппах записей, например нахождение среднего,

минимального, мак­симального значения поля,

суммирование полей.Чтобы создать итоговый

запрос, необходимо:• Создать обычный запрос, находясь

в конструкторе запросов.• ВыбратьВид/Групповые операции,

либо нажать кнопкуГрупповые операции на панели

инструментов. В бланке запроса появится новая строка

с наименованиемГрупповая операция. В этой стро­ке вы

должны указать тип выполняемого вычисления.Для удаления

строкиГрупповая операция необходимо нажать еще

раз кнопкуГрупповая операция.Операции, допустимые в

строкеГрупповая операция:• Sum — сложение

• Avg — среднее значение• Min - минимальное значение

• Мах - максимальное значение• Count - количество записей,

содержащих не пустые значения• StDev - стандартное отклонение

• Var - дисперсия• First - значение в первой записи

• Last — значение в последней записиГруппировка позволяет получить

вычисляемую информацию о подгруппах записей в таблице.

Также можно создавать группы внутри групп.