Создание документа, разбиение его на части и защита документа и его частей

1. Создать новый документ Word, согласно рис.1, вставив в нужном месте графический элемент – линию, для этого:

· создать новый документ и сохранить его с именем «Письмо». Ввести и отформатировать текст документа в соответствии с рис.1.

· Добавить пустую строку между реквизитами организации и исходящим номером письма, установить для нее форматирование абзаца без отступов по бокам, без красной строки, выравнивание: по центру;

· Установить курсор в начало пустой строки и вставить графическую линию, выполнив команду Вставка|Клип. В области команды нажать кнопку Поиск, выделить изображение понравившейся линии в коллекции клипов и щелкнуть по нему мышью для вставки в документ.

· Закрыть область вставки клипов.

Рис.1. Текст шаблона стандартного письма

2. После слов «Исх.№», «от» и «/» ввести поля формы для занесения данных в защищенном от изменения документе. Для этого следует сначала настроить приложение MS Word для работы с элементами управления форм:

· щелкнуть значок Кнопка Microsoft Office , затем щелкнуть на кнопке Параметры Word;

· В окне Параметры Word нажать кнопку Основные и установить флажок Показывать вкладку «Разработчик» на ленте, затем нажать OК.

· В строке меню MS Word 2007 появится вкладка Разработчик.

· На вкладке Разработчик в группе Элементы управления нажать кнопку Режим конструктора .

· Установить курсор после слов «Исх.№ », затем щелкнуть элемент управления Форматированный текст для ввода произвольного текста.

· Аналогичным образом следует вставить элемент управления Дата после слова «от » для выбора даты;

· После слов «Исполнитель /» вставить элемент управления Раскрывающийся список для выбора фамилии исполнителя из списка.

· После вставки поля Раскрывающийся список следует задать варианты для выбора (элементы списка). Для того, чтобы задать элементы списка, следует выделить вставленный элемент списка, щелкнув на нем мышью, а затем нажать кнопку Свойства в группе Элементы управления.

· В окне свойств списка (рис.2) нажать кнопку Добавить и ввести в окне Добавить вариант фамилию первого исполнителя, нажать ОК. Затем добавить еще две-три фамилии исполнителей. Удалить пункт «Выберите элемент» из значений списка, для чего следует выделить данный вариант мышью, а затем нажать кнопку Удалить.

Рис.2. Формирование списка исполнителей

· Задать написание фамилии исполнителя курсивом. Для этого в окне свойств списка установить флажок Использовать стиль для форматирования содержимого, затем щелкнуть на кнопке Создать стиль и создать новый стиль, основанный на стиле абзаца, с написанием курсивом. Для сохранения стиля нажать ОК.

· Для выхода из окна свойств списка нажать ОК.

3. Проверить действие текстового поля, поля и поля со списком (возможен ввод текста, выбор даты, выбор из списка). Если поля не действуют, следует нажать кнопку Режим конструктора.

4. Разбить документ на три части (раздела) в соответствии с рис.3:

первый раздел – содержит шапку письма с исходящим номером и датой создания письма;

второй раздел – пустые строки в середине письма, предназначенный для последующего набора текста письма;

третий раздел – включающий подпись и фамилию исполнителя.

Рис.3. Разбиение документа шаблона письма на разделы

Для того, чтобы вставляемые линии разрывов отображались на экране, на вкладке Главная следует включить режим отображения непечатаемых символов – нажать кнопку .

Вставить два разрыва раздела (первый – после строки с исходящим номером, второй – перед словом «Исполнитель»), оставив между ними пустые строки. Для вставки разрыва:

· установить курсор в место вставки разрыва;

· перейти на вкладку Разметка страницыи открыть группу Разрывы. В группе Разрывы выбрать Разрывы разделов/ Текущая страница.

5. Установить защиту от изменения текста первого и третьего разделов документа, содержащих шапку и подпись стандартного письма с паролем high:

· На вкладке Разработчик или Рецензирование открыть группу Защитить документ, выбрать команду Ограничить форматирование и редактирование.

· в области команды Ограничить форматирование и редактирование установить флажок Разрешить только указанный способ редактирования документа в группе Ограничения на редактирование и выбрать из выпадающего списка Ввод данных в поля форм.

· Затем щелкнуть мышью на появившейся ссылке Выбор разделов и установить флажки только напротив разделов 1 и 3 (рис.4), подтвердить выбор защищаемых разделов, нажав ОК.

Рис.4. Установка защиты отдельных разделов документа

· Активировать введенные ограничения, щелкнув на кнопке Да, включить защиту, дважды ввести пароль high (в поле ввода пароля и поле подтверждения), нажать ОК.

· Проверить, что защита установлена, то есть можно менять только текст содержимого письма (Раздел 2 документа), а также менять значения элементов управления в шапке письма и выбирать фамилию исполнителя из списка.

6. Установить парольную защиту просмотра документа «Письмо» с помощью пароля на открытие (пароль low):

· щелкнуть значок Кнопка Microsoft Office , затем выбрать команду Подготовить/Зашифровать документ.

· В окне команды Шифрование документа ввести пароль low и нажать ОК. В появившемся окне Подтверждение пароля ввести пароль low еще раз и нажать ОК.

7. Сохранить документ «Письмо». Проверить действие парольной защиты, закрыв и заново открыв документ.

8. Установить для документа «Письмо» режим «только чтение», защищенный паролем. Для этого для открытого документа в меню MS Office (Кнопка Microsoft Office ) вызвать команду Сохранить как, в окне команды щелкнуть на кнопке Сервис и выбрать пункт Общие параметры. В окне общих параметров уже задан пароль для открытия файла (отображается черными точками), ввести пароль medium в строку пароль разрешения записи, нажать ОК, а затем ввести medium еще раз в строке подтверждения ввода пароля. Затем нажать кнопку Сохранить в окне сохранения документа.

9. Проверить действие пароля разрешения записи, закрыв и вновь открыв документ «Письмо».

Задание 2. На основе общего шаблона письма создать шаблон делового письма конкретного исполнителя.