Разработка и создание базы данных «Отдел кадров предприятия»

Основным этапом при реализации базы данных является описание предметной области. Предметная область «Отдел кадров предприятия» базы данных, позволяет обрабатывать данные о сотрудниках.

Отдел кадров является самостоятельным структурным подразделением предприятия. В отделе кадров хранится, и обрабатывается информация обо всех сотрудниках организации. Информация по каждому сотруднику заносится в базу данных. При оформлении на работу каждый сотрудник получает свой индивидуальный код. В базе данных регистрируется следующая информация: фамилия, имя, отчество, дата рождения, адрес, информация об образовании, должность, личный номер, пол сотрудника, семейное положение количество детей, дата приема, бланк-анкета будущего сотрудника, а также в зависимости на какую должность претендует будущий сотрудник, его распределение в необходимый отдел.

База данных предназначена для решения следующих задач: возможности редактирования, добавления, хранения и удаления данных, получения списка сотрудников, имеющих высшее образование; список всей базы,поиск сотрудников по табельному номеру, вывод информации о сотрудниках и всей организации, вывод информации о количестве детей, семейном положении, дате приема на работу и должности.

Следующим этапом реализации БД является построение ER-диаграмм, для описания БД в терминах прямой и логической модели данных, для наглядности на рисунке 3.1 представлена ER-диаграмма, сделанная в базе данных Access по теме «Отдел кадров предприятия».

Рисунок 3.1 - ER-диаграмма

Проектирование баз данных - это процесс создания проекта баз данных, предназначенной для поддержки функционирования экономического объекта и способствующей его целей.

Модель «сущность-связь» основывается на некой важной семантической информации о реальном мире и предназначена для логического представления данных.

Атрибут – это свойство сущности в предметной области. Его наименование должно быть уникальным для конкретного типа сущности. В реляционной БД атрибуты хранятся в полях таблиц.

Сущность – любой различаемый объект (объект, который мы можем отличить от другого), информацию о котором необходимо хранить в базе данных.

Таблицы - это объект базы данных, который содержит данные по определенной теме.Каждая таблица состоит из столбцов, называемых полями, и строк, называемых записями. Каждая запись таблицы содержит всю необходимую информацию об отдельном элементе базы данных.

При разработке структуры таблицы, прежде всего, необходимо задать поля, определив их свойства. Для создания таблицы в окне базы данных необходимо перейти на вкладку «Создание» и нажать «Конструктор таблиц». Далее необходимо задать тип данных, ключевое поле и размер поля. [13]

Средствами «Microsoft Access» созданы следующие таблицы: сотрудник, город, дата приема, дом, квартира, количество детей, образование, отдел, пол, семейное положение, улица.

Каждое поле содержит данные об одном аспекте элемента таблицы. Например, имя или адрес электронной почты. Поля часто называют столбцами или атрибутами. Пример таблицы «Сотрудник» представлен на рисунке 3.2.

Рисунок 3.2 – Внешний вид таблицы «Сотрудник»

Запросы являются инструментом поиска и структурирования данных. Запрос, адресованный одной или нескольким таблицам, инициирует выборку определенной части данных, формируемую самим запросом.[14]

В данной базе данных запрос позволяет определить сотрудников, у которых 2 или более детей. Этот запрос представлен на рисунке 3.3.

Рисунок 3.3 – Результат по запросу

В то время как таблицы и запросы позволяют отобразить на экране длинные списки записей, формы дают возможность сосредоточиться на конкретной записи. Они облегчают ввод, редактирование и восприятие информации, могут содержать вспомогательные подписи и элементы оформления. Чтобы приукрасить форму и расположить поля более удобным образом, следует воспользоваться конструктором форм, который позволяет передвигать и масштабировать элементы формы, связывать их с источником данных и настраивать любые другие параметры формы. [15]

В базе дынных «Отдел кадров предприятия» представлена форма «Сотрудник», для удобного поиска, редактирования, создания или удаления данных о сотруднике. Пример формы «Сотрудник», показан на рисунке 3.4.

Рисунок 3.4 – Внешний вид формы «Сотрудник»