Основные объекты СУБД Access.

Объекты, которые может содержать база данных Access.

Таблицы

Запросы,

Отчеты,

Макросы,

Модули.

Таблица – это объект, определяемый и используемый для хранения данных. Каждая таблица содержит информацию об объектах одного типа, а совокупность всех таблиц образует единую БД.

Каждая таблица имеет свою структуру, которую образуют следующие элементы:

· Описание полей;

· Ключи;

· Индексы;

· Ограничения на значения полей;

· Ограничения ссылочной целостности между таблицами;

· Права доступа.

Организация связи (отношений) между таблицами называется связыванием или соединением таблиц.

Для связывания таблиц используют поля связи. Поля связи должны быть индексированными. Связь между таблицами определяет отношение подчиненности, при котором одна таблица является главной (родительской, или матером), а вторая - подчиненной (дочерней, или детальной). Саму связь (отношение) называют связь “главный - подчиненный”, ”родительский - дочерний”.

В подчиненной таблице для связи с главной таблицей берется индекс, который также называется внешним ключом. Состав полей этого индекса должен полностью или частично совпадать с составом полей индекса главной таблицы.

Связи могут быть:

“один-к-одному” (1:1) - одному значению атрибута А соответствует одно значение атрибута В;

“один-ко-многим" (1:М) - одному значению атрибута А соответствует несколько значений атрибута В;

“многие-к-одному” (М:1) - несколько значений атрибута А соответствует одному значению атрибута В;

“многие-ко-многим" (М: М) - нескольким значениям атрибута А соответствует несколько значений атрибута В.

Механизм описания логических связей между таблицами в Access реализован в виде объекта, называемого Схемой данных

При работе с системой данных очень часто возникает задача соединения данных из различных связанных таблиц в одну.

Запрос – это объект, который позволяет пользователю получить данные из одной или нескольких таблиц.

К основным типам запросов относятся следующие запросы:

1. Запрос на выборку. Эти запросы позволяют извлечь информацию, рассчитать показатели и создать перекрестные ссылки, но не изменяют данные в таблицах;

· Запрос на изменение. Запросы этого типа дают возможность корректировать информацию, которая содержится в таблицах. Существует четыре вида запросов на изменение:

· Запрос на создание таблиц - создает новую таблицу на основе данных, уже содержащихся в одной или нескольких таблицах;

· Запрос на удаление - удаляет все записи из одной или нескольких таблиц на основании критериев, задаваемых пользователем;

· Запрос на присоединение - добавляет целые записи или только указанные поля в таблице;

· Запрос на обновление - изменяет данные в существующих таблицах на основании информации в окне Конструктора.

Для решения многих проблем организации интерфейса ввода/ вывода данных в Access служит механизм электронных форм.

Формы – это объект, предназначенный для просмотра, ввода и редактирования записей базы данных (БД). В формах можно использовать поля из нескольких таблиц или запросов. В них можно создавать вычисляемые поля.

Структура формы. Она состоит из трех частей: Заголовок формы, Область данных и Примечание формы.

Конструирование отчетов. Под отчетом понимается специальным образом структурированное представление хранимых данных, выводимое (как правило) на бумажный носитель.

Принципиальные отличия отчетов от экранных форм, обусловившие выделение их в отдельный программный объект СУБД Access:

- во-первых, отчеты являются исключительно средством вывода информации;

- во-вторых, организация данных в отчетах предполагает возможность их сложного, многоуровневого структурирования;

- в-третьих, структура информации, выводимой в отчете, должна быть согласована со структурой носителя.

Мастер - специальная программная надстройка, предназначенная для создания объектов базы данных в режиме последовательного диалога.

Средства макропрограммирования в MS Access. Access, как и любая другая развитая программная система, обладает средствами разработки программных приложений, ориентированных на конечных пользователей.

Эти средства базируются на инструментах двух типов: макросах и модулях.

Макрос - набор некоторых стандартных команд системы, или макрокоманд (допустим, таких, как открытие формы, выполнение запроса, вывод отчета), из которых и конструируется сам макрос.

Механизм вызова макросов в Access

-вызов макроса по команде пользователя ;

-вызов макроса по некоторому системному событию.

Модуль – это объект, автоматизирующий комплексные операции и предоставляющий программисту более полный контроль, чем макрос; модули – это процедуры, написанные на языке программирования Visual Basic for Applications. Модули могут быть независимыми объектами, содержащими функции, которые можно вызвать из любого места приложения, но они могут быть «привязаны» к отдельным формам или отчетам для реакции на те или иные происходящие в них события.

4 Работа с таблицами в Microsoft Access.

Рисунок 1 – Создание таблицы в режиме конструктора

Нажав кнопку Создать и выбрав в появившемся вслед диалоговом окне режим Конструктор, мы попадаем в окно, предназначенное для ввода описания структуры создаваемой таблицы. При создании баз данных, предназначенных для решения финансовых и экономических задач, процесс описания атрибутов полей в создаваемой таблице приобретает особое значение. Процесс описания атрибутов поля начинается с присвоения ему имени (идентификатора). Желательно, чтобы это имя было, с одной стороны, информативным, а с другой - кратким, что обеспечивает несомненные удобства при дальнейших манипуляциях с ним. Далее необходимо определить тип поля, что, очевидно, должно делаться, исходя из содержания тех данных, которые будут в нем храниться.

Выбор типа данных в Access одновременно определяет набор дополнительных атрибутов соответствующего поля. В частности, поле ДатаЭм имеет тип Дата и, может иметь дополнительные атрибуты:

- формат поля, определяющий условия вывода данных из этого поля (по умолчанию);

" Маска ввода, определяющая условия ввода данных в поле;

- подпись - содержит расширенный заголовок;

- значение по умолчанию - позволяет указать значение, автоматически присваиваемое полю при создании новой записи. В нашем случае по умолчанию будет задаваться текущая дата, возвращаемая встроенной функцией Date();

- условие на значение - определяет требования к данным, вводимым в поле. Например, для выполнения требования, чтобы дата эмиссии предшествовала текущей, следует задать выражение <=Date();

- сообщение об ошибке - определяет текст сообщения, которое будет выводиться в случае нарушения заданного выше условия;

- обязательное поле - указывает, требует или нет поле обязательного ввода значения;

- индексированное поле - определяет индекс, создаваемый по данному полю. Индекс ускоряет выполнение запросов, в которых используются индексированные поля, и операции сортировки и группировки.

Основываясь на опыте проектирования различных баз, необходимо заметить, что не следует пренебрегать возможностями управления данными, которые открывают дополнительные атрибуты полей. Их грамотное и продуманное использование позволяет организовать централизованный и эффективный контроль за корректностью и целостностью данных.

На завершающем этапе процесса проектирования структуры таблицы происходит задание ключей и индексов. В первом случае достаточно выделить строки, которые должны составить ключевое выражение, и щелкнуть мышью по пиктограмме Ключ на панели инструментов. Также при создании таблицы имеет смысл заранее продумать возможные упорядочения, которые могут понадобиться при работе с содержащимися в ней данными. Задание индексов с соответствующими ключевыми выражениями может в дальнейшем существенно ускорить процесс работы (особенно с большими массивами данных).

Эффективным методом решения задач контроля корректности входных данных является ограничение множества допустимых значений поля некоторым списком. Это позволит существенно сэкономить место за счет уменьшения объема хранимой информации (особенно при большом количестве записей). Однако с точки зрения восприятия вводимой информации пользователем гораздо удобнее иметь дело с осмысленным текстом, чем запоминать, какие коды ему соответствуют. Средством решения этой проблемы в Access является задание подстановочного списка значений для поля. Для этого следует выбрать вкладку Подстановка в окне Свойства поля, далее для свойства Тип элемента управления задать значение Список.