Функции в Microsoft Office Excel

Функции задаются с помощью формул, которые выполняют вычисления по заданным величинам, называемым аргументами, и в указанном порядке, называемом синтаксисом. Список аргументов может состоять из чисел, текста, логических величин (ИСТИНА или ЛОЖЬ), массивов, значений ошибок (например, #Н/Д) или ссылок (рис. 2.7). Необходимо следить за соответствием типов аргументов. Кроме того, аргументы могут быть как константами, так и формулами. Эти формулы, в свою очередь, могут содержать другие функции.

Знак равенства (если формула начинается с функции)

Имя функции

Список аргументов, заключенный в скобки

=СУММ(D5:$A$5,50,74)

Аргументы, разделенные запятыми

Рис. 2.7. Элементы функции

Написание функции начинается с указания имени функции, затем вводится открывающая скобка, указываются аргументы, отделяющиеся запятыми, а затем - закрывающая скобка. Вставлять функцию в формулу рекомендуется с помощью панели формул. В панели формул отображаются имя функции и ее аргументы, описание функции и аргументов, а также возвращаемое функцией и формулой значение.

Порядок вставки функции с помощью панели формул:

1. Нажмите кнопку Изменить формулу в строке формул.

2. Щелкните мышкой по строке формул, далее нажмите кнопку со стрелкой, расположенную слева от поля Функции - .

3. Выберите функцию, вставляемую в формулу. Если функция отсутствует в списке, выберите пункт Другие функции, после чего запустится Мастер функций.

4. Введите аргументы. Для ввода в качестве аргументов значения ячейки удобно временно убрать с экрана диалоговое окно. Для этого нажмите кнопку , расположенную справа от поля, где вводится аргумент, выделите необходимые ячейки листа и нажмите на эту же кнопку или на клавишу ENTER.

5. Нажмите кнопку ОК.

Категории функций Microsoft Excel. В Microsoft Excel используется более 100 функций, объединенных по категориям:

· Функции работы с базами данных можно использовать, если необходимо убедиться в том, что значения списка соответствуют условию. Например, БДСУММ(база_данных; поле; критерий) - суммирует числа в столбце списка или базы данных, которые удовлетворяют заданным условиям.

· Функции работы с датой и временем позволяют анализировать и работать со значениями даты и времени в формулах. Например, если требуется использовать в формуле текущую дату, воспользуйтесь функцией СЕГОДНЯ(), возвращающей текущую дату по системным часам.

· Инженерные функции служат для выполнения инженерного анализа. Это функции для работы с комплексными переменными, функции для преобразования чисел из одной системы счисления в другую (десятичную, шестнадцатеричную, восьмеричную, двоичную) и функции для преобразования величин из одной системы мер и весов в другую.

· Финансовые функции осуществляют такие типичные финансовые расчеты, как вычисление суммы платежа по ссуде, объем периодической выплаты по вложению или ссуде, стоимость вложения или ссуды по завершении всех отложенных платежей и т.д. Например, ПРОЦПЛАТ(ставка; период; кпер; пс) - вычисляет проценты, выплачиваемые за определенный инвестиционный период.

· Информационные функции предназначены для определения типа данных, хранимых в ячейке. Они проверяют выполнение какого-то условия и возвращают в зависимости от результата значение ИСТИНА или ЛОЖЬ. Например, ЕПУСТО (значение) - проверяет, ссылается ли данная ссылка на пустую ячейку и возвращает значения ИСТИНА или ЛОЖЬ.

· Логические функции предназначены для проверки выполнения условия или для проверки нескольких условий. Функция ЕСЛИ позволяет определить, выполняется ли указанное условие, и возвращает одно значение, если условие истинно, и другое - если оно ложно.

· Функции ссылки и автоподстановки осуществляют поиск в списках или таблицах. Например, функция ВПР используется для поиска значения в крайнем левом столбце таблицы и возвращает значение ячейки, находящейся в указанном столбце той же строки.

· Арифметические и тригонометрические функции позволяют производить простые и сложные математические вычисления, например, вычисление суммы диапазона ячеек (СУММ), округление чисел ОКРУГЛ(число; число_разрядов) и прочее.

· Статистические функции позволяют выполнять статистический анализ диапазонов данных. Например, можно провести прямую по группе значений, вычислить угол наклона и точку пересечения с осью Y и прочее.

· Функции обработки текста позволяют производить действия над строками текста, например, изменить регистр или определить длину строки. Можно также объединить несколько строк в одну. Например, с помощью функций СЕГОДНЯ() и ТЕКСТ(значение; формат) можно создать сообщение, содержащее текущую дату, и привести его к виду
«дд-мм-гг»: = «Рейтинг студентов от» &ТЕКСТ(СЕГОДНЯ();«дд-мм-гг»).

Ошибки в формулах. При появлении сообщения Ошибка в формуле:

· Проверьте, одинаково ли количество открывающих и закрывающих скобок.

· Проверьте правильность использования оператора диапазона при ссылке на группу ячеек.

· Проверьте, все ли необходимые аргументы для функций введены.

· Если первый символ в имени книги или листа не является буквой, необходимо заключить имя в одинарные кавычки

· Проверьте, в каждой ли внешней ссылке указано имя книги и полный путь к ней.

· Не изменяйте формат чисел, введенных в формулы. Например, даже если в формулу необходимо ввести 1000 р., то введите число 1000.

Ошибка #####. Ошибка появляется, когда вводимое числовое значение или результат выполнения формулы не умещается в ячейке.

Ошибка #ДЕЛ/0! Ошибка появляется, когда в формуле делается попытка деления на ноль.

Ошибка #Н/Д. Значение ошибки #Н/Д является сокращением термина «Неопределенные Данные». Это значение помогает предотвратить использование ссылки на пустую ячейку. Ошибка может возникнуть, если не заданы один или несколько аргументов стандартной или пользовательской функции, а также задан недопустимый аргумент.

Ошибка #ИМЯ? Ошибка #ИМЯ? появляется, когда Excel не может распознать имя, используемое в формуле. Возможная причина:

• Используемое имя было удалено или не было определено.

• Имеется ошибка в написании имени функции.

• В формулу введен текст, не заключенный в двойные кавычки.

• В ссылке на диапазон ячеек пропущен знак двоеточия (:).

Ошибка #ПУСТО! Ошибка #ПУСТО! появляется, когда задано пересечение двух областей, которые в действительности не имеют общих ячеек.

Ошибка #ССЫЛКА! Ошибка #ССЫЛКА! появляется, когда используется недопустимая ссылка на ячейку.

Ошибка #ЗНАЧ! Ошибка #ЗНАЧ! появляется, когда используется недопустимый тип аргумента или операнда. Например, вместо числового или логического значения введен текст и Microsoft Excel не может преобразовать его к нужному типу данных.