Копирование, перемещение данных

Такие операции, как копирование, перемещение или форматирование, можно выполнять над одной или несколькими ячейками. Для выполнения этих операций ячейки или группы ячеек необходимо выделить. Перемещать и копировать информацию можно как в пределах одной рабочей книги, так и из одной рабочей книги в другую. Для этого используются стандартные приемы работы с буфером обмена или приемы перемещения и/или копирования фрагментов с помощью буксировки мышью. Перед тем как переместить или скопировать информацию, необходимо убедиться, что область, в которую выполняется перемещение, не содержит нужных данных, иначе часть информации будет потеряна, заменена на новую при перемещении или копировании. Определенные сложности могут возникнуть при копировании формул, содержащих адреса ячеек таблицы. Вопросы копирования формул обсуждаются ниже.

Вставка ячеек, строк и столбцов в таблицу

Изменение структуры таблицы путем вставки отдельных ячеек, строк или столбцов осуществляется точно так же, как и в текстовом редакторе MS Word. В месте вставки выделяется столько ячеек, строк или столбцов, сколько нужно вставить. А затем выполняется команда Вставка > Ячейки... Вставка > Строки или Вставка > Столбцы соответственно.

Форматирование данных

Во время ввода данных в ячейки MS Excel самостоятельно определяет тип данных (текст, число, дата, время, денежное значение и т. д.) и автоматически форматирует их в соответствии со стандартно установленными для каждого типа правилами. В зависимости от установленного формата ячейки значения, которые находятся в ячейках, и отображаемые (отформатированные) значения, которые представлены на экране, могут отличаться друг от друга. Пусть, например, ячейка отформатирована таким образом, что число в ней отображается как вещественное с одним знаком после десятичной запятой. Если ввести в эту ячейку число 0,25, то при отображении число будет округлено до 0,3. Если теперь изменить использованный ранее формат на формат времени, то значение на экране отобразится в виде 6:00:00.

ВНИМАНИЕ

В расчетах используются введенные, а не отображаемые значения.

Обычно данные вводят в так называемом общем формате, который используется для отображения как текстовых, так и числовых значений, и лишь затем изменяют, подбирают более удобный формат. Форматирование данных в различных ячейках осуществляется независимым способом. Это означает, что каждая ячейка таблицы может иметь свой собственный формат данных. Наиболее общие возможности по форматированию данных доступны в многостраничном окне Формат ячеек (рис. 13.6), которое открывается командой Формат > Ячейки... или сочетанием клавиш Ctrl+1.

Форматирование текста

Вводимое в ячейку текстовое значение может содержать любую последовательность, состоящую не более чем из 255 букв, цифр и специальных символов. Если в ячейку необходимо ввести достаточно большой текст, имеет смысл использовать режим переноса текста по словам. Для этого в диалоговом окне команды Формат ячеек следует перейти на страницу Выравнивание (рис. 13.6) и включить флажок переносить по словам. После чего текст может быть размещен на нескольких строках внутри одной ячейки.

На этой же странице окна можно установить некоторые параметры, аналогичные параметрам форматирования абзацев в MS Word. В частности, с помощью списка Выравнивание по горизонтали: можно установить подходящий вариант выравнивания содержимого ячейки, которое в этом случае можно рассматривать как текстовый абзац. По умолчанию текст выравнивается по левому краю. Здесь же можно задать отступ у первой строки, выравнивание по вертикали и ориентацию текста.

Следует отдельно упомянуть об одном способе выравнивания, который отсутствует в текстовом редакторе MS Word. Определенные трудности возникают при формировании названия таблицы, которое должно размещаться симметрично над всеми ее столбцами. Ситуация может сложиться так, что таблица занимает четное количество столбцов, различные столбцы таблицы имеют разную ширину или название таблицы не умещается в одной ячейке по ширине. Во всех этих случаях трудно поместить название таблицы по ее центру. Выход состоит в использовании выравнивания по центру выделения. Название таблицы вводится в ячейку одного из столбцов, над которыми должно находиться название. Затем в этой строке выделяются ячейки всех столбцов, над которыми должно находиться название, и в списке Выравнивание по горизонтали: выбирается элемент по центру выделения. Таким способом можно выравнивать не только названия таблиц, но и подзаголовки, общие для нескольких столбцов.

Рис. 13.6. Страница Выравнивание окна Формат ячеек

На странице Шрифт этого же окна находятся элементы управления основными параметрами форматирования символов. Эта страница подобна странице Шрифт окна Шрифт текстового редактора MS Word (см. рис. 12.30). Здесь можно выбрать шрифт, размер, стиль, цветовое оформление символов находящегося в ячейке текста. Заметим, что изменить параметры форматирования можно и у отдельного фрагмента текста в ячейке. Отметим также, что изменять параметры форматирования текста в ячейке или у его фрагмента можно и с помощью соответствующих кнопок на панели Форматирование.

Форматирование чисел

Все числа в ячейках по умолчанию представляются в общем формате и отображаются так, как они вводятся. Максимальное количество цифр числа в общем формате - одиннадцать. Дробная часть числа отделяется запятой от его целой части. Во время ввода чисел могут использоваться любые общепринятые способы их записи: целые (например, 23 или 159860), вещественные с десятичной запятой (например, 31,42 или 3,14159), в экспоненциальной форме (например, 8,91Е-7 или 22,111 Е+6), как дроби (например, 4 1/3). Затем к введенному числу может быть применен любой другой предусмотренный в программе MS Excel числовой формат. Пусть, например, в некоторую ячейку введено число 1234,1. Представления этого значения в некоторых числовых форматах с сохранением двух значащих цифр в дробной части показаны в табл. 13.1.

Таблица 13.1.Некоторые числовые форматы

Общий	Числовой	Денежный	Процентный	Экспоненциальный
1234,1	1 234,10	1 234,10р.	123410,00%	1.23Е+03

Для изменения формата числового значения, находящегося в текущей ячейке в окне Формат ячейки, нужно перейти на страницу Число (рис. 13.7) и в списке Числовые форматы: выбрать строку с названием желаемого формата. В нижней области страницы появится описание особенностей выбранного формата, а левее списка — образцы изображения чисел в данном формате. Кроме того, на странице могут появиться дополнительные элементы управления, уточняющие детали представления значения. Например, настраиваемый список Число десятичных знаков:, служащий для указания количества цифр, сохраняемых в дробной части числа.

Рис. 13.7.Страница Число окна Формат ячеек

Формат введенных чисел легко изменить с помощью соответствующих кнопок на панели Форматирование. Чтобы изменить число знаков после запятой, можно воспользоваться кнопками Увеличить разрядность и Уменьшить разрядность на панели Форматирование. Рядом находятся кнопки, позволяющие изменить формат ячейки на денежный или процентный.

Иногда необходимо, чтобы введенное число воспринималось программой как текст, например, при вводе почтовых индексов. Для этого перед числом надо поставить апостроф (например '3489) или же выбрать для этого числа текстовый формат на странице Число в окне Формат ячеек. Еще одно важное замечание касается дробей: они обязательно должны содержать целую часть (даже если она равна нулю). Если просто ввести в таблицу 2/3, то Excel будет рассматривать его как дату и не сможет использовать в расчетах. Правильной будет следующая запись: 0 2/3.

Как упоминалось ранее, в ячейки таблицы можно вводить даты и время в одном из принятых в MS Excel форматов, которые также относятся к числовым. Подробно с предусмотренными вариантами форматов даты и времени можно познакомиться, выбрав формат Дата или Время в списке Числовые форматы: окна Формат ячеек.

Автоформат

Программа MS Excel может автоматически отформатировать таблицу, используя для этого один из существующих образцов оформления. Автоматически можно отформатировать как отдельные выделенные ячейки, так и всю таблицу. Для выполнения автоформатирования нужно выделить всю таблицу целиком или ее фрагмент. Затем с помощью команды Формат > Автоформат... открыть окно Автоформат (рис. 13.8) и в списке Список форматов: выбрать один из вариантов оформления таблицы. В секторе окна Образец можно оценить выбранный вариант. Нажатие кнопки Параметры» разворачивает в окне сектор Изменить, в котором находятся флажки отдельных параметров форматирования, например, шрифт или выравнивание. Эти флажки следует выключить, если соответствующие параметры форматирования у существующей таблицы при автоформатировании не должны изменяться. Автоматическое форматирование можно отменить, используя соответствующую команду из меню Правка. Если после форматирования над ячейками осуществлялись какие-либо другие действия, то следует вновь воспользоваться командой Формат > Автоформат....

Рис. 13.8. Диалоговое окно Автоформат