Стандартная разметка делового документа

При стандартном машинописном оформлении деловых документов в России на бумаге формата А4 оставляются следующие стандартные поля: левое 3,5 см, правое — не менее 0,8 см, верхнее — 2 см, нижнее — не менее 1,9 см. Основной текст принято печатать через 1,5 межстрочных интервала шрифтом высотой в 10 пунктов. Первая строка каждого абзаца должна иметь отступ от границы левого поля в 1,25 см (5 символов). На этой позиции принято размещать первую позицию табуляции. Вторую и третью позиции табуляции размещают на расстоянии 3,75 см или 15 символов и 6 см или 24 символа соответственно от границы левого поля. Обе эти позиции служат границами столбцов таблиц. Четвертая позиция табуляции — 8 см или 32 символа от левого поля. На ней должно начинаться указание адресата документа. Пятая позиция — 10 см или 40 символов от левого поля служит для грифа утверждения документа. Шестая позиция — 12 см или 48 символов — определяет местоположение подписи. Седьмая и последняя позиция — 14 см или 56 символов как вторая и третья, служат границами столбцов таблиц. Для обеспечения стандартного оформления деловых бумаг лучше всего установить указанные параметры форматирования перед началом работы над документом.

Работа с таблицами

Обзор и анализ больших массивов числовой или текстовой информации с некоторой регулярной, повторяющейся структурой существенно упрощаются, если использовать табличную форму представления. Расположение чисел или текстов в ячейках на пересечениях строк и столбцов (колонок) позволяет быстро и различными способами классифицировать сведенные в таблицу данные. Кроме того, существенно облегчается визуальный отбор нужной информации. Примеры применения таблиц для наглядного представления информации можно найти в различных главах настоящего пособия.

Выше рассматривалось использование табуляторов для формирования в тексте простейших разновидностей колонок (см. рис. 12.37). В редакторе MS Word имеется еще один, значительно более простой и гибкий способ создания в документе полноценных таблиц. Доступ к многочисленным возможностям этого способа работы с таблицами осуществляется с помощью команд меню Таблица. Кроме создания таблиц, с помощью этих команд можно располагать текст абзацами друг напротив друга и различными способами размещать его относительно графических вставок.

Таблицы в редакторе MS Word состоят из ячеек, располагающихся на пересечениях строк и столбцов. Ячейки таблиц можно заполнять числами, текстами или различными графическими объектами — рисунками, чертежами, фотографиями и т. д. Каждая ячейка таблицы может содержать один или несколько текстовых абзацев, для которых границы ячейки являются как бы границами листа бумаги. Причем для каждой отдельной ячейки могут быть установлены свои собственные, независимые от других ячеек параметры форматирования не только символов, но и абзацев. Обычно ячейки таблицы отделены друг от друга вертикальными и горизонтальными линиями. Эти линии могут быть различной толщины, цвета и стиля (одинарными, двойными, пунктирными и т. д.). При желании или необходимости разделительные линии между ячейками могут вообще не проводиться.

В редакторе MS Word предусмотрено выполнение следующих основных действий с таблицами:

§ создание и удаление таблиц;

§ перемещения по таблице;

§ ввод и удаления в таблице;

§ изменение существующей таблицы;

§ форматирование таблицы;

§ сортировка и нумерация ячеек;

§ выполнение специальных задач, таких как математические вычисления и построение диаграмм.

Для некоторых команд меню Таблица в панелях инструментов предусмотрены соответствующие им кнопки, которые можно использовать для быстрого доступа к тем или иным операциям над таблицами. Кроме того, после создания таблицы возможен быстрый вызов контекстного меню, которое содержит ряд команд меню Таблица. Напомним, что вызов контекстного меню производится с помощью нажатия правой кнопки мыши или же с помощью сочетания клавиш Shift+F10. Если при этом указатель мыши (для сочетания клавиш — текстовый курсор) позиционирован в любой ячейке таблицы, то состав контекстного меню содержит все доступные в текущей ситуации команды меню Таблица. Отметим, что набор доступных команд меню Таблица (так же как и общий набор команд контекстного меню) зависит от сложившейся к моменту обращения текущей ситуации и может быть в разное время разным.

Создание таблиц

В редакторе MS Word возможно использование двух различных методов создания таблиц:

§ формирование в документе пустой таблицы с последующим заполнением ее ячеек;

§ преобразование ранее введенных абзацев или некоторых фрагментов документа в таблицу.

В свою очередь создавать пустую таблицу, как и выполнять преобразование существующих фрагментов документа в таблицу, можно разными способами.

Создание пустых таблиц

Способ, обеспечивающий определенную степень автоматизации, состоит в вызове диалогового окна Автоформат таблицы (рис. 12.49). В нем предлагается список, состоящий из названий нескольких десятков заготовок таблиц различных форматов. Пользователь выбирает в списке наиболее устраивающий его вариант и отбирает для создаваемой таблицы из формата заготовки все или любую нужную группу параметров форматирования. Второй способ создания пустой таблицы отличается полным отсутствием автоматизации. Все параметры форматирования таблицы устанавливаются самим пользователем, так сказать, вручную. Но зато в этом случае пользователь может использовать любые из предусмотренных в редакторе возможностей и создавать именно то, что ему хочется и требуется. И наконец, таблицу можно просто нарисовать так, как это делается с помощью карандаша и линейки на обычном листе бумаги.

Рис. 12.48.Диалоговое окно Вставка таблицы

Во всех трех рассмотренных способах создание таблицы начинается с выбора места ее размещения в документе и перемещения текстового курсора в это место. После этого с помощью команды Таблица > Добавить таблицу... на экран выводится диалоговое окно Вставка таблицы (рис. 12.48), либо с помощью команды Таблица > Нарисовать таблицу на экран выводится панель Таблицы и границы и редактор переходит в режим рисования таблицы. Обращаем внимание на то, что если указатель позиционирован на уже существующей таблице, то указанная команда в меню Таблица отсутствует. Поэтому разместить внутри уже существующей таблицы другую таблицу невозможно.

В настраиваемых полях Число столбцов: и Число строк: окна Вставка таблицы нужно указать планируемое количество строк и столбцов создаваемой таблицы. Причем эти параметры можно определять и задавать ориентировочно, так как в процессе дальнейшей работы с таблицей очень легко изменить любые ранее заданные параметры. Возможное количество столбцов в таблицах редактора MS Word от 1 до 63, а строк от 1 до 32767. По умолчанию в окне устанавливаются 2 столбца и 2 строки. В поле Ширина столбца: можно задать желательную ширину столбца, которая может изменяться в пределах от 0 до 55,87 см. По умолчанию в этом поле устанавливается значение Авто. Это значение задает автоматическое формирование редактором столбцов одинаковой ширины, которая определяется на основании указанного количества столбцов таблицы и расстояния между правым и левым полями листа.

Нажатие кнопки ОК приводит к прекращению работы с диалоговым окном Вставить таблицу и формированию пустой таблицы из заданного в окне количества строк и столбцов в указанном текстовым курсором месте документа. Можно считать, что выполнение описанной только что последовательности действий приводит к включению в документ простейшей заготовки таблицы. А вся дальнейшая работа по приданию таблице ее окончательного вида должна быть выполнена пользователем самостоятельно с помощью соответствующих команд редактора.

Отметим, что если после нажатия кнопки ОК в документе в том месте, где расположен курсор, кроме нескольких пустых строк ничего не появилось, то это означает, что во вставленной в документ заготовке таблицы разделительные линии невидимы. Чтобы сделать их видимыми, необходимо выполнить команду Таблица > Отображать сетку.

Рис. 12.49.Диалоговое окно Автоформат таблицы

Если вместо нажатия кнопки ОК в окне Вставка таблицы нажать кнопку Автоформат. .., то на экран будет выведено диалоговое окно Автоформат таблицы (рис. 12.49), позволяющее частично автоматизировать дальнейший процесс формирования включаемой в документ таблицы. В левой части этого окна находится список Форматы:, содержащий названия около 40 заранее разработанных форматов таблиц. Образец таблицы, оформленной в соответствии с выбранным в этом списке названием, изображается в секторе Образец диалогового окна. Этот образец, как и любая другая таблица, характеризуется такими параметрами форматирования, как границы, заливка, шрифт и цвет. Параметр границы определяет вид внешней рамки и внутренних разделительных линий таблицы. Параметр «заливка» определяет способ окрашивания ячеек таблицы. Это может быть сплошное окрашивание различной интенсивности, вертикальные, горизонтальные, диагональные полоски или различные виды сеток. Параметр «цвет» определяет совокупность цветов фона и линий заполнения. Параметры границы и заливка для таблиц полностью совпадают с рассмотренными ранее параметрами обрамления и заливки для абзацев. Назначение параметра шрифт очевидно. Он определяет шрифт, которым будет изображаться вводимый в таблицу текст. Включив или выключив соответствующие флажки границы, заливку, шрифт и цвет в секторе Использовать, можно отобрать в создаваемую таблицу любые комбинации параметров форматирования выбранного образца. В этом же секторе имеется флажок автоподбор, включение которого указывает редактору на необходимость автоматического регулирования размеров таблицы в зависимости от объема вводимого в таблицу текста.

Кроме общих для всей таблицы параметров форматирования для отдельных ее элементов, таких как заголовок таблицы (первая строка), последняя строка, крайний слева (первый) и крайний справа (последний) столбец, могут устанавливаться специальные форматы. Установленные для указанных элементов выбранного образца специальные форматы также могут быть использованы или не использованы в формируемой пользователем таблице. Для этого в секторе Изменить оформление нужно включить или выключить соответствующий флажок: строк заголовка, первого столбца, последней строки или последнего столбца. После установки нужных значений флажков и нажатия кнопки ОК отобранные параметры форматирования образца будут перенесены на формируемую пользователем таблицу.

К окну Автоформат таблицы можно обратиться не только из окна Вставить таблицу. В любой момент времени работы над уже существующей и возможно ранее отформатированной некоторым образом таблицей с помощью команды Таблица > Автоформат... можно впервые или повторно обратиться к рассмотренному диалоговому окну и выбрать или изменить форматирование таблицы. Не забудьте только до выполнения указанной команды выполнить позиционирование текстового курсора на изменяемой таблице.

Для создания пустой таблицы с простой структурой можно воспользоваться кнопкой Добавить таблицу панели инструментов Стандартная. Щелчок мышью на этой кнопке приводит к развертыванию панели выбора размерности таблицы (рис. 12.50). В этой панели размещено 4 ряда квадратов по 5 штук в каждом ряду. Каждый квадрат символически изображает ячейку таблицы. Выполняя буксировку указателя мыши по квадратам панели, пользователь определяет размеры создаваемой таблицы. Затронутые буксировкой квадратики панели окрашиваются в темный цвет, а текущие размеры таблицы указываются в текстовой строке, расположенной в нижней части панели. Фактические размеры создаваемой таблицы определяются по моменту окончания буксировки. В ситуации, изображенной на рис. 12.50, запрашивается создание таблицы из двух строк и трех столбцов, о чем сообщает размещенный в нижнем секторе панели текст 2x3 Таблица. Если в процессе буксировки мыши после достижения нижней или правой границ панели продолжать буксировку, то размеры панели будут автоматически увеличиваться до достижения предельных размеров 18x13 ячеек. Таким образом, с помощью описываемого способа можно создавать любые таблицы с первоначальными размерами до 18 строк и до 13 столбцов. Если после достижения некоторых размеров таблицы в процессе буксировки начать движение в направлении верхней или левой границ панели, то текущие размеры создаваемой таблицы начнут уменьшаться. Выход указателя мыши за границы панели приводит к отмене включения таблицы в документ. Об этом свидетельствует замена текстовой строки с текущими размерами словом Отмена.

Рис. 12.50. Развернутая панель кнопки Добавить таблицу

Отметим, что панель выбора развертывается во время щелчка на кнопке Добавить таблицу только в том случае, когда текстовый курсор находится вне пределов уже существующей таблицы. Если же текстовый курсор позиционирован внутри любой существующей таблицы, то кнопка Добавить таблицу приобретает вид Нажатие на эту кнопку приводит к тому, что вместо создания таблицы в этом случае в содержащую текстовый курсор уже существующую таблицу вставляется дополнительная строка.

Преобразование текста в таблицу

Второй метод создания таблиц состоит в преобразовании существующего текста в таблицу. Преобразуемый фрагмент документа делится на части, каждая из которых будет занимать в создаваемой таблице отдельную ячейку. Деление текста на части происходит по так называемым символам-разделителям, в качестве которых могут выступать признаки конца абзаца, позиции табуляции, двоеточия, запятые или любые другие, назначенные пользователем символы. Чтобы воспользоваться этим методом, необходимо обычным образом выделить преобразуемый в таблицу фрагмент документа, в котором уже имеются символы-разделители. После этого можно нажать на упоминавшуюся выше кнопку Добавить таблицу или же выполнить команду Таблица > Преобразовать в таблицу.... Использование кнопки приводит к немедленному преобразованию текста в таблицу с параметрами, установленными самим редактором по умолчанию. Во втором случае на экран будет выведено диалоговое окно Преобразовать в таблицу (рис. 12.51), в котором можно задать параметры формируемой таблицы.

Рис.12.51. Диалоговое окно Преобразовать в таблицу

Диалоговое окно Преобразовать в таблицу очень похоже на окно Вставка таблицы. Оно имеет тот же самый набор элементов управления, которые выполняют те же самые функции. Однако некоторые элементы управления заблокированы, и кроме того, в окно добавлена группа переключателей Разделитель, с помощью которых можно указать, по какому из одновременно имеющихся во фрагменте символов-разделителей выделять преобразуемые в ячейки таблицы части текста. По умолчанию таким символом-разделителем считается признак конца абзаца. Выбрав переключатель другой:, пользователь может указать в расположенном справа от переключателя поле ввода любой другой символ, который и будет использован в качестве фактически используемого символа-разделителя.

Еще одним важным для формирования таблицы параметром является количество столбцов, указываемое в настраиваемом поле Число столбцов:. Поле ввода количества строк таблицы Число строк: заблокировано, так как количество строк напрямую зависит от количества имеющихся в выделенном фрагменте символов-разделителей и указанного пользователем количества столбцов. После указания количества столбцов в этом заблокированном поле появляется автоматически подсчитанное количество строк. Остальные элементы управления окна Преобразовать в таблицу могут быть использованы точно так же, как и в окне Вставка таблицы.

Рисование таблицы

Переход в режим рисования таблицы происходит при нажатии кнопки Таблицы и границы в панели инструментов Стандартная либо при выполнении команды Таблица > Нарисовать таблицу. В этом режиме указатель мыши приобретает форму карандаша, и на экран выводится панель Таблицы и границы. Рисование осуществляется следующим образом. Указатель мыши позиционируется в той точке страницы, где должен находиться левый верхний угол таблицы. Затем нажимается левая клавиша мыши и выполняется буксировка контура будущей таблицы в направлении ее правого нижнего угла. После достижения нужных геометрических размеров клавиша мыши отпускается. На странице остается внешний контур таблицы. Для проведения каждой вертикальной или горизонтальной внутренней разделительной линии используется один и тот же прием. Указатель мыши позиционируется на одной из сторон таблицы или на уже существующей внутренней линии, и выполняется буксировка до пересечения с противоположной стороной или линией. Выход из режима рисования происходит при выполнении щелчка клавишей мыши вне области таблицы или при нажатии клавиши Esc клавиатуры. О выходе из режима свидетельствует изменение формы указателя.

Перемещения по таблице

В процессе работы с таблицами, пожалуй, наиболее часто выполняемыми действиями являются перемещения по таблице. Для их выполнения, кроме общих способов перемещения по документу, принятых в операционной системе Windows, предусмотрено несколько специальных способов, используемых только в таблицах.

Самым простым способом перемещения к нужной ячейке таблицы является щелчок мышью на этой ячейке. Текстовый курсор появляется в месте позиционирования указателя мыши, свидетельствуя о фактическом выполнении перемещения.

Стандартным клавиатурным способом перемещения между соседними ячейками таблицы является использование клавиши Tab. Текстовый курсор из текущей ячейки переходит в соседнюю Справа ячейку. После достижения последней ячейки в текущей строке таблицы переход происходит в первую ячейку следующей строки. Если же нажатие клавиши Tab производится в последней ячейке последней строки, то происходит автоматическое добавление еще одной строки в таблицу и курсор перемещается в первую ячейку добавленной строки.

СОВЕТ

Возьмите на заметку этот способ увеличения количества строк в таблице. Он очень удобен в практической работе. Именно поэтому пользователь может не заботиться о точном подсчете необходимого количества строк в таблице — при необходимости, пользуясь описанным приемом, можно в любой момент добавить в таблицу любое нужное количество дополнительных строк.

Для перемещений в противоположном направлении следует использовать сочетание клавиш Shift+Tab. При вводе этой комбинации курсор смещается в соседнюю слева ячейку, а при достижении первой ячейки строки происходит переход в последнюю ячейку предыдущей строки.

ВНИМАНИЕ

Нажатие клавиши Tab, так же как и использование сочетания Shift+Tab одновременно с переходом в следующую или предыдущую ячейку, приводит к ее выделению, что позволяет сразу же заменить, отформатировать содержимое этой ячейки или выполнить какую-либо другую операцию над ним.

Переход к следующей или предыдущей ячейке происходит и при использовании сочетания Ctrl+↓ или Ctrl+↑ соответственно. Однако при использовании этих сочетаний выделения ячеек не происходит. Из любой ячейки текущей строки можно сразу же перейти к ее последней ячейке с помощью сочетания клавиш Alt+End. Аналогичный переход к первой ячейке происходит при использовании сочетания клавиш Alt+Home. Для перехода между соседними строками таблицы можно использовать клавиши ↓ и ↑. Из любой ячейки текущего столбца сразу же перейти к ячейке в последней строке этого же столбца можно с помощью сочетания клавиш Alt+PageDown. Аналогичный переход к ячейке в первой строке этого же столбца происходит при использовании сочетания клавиш Alt+PageUp.

Ввод в таблицу

Непосредственно после создания таблицы текстовый курсор автоматически помещается в ее первую ячейку, создавая тем самым возможность сразу же начать ввод в нее информации. А для ввода или редактирования информации в таблице, которая была создана ранее, нужно предварительно выполнить перемещение в одну из ее ячеек. После заполнения текущей ячейки по только что разобранным правилам нужно выполнить переход в очередную ячейку и заполнить ее. Этот процесс повторяется для всех заполняемых ячеек таблицы.

Мы уже отмечали, что каждая ячейка таблицы может содержать один или несколько абзацев текста, для которых границы ячейки играют роль границ листа бумаги. Поэтому при вводе текста внутри ячейки действуют общие правила ввода текстов документов редактора MS Word. Внутри ячейки текст переносится с одной строки на другую точно так же, как это делается с обычным текстом документа вне таблицы. Точно так же, как при вводе текста вне таблицы, нажатие клавиши Enter приводит к образованию нового абзаца. И точно так же, как при работе с обычным текстом, можно перемещаться по этим абзацам, выполнять редактирование, выделять фрагменты (не превышающие размеры ячейки) и осуществлять с этими фрагментами любые операции.

Но при вводе текста в ячейку необходимо всегда иметь в виду одну существенную особенность. По мере набора текста ячейка автоматически растягивается по вертикали, чтобы вместить весь вводимый текст. Ширина столбцов ячеек остается неизменной.

Ввод в ячейку символа табуляции. Поскольку клавиша Tab во время работы с таблицей используется для перемещения между ее ячейками, основное значение этой клавиши — помещение в документ символа табуляции — в это время недоступно. Тем не менее, при необходимости использования внутри ячейки возможностей табуляции вместо нажатия клавиши Tab нужно использовать сочетание клавиш Ctrl+Tab.