Процессы в информационной системе.

Процессы, обеспечивающие работу информационной системы любого назначения, условно можно представить в виде схемы (рис. 1 ), со­стоящей из блоков:

• ввод информации из внешних или внутренних источников;

• обработка входной информации и представление ее в удобном ви­де;

• вывод информации для представления потребителям или передачи в другую систему;

• обратная связь - это информация, переработанная людьми дан­ной организации для коррекции входной информации.

Информационная система определяется следующими свойствами:

• любая информационная система может быть подвергнута анализу, построена и управляема на основе общих принципов построения систем;

• информационная система является динамичной и развивающейся;

• при построении информационной системы необходимо использо­вать системный подход;

• выходной продукцией информационной системы является инфор­мация, на основе которой принимаются решения;

• информационную систему следует воспринимать как человеко - компьютерную систему обработки информации.

В настоящее время сложилось мнение об информационной системе как о системе, реализованной с помощью компьютерной техники. Хотя в общем случае информационную систему можно понимать и в некомпьютерном варианте.

Чтобы разобраться в работе информационной системы, необходимо понять суть проблем, которые она решает, а также организационные процессы, в которые она включена. Так, например, при определении возможности компьютерной информационной системы для поддержки принятия решений следует учитывать:

• структурированность решаемых управленческих задач;

• уровень иерархии управления фирмой, на котором решение должно быть принято;

• принадлежность решаемой задачи к той или иной функцио­нальной сфере бизнеса;

• вид используемой информационной технологии.

Технология работы в компьютерной информационной системе дос­тупна для понимания специалистом некомпьютерной области и может быть успешно использована для контроля процессов профессиональной деятельности и управления ими.

Ожидания от внедрения информационных систем.

Внедрение информационных систем может способствовать:

получению более рациональных вариантов решения управленче­ских задач за счет внедрения математических методов и интеллектуаль­ных систем и т.д.;

освобождению работников от рутинной работы за счет ее автомати­зации;

обеспечению достоверности информации;

замене бумажных носителей данных на магнитные диски или лен­ты, что приводит к более рациональной организации переработки ин­формации на компьютере и снижению объемов документов на бумаге;

совершенствованию структуры потоков информации и системы до­кументооборота в фирме;

уменьшению затрат на производство продуктов и услуг;

предоставлению потребителям уникальных услуг; отысканию но­вых рыночных ниш;

привязке к фирме покупателей и поставщиков за счет предоставле­ния им разных скидок и услуг.

Типы обеспечивающих подсистем.

Структуру информационной системы составляет совокупность от­дельных ее частей, называемых подсистемами.

Подсистема - это часть системы, выделенная по какому-либо при­знаку.

Общую структуру информационной системы можно рассматривать как совокупность подсистем независимо от сферы применения. В этом случае говорят о структурном признаке классификации, а подсистемы называют обеспечивающими. Таким образом, структура любой инфор­мационной системы может быть представлена совокупностью обеспечи­вающих подсистем (рис. 2).

Техническое обеспечение

Математическое обеспечение

Информационная система

Информационное обеспечение

Организационное обеспечение

Программное обеспечение

Правовое обеспечение

Рис. 2. Структура информационной системы как совокупность обеспечивающих подсистем

Среди обеспечивающих подсистем обычно выделяют информаци­онное, техническое, математическое, программное, организационное и правовое обеспечение.

Информационное обеспечение.

Назначение подсистемы информационного обеспечения состоит в своевременном формировании и выдаче достоверной информации для принятия управленческих решений.

Информационное обеспечение - совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в орга­низации, а также методология построения баз данных.

Унифицированные системы документации создаются на государст­венном, республиканском, отраслевом и региональном уровнях. Главная цель - это обеспечение сопоставимости показателей различных сфер общественного производства. Разработаны стандарты, где устанавлива­ются требования:

• к унифицированным системам документации;

• к унифицированным формам документов различных уровней управления;

• к составу и структуре реквизитов и показателей;

• к порядку внедрения, ведения и регистрации унифицированных форм документов.

Однако, несмотря на существование унифицированной системы до­кументации, при обследовании большинства организаций постоянно вы­является целый комплекс типичных недостатков:

• чрезвычайно большой объем документов для ручной обработки;

• одни и те же показатели часто дублируются в разных документах;

• работа с большим количеством документов отвлекает специали­стов от решения непосредственных задач;

• имеются показатели, которые создаются, но не используются, и ДР.

Поэтому устранение указанных недостатков является одной из за­дач, стоящих при создании информационного обеспечения.

Схемы информационных потоков отражают маршруты движении информации и ее объемы, места возникновения первичной информации и использования результатной информации. За счет анализа структуры подобных схем можно выработать меры по совершенствованию всей системы управления.

Построение схем информационных потоков, позволяющих выявить объемы информации и провести ее детальный анализ, обеспечивает:

• исключение дублирующей и неиспользуемой информации;

• классификацию и рациональное представление информации.

При этом подробно должны рассматриваться вопросы взаимосвязи движения информации по уровням управления. Следует выявить, какие показатели необходимы для принятия управленческих решений, а какие нет. К каждому исполнителю должна поступать только та информация, которая используется.

Методология построения баз данных базируется на теоретических основах их проектирования.

Для создания информационного обеспечения необходимо:

ясное понимание целей, задач, функций всей системы управления организацией;

выявление движения информации от момента возникновения и до ее использования на различных уровнях управления, представленной для анализа в виде схем информационных потоков;

совершенствование системы документооборота;

наличие и использование системы классификации и кодирования;

владение методологией создания концептуальных информационно-логических моделей, отражающих взаимосвязь информации;

создание массивов информации на машинных носителях, что тре­бует наличия современного технического обеспечения.

Техническое обеспечение.