Организация учета использования рабочего времени.

1. Учет времени, отработанного каждым работником, ведется с использованием специального документа - табеля учете использования рабочего времени. Табель ведется по предприятию в целом, если предприятие небольшое, или по отдельным структурным подразделениям.

Табели необходимы не только для учета использования рабочего времени всех категорий работающих, но и для контроля за соблюдением рабочими и служащими установленного режима рабочего времени, расчетов с ними по заработной плате и получения данных об отработанном времени, составления статотчетности по труду.

Табель составляется в одном экземпляре табельщиком или мастером, или лицом, на это уполномоченным, и передается в расчетный отдел бухгалтерии два раза в месяц:

– для корректировки суммы выплаты за первую половину месяца;

– для расчета заработной платы за месяц.

Учет использования рабочего времени, явок и неявок на работу осуществляется в табеле методом:

– сплошной регистрации, то есть отметки всех явившихся, не явившихся, опоздавших их. п.;

– регистрации только отклонений (неявок, опозданий и т. д.).

На титульном листе табеля даны условные обозначения отработанного и неотработанного времени. Количество дней и часов указывается с одним десятичным знаком. При ручной обработке учетных данных пользуются буквенным или цифровым кодом, а при механизированной - цифровым.

2. На предприятиях применяют две формы табеля учета использования рабочего времени:

в форме Т-12 отражается не только учет использования рабочего времени, но и расчет заработной платы;

в форме Т-13 - учет использования рабочего времени без расчета заработной платы. При этом заработная плата начисляется в расчетной (форма Т-51) или расчетно-платежной ведомости (ф. Т-49), отражается в лицевом счет (форма Т-54). Форма Т-13 применяется в условиях автоматизированной обработки данных, бланки по данной форме с частично заполненными реквизитами (фамилия, имя, отчество, должность, табельный номер и др.) могут быть созданы с применением средств вычислительной техники.

На последней странице табеля представлена таблица ежедневного учета использования времени и итоговая строка за месяц для составления отчета по труду, который необходим для анализа организации труда в цехах, отделах и по предприятию в целом.

Табель учета использования рабочего времени (ф. 0504421) (далее - Табель (ф. 0504421) применяется для учета использования рабочего времени или регистрации различных случаев отклонений от нормального использования рабочего времени.

Согласно Методическим указаниям по применению форм первичных документов при заполнении и представлении табеля учета использования рабочего времени нужно соблюдать следующие правила:

1.Табель (ф.0504421) ведется лицами, назначенными приказом по учреждению, ежемесячно в целом по учреждению или в разрезе структурных подразделений.

2.Табель (ф.0504421) открывается ежемесячно за 2-3 дня до начала расчетного периода на основании Табеля (ф.0504421) за прошлый месяц.

3.Измененения списочного состава работников производятся на основании документов по учету труда и его оплаты (учету кадров, использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда, листков нетрудоспособности). Табель заполняется ежедневно.

4. В табеле регистрируются фактические затраты рабочего времени. В верхней строчке напротив фамилии данного работника проставляются продолжительность работы в дневное время, а в нижней - условное обозначения продолжительности работы в дневное время кодом «Я» и неотработанного рабочего времени на основании Методических рекомендаций, например кодом «О», «Б» и т.п.

5. По работникам работающим по «скользящему графику», в верхней строчке регистрируются отработанные дневные часы по графику, в нижней части - ночные часы дробью, числитель которой - условное обозначение, работы в ночное время «н» а знаменатель - ночные часы.

6. При формировании табеля в ячейках календарных дней месяца расчетного периода до принятия работника или после увольнения ставится прочерк.

7. В столбце 2 «Учетный номер» проставляются порядковые номера по работникам.

8. В столбце 3 «Учетный номер» проставляются табельные номера работников.

9. В столбце 20 «Итого дней (часов) явок (неявок) с 1 по 15» и столбце 37 «Всего дней (часов) явок (неявок) за месяц» необходимо фиксировать отработанное время, дни неявок и количество часов по видам переработок (замещению, работы в праздничные дни, работа в ночное время и другим видам) и заполнить следующим образом:

- по работникам административно - хозяйственного персонала: в верхней строчке отработанные дни и часы дробью, числитель которой - дни, а знаменатель - отработанные часы; в нижней строчке - дни неявок и количество часов по видам переработок (замещению, работы в праздничные дни, работа в ночное время и другим видам);

- по работникам работающим по «скользящему графику»: в верхней части - дневные часы, в нижней части - ночные часы дробью, числитель которой - условное обозначение, работы в ночное время «н», а знаменатель - ночные часы и количество часов по видам переработок (замещению, работы в праздничные дни, работа в ночное время и другим видам);

- по педагогическим работникам - в днях (в верхней строчке - отработанные дни, в нижней строчке - дни неявок), а также по педагогическим работникам оформляется приложение к табелю учета использования рабочего времени c указанием количества педагогической нагрузки.

При обнаружении лицом, ответственным за составление и предоставление Табеля (ф.0504421), неполноты предоставленных сведений об учете времени (предоставление работником листка нетрудоспособности, приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку, приказа о предоставлении отпуска работнику и других документов, в том числе в связи с поздним предоставлением документов), необходимо предоставить корректирующий Табель (ф.0504421), составленный с учетом изменений.

В строке «Вид табеля» указывается значение «первичный», при предоставлении Табеля (ф.0504421) с внесенными в него изменениями, указывается значение «корректирующий», при этом при заполнении показателя «Номер корректировки» указывается: -цифра «0» для первичного табеля, цифры, начиная с «1», проставляются согласно порядковому номеру корректирующего табеля.

Табель (ф.0504421) содержит подпись (с расшифровкой) и должность ответственного исполнителя - руководителя учреждения, и исполнителя - работника, назначенного приказом по учреждению, ежемесячно в целом по учреждению или в разрезе структурных подразделений вести Табель (ф.0504421). Также проставляется подпись исполнителя - работника бухгалтерии о принятии табеля учета использования рабочего времени. Форма Табеля (ф.0504421) не требует утверждения руководителем учреждения. Оформленный и подписанный ответственным исполнителем и исполнителем Табель предоставляется в расчетный отдел организации в срок до 25 числа месяца для проведения расчетов.

При заполнении Табеля (ф. 0504421) применяются следующие условные обозначения (таблица 2):

Таблица 2

Условные обозначения

Наименование показателя	Код	Наименование показателя	Код
Выходные и нерабочие праздничные дни	В	Неявки с разрешения администрации	А
Продолжительность работы в дневное время	Я	Дополнительные выходные дни (оплачиваемые)	ОВ
Повышение квалификации с отрывом от работы	ПК	Дополнительные выходные дни (без сохранения заработной платы)	НВ
Работа в ночное время	Н	Выходные по учебе	ВУ
Выполнение государственных обязанностей	Г
Очередные и дополнительные отпуска	О	Учебный дополнительный отпуск	ОУ
Временная нетрудоспособность, нетрудоспособность по беременности и родам	Б	Замещение в 1 - 3 классах	ЗН
Замещение в группах продленного дня	ЗП
Отпуск по уходу за ребенком	ОР	Замещение в 4 - 11 классах	ЗС
Часы сверхурочной работы	С	Работа в выходные и нерабочие праздничные дни	РП
Прогулы	П
Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств)	НН	Фактически отработанные часы	Ф
Служебные командировки	К