Классификация информации и методы организации работы с документами в РФ. Принципы организации документооборота.
Информация подразделяется по форме представления на 2 вида: 1) дискретная форма (количество дорожно-транспортных происшествий, количество тяжких преступлений и т.п.); 2) аналоговая (температура тела человека, скорость автомобиля на определенном участке пути и т.п.).
По области возникновения выделяют информацию: 1) элементарную (механическую), которая отражает процессы, явления неодушевленной природы; 2) биологическую, которая отражает процессы животного и растительного мира; 3) социальную, которая отражает процессы человеческого общества.
По способу передачи и восприятия различают следующие виды информации: 1) визуальную, передаваемую видимыми образами и символами; 2) аудиальную, передаваемую звуками; 3) тактильную, передаваемую ощущениями; 4) органолептическую, передаваемую запахами и вкусами; 5) машинную, выдаваемую и воспринимаемую средствами вычислительной техники.
Информацию, создаваемую и используемую человеком, по общественному назначению можно разбить на три вида: 1) личную; 2) массовую ; 3) специальную.
По способам кодирования выделяют следующие типы информации: 1) символьную; 2) текстовую; 3) графическую.
Документооборот- это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. На предприятии различают три основных потока документации: 1) входящие док-ты, поступающие из других организаций; 2) исходящие док-ты, отправляемые в другие организации; 3)внутренние док-ты, создаваемые на предприятии и используемые работниками предприятия в управленческом процессе.
Все документы, поступающие на предприятие проходят: 1) первичную обработку, 2) предварительное рассмотрение, 3) регистрацию, 4) рассмотрение руководством, 5)передачу на исполнение.
Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) должна принимать к обработке документы, имеющие юридическую силу, в противном случае присланные документы возвращаются автору с сопроводительной запиской, где объясняется причина возврата.
Обработка и передача документов исполнителям осуществляется в день их поступления в ДОУ. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном кол-ве экземпляров.
Документы, подлежащие отправке в другую организацию сортируют, упаковывают, оформляют как почтовое отправление и сдают в отделение связи.
Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления документа путем проставленная на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Регистрация документов должна быть только однократной. Установлен следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов:автор (корреспондент);название документа;дата документа;индекс документа;дата поступления документа (для входящих);индекс поступления документа (для входящих);заголовок документа или его краткое содержание;резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);срок исполнения;отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа - ответа);номер дела.В случае необходимости состав обязательных реквизитов может быть дополнен.
Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов. Контроль включает: 1) постановку документа на контроль; 2) проверку своевременного проведения документа до исполнителя; 2)проверку и регулирование хода исполнения; 3) учет и обобщение результатов контроля и исполнения документов, информирование руководителя.
Основная цель организации контроля исполнения - обеспечение своевременного и качественного исполнения документов. Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших - с даты поступления.
Для долговременного хранения документов создается архив предприятия. В задачи архива входят: 1) прием, учет и хранение документов, законченных делопроизводством; 2) информационно-справочная работа по архивным документам предприятия; 3) организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства.
Специалистами установлен оптимальный срок использования документов в делопроизводстве - 3 года. После истечения этого срока решается дальнейшая “судьба” документов: передать ли их в архив предприятия; уничтожить или оставить для дальнейшего использования в делопроизводстве.
В управлении широко используются электронные средства создания и обработки документов, поэтому документооборот рассматривается как составная часть информационного обеспечения управления и включает в себя движение информационных потоков организации – их получение, обработку, переработку, использование. Какая бы технология обработки документов ни использовалась, организация документооборота должна основываться на определенных принципах, или правилах, обеспечивающих оперативное прохождение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени. К таким принципам организации документооборота относятся следующие: 1) централизация операций по приему, первичной обработке и отправке документов; 2) максимальное сокращение числа инстанций прохождения и исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью; 3) маршрутизация отдельных видов документов; 4) однократность регистрации документов; 5) организация предварительного рассмотрения документов; 6) вынесение конкретных резолюций, по возможности точно определяющих исполнителя, поручение, срок исполнения; 7) исключение необоснованных согласований, организация параллельного согласования документов одновременно несколькими работниками; 8) снижение уровня подписания документов.
94. Информатизация общества и технологизация социального пространства
Под информатизацией общества понимают реализацию комплекса мер, направленных на обеспечение полного и своевременного использования членами общества достоверной информации, что в значительной мере зависит от степени освоения и развития новых информационных технологий.В информационном обществе изменятся не только производство, но и весь уклад жизни, система ценностей. В информационном обществе производятся и потребляются интеллект, знания, что приводит к увеличению доли умственного труда. От человека потребуется способность к творчеству. Материальной и технологической базой информационного общества станут различного рода системы на базе компьютерной техники и компьютерных сетей, информационной технологии, телекоммуникационной связи.
Информационное общество — общество, в котором большинство работающих занято производством, хранением, переработкой и реализацией информации, особенно высшей ее формы — знаний. Некоторые характерные черты информационного общества: 1)решена проблема информационного кризиса, т.е. разрешено противоречие между информационной лавиной и информационным голодом; 2)обеспечен приоритет информации по сравнению с другими ресурсами; 3)главной формой развития станет информационная экономика; 4)в основу общества будут заложены автоматизированные генерация, хранение, обработка и использование знаний с помощью новейшей информационной техники и технологии; 5)информационные технологии охватывают все сферы социальной деятельности человека; 6)с помощью средств информатики реализован свободный доступ каждого человека к информационным ресурсам всей цивилизации. Один из этапов перехода к информационному обществу — компьютеризация общества, где основное внимание уделяется развитию и внедрению компьютеров, обеспечивающих оперативное получение результатов переработки информации и ее накопление. Основной инструмент компьютеризации — ЭВМ (или компьютер). Человечество проделало долгий путь, прежде чем достигло современного состояния средств вычислительной техники. Основными этапами развития вычислительной техники являются:I.Ручной—с50-го тысячелетия до н. э.;II. Механический — с середины XVII века;III.Электромеханический — с девяностых годов XIX века;IV. Электронный — с сороковых годов XX века.I. Ручной период автоматизации вычислений начался на заре человеческой цивилизации. Он базировался на использовании пальцев рук и ног. Счет с помощью группировки и перекладывания предметов явился предшественником счета на абаке — наиболее развитом счетном приборе древности. Аналогом абака на Руси являются дошедшие до наших дней счеты. Использование абака предполагает выполнение вычислений по разрядам, т.е. наличие некоторой позиционной системы счисления. В начале XVII века шотландский математик Дж. Непер ввел логарифмы, что оказало революционное влияние на счет. Изобретенная им логарифмическая линейка успешно использовалась еще пятнадцать лет назад, более 360 лет прослужив инженерам. Она, несомненно, является венцом вычислительных инструментов ручного периода автоматизации.
II. Развитие механики в XVII веке стало предпосылкой создания вычислительных устройств и приборов, использующих механический способ вычислений. Вот наиболее значимые результаты, достигнутые на этом пути. 1623 г. — немецкий ученый В.Шиккард описывает и реализует в единственном экземпляре механическую счетную машину, предназначенную для выполнения четырех арифметических операций над шестиразрядными числами. 1642 г. — Б.Паскаль построил восьмиразрядную действующую модель счетной суммирующей машины. Впоследствии была создана серия из 50 таких машин, одна из которых являлась десятиразрядной. Так формировалось мнение о возможности автоматизации умственноготруда. 1673 г. — немецкий математик Лейбниц создает первый арифмометр, позволяющий выполнять все четыре арифметических операции. 1881 г. — организация серийного производства арифмометров. Арифмометры использовались для практических вычислений вплоть до шестидесятых годов XX века. Английский математик Чарльз Бэббидж (Charles Babbage, 1792—1871) выдвинул идею создания программно-управляемой счетной машины, имеющей арифметическое устройство, устройство управления, ввода и печати. Первая спроектированная Бэббиджем машина, разностная машина, работала на паровом двигателе. Она заполняла таблицы логарифмов методом постоянной дифференциации и заносила результаты на металлическую пластину. Работающая модель, которую он создал в 1822 году, была шестиразрядным калькулятором, способным производить вычисления и печатать цифровые таблицы. Второй проект Бэббиджа — аналитическая машина, использующая принцип программного управления и предназначавшаяся для вычисления любого алгоритма. Проект не был реализован, но получил широкую известность и высокую оценку ученых. Аналитическая машина состояла из следующих четырех основных частей: блок хранения исходных, промежуточных и результирующих данных (склад — память); блок обработки данных (мельница — арифметическое устройство); блок управления последовательностью вычислений (устройство управления); блок ввода исходных данных и печати результатов (устройства ввода/вывода). Одновременно с английским ученым работала леди Ада Лавлейс (Ada Byron, Countess of Lovelace, 1815— 1852). Она разработала первые программы для машины, заложила многие идеи и ввела ряд понятий и терминов, сохранившихся до настоящего времени.
III.Электромеханический этап развития ВТ явился наименее продолжительным и охватывает около 60 лет — от первого табулятора Г.Холлерита до первой ЭВМ “ENIAC”. 1887 г. — создание Г.Холлеритом в США первого счетно-аналитического комплекса, состоящего из ручного перфоратора, сортировочной машины и табулятора. Одно из наиболее известных его применений — обработка результатов переписи населения в нескольких странах, в том числе и в России. В дальнейшем фирма Холлерита стала одной из четырех фирм, положивших начало известной корпорации IBM. Начало — 30-е годы XX века — разработка счетноаналитических комплексов. Состоят из четырех основных устройств: перфоратор, контрольник, сортировщик и табулятор. На базе таких комплексов создаются вычислительные центры. В это же время развиваются аналоговые машины. 1930 г. — В.Буш разрабатывает дифференциальный анализатор, использованный в дальнейшем в военных целях. 1937 г. — Дж. Атанасов, К.Берри создают электронную машину ABC. 1944 г. — Г.Айкен разрабатывает и создает управляемую вычислительную машину MARK-1. В дальнейшем было реализовано еще несколько моделей.
1957 г. — последний крупнейший проект релейной вычислительной техники — в СССР создана РВМ-I, которая эксплуатировалась до 1965 г.
IV.Электронный этап, начало которого связывают с созданием в США в конце 1945 г. электронной вычислительной машины ENIAC. В истории развития ЭВМ принято выделять несколько поколений, каждое из которых имеет свои отличительные признаки и уникальные характеристики. Главное отличие машин разных поколений состоит в элементной базе, логической архитектуре и программном обеспечении, кроме того, они различаются по быстродействию, оперативной памяти, способам ввода и вывода информации и т.д. Эти сведения обобщены ниже в таблице на c. 10.ЭВМ пятого поколения должны удовлетворять следующим качественно новым функциональным требованиям: 1) обеспечивать простоту применения ЭВМ путем эффективных систем ввода/вывода информации, диалоговой обработки информации с использованием естественных языков, возможности обучаемости, ассоциативных построений и логических выводов (интеллектуализация ЭВМ); 2) упростить процесс создания программных средств путем автоматизации синтеза программ по спецификациям исходных требований на естественных языках; усовершенствовать инструментальные средства разработчиков; 3) улучшить основные характеристики и эксплуатационные качества ЭВМ, обеспечить их разнообразие и высокую адаптируемость к приложениям.