Тема: «Документирование информационно-

Справочных материалов».

Цель работы: выработка умений и навыков создания информационно-справочных документов.

Содержание лабораторной работы:

1. Теоретический материал

1.1. Основные определения

Основными видами информационно-справочной документации являются: справка, доклад­ные и объяснительные записки, акты, протоколы, факсы.

Справка — это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки бывают двух видов: с информацией о фактах и событиях служебного характера и выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям для удостоверения того или иного юридического факта.

Докладная записка — документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя. Докладная за­писка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства. Цель ини­циативной докладной записки — побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому текст ее четко делится на две части. В первой, констатирующей (описательной), излагаются имев­шие место факты или описывается ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы. Док­ладными записками информируют руководителя о ходе работ.

Объяснительная записка — это документ, поясняющий содержание отдельных положе­ний основного документа (плана, отче­та, проекта и т.п.) или объясняющий причины какого-либо со­бытия, факта, поступка. Соответственно объяснительные записки можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ и пояс­няющие содержание его отдельных положений. Они оформляются на об­щем бланке учреждения. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сло­жившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Как и внутренние докладные за­писки, они оформляются на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и под­писываются составителем.

Телеграмма — документ, передаваемый по каналам телеграфной связи. От своевременно­сти передачи и получения информа­ции во многом зависят своевременность и правильность приня­тия решения. Поэтому чтобы обеспечить срочное получение информации, она передается по теле­графу. Для передачи факси­мильной копии документа, а также схем, чертежей и рисунков исполь­зуются фототелеграммы.

В зависимости от того, насколько быстро необходимо передать информацию, составитель телеграммы указывает степень ее срочности: «внеочередная», «правительственная», «срочная» и т.д. Категория телеграммы указывается перед адресатом.

В телеграмме дается точный адрес без индекса: город, номер почтового отделения, улица, дом, наименование учреждения, фамилия получателя. Для удешевления телеграмм и упрощения ее обработки правительственные учреждения и многие организации имеют зарегистрированный на телеграфе условный или сокра­щенный адрес.

Акт — документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие. Чаще всего акты составляются комиссиями как постоянно действую­щими, так и назначаемыми распорядительным документом (обычно приказом) по указанию выше­стоящей организации или руководителя. В отдельных случаях акт может быть составлен одним или несколькими должностными лицами.

Факс – документ, оформление которого осуществляется аналогично оформлению делового письма, за исключением адресата, в котором почтовый адрес не указывается, а указывается только номер факсимильного аппарата получателя. Наименование вида документа в факсах не указывается. Основные требования к тексту факса - лаконичность и простота изложения. Факс со­ставляется в одном экземпляре, который после переда­чи по аппарату подшивается в дело.

Претензия - документ о нарушении договорных обязательств и требований о возмещении убытков стороной, нарушившей эти обязательства. Претензии предъявляются в отношении каче­ства товара, объемов и сроков его поставки, упаковки, маркировки, платежа и других условий до­говора и содержат: основание для предъявления претензий; доказательства (ссылки на документы, например, коммерческий акт, сертификат качества); конкретные требования о возмещении убыт­ков. Документы-доказательства оформляются как приложения к претензии.

Претензия подписывается руководителем предприятия, главным бухгалтером и заверяется печатью.

Жалоба - документ, составляемый в случае нарушения имущественных или иных прав и охраняемых законом интересов физических или юридических лиц. Жалобы, направляемые в госу­дарственные, коммерческие или общественные организации, составляются в произвольной форме с точным перечислением фактов, событий и приложением подтверждающих их документов, кото­рые оформляются как приложения. Жалобы составляются в двух экземплярах, один из которых остается у автора документа.

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях. Протоколы документируют деятельность по­стоянно действующих коллегиальных органов, таких, как коллегии комитетов и министерств, му­ниципальных органов управления, а также ученых, технических, методических советов. Обяза­тельному протоколированию подлежат собрания акционеров, заседания советов директоров.

Протокол оформляется на основе записей, которые пелись на заседании секретарем вруч­ную или с использованием диктофона, тезисов докладов и выступлений, справок, проектов реше­ний. Сбор указанных материалов для составления протокола проводит секретарь коллегиального органа, а также должностные лица, которые готовили текст к обсуждению.

Протокол оформляется на общем бланке формата А4, который включает следующие рекви­зиты: наименование организации, вид документа, дату заседания, индекс документа, место заседа­ния, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подписи. Макет протокола представлен на рис. 1.

Датой протокола является дата заседания (протоколы, как правило, оформляются после за­седания). Если совещание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания. Например, 21-24.01.2006 Номером (индексом) протокола является порядковый номер заседа­ния.

Заголовок к тесту протокола, как правило, отражает вид заседания или коллегиальной дея­тельности и согласуется с названием вида документа. Например, Протокол (чего?) заседания кол­легии; (чего?) собрания трудового коллектива; (чего?) совещания начальников структурных под­разделений.

Текст протокола включает вводную и основную части. В вводной части протокола после заголовка приводят фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания. С новой строки после слова «Присутствовали» перечисляют фамилии, инициалы постоянных членов коллегиаль­ного органа (в алфавитном порядке), фамилии, инициалы и должности приглашенных на заседание. При оформлении протокола расширенного заседания, конференции с большим количе­ством участников фамилии не перечисляют, а указывают цифрой общее количество участников.

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ справочные данные об организации   ПРОТОКОЛ 00.00.0000 №00 Место составления     Заголовок к тексту     Председатель Фамилия И.О. Секретарь Фамилия И.О. Присутствовали: (указывают И.О.Ф или прилагается список присутствующих)   Повестка дня: 1. 2.     1. СЛУШАЛИ: Фамилия И.О.   ВЫСТУПАЛИ: Фамилия И. О. ………….. Фамилия И. О.     ПОСТАНОВИЛИ: 1………………   2. СЛУШАЛИ: (второй пункт повестки дня оформляется так же, как первый)     Председатель (подпись) И.О. Фамилия Секретарь (подпись) И.О. Фамилия

Рис. 1. Макет протокола

Повестку дня включают во вводную часть протокола. Она состоит из перечисления во­просов, которые обсуждают на заседании, и закрепляет последовательность их обсуждения, фами­лии выступающих (докладчиков).

Повестку дня заседания, как правило, составляют заранее, она должна включать оптималь­ное количество вопросов, которые можно рассмотреть и обсудить на заседании. Каждый во­прос повестки дня нумеруют арабской цифрой, его наименование формулируют с предлога «О» или «Об».

Текст основной части протокола составляется в соответствии с последовательностью во­просов, установленных повесткой дня.

Основная часть текста протокола содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. В соответствии с ней разделы нумеруются. Каждый раздел состоит из трех частей: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»). Названия частей печатают от левого поля прописными буквами (для выделения в тексте протокола записи речи основного док­ладчика, участников обсуждения вопроса и постановляющей части, формулирующей решение со­брания).

В части «СЛУШАЛИ» излагается текст выступления. Каждую фамилию и инициалы вы­ступающего печатают с новой строки в именительном падеже.

Изложение записи выступления отделяют от фамилии дефисом, оно излагается от третьего лица единственного числа. Существует практика включения в текст протокола содержания докла­дов (сообщений, выступлений), но допускается использование ссылки «Текст доклада прилага­ется». В последнем случае доклады становятся приложением к протоколу.

В части «ВЫСТУПИЛИ» фиксируются вопросы, если в ходе выступления они задавались докладчику, которые оформляются в протоколе с указанием фамилии, вопроса и ответа на него.

В части «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ») отражают принятое решение по обсуждаемому вопросу. Текст постановляющей части печатается полностью в любой форме протокола. Если ре­шение содержит несколько вопросов, каждый из них излагается отдельным пунктом. Если один из пунктов содержит решение об утверждении обсуждавшегося на заседании документа, этот до­кумент становится приложением к протоколу и на нем оформляется ссылка на номер и дату про­токола.

В зависимости от вида заседания и статуса коллегиального органа выбирают форму протокола: краткая, полная или стенографическая.

Краткий протокол фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Такой протокол следует вести только в тех случаях, когда заседание стено­графируется, доклады и тексты выступлений будут представлены секретарю или в тех случаях, когда заседание носит оперативный характер.

Полный протокол фиксирует не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и достаточно подробные записи, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции. Полный протокол позволяет отразить подробную картину заседания.

Стенографический протокол составляется на основе стенографического отчета о заседании (стенограммы) и дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему.

Полный и стенографический протоколы составляют на основе рукописных стенографиче­ских или магнитофонных записей, которые ведутся во время заседания.

Текст протокола печатают через 1,5 межстрочных интервала.

Протокол оформляет секретарь заседания. Подписывают председатель и секретарь. Под­писи отделяют от текста 3 межстрочными интервалами. Наименование должности печатается от границы левого поля, последняя буква в фамилии ограничивается правым полем.

Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного прото­кола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. Принятые на за­седании решения часто доводятся до исполнителей в виде выписки из протокола.

Выписка воспроизводит все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражавший обсуждение вопроса и принятое решение.

Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же ее заверяет. Заверительная над­пись пишется от руки, состоит из слова «Верно», указания должности лица, завершающего копию (выписку), личной подписи, фамилии, инициалов и даты. Если выписка дается для представления в другую организацию, то она заверяется печатью службы делопроизводства.