Правовые основы аттестации. Этапы и формы ее проведения
Среди специалистов в области кадрового менеджмента нет единодушия в вопросе о тождестве и различиях явлений оценки и аттестации персонала: этот вопрос активно обсуждается в прессе и в профессиональной кадровой среде. Всё многообразие подходов к определению соотношения понятий «оценка персонала» и «аттестация персонала» можно свести к следующим точкам зрения:
ü оценка и аттестация персонала – это одно и то же; различия между ними имеют чисто терминологический характер;
ü термин «оценка» можно использовать в отношении отдельного сотрудника, а в случае комплексной оценки персонала всей организации следует использовать термин «аттестация»;
ü термин «аттестация» может быть применен исключительно к тем процедурам оценки, которые регулируются Федеральными нормативными актами и в обязательном порядке распространяются на строго определенные категории персонала (об этом речь пойдет ниже); во всех же других случаях его использование неправомерно. Аргументация этой позиции приведена ниже.
ЭТО ВАЖНО
Отличие первое – правоустанавливающее
Аттестация – процедура оценки, которая регулируется федеральными нормативными актами и Трудовым Кодексом. Оценка – регулярная формализованная оценка деятельности работника согласно заданным критериям соответствия стандартам выполнения работы на данном рабочем месте за определенный период времени. Регулируется локальными нормативными актами предприятия – Положением о периодической оценке персонала.
Отличие второе – целевое.
Целью аттестации является выявление соответствия специалиста занимаемой должности. Вариантов три: соответствует, не соответствует, соответствует условно.
Таким образом, аттестация преследует исключительно административные цели.
Цели оценки гораздо шире:
- управление достижениями
- получение обратной связи
- выявление потенциала сотрудника
- информирование
- оценка достижения результатов
- планирование человеческих ресурсов, развитие карьеры, планирование обучения.
Отличие третье – терминологическое.
Автор предлагает обратить внимание на термины и пользоваться ими с оглядкой на возможность судебного разбирательства с обиженным работником.
Если в компании процедура оценки названа термином «аттестация», автоматически включается в действие «Положение о порядке проведения аттестации руководящих, инженерно-технических работников и других специалистов предприятий и организаций промышленности, строительства, сельского хозяйства, транспорта и связи» со всеми вытекающими из него последствиями, в том числе и обжалование результатов аттестации в суде. С юридической точки зрения, более корректным представляется термин «оценка».
Отличие четвертое – круг вовлеченных работников.
В упоминавшемся выше «Положении о порядке проведения аттестации…» года содержится исчерпывающий список должностей руководителей и специалистов, подлежащих аттестации. Таких должностей, как мерчендайзер или менеджер по региональным продажам там просто нет. Строго говоря, если в компании аттестовали сотрудника (скажем, сомелье или контент-менеджера) не в соответствии с этим перечнем, то на одном только этом основании результаты можно будет оспорить в суде[18].
На наш взгляд, в практике современной управления персоналом приняты два подхода к системе оценки: традиционная, узаконенная в Трудовом кодексе РФ профессиональная аттестация и более современная, регулируемая локальным актом организации, процедура оценки эффективности сотрудника (иначе называемая оценкой исполнения или оценкой деятельности, периодической оценкой персонала и т.д.). Считается, что аттестация «по государственному варианту» более подходит крупным предприятиям, имеющим советское прошлое, иерархическую структуру, а также применяется для госслужащих и для должностей с конкретными задачами; а современная система оценки присуща средним и крупным предприятиям, имеющим гибкую структуру управления и относительно молодой топ-мененджмент.
При всех различия в подходах ни один эксперт не отрицает, что аттестация представляет собой оценочную процедуру, поэтому все, что говорилось выше об оценке, имеет отношение и к аттестации как одному из ее видов.
Аттестация – процедура оценки персонала, завершающаяся отзывом о способностях, деловых и иных качествах работника с целью его комплексной характеристики за длительный промежуток времени. Обязательный характер аттестация имеет только в отношении определенных категорий работников. Перечень таких категорий был определен в Постановлении Совета Министров СССР от 26 июля 1973 г. № 531 "О введении аттестации руководящих, инженерно-технических работников и других специалистов предприятий и организаций промышленности, строительства, сельского хозяйства, транспорта и связи", а также в Положении о порядке проведения аттестации руководящих, инженерно-технических работников и других специалистов предприятий и организаций промышленности, строительства, сельского хозяйства, транспорта и связи, утвержденном Постановлением ГКНТ и Госкомтруда СССР от 5 октября 1973 г. № 470/267. Впоследствии соответствующими компетентными органами был издан ряд нормативных актов, дополнивших этот список.
Так, в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами аттестации подлежат:
- педагогические и руководящие работники государственных и муниципальных образовательных учреждений;
- спасатели;
- эксперты Центрального экспертно-криминалистического таможенного управления;
- государственные гражданские служащие РФ;
- работники опасных производственных объектов;
- авиационный персонал;
- работники, выполняющие работы с ионизирующим излучением;
- сотрудники Государственной противопожарной службы МЧС России;
- работники органов и учреждений прокуратуры;
- сотрудники таможенных органов;
- научные работники и специалисты научных организаций;
- работники библиотек и др.
В целом же названные Положения от 1973 года заложили правовые основы проведения аттестации: принципы проведения аттестации, порядок ее организации, критерии оценки личности работника и соответствия его занимаемой должности. Те российские организации, которые берут за основу данные Положения, в основном при проектировании системы оценки придерживаются их духа и буквы. Точно так же поступают и суды, рассматривая дела о нарушении трудовых прав работника при проведении аттестации. В общем же очень часто при разработке порядка аттестации и Положения об аттестации в конкретных организациях данные нормативные правовые акты используются в качестве рекомендаций.
Необходимо иметь в виду, что в силу пункта 31 Постановления Пленума Верховного Суда РФ № 2 аттестация может проводиться в порядке, предусмотренном не только федеральным законом или иным нормативным правовым актом, но и в порядке, закрепленном в локальном нормативном акте организации.
Следует отметить, что проведение аттестации – это право работодателя, которым он может воспользоваться в отношении определенной категории работников в соответствии с установленным порядком. В этом случае разрабатывается Положение об аттестации.
В Положении об аттестации организации (Положении об оценке персонала) должны быть отражены следующие разделы: общие положения, подготовка к аттестации, проведение аттестации, оценка аттестуемого работника, круг лиц, не подлежащих аттестации, правовые последствия аттестации, порядок рассмотрения трудовых споров.
Если в организации существует профессиональный союз, то при принятии указанного локального акта необходимо учесть мнение данного органа (статья 8 Трудового кодекса РФ).
Утверждается положение об аттестации приказом руководителя организации. В соответствии со статьей 22 Трудового кодекса РФ необходимо ознакомить работников с локальным актом и засвидетельствовать это их личной подписью. В случае каких-либо изменений в процедуре аттестации персонала изменения вносятся в положение об аттестации. Работников необходимо знакомить со всеми принимаемыми изменениями и фиксировать факт ознакомления их личной подписью. Затем необходимо подготовить приказ о проведении аттестации, в котором нужно указать период проведения мероприятия, состав аттестационной комиссии, а также лиц, ответственных за аттестацию. В трудовой договор вновь принимаемых работников рекомендуется включить пункт об обязанности проходить аттестацию.
Состав аттестационной комиссии может формироваться как из штатных работников организации, так и из специалистов, приглашенных из других организаций. В состав аттестационной комиссии обычно входят:
– председатель комиссии – руководитель (заместитель руководителя) организации
– заместитель председателя комиссии – заместитель руководителя организации по кадрам или руководитель службы управления персоналом (отдела кадров)
– секретарь комиссии – ведущий работник службы управления персоналом (отдела кадров)
– члены комиссии – руководители и главные (ведущие) специалисты подразделений, представители кадровой и юридической служб, психолог, социолог (если имеются)
– представители профсоюзной организации (при наличии в организации профсоюза обязательным является включение в состав комиссии одного из членов профсоюзной организации), а также высококвалифицированные специалисты вузов и других организаций по профилю (специальности) аттестуемых.
Приказом о проведении аттестации нужно утвердить график проведения аттестации и список работников, подлежащих аттестации. Далее рекомендуется уведомить работников о предстоящей аттестации в письменной форме, а также подготовить характеристику и аттестационный лист на каждого работника и представить их в оговоренные сроки в аттестационную комиссию. Работник должен быть ознакомлен с характеристикой, что должно подтверждаться его личной подписью. В процессе проведения аттестации аттестационная комиссия рассматривает представленные материалы по работнику и задает вопросы, непосредственно касающиеся его трудовой деятельности. Все вопросы и ответы вносятся в аттестационный лист работника и в протокол заседания аттестационной комиссии. Работник должен быть ознакомлен с аттестационным листом и должен его подписать. По результатам аттестации аттестационная комиссия выносит решение о том, что работник:
– соответствует занимаемой должности;
– соответствует занимаемой должности и рекомендуется к включению в кадровый резерв для замещения вакантной должности в порядке должностного роста;
– соответствует занимаемой должности при условии успешного прохождения профессиональной переподготовки или повышения квалификации;
– не соответствует занимаемой должности.
Работник в судебном порядке может обжаловать решение аттестационной комиссии. Он имеет право обратиться в суд за разрешением индивидуального трудового спора в течение трех месяцев со дня, когда он узнал или должен был узнать о нарушении своего права, а по спорам об увольнении – в течение одного месяца со дня вручения ему копии приказа об увольнении либо со дня выдачи трудовой книжки (статья 392 Трудового кодекса РФ).
После проведения аттестации готовится приказ о мероприятиях по итогам аттестации.
Результаты аттестации вносятся в разделе IV личной карточки работника унифицированной формы № Т-2.
Необходимо помнить, что практически все документы, сопровождающие процедуру аттестации, подлежат длительному хранению. В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 6 октября 2000г., сроки хранения аттестационных документов показаны на табл.23.4.
Таблица 23.2. Сроки хранения документов
| Документ | Срок хранения |
| Положение об аттестации | Бессрочно |
| Приказ об утверждении Положения об аттестации | Бессрочно |
| Приказ о проведении аттестации | Бессрочно |
| Приказ о мероприятиях по итогам аттестации | Бессрочно |
| Представление-характеристика и аттестационный лист на работника | 75 лет |
| Представление-характеристика и аттестационный лист на руководителя | Бессрочно |
| Протокол заседания аттестационной комиссии | 15 лет |
| Список работников, прошедших аттестацию | 5 лет |
| График проведения аттестации | 1 год |
По результатам аттестации работодатель выявляет лиц, не соответствующих занимаемой должности. Необходимо помнить, что увольнение по основанию, предусмотренному пунктом 3 части 1 статьи 81 Трудового кодекса РФ, допускается, если невозможно перевести работника с его письменного согласия на другую имеющуюся у работодателя работу (как вакантную должность или работу, соответствующую квалификации работника, так и вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу), которую работник может выполнять с учетом его состояния здоровья. При этом работодатель обязан предлагать работнику все отвечающие указанным требованиям вакансии, имеющиеся у него в данной местности. Предлагать вакансии в других местностях работодатель обязан, если это предусмотрено коллективным договором, соглашениями, трудовым договором.
Предложение о переводе на другую должность в связи с несоответствием занимаемой должности, выявленным в результате аттестации, необходимо подготовить в двух экземплярах. После ознакомления работника с документом один экземпляр остается у работника, другой хранится у работодателя.
При подписании предложения о переводе работник либо принимает предложение, либо отказывается от него. Если работник соглашается с переводом на одну из вакантных должностей, оформляется постоянный перевод работника. Для этого работник должен написать заявление на имя руководителя организации с просьбой перевести его на вакантную должность. Затем сторонами трудового договора подписывается дополнительное соглашение о переводе. После этого издается приказ о переводе работника по унифицированной форме № Т-5 и вносится запись в личную карточку работника унифицированной формы № Т-2. После этого вносится запись в трудовую книжку.
Если работник отказывается от предложения о переводе, оформляется приказ о расторжении трудового договора по унифицированной форме № Т-8, вносится запись в личную карточку и трудовую книжку. Работник должен быть ознакомлен с приказом об увольнении, что должно подтверждаться его личной подписью. Он также должен поставить свою подпись в личной карточке формы № Т-2, в трудовой книжке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
Необходимо помнить, что среди работников, признанных не соответствующими занимаемой должности, часто находятся несогласные с мнением аттестационной комиссии. При этом необходимо понимать, что в случае обращения работника в суд все тяготы доказывания факта несоответствия работника занимаемой должности или выполняемой работе возлагаются на работодателя, а при отсутствии у ответчика надлежащим образом оформленных вышеперечисленных документов сделать это будет достаточно сложно.
В теории и практике управления персоналом принято выделять следующие этапы проведения аттестации:
– подготовительный этап
– этап проведения аттестации
– этап принятия решения по результатам аттестации.
На подготовительном этапе:
– разрабатываются принципы аттестации, определяются критерии оценки
– определяются методы и средства оценки сотрудника и его трудовой деятельности
– издается приказ о проведении аттестации с указанием сроков ее проведения
– утверждается состав аттестационной комиссии и график ее работы
– составляется список сотрудников, подлежащих аттестации
– подготавливаются отзывы-характеристики (оценочные листы) и аттестационные листы на аттестуемых
– организуется разъяснительная работа о сроках, целях, особенностях и порядке проведения аттестации.
Этап непосредственной аттестации включает:
– заседание комиссии, на которое приглашаются аттестуемые и их непосредственные руководители
– рассмотрение всех материалов, представленных на аттестацию
– заслушивание аттестуемых и их руководителей
– обсуждение материалов аттестации, высказывание приглашенных, формирование заключений и рекомендаций по аттестации работников.
Принятие решений по итогам аттестации (Заключительный этап).
Формирование заключения по итогам аттестации проводится руководителем организации. При этом учитывается:
– выводы и предложения, изложенные в отзыве
– оценка деятельности аттестуемого, рост его квалификации
– оценка компетенций
– мнение каждого члена комиссии
– мнение аттестуемого
– сравнение результатов предыдущей аттестации с результатами нынешней.
Наиболее частыми формами проведения аттестации являются
1. Аттестационное собеседование с работником, которое обычно проводится аттестационной комиссией в присутствии непосредственного руководителя работника.
2. Экзамен (ответы на вопросы билета, тестирование, решение кейсов).
ТЕОРИЯ И ПРАКТИКА
Пример 1
Аттестация определенных категорий персонала Международного аэропорта «Шереметьево» проводится в форме экзамена по аттестационным билетам. Для каждой группы должностей сформированы комплекты из 10-15 билетов с тремя вопросами:
• первый вопрос касается содержания, функционального наполнения деятельности работника. Такие вопросы готовятся руководителями подразделений;
• второй вопрос нацелен на выражение сотрудником своего мнения о процессах, происходящих в компании, подразделении (как, на его взгляд, может быть улучшено качество обслуживания клиентов, какие проблемы и сложности возникают в его повседневной деятельности и т.д.). Здесь же - вопросы о главной цели работы аэропорта, его миссии, ценностях, основных этапах истории. Готовясь к экзамену, сотрудники изучают их самостоятельно, а также вместе с коллегами и руководителями, которые обеспечивают своих подчиненных нужной информацией. Для руководителей второй вопрос касается управленческих аспектов деятельности;
• третий вопрос посвящен охране труда, авиационной безопасности, противопожарной безопасности, нормам качества и т.д.
Из-за большого количества должностей на предприятии сформировать свой комплект для каждой из них не представлялось возможным, и позиции со схожим содержанием работ были объединены. Сейчас при проведении аттестации в разных подразделениях заменяются только первые вопросы билетов, остальные два остаются неизмененными, так как актуальны для всех сотрудников аэропорта[19].
Пример 2
Аттестация официантов одного из ресторанов Екатеринбурга проводится по билетам. Пример двух билетов приведен ниже.
Билет №1
1. Расскажите, как увеличить заказ.
2. Вы облили Гостя вином. Каковы Ваши действия?
3. Укажите, какие компоненты входят в состав ниже перечисленных блюд и сколько стоит одна порция блюда.
- салат «Цезарь»
- кролик, приготовленный двумя способами
- суп «Дары моря».
4. Назовите, какие виды коньяка имеются в продаже, какова их выдержка и цена.
Билет№ 2
1. Укажите, какие виды аперитивов имеются в продаже, какова их стоимость.
2. У вас полный зал, но пришла группа гостей из трех человек "по-быстрому" пообедать. Ваши действия?
3. Укажите, какие компоненты входят в состав ниже перечисленных блюд и какова стоимость порции:
- салат «Греческий»
- мясная закуска
- суп-пюре из тыквы.
4. расскажите о правилах работы с подносом.
3. Аттестация методом «360» градусов»
Метод 360 градусов – это инструмент оценки эффективности сотрудника, а также его личных и профессиональных компетенций на основе анализа мнения людей, с которыми сотрудник непосредственно взаимодействует в ходе работы. Обычно в качестве таких людей выступают коллеги, подчиненные, руководители, а в ряде случаев также внутренние и внешние клиенты оцениваемого сотрудника. Оценка по методу 360 градусов позволяет получить структурированный коллективный отзыв о компетентности сотрудника в тех областях, которые являются ключевыми для успешной работы. Однако не стоит забывать, что этот метод относится к числу субъективных.
ТЕОРИЯ И ПРАКТИКА
Для использования данной методики необходимо:
- сформировать модель компетенций оцениваемой должности
- проработать уровни развития сотрудника (зафиксировать поведенческие признаки на каждом уровне)
- сформировать список оценщиков и оцениваемых
- сформировать индекс влияния роли на общий результат оценки (руководитель, коллега, подчиненный, самооценка, клиент)
- разрабатывается анкета
- проводится опрос оценщиков на бумажных либо электронных носителях
- дается обратная связь по результатам оценки
- принимаются административные решения в отношении сотрудника.
4. Методика «Тайный покупатель» (технология Mystery Shopping). Она заключается в использовании специально разработанных показателей для оценки деятельности сотрудников контакт-зоны. Оценку формируют оценщики по результатам посещения сервисных компаний под видом обычных клиентов. Инструментами такой оценки являются анкета.
5. Ассесмент-центр (используется в основном для оценки руководителей и специалистов) – это методика групповой оценки, состоящая из целого комплекса упражнений для выявления уровня развития компетенций сотрудника, определяющих эффективность работы в должности.
При проведении ассесмент-центра используются:
– деловые игры, предполагающие групповое и парное взаимодействие участников;
– кейсы (описание проблемной ситуации, по которой участник должен предложить свое решение);
– тесты (вопросы на профессиональные знания, особенности мышления или стиля взаимодействия);
– индивидуальные интервью с наблюдателями для уточнения информации, полученной об участнике в ходе ассесмент-центра.
Ошибки психологического характера, допускаемые в процессе оценки персонала, были проанализированы выше. Сейчас же кратко остановимся на ошибках организационного характера. Среди наиболее распространенных отметим следующие:
ü отсутствие локальных нормативных актов, регулирующих процесс оценки в компании
ü формализм в проведении аттестации, что ведет к демотивации сотрудников
ü невстроенность аттестации в систему управления персоналом, отрыв ее от системы мотивации и служебного продвижения. Очень важно, чтобы результаты оценки напрямую влияли на уровень компенсации работника: изменение его оклада, премии, должности, а также на скорость его продвижения по карьерной лестнице. Иначе степень значимости оценки существенно снижается, и она становится факультативным мероприятием
ü неэффективная коммуникация в процессе подготовки и проведения аттестации. Аттестация и построение грамотной коммуникации не могут быть разделены: отсутствие информации – это сильнейший стресс-фактор. Именно поэтому сотрудники должны быть хорошо информированы о целях, порядке проведения и последствиях аттестации.
ТЕОРИЯ И ПРАКТИКА
В известной организации специалисты московского консалтингового агентства проводили аттестацию персонала методом ассессмент-центра. Сотрудники решали кейсы, участвовали в ролевых играх, проходили собеседования и т.п., но… Они не понимали, зачем нужна эта процедура, что от них потребуется, а самое главное, их не оповестили о результатах. Итог: потрачены большие деньги, хорошо организована сама процедура оценки персонала и получен почти «нулевой» результат. Люди вошли в ситуацию в стрессовом состоянии, и в таком же состоянии вышли из нее. Грубейшая ошибка руководства – непредставление необходимой информации – свела «на нет» все их усилия[20].
ü применение только субъективных методов (экспертная оценка, «метод 360°» и т.д.). Эти методы надо использовать в дополнение к оценке реально измеримых критериев: результатов труда, результатов профессионального тестирования, которые являются объективными показателями
ü неиспользование итогов аттестации в кадровой работе (обучение, ротация, работа с кадровым резервом). Нельзя считать аттестацию конечным мероприятием – провели большую работу, поставили «галочку», кого-то уволили, кому-то понизили зарплату, и все… Результаты можно и нужно использовать для повышения качества важнейшего ресурса бизнеса – человеческого
ü использование аттестации как инструмента увольнения сотрудников. В этом случае работодатель очень сильно рискует получить в награду судебные разбирательства. В большинстве случае суд решает подобные дела именно в пользу несправедливо уволенных сотрудников. Проиграв дело, работодателю понесет двойные убытки: придется выплачивать и компенсацию, и покрывать все судебные издержки.
Подводя итог всему сказанному отметим, аттестация представляет собой специфическую форму оценки персонала и является важнейшим элементом в системе управления человеческими ресурсами организации. Аттестация – это одна из форм оценки, позволяющая «взвесить», соответствует ли сотрудник требованиям занимаемой должности, и представить, если потребуется, соответствующие доказательства в суде. В то же время оценка персонала – более широкое понятие и цели ее могут быть разными.
Вопросы для повторения и обсуждения
1. Какие функции выполняет оценка в системе управления персоналом? Каковы основные цели деловой оценки?
2. Назовите принципы деловой оценки и раскройте их содержание.
3. Что понимается под критериями и показателями оценки? Как соотносятся понятия «показатели оцени» и «модель компетенций»?
4. Какие группы показателей обычно используются и почему?
5. Какими соображениями необходимо руководствоваться при определении субъектов оценки?
6. Почему результаты оценки не всегда доводятся до оцениваемых работников? Какие проблемы необходимо решить менеджеру по управлению персоналом в процессе доведения результатов оценки?
7. Каковы типичные ошибки, которые допускают оценщики? Как избежать этих ошибок?
8. Дайте определение понятий «аттестация персонала» и «оценка персонала». Выявите их сходство и различие.
9. Почему аттестация персонала является важнейшим инструментом управления персоналом?
10. В чем заключается специфика основных видов аттестации?
11. Какие задачи решаются на подготовительном этапе аттестации?
12. Каково содержание этапа непосредственной аттестации? Может ли заседание аттестационной комиссии проводиться в отсутствие аттестуемого работника?
13. Назовите основные виды решений, принимаемых по результатам аттестации. В какой срок они должны быть реализованы?
14. Какими могут быть действия администрации в отношении работников, не соответствующих занимаемой должности?
15. Каким образом можно мотивировать тех работников, которые соответствуют занимаемой должности, но не стремятся улучшить свою работу?
16. Назовите и охарактеризуйте основные формы (методы) проведения аттестации.