Работа с бухгалтерскими документами

Кассовые операции на предприятии ООО «Практика» относятся к операциям, в которые выполняет секретарь как помощник руководителя. К кассовым операциям относят прием, хранение и расходование на­личных денежных средств предприятия в соответствии: с Положением о правилах организации наличного денежного обра­щения на территории Российской Федерации, утв. ЦБ РФ 05.01.1998 №14-П (в ред. указаний ЦБ РФ от 22.01.1999 № 488-У, от 31.10.2002 №1201-У) [25].

Отчетность за полученные в кассе предприятия денежные средства:

Расходование денежных средств ОО «Практика» осуществляется под строгим контролем. Средством такого контроля служит отчетность за полученные денежные средства в кассе предприятия, а именно: подот­четным лицом составляется авансовый отчет с приложением оправдатель­ных документов. После осуществления хозяйст-венных, представительских и других расходов, возвращения из командировки руководителя, секретарь отчитывается об израсходованных суммах.

Авансовый отчет- это документ по учету расчетов с подотчетными лицами, составленный по унифицированной форме АО-1, утвержденный постанов­лением Госкомстата России от 01.08.2001 №55. К авансовому отчету секретарь прилагает пер-вичные документы, свидетельствующие, о произведенных рас­ходах - товарные чеки, накладные, чеки ККМ, квитанции к приходным кассовым ордерам. Заполняет оборотную сторону авансового отчета, где указывает чеки, их даты, суммы, которые служат оправданием произведенных расходов. Авансовый отчет визируется руководителем и главным бухгалтером предприятия.

Представительские расходы – это расходы на официальный прием и обслу-живание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания взаимного сотрудничества, участников, прибывших на заседания руководящего органа, а также расходы на проведение официального при­ема для указанных лиц, официальных лиц организаций, участвую­щих в переговорах, транспортное, буфетное обслуживание, оплата услуг пе­реводчиков по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий. Для обоснования расходования денег на представительские расходы секретарь оформляет и составляет все необ­ходимые документы.

Документальное оформление представительских расходов

Для оформления представительских расходов генеральным директором ООО «Практика» издан при­каз о расходовании средств на представитель­ские расходы (приложение №31). В приказе закреплены общие принципы расходования средств на представительство сроком на один год. В течение года денежные средства в подотчет на представительские расходы выдаются по личному заявлению сотрудника секретариата на основании сметы расходов, составленной в бухгалтерии.

Таким образом, рассмотрев подробно организацию работы секретаря, можно сделать вывод о том, что роль сотрудника секретариата в современном процессе управления, координации жизнедеятельности офиса; обеспечении руководителя; выполнении непосредственных должностных обязанностей, достаточна велика. И для выполнения указанных задач требуется, безусловно, высокий профессионал, пользующийся безусловным авторитетом у руководства и коллег [1, 37].

Компьютерные технологии в работе секретаря

Техническое обеспечение деятельности секретаря

Сотрудники секретариата обеспечены средствами организационной техники – это средства связи и техни­ческие средства, используемые для создания, обработки, хранения и тира­жирования документов. Перечень обеспечения сотрудников секрета-риата средствами организационной техники изложен в приложении №32 работы.

Характеристика информационных технологий и средств автоматизации

Предприятия

С точки зрения полноты охвата технологии обработки информации и документа-ции на предприятии используются автоматизированные информационные технологии, включающие всю совокупность процессов и операций по об­работке данных. Технологии автоматизированной обработки текстовой информации (Microsoft Word), предоставляющие пользовате­лю широкие возможности по подготовке документов и технологии автоматизированной обработки табличной информации (Microsoft Excel), являющейся удобной формой для подготовки учетной информации путем составления баз данных и графиков, позволяющей выполнять вычисления и решать экономические задачи.

В состав офисных технологий предприятия входят органайзеры (пла­нировщики работ), электронные секретари, средства электронной поч­ты, передачи аудио- и видео-изображений и Internet [28].