Организация информационной работы
Для того чтобы рационально организовать работу по информационному обеспечению управления, секретарь:
- выясняет у руководителя темы (вопросы), по которым будут систематически осуществляться поиск и предоставление данных;
- уточняет объем (количество), форму, периодичность и сроки предоставления информации; если предоставление информации будет осуществляться в форме устных обзорных докладов, уточняет конкретное время доклада;
- готовит и предоставляет руководителю на рассмотрение проекты распоря-дительных документов (приказов, распоряжений), предписывающих сотрудникам организации в определенный срок представлять секретарю определенные сведения (если это необходимо для выполнения информационного задания);
- проводит изучение и анализ однократных информационных запросов руководителя с целью выявления их ситуационной, тематической и хронологической закономерностей;
- на основе выявленных закономерностей организовывает предварительное получение необходимых данных и обеспечивает своевременное предоставление их руководителю;
- обеспечивает себе оперативный доступ к необходимым источникам информации: организовывает подписку на печатные и электронные издания, формирует и систематически дополняет собственный справочно-информационный аппарат (ката-логи, картотеки, досье, перечни, списки и т.п) [ 1, 37, 39].
Организация работы с документами
Организация документооборота, регистрация и учет документов,
Контроль исполнения документов, информационно-справочная
Работа
В разделе 1.1 работы составлена характеристика службы документационного обеспечения управления предприятия, ее основные задачи и функции в системе документооборота предприятия, определены особенности процесса документа-ционного обеспечения управления предприятия ООО «Практика».
Ø Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
На предприятии система документооборота построена на четком распределении функций между структурными звеньями канцелярии. Каждый участок осуществляет свою часть деятельности в общей системе документационного обеспечения управления, а совокупная и взаимосвязанная деятельность всех участков и составляет общую систему документооборота предприятия. В Перечне функций структурных внутренних звеньев канцелярии установлена взаимосвязь участков канцелярии и других структурных подразделений, в том числе и секретариата (приложение №3).
Сотрудники секретариата ежедневно функционально взаимодействуют с участками канцелярии (табл.7.1. приложения №19):
Организация документооборота, работа с входящими и исходящими документами (регистрация и учет), контроль исполнения документов централизованно возложены на канцелярию ООО «Практика». Секретари–делопроизводители секретариата в системе организации документооборота выполняют функции по учету поступивших на имя руководителя документов и отправляемых документов, подписанным руководителем в соответствующих учетных формах.
Секретари делопроизводители осуществляют документационное обеспечение руководителей, которым они подчинены непосредственно. Учету на участках секретариата подлежат документы (входящие, исходящие, внутренние), поступившие на имя руководителей предприятия: генерального директора, главного инженера, зам. главного инженера по производству; зам.директора по коммерческим вопросам, зам. директора по экономике и финансам. Работники секретариата и канцелярии руководствуются в своей деятельности Примерным перечнем документов регистрируемых и нерегистрируемых службой ДОУ (приложении №20).
Ø Входящие документы – это документы, которые поступают из других учреждений, организаций, от депутатов, граждан.
Входящие документы, поступающие на участки секретариата на бумажном носителе, подлежат централизованной регистрации инспектором участка входящих и исходящих документов канцелярии в регистрационно-контрольной карточке элект-ронной формы. В ней фиксируется ряд сведений о документе, которые могут дополняться в ходе дальнейшей работы с документами. Для этого карточка допол-няется некоторыми атрибутами «Корреспондент», «Входящий и исходящий номер», «Вид документа», «Краткое содержание», «Количество листов основного документа и его приложений» и «Резолюция». Каждая передача зарегистрированного документа отмечается инспектором в РКК путем заполнения реквизита «Контрольные отметки» (рис.1.1 приложения №21). Обработанные документы поступают работникам секрета-риата, которые направляют их соответствующим руководителям на рассмотрение.
Факсограммы, поступающие в адрес ООО «Практика» факсимильным сообщением, регистрируются секретарями-делопроизводителями в регистрационно-контрольной карточке электронной формы (рис.2.1.приложения №22). Форма РКК входящих факсограмм аналогична РКК входящих документов. Операции, проводимые для регистрации факсограмм аналогичны операциям, выполняемым с входящими документами. Экранная форма РКК может трансформироваться в форму Списка входящих документов (писем, факсограмм), при необходимости, распечатываться и использоваться в информационно-справочной работе с картотекой. Печатная форма регистрационно-контрольной карточки прикрепляется к входящему документу и является неотъемлемой частью документа до его поступления в подразделение, являющимся получателем и исполнителем данного документа. Зарегистрированные документы в бумажном виде передаются на резолюцию руководству.
После внесения руководителем резолюции документы передаются сотруднику канцелярии, который вводит вынесенные по документам резолюции в соответствующие электронные контрольные карточки и ставит поручения руководства на автоматизированный контроль путем ввода команды «Связать с карточкой». При этом номер контрольной карточки автоматически помещается в регистрационно-контрольной карточке, что существенно облегчает в дальнейшем проконтролировать исполнение данного документа [7].
Далее осуществляется работа в картотеке контрольных документов. Регистрационные данные входящего документа помещается в контрольную карточку автоматически (рис.3.1 приложения №23). Здесь требуется дополнительное проставление кода подразделения и исполнителя, пункт и дата предполагаемого исполнения. Дата исполнения может быть продлена на основании разрешительного документа. В реквизит «Ход исполнения» вносятся данные по исполнению поручения поэтапно. Срок контрольного документа может быть изменен на основании решения руководства, оформленной резолюцией на документе или служебной записке подразделения-исполнителя. В данном случае данные о разрешительном документе заносятся в реквизит «Изменение срока», в реквизит «Срок исполнения» вносится новый срок исполнения.
Бумажные документы с прикрепленной контрольной карточкой и вынесенными резолюциями руководства поступают ответственным исполнителям, которые распределяют полученное задание между непосредственными исполнителями.
. В подразделение, имеющее контрольное задание еженедельно поступает План работы по исполнителю. Непосредственные исполнители обязаны предоставить в канцелярию отчет об исполнении данного документа, подписанный руководителем подразделения. Данные об исполнении переносятся в соответствующий реквизит «Фактический срок исполнения» и «Отчет». Автоматически данный документ переносится в базу исполненных документов. Справка о неисполненных документах, которая составляется непосредственно программой, предоставляется директору для решения вопроса о снижении ежемесячной премии должностному лицу, не исполнившему документ (рис.3).
Рис.3. Справка невыполненных работ
Ø Исходящие документы – документы, созданные в пределах организации и отправляемы из нее в другие учреждения, организации или частным лицам, приславшим обращения.
Проекты исходящих документов, подписанные руководителями ООО «Практика», которым делегировано право подписи указанной категории документов, направляются работниками секретариата на участок входящих и исходящих документов канцелярии для централизованной регистрации. Децентрализованная регистрация исходящих документов на исследуемом предприятии запрещена.
Исходящие документы, отправляющиеся с предприятия на бумажном носителе, подлежат централизованной регистрации в регистрационно-контрольной карточке электронной формы исходящей картотеки (рис.4.1 приложения №24). Данная электронная карточка позволяет регистрировать почтовое отправление одинакового содержания до 4 адресатов одновременно. В этом случае заполняется реквизит «Список рассылки».
. В электронной карточке фиксируется ряд обязательных данных о документе и сведения о почтовом отправлении, автоматически передающиеся в список учетных форм (вес, тип отправления - заказное, с уведомлением, под квитанция). Одновременно осуществляется снятие с контроля входящего документа, в ответ на который был составлен данный исходящий. После проведения операций по почтовой обработке документа (упаковка, заполнение почтового адреса, маркирование) документ отправляется адресату через отделение ФГУП [21]. При регистрации категории писем, где ответственным за доставку является непосредственный исполнитель, в РКК заполняются дополнительные реквизиты «Ответственный за доставку письма». При необходимости срочной регистрации письма и его самостоятельной доставки в карточке заполняется строка «Регистрация по телефону».
Письма и факсограммы, отправляемые с предприятия различными видами связи, регистрируются совместно в единой электронной картотеке. Исключение составляет для секретариата, имеющего факсимильные аппараты, где регистрация сообщений производится в регистрационно-контрольной карточке электронной формы исходящей картотеки (рис.5.1 приложения №25). Допускается повторное отправление зарегистрированного факсимильного сообщения на бумажной основе почтовой связью с включением данного факта в учетные формы.
Подтверждающим фактом отправки письма для подразделений-исполнителей является получение экземпляра копии отправленного письма и соответствующей карточки с полным набором заполненных реквизитов на бумажной основе.
Ø Внутренние документы – это документы, созданные организацией для решения внутренних вопросов.
Передача внутренних документов между структурными подразделениями и секретариатом производится через участок доставки документов канцелярии Инспектор указанного участка осуществляет операции по приему, учету, распределению документов по утвержденному Графику доставки. Внутренние документы передаются с соответствующей отметкой в учетных формах на бумажном носителе [ 7, 9, 10].