Основной целью закупочной деятельности является приобретение требуемого количества материальных ресурсов установленного качества с наименьшими затратами.

Правильно организованные оптовые закупки дают возможность сформировать необходимый ассортимент товаров для снабжения населения, осуществлять воздействие на производителей товаров в соответствии с требованиями покупательского спроса, а так же обеспечивают эффективную работу торгового предприятия. Коммерческая работа по оптовым закупкам складывается из следующих этапов[15, с. 84]:

Таблица 1.4 - Этапы процесса закупок

№	Изучение и прогнозирование покупательского спроса
	Выявление и изучение источников поступления и поставщиков товаров
	Организация хозяйственных связей с поставщиками товаров, включая разработку и заключение договоров поставки
	Организация учета и контроля над ходом выполнения договорных обязательств

Принятие коммерческих решений по оптовым закупкам и поставкам товаров невозможно без изучения и прогнозирования покупательского спроса. Объем и структура спроса населения меняются под воздействием ряда факторов:

· социально-экономических (уровень денежных доходов населения, уровень розничных цен и т. д.);

· демографических (численность и состав населения, размер и состав семей и т. д.);

· природно-климатических;

· исторических;

· национальных и др.

Поэтому изучение спроса требует комплексного подхода, позволяющего получить полную информацию о необходимых потребителю товарах и ценах, которые они готовы за них заплатить. Такая информация не только способствует изучению спроса, но и помогает выявлять тенденции его изменения и развития. Существуют различные способы изучения и прогнозирования спроса, применяемые в оптовой торговле. Например, анализ показателей товарооборота, товарных, а также реализованного и нереализованного спроса покупателей. Полезными могут оказаться данные опросов покупателей о приобретаемых ими товарах, пожелания и замечания по их качеству и ассортименту. Такие опросы по заказу оптовых организаций могут проводиться, например, в магазинах. Там же возможна организация выставок новых товаров. Полученные различными способами и систематизированные данные являются основой для определения потребности в товарах. При этом не только рассчитывается объем подлежащих закупке товаров, но и уточняется их ассортимент.

Источники товарного обеспечения определяются исходя из структуры конкретного рынка товаров, контингента покупателей, ассортимента товаров, и финансовых возможностей торгового предприятия. Учитывая большое разнообразие поставщиков товаров, их можно классифицировать на несколько групп по различным признакам (функциональным, территориальным, формам собственности, ведомственной принадлежности и др.). В обобщенном виде всех поставщиков товаров можно подразделить на две категории: поставщиков-производителей и поставщиков – оптовых предприятий. Поставщики-изготовители – производственные предприятия, фирмы, частные предприниматели и т.д., выпускающие товары потребительского назначения различного ассортимента для удовлетворения спроса потребителей. Поставщики – оптовые предприятия закупают товары у поставщиков-изготовителей, а также у оптовых посредников и реализуют их оптовым покупателям (розничным торговым предприятиям, агентам, брокерам, розничным торговцам и т.д.). Поставщиками – оптовыми предприятиями могут быть оптовые предприятия общенационального (федерального) и регионального уровней различного товарного ассортимента (специализации), составляющие основу оптовой структуры на потребительском рынке, оптовые посредники (предприятия-брокеры, предприятия-агенты, дилеры),организаторы оптового оборота (оптовые ярмарки, аукционы, товарные биржи, оптовые и мелкооптовые рынки, магазины-склады и т.п.).

В современных условиях достаточно отчётливо прослеживаются растущие требования к поставщикам продукции. При рыночных отношениях соответствующим образом соединено воедино приобретение нужного товара, требуемого качества, в установленные сроки поставки, по приемлемой цене и у надёжного поставщика. Фактор времени наряду с качеством и ценой товара становится определяющим в деятельности торгового предприятия.

Рост требований к реализации продукции вызывает адекватные требования к источникам закупки товаров.

Принципы закупки товаров: на ранних этапах формирования ассортимента целесообразно закупать и продавать лишь ограниченное количество наименований товаров, чтобы коммерческие службы могли сосредоточить свои усилия на повышении качества и установлении стандартов на качество основных товаров. Только после этого можно дальше расширять ассортимент; установить тесное сотрудничество на всех уровнях между товароведами коммерческих служб и технологами производства, между поставщиками и оптовыми покупателями. Приветствовать совместную работу по формированию ассортимента, улучшению качества, разработки новых товаров.

Рациональная организация закупки означает приобретение товаров:

· нужного качества;

· в нужном количестве;

· в нужное время;

· у надежного поставщика;

· по приемлемой цене.

Объем закупки (оптимальный размер заказа) - ее уровень, при котором достигается максимальное использование складских помещений, минимизируются издержки хранения запасов. Определение оптимального размера заказа не имеет смысла, если время выполнения заказа весьма продолжительно при значительном колебании спроса и нестабильных ценах. Во всех других случаях определение оптимальный размер заказа приведет к уменьшению издержек хранения запасов без потери качества обслуживания.

Методы закупки товаров:

· прямой метод, который предполагает установление прямых связей с розничными предприятиями;

· косвенный, метод, который предполагает покупку и продажу товаров через торгово-посредническое звено на основе специального договора с торговым посредником [15, с. 85].

Таким образом, непременным условием организации закупочной логистики торгового предприятия является изучение рынка закупок. Для оценки реальных и потенциальных возможностей поставщиков можно использовать следующие критерии:

· технические (конкурентоспособность продукции, техническая мощность, прогрессивные технологии, комплексность поставки, ассортимент продукции, постоянство упаковки, наличие дефектов поставляемой продукции и др.);

· организационно-экономические (доступность продукции, стабильность стиля, условия и сроки поставки (использование транспортных средств поставщика, потребителя, транспортной фирмы; применение при поставке экспортной продукции международных правил, например,инкотермс, который регламентирует предоставление покупателям товар на территории продавца, максимизируя расходы продавца и риски связанные с доставкой товара), ценовые соображения, удалённость поставщика, финансовое положение);

· психологические (надёжность поставщика, репутация, степень сотрудничества, трудовые отношения, место нахождения, уровень компетентности, договорная дисциплина)

· функции и наборы услуг (универсальный, специализированный).

Для розничных предприятий все факторы выбора источника поставок можно сгруппировать следующим образом [15, с. 86]:

· факторы продукта (качество, количество, ассортимент, внешний вид, совместимость товаров, упаковка и т. д.);

· факторы цены (самые низкие цены и лучшие условия продажи при прочих равных условиях);

· факторы услуг (строгое соблюдение графика поставок, выполнение условий соглашений, гибкость, участие в промо-акциях).

К важнейшим элементам закупочной работы относится установление хозяйственных связей с поставщиками товаров. Под хозяйственными связями понимают складывающиеся между покупателями и поставщиками товаров экономические, организационные, коммерческие, финансовые, правовые и другие отношения.

При поиске и выборе поставщика и партнера по хозяйственным связям оценивается:

· его надежность;

· финансовая устойчивость и платежеспособность;

· способность поставщика удовлетворить требования покупателя в отношении качества, количества, ассортимента и сроков поставки;

· выполнение требований к упаковке товаров, что способствует эффективности товародвиженческих операций;

· продолжительность взаимоотношений и фактические проявления партнера при принятии и исполнении обязательств, возможность гибкого реагирования на потребности контрагента, честность и добросовестность руководителей и персонала.

К другим критериям относятся следующие [6, с. 380]:

· сроки выполнения текущих и экстренных заказов;

· наличие резервных мощностей;

· повышение качества выпускаемой продукции;

· удаленность поставщика от потребителя;

· организация управления качеством у поставщика;

· способность обеспечить поставку запасных частей в течение всего срока службы поставляемого оборудования;

· профессиональный уровень персонала;

· текучесть кадров и др.

Анализ поставщиков по приведённым критериям позволяет установить оправданные требования по закупке и поставке товаров в торговое предприятие.

Формирование хозяйственных связей с поставщиками, их общее количество и сложность зависит от множества разнообразных факторов. Наиболее существенные факторы:

· масштабы общественного производства и сложность его отраслевой структуры;

· процесс углубления специализации и производственной кооперации в промышленности;

· ассортимент, объемы и качество производимой и потребляемой в народном хозяйстве продукции.

Для поиска потенциальных поставщиков используется следующий механизм действий:

· проведение конкурсов (тендеров);

· изучение рекламных материалов (фирменных каталогов, объявлений в средствах массовой информации и т.п.);

· посещение ярмарок, выставок;

· личные контакты с возможными поставщиками (переписка, телефонные звонки, деловые встречи).

Конкурсные торги (тендеры) - распространенная форма поиска потенциальных поставщиков. Тендеры проводятся в случае, если предполагается закупить сырье, материалы на большую денежную сумму или наладить долгосрочные связи. Конкурсные торги выгодны как поставщику, так и потребителю. Поставщик получает точное представление об условиях работы с потребителем. Потребитель решает проблему получения требуемого предложения, одновременно, выбирая наилучшего поставщика. Проведение тендера осуществляется по следующей схеме[3, с. 334]:

· формирование условий тендера;

· разработка и публикация тендерной документации;

· рекламная кампания;

· проверка оценочной квалификации участников тендера;

· проведение анализа тендерных предложений;

· определение победителя тендера.

По итогам первого этапа формируется список потенциальных поставщиков, который может постоянно дополняться.

Организация хозяйственных связей включает в себя 8 этапов [24, с. 47]:

Рис. 1.5. Логика этапов хозяйственной связи

Формы заключения хозяйственных взаимоотношений зависят от характера коммерческих связей (например, возобновляемости: разовая,

многоразовая; характера сделки: возмездная, безвозмездная и т.д.).

Основным способом оформления сделки является договор, оформление и обеспечение исполнения которого регулируются Гражданским Кодексом Российской Федерации. Основным содержанием договора являются: наименование и количество товара; срок и место поставки; базисные условия поставки, качество, комплектность, упаковка и маркировка товара; цена и общая стоимость поставки; условия платежа, порядок сдачи-приемки товара; имущественная ответственность; полное наименование сторон; подписи продавца и покупателя дата заключения договора.

Организация и технология закупок непосредственно у производителей или посредников определяется избранными методами закупок товаров, количеством участников процесса товародвижения, их размещением, условиями поставок и транспортировки и др. факторами.

Возможные методы закупки в оптовой и розничной торговле:

1. Закупка товаров одной партией. Метод предусматривает поставку товара большой партией за один раз. При этом торговое предприятие получает повышенные скидки, минимизирует затраты на оформление заказа, но увеличивает расходы, связанные с хранением товаров.

2. Поставка товара небольшими партиями в течение определенного периода. Заказ в этом случае оформляется договором сразу, а поставка и оплата осуществляется партиями, например, ежемесячно. В этом случае ускоряется оборот средств, сокращаются затраты на хранение запасов и оформление хозяйственных взаимоотношений, но вместе с тем отсутствует возможность гибкого регулирования объемов и ассортимента поставляемых товаров, что при потребности может привести к созданию излишних запасов и увлечению связанных с этим затрат.

3. Ежедневные (раз в неделю и т.д.) закупки. Метод используется в розничной торговле для закупок продовольственных товаров с установленными сроками реализации. Имея договоренность с поставщиком, торговое предприятие ежедневно (и с другим интервалом) определяет перечень и необходимое количество товара, которое заказывается по телефону или иным способом.

4. Получение товара по мере необходимости. Выбирая поставщика, торговое предприятие получает принципиальное согласие на поставку товара, но количество заранее не оговаривается. Объем и время поставки согласовывается в установленные заказом сроки.

5. Закупка товара, имеющегося в наличии. Товар заказывается в момент необходимости и вывозится со склада выбранного поставщика. Метод предполагает большие трансакционные и транспортно-заготовительные издержки.

6. Закупка товаров на оптовых ярмарках, рынках, аукционах, торгах и др. видах организованных рынков.

Существуют 3 стратегии выстраивания взаимоотношений с поставщиками: стратегия прогресса отношений с поставщиками, стратегия укрепления взаимоотношений с поставщиками, стратегия ухода от тесных взаимоотношений с поставщиками.

Стратегия прогресса подразумевает повышение объемов закупок, переход на долгосрочные поставки, внедрение новых технологий.

Стратегия укрепления взаимоотношений с поставщиками применяется в случае, если поставщик себя хорошо зарекомендовал, заключаются долгосрочные договоры поставок.

Стратегия ухода означает отказ сотрудничества с данным поставщиком, заключение договоров не планируется [23, с. 310].

Организация учёта и контроля за оптовыми закупками – важная часть коммерческой работы. Целью оперативного учёта и контроля оптовых закупок является осуществление повседневного наблюдения за ходом выполнения поставщиками договоров поставки для обеспечения своевременного и бесперебойного поступления товаров в согласованном ассортименте, надлежащего качества и количества. Учёт выполнения договора поставки может осуществляться в специальных карточках или журналах, где фиксируются сведения о фактической отгрузке и поступлении товаров и выявляются случаи нарушения поставщиками договоров. Всё это необходимо для своевременного предъявления поставщиками претензий. Карточная или журнальная форма учета выполнения договоров весьма трудоёмка, осуществляется, как правило, вручную и не позволяет иметь повседневных данных о ходе поступления товаров по развёрнутому ассортименту.

Успешному проведению закупочной работы способствует разработка коммерческим аппаратом оперативных планов закупок, предусматривающих объёмы товаров, подлежащих закупке, сроки заключения договоров, согласования и уточнения спецификаций и отгрузки товаров, ответственных лиц за проведение закупок.