Базы данных поставщиков и по промышленным товарам

Информация, полученная из любого источника, если она необходима, нужно сохранить. Для этогообычно используют базы данных по поставщикам и по промышленным товарам. База данных по поставщикам содержит информацию по каждому активному поставщику, в том числе место расположение его предприятий и контактную информацию, открытые и прошлые заказы, и другую полезную информацию, необходимую для принятия дальнейших решений. База данных по поставщикам может управляться в онлайновом режиме, в виде компьютерного файла или в виде карточек.

База данных по промышленным товарам классифицирует товары наоснове продуктов и содержит информацию об источниках, из которых данный товар закупался в прошлом, иногда с указанием цены, местом отгрузки и звена связи, а также дает ссылку на базу данных о поставщиках.

Посещение поставщиков

Некоторые считают, что посещение поставщиков нужно и полезно тогда, когда нет никаких сложных моментов, которые необходимообсуждать. Такие встречи помогают улучшать отношения на всех уровнях руководства и могут многое сообщить заказчику о будущих планах поставщика, то есть ту информацию, которая при других вариантах поиска могла бы и вовсе не привлечь внимание покупателя.

Образцы

Кроме обычных запросов и посещения предприятия заказчик может проверить образцы продукции у производителя.

Коллеги

Нередко полезным источником информации об источниках поставок служат внутренние бизнес-партнеры. Необходимость закупки может заставить лицо, которому она требуется, искать потенциальные источники таким образом.

Рекомендации

Иногда покупатели включают в свои предложения просьбу указывать рекомендации. Для того, чтобы получить полезную информацию, интервьюер обязан сформулировать основные параметры будущегообщения. Первое, чтоон должен сделать – удостовериться, что в ссылке на рекомендацию сообщается о компании примерно таких же размеров и с такими же целями. Во-вторых, он должен выйти на людей в этой компании, которые знают показатели функционирования поставщика из первых рук.В-третьих, вопросы должны быть открытого типа, так как при общении человек описывает показатели функционирования поставщика и взаимоотношения с ним более развернуто.

Каждое предприятие, при закупке товаров у поставщика, должно ответить на вопросы: следует ли обратить внимание на размер поставщика и следует ли отдавать предпочтение какому-то размеру поставщика? Как размер предприятия влияет на такое решение? На принимаемое решение могут повлиять размер и природа заказа, а также общее представление, согласно которому, чем крупнее заказ, тем более крупным должен быть поставщик. Обычно небольшие поставщики – местные, их привлекают для небольших заказов, где гибкость, скорость реакции на запросы и наличие чаще более важны, чем цена. Более крупные поставщики нередко лучше подходят для выполнения заказов с большими объемами, при которых критичными становятся технологии, качество и совокупная стоимость владения. Из сказанного ясно, что поставщики средних размеров располагаются между этими крайними позициями.

Небольшие поставщики демонстрируют более высокую лояльность и более качественное обслуживание, чего, по-видимому, добиться от более крупных поставщиков невозможно, хотя службы работы с заказчиками во многих крупных организациях пытаются изменить такой взгляд. Небольшие предприятия обычно очень сильно зависят от профессионализма владельца-менеджера, из-за чего здоровье и отношение к делу этого человека существенно влияют на риск ведения бизнеса. Более крупные организации, как правило, более стабильны и имеют больше ресурсов, из-за чего повседневный риск их деятельности как поставщиков снижается.[9]

Окончательное решение по выбору поставщика принимает специалист в отделе закупок.

Поступление материальных ресурсов на предприятие и расчеты споставщиками сопровождаются следующими документами:

1) Договор – юридический документ, определяющий условия поставки,обязанности и ответственность каждой из сторон;

2) Счет-фактура, платежное требование, платежное требование-поручение – документы, служащие основанием для оплаты поступающихматериальных ресурсов;

3) Товарные и товарно-транспортные накладные – документы,являющие основанием для прихода материалов на склад предприятия;

4) Сертификаты, спецификации и т.п. – сопроводительные документы,которые могут быть особо предусмотрены условиями поставки.

Принимая грузы от транспортных организаций, особое вниманиеуделяют состоянию тары и пломб, и в случае их повреждения требуетсяпроверка сдачи груза. При обнаружении недостачи или порчи грузасоставляется коммерческий акт на право предъявления претензиитранспортной фирме или поставщику. Если поступившие материальныересурсы полностью соответствуют всем сопроводительным документампоставщика, то их приход на склад осуществляется наосновании товарнойили товарно-транспортной накладной.

Если материалы поступили без документов или обнаруженырасхождения с данными сопроводительных документов поставщика, то дляих приемки создается комиссия. Результаты приемки оформляются актом.

Формы расчетов с поставщиками при выполнении ими своих обязательств определяется условиями договора. В современной практике взаимных расчетов чаще всего используются следующие формы: документарный аккредитив, расчеты пооткрытым счетам, платежные поручения, банковские переводы, инкассовая форма расчетов, расчеты по коммерческому кредиту. Расчеты за поступающие на предприятие материальные ресурсы, как правило, ведутся безналичным путем. Если же материалы приобретаются за наличные денежные средства, выданные в подотчет, тоони приходуются на склад по приходному ордеру.[10]