Глава 1. Теоретические особенности закупочной деятельности транспортного предприятия

Содержание закупочной деятельности на предприятии

Закупочная деятельность – это процесс, выполняемый организационной единицей, которая в качестве функций отвечает за получение материалов требуемого качества в требуемом количестве в требуемое время и по требуемой цене, и за управление поставщиками, тем самым внося свой вклад в конкурентное преимущество предприятия и реализацию корпоративной стратегии.[1]

Понятие «закупки» тесно связано с понятием материально-техническогоснабжения. Материально-техническое снабжение это процесс обеспечения предприятий сырьем, материалами, комплектующими и различным оборудованием. А закупки являются составляющей данного процесса, включающие поиск на рынке требуемых для производства компонентов, их покупку и поставку на предприятие. В обобщенном виде процесс закупок можно представить в виде схемы (рис.1.1).

Рисунок 1.1- Процесс материально-технического снабжения предприятия

Как и всякая организованная деятельность закупки нуждаются в управлении. Управление есть процесс, включающий последовательное выполнение основных управленческих функций: планирование, организация, стимулирование, регулирование, анализ и контроль.

В процессе закупочной деятельности предприятия могут выбирать различные условия закупок: стараются получить оптовые скидки, приобретая большие партии материальных ресурсов; завозят материалы автомобильным транспортом от близкорасположенной оптовой базы; закупают впрок постоянно дорожающие ресурсы; приобретают товары в порядке бартерных обменов ни излишние сырье и готовую продукцию; отдают предпочтение закупкам сырья у отечественного производителя;размещают многоассортиментные заказы у одного поставщика; работают по долгосрочным договорам с постоянными продавцами, организуют закупки по разовым заказам у постоянно меняющихся поставщиков; покупают сырье и материалы небольшими партиями; повторяют закупки через одинаковые промежутки времени; особое внимание уделяют разработке с поставщиками графиков закупки; покупают сырье и материалы при появлении свободных денежных ресурсов; делают закупки только по мере возникновения потребности в материалах.[2]

При решении вопросов организации, планирование и оперативного управления закупками необходимо руководствоваться экономическими законами и закономерностями, действующими в рыночной экономике, основными положениями экономической теории, макроэкономики, микроэкономики, маркетинга и других экономических дисциплин.

Изучение закупочной деятельности можно осуществлять, рассматривая ее с разных точек зрения, в число которых входит изучение: по функциям, пропроцессам, по месту в цепи поставщика или цепи издержек, по направленности и по профессиональным видам деятельности.

Некоторые ученые и практики считают, что термин «закупки» относится только к процессу приобретения, где можно выявить следующие составляющие: выявление потребности (в товаре или услуге), поиск и выбор поставщика, ведение переговоров по цене и другим основным условиям контракта, последующие действия по обеспечению условий поставок, платежи. Другие считают, что термины «закупки», «управление поставками» и «снабжение» взаимозаменяемы и хотят показать интеграцию взаимосвязанных функций, на которые возложена обязанность эффективного и производительного обеспечения организации материалами и услугами. При таком толковании управление закупками или поставками связано не только со стандартными этапами процесса снабжения:

- выявлением потребности;

- трансформацией этой потребности в коммерчески эквивалентное описание;

- отысканием потенциальных поставщиков;

- выбором подходящего источника поставок;

- заключением соглашения о заказе или деталях контракта;

- получением товаров или услуг;

- оплатой поставщикам.

Дополнительные функции отдела закупок могут включать получение, проверку, хранение, грузопереработку материалов, составление графиков работ, внутренние и внешние транспортные потоки и переработку отходов.

Так, закупочная деятельность графически показана на рис.1.2. как последовательная цепь событий, ведущих к приобретению материалов. Составляющей частью в цепи закупочной деятельности является информация. Каждый субпроцесс цепи отвечает за получение информации и за ее обработку.

Рисунок 1.2 – Цепь закупочной деятельности как процесса

Любая закупка начинается с осознания определенной потребности, возникшей у сотрудников или у какой-то системы организации. Человек, отвечающий за конкретный вид деятельности, должен знать требования по своему товару: что, сколько и когда это необходимо. Эта информация может появиться после получения каких-то материалов из запасов.[3]

Эффективное управление закупками и поставками вносит заметный вклад в успех организации. Приобретение материалов, услуг и оборудования нужного качества в нужных количествах по приемлемым ценам, доставляемого своевременно и постоянно, давно уже привлекает внимание специалистов, работающих как в частных, так и в общественном секторах.

В настоящее время повышенное внимание уделяется общему процессу управления поставками в контексте организационных целей и управления цепями поставок. Очень динамично имеющаяся обстановка, в которой осуществляются поставки, с ее циклами изобилия и дефицита, варьирующимися ценами, временем выполнения заказов и наличием продукции, создает среду постоянного вызова для тех организаций, которые хотели бы получить максимальный вклад от этой деятельности. [4]

Функция материально-техническогообеспечения является необходимой частью деятельности любого предприятия. Лучше всегоона развита на производственных предприятиях, потому что процесс производства предполагает потребление ресурсов в больших объемах. Но, непроизводственные предприятия (образования, культуры, науки) тоже потребляют необходимые им материальные ресурсы. Поэтому, почти на любом предприятии имеется служба материально-технического снабжения или по-другому служба закупок.[5]

Главными задачами службы закупок на предприятии являются:

- обеспечение наличия на складе ТМЦ и оборудования;

- изучение технических характеристик поставляемых ТМЦ;

- проведение анализа потребности поопределенной номенклатуре;

- осуществление ведения договорно-претензионной работы по кругу своих обязанностей;

- обеспечение устойчивого положения предприятия на рынке.

Необходимоопределение задач и функций службы закупок, поскольку это во многом определяет успех ее работы. Эти задачи и функции вносятся в положение о службе закупок (материально-технического снабжения) предприятия, что и является основой организации работы данной службы. На этой основе формируется организационная структура службы материально-технического снабжения, создаются определенные подразделения, которые выполняют соответствующие функции. Затем наоснове этих функций разрабатываются должностные инструкции, которые определяют обязанности каждого сотрудника. Четко продуманный перечень задач, функций и должностных обязанностей, а также организационная структура предприятия является залогом успехов и слаженной работы коллектива, делая ее экономичной, предотвращают неравномерную загрузку работников и исключает повторение функций.

Для обеспечения на предприятии эффективно работающей системы службы закупок, необходимо при формировании организованной структуры внимательно изучить и учесть множество факторов. Наиболее существенными являются:

1. Отраслевая принадлежность предприятия;

2. Объем, тип и характер деятельности предприятия;

3. Степень специализации производства;

4. Широта и глубинаассортимента выпускаемой продукции;

5. Географическое положение предприятия

В процессе закупок предприятие, как правило, использует три группы информации:

1. Информация о потребностях на предприятии, т.е.:

- расчет потребности;

- нормы расхода;

- данные о производственной программе

2. Информация о рынке закупок:

- информация о поставщиках, конкурентах и производителях;

- продукция и ее качественные характеристики;

- цены, условия расчета и величина партии поставки

3. Информация, которая отображает общую экономическую ситуацию в стране или регионе:

- объемы ВВП;

- уровень инфляции;

- динамика роста производства в различных отраслях;

- ставки рефинансирования;

- ставки налогов и сборов;

- обменные курсы иностранных валют;

- размер таможенных пошлин и квот.

Сбор информации для принятия решения о закупке целесообразно проводить в два этапа:

1. Сначала проводится вторичное исследование, включающее в себяпоиск, сбор, систематизацию и анализ уже имеющейся (опубликованной)информации о состоянии рынка закупок и его субъектов. Основную частьвторичной информации о рынке закупок составляют данные о предприятиях-поставщиках. Анализ таких данных позволяет решить следующие задачи:

- выбрать наиболее конкурентоспособную продукцию;

- определить потенциальных поставщиков-конкурентов, а такжеизучить их стратегии на рынке закупок;

- выбрать наиболее вероятных поставщиков;

- разработать собственную оптимальную стратегию закупок.

Используя вторичную информацию, предприятие-покупатель можетопределить наиболее интересные предложения требуемой продукции, атакже установить носителей этих предложений. Однако для принятиявзвешенного и обоснованного решения о закупке располагать только лишьвторичной информацией недостаточно.

2. На втором этапе предприятию-покупателю необходимо получитьинформацию, которая характеризовала бы возможности поставщиков втекущем временном интервале. Такую информацию можно получить толькопри прямых контактах с поставщиками, а также в результате осмотрапредприятий-поставщиков и осуществлении пробных закупок.

Основанием для положительной оценки деятельности отделаматериально-техническогообеспечения слу­жат: отсутствие перебоев в снабжении произ­водства, сверхнормативных запасов и неликвидной продукции, своевре­менное заключение договоров, снижение снабженческих зат­рат и т.д.