ДОКУМЕНТАЦИЯ МАТЕРИАЛЬНО – ОТВЕТСТВЕННЫХ ЛИЦ

В каждом подразделении НОУ СПО "ЧКТ" созданы бригады материально ответственных лиц, поэтому объектом бухгалтерского учета является стоимость сырья, продуктов и товаров, учет которых совершаются отдельно по каждому материально ответственному лицу в натуральных и денежных измерителях.

Во время поступления товаров и продуктов на склад предприятия их оценку и учет проводят аналогично по поступлению товаров на склады торговых предприятий розничной торговли.

Массу, объем количество полученных от поставщика продуктов и товаров устанавливают путем взвешивания, обмера и пересчета. По невозможности взвешивания продуктов без тары или когда открытие тары причинит их порчу, массу нетто определяют вычислением из брутто массы тары по трафарету на таре. Фактический вес тары проверяют после ее открытия.

Формирование достоверной информации о движении товаров и сохранность их в определенной степени обеспечивается тем, что учет товаров бухгалтерия осуществляет, придерживаясь следующих принципов:

1. Документальное оформление всех операций товародвижения.

2. Заключение с лицом, совершающим операции с товарами, договора о материальной ответственности.

3. Введение систематической отчетности материально ответственных лиц.

4. Единство оценки товаров при их оприходовании и списании с материально ответственных лиц.

5. Проведение встречной сверки документов.

6. Проведение инвентаризации товарных запасов и сверка их учетного и фактического наличия.

В законе о бухгалтерском учете и отчетности указано: «Факт совершения хозяйственной операции подтверждается имеющим юридическую силу первичным бухгалтерским документом, составленным ответственным исполнителем совместно с другими участниками операции».

- Первичные учетные документы должны содержать следующие

- обязательные реквизиты:

- наименование документа, дату и место его составления;

- основание и содержание хозяйственной операции;

- количественное измерение хозяйственной операции (в натуральном и денежном измерении);

- наименование должностей, фамилий и личные подписи или иные сведения, однозначно идентифицирующие личность участника хозяйственной операции.

Исходя из специфики хозяйственной операции или системы обработки данных, в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.

Форма первичного документа выбирана предприятием самостоятельно из существующих типовых форм рекомендованных государственными органами, за исключением случаев, когда применение таких форм обязательно согласно законодательству.

Материальная ответственность применяется индивидуальная и бригадная (коллективной). Подписав договор о материальной ответственности, работник подтверждает, что он в соответствии с действующим законодательством о материальной ответственности персонала берет на себя полную материальную ответственность за сохранность принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию в результате как умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.

Форма отчетности материально ответственного лица (бригады) и сроки ее представления определяются администрацией предприятия исходя из особенностей его деятельности, организации аналитического учета движения товаров, степени автоматизации этого участка счетной работы и других условий.

Отчетность материально ответственных лиц может быть, как ежедневной, так и охватывать более длительные сроки (5, 7 дней). Удлинение сроков отчетности нежелательно, так как это нарушает ритмичность работы бухгалтера, отодвигает сроки составления им бухгалтерской и статистической отчетности.

Отчеты (реестры, товарные отчеты, товарно-денежные отчеты и т.п.) составляются материально ответственными лицами в двух экземплярах (под копирку). В отчет записывается каждый документ в отдельности с указанием даты, номера, названия, суммы (стоимости товара по учетным ценам); в отдельной графе может отражаться движение тары. Отчеты материально ответственного лица нумеруются последовательно с начала и до окончания года (с начала его работы и до конца года). Если в торговом предприятии (структурной единице) дата проведения инвентаризации не совпала с установленным периодом отчетности, составляется два отчета:

- один - с начала установленного отчетного периода до начала инвентаризации,

- второй - от даты окончания инвентаризации до установленного срока предоставления отчета.

В отчете, составленном после инвентаризации, остатки товаров и тары записываются из инвентаризационной описи.

Все документы, на основании которых составлен отчет, прикладываются к первому экземпляру отчета и передаются бухгалтеру под его расписку на втором экземпляре, остающемся у материально ответственного лица.

При приеме отчета у материально ответственного лица бухгалтер производит так называемую формальную проверку отчета, во время которой устанавливается:

- все ли перечисленные в отчете документы приложены к нему;

- все ли документы относятся к тому отчетному периоду, за который составлен отчет;

- все ли приложенные документы имеют необходимые реквизиты и подписи;

- нет ли в документах подчисток и неоговоренных исправлений.

Проверка приложенных к отчету документов по существу и законности оформленных ими операций, таксировка их, проверка правильности подсчета итогов производится, как правило, в день приемки отчета. О проверке отчета делается соответствующая отметка за подписью лица, проводившего ее. Обнаруженные при проверке отчетов ошибки в таксировке, подсчете итогов и в записи документов исправляются бухгалтером путем зачеркиваний (одной чертой!) неправильных и написания правильных сумм и записей.

О произведенных исправлениях в отчете сообщается материально ответственному лицу, который вносит соответствующие изменения во

второй экземпляр отчета и своей подписью на первом экземпляре подтверждает правильность произведенных исправлений.

Соблюдение принципа единства оценки товаров заключается в том, что при оприходовании товаров и при списании их с материально ответственного лица применяются одни и те же учетные цены.

Встречная проверка документов, приложенных к отчетам разных материально ответственных лиц на предприятии (кладовщика и зав.секцией, зав.секцией и кассира и т.п.); документов, приложенных к отчету материально ответственного лица и соответствующих сопроводительных или расчетных документов поставщика (покупателя), позволяет не только выявить ошибки в таксировке, подсчете итогов, но и дает возможность предупредить случаи злоупотреблений, недостач ценностей. Эти же цели преследуются при проведении инвентаризации и сверки учетных и фактических данных о наличии товаров.

При определении результатов инвентаризации товаров следует руководствоваться нормативным документом «Нормы товарных потерь».

Согласно Закона о бухгалтерском учете и отчетности, при ведении бухгалтерского учета предприятие должно обеспечить соблюдение в течение отчетного года принятой методики (учетной политики).

Формирование учетной политики - это выбор и обоснование способов ведения бухгалтерского учета в условиях действующей нормативной базы.

Ежедневно накануне дня приготовления блюд заведующий производством (бригадир) составляет план-меню, в котором указываются наименование и номера блюд по сборнику рецептур (по технологической карточке); их количество, планируемое к отпуску; в случае необходимости дается краткая характеристика блюд и гарниров.

План-меню составляется в одном экземпляре и подписывается заведующим производства (бригадиром). В соостветствии с планом-меню, утвержденным руководителем предприятия, заведующий производством (бригадир) рассчитывает количество продуктов, необходимых для приготовления запланированного ассортимента блюд. На основании этого расчета и с учетом имеющегося на производстве (кухне) остатка сырья и продуктов заведующий производством (бригадир) выписывает в одном экземпляре требование на отпуск продуктов. Требование в кладовую служит основанием для выписки товарной накладной на отпуск сырья (продуктов) из кладовой.

Первый экземпляр товарной накладной с подписями заведующего складом (кладовщика) и заведующего производством (бригадира) является основанием для оприходования сырья (продуктов) на производстве.

В случае необходимости получения определенного количества сырья и продуктов в течение рабочего дня (смены) заведующий производством (бригадир)выписывает дополнительное требование.

Отпуск готовых изделий в филиалы, буфеты, мелкорозничную торговую сеть, а также в раздаточную, если она отделена от производства, оформляется дневным заборным листом. Дневной заборный лист, выписанный бухгалтером (2 экземпляра, под копирку) на каждое материально ответственное лицо, получающее продукцию из производства (кухни), подписывается главным бухгалтером и директором предприятия (или лицами, уполномоченными), регистрируется в специальном журнале и под расписку в нем передается завдующему производством (бригадиру). При отпуске продукции из кухни в раздаточную, филиалы, буфеты, мелкорозничную сеть заведующий производством (бригадир) или лицо, им уполномоченное, проставляет в отдельной графе заборного листа время отпуска и количество переданных блюд (продукции). Заборный лист заполняется в 2 экземплярах; оба экземпляра этого документа подписываются в соответствуюей графе, фиксирующей очередной отпуск, заведующим производством (бригадиром) и лицом, получившем продукцию. Первый экземпляр заборного листа находится у лица, получающего изделия кухни, второй – у заведующего производством (бригадира).

По окончании рабочего дня (смены) заборный лист «закрывается», т.е. в нем проставляется количество возвращенных (нереализованных) блюд и изделий; подсчитывается итоговое количество отпущенной продукции; определяется стоимость ее по учетным ценам производства и по ценам фактической реализации. При этом стоимость отпущенной продукции по продажным ценам фиксируется прописью. Заборный лист подписывается заведующим производством (бригадиром) и лицом, получившим готовые изделия. Первый экземпляр заборного листа передается лицу, получавшему изделия кухни, второй остается у заведующего производством (бригадира).

Передача изделий в филиалы, буфеты, в мелкорозничную торговую сеть один раз в день (смену) оформляется товарной накладой с указание в ней времени (часов) отпуска.

Руководитель предприятия или лица, уполномоченные, обязаны систематически проводить контролирующие проверки соответствия фактического количества отпущенных изделий кухни в филиалы, раздаточные, буфеты и мелкорозничную сеть количеству, указанному в дневных заборных листах и товарных накладных; в этом случае в документе делается отметка о контрольной проверке. При обнаружении расхождений в количестве фактически отпущенной продукции и количестве, указанном в документе, составляется акт для привлечения виновных в этом лиц к ответственности.

Материальная ответственность на предприятиях общественного питания может быть индивидуальной или бригадной (коллективной). Подписав договор о материальной ответственности, работник подтверждает, что он в соответствии с действующим законодательством о материальной ответственности персонала берет на себя полную материальную ответсвенность за сохранность принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию в результате как умышленных действий, так и небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.

Форма отчетности материально ответственного лица (бригадира) и сроки ее представления определяется администрацией предприятия исходя из особенностей его деятельности, организации аналитического учета движения товаров, степени автоматизации этого участка счетной работой и других условий.

Материально ответсвенные лица производства в сроки, установленные учетной политикой предприятия, представляют в бухгалтерию отчет о движении продуктов и тары на кухне. Отчетность о реализованной и выпущенной прзводством продукции может составляться в натурально-стоимостном или только в стоимостном выражении.

Если на предприятиях общественного питания (рестораны, столовая, закусочные и др.) специальные компьютерные программы и форма расчетов с потребителями позволяют получать данные об отпуске и реализации изделий кухни по отдельным наименованиям, то ежедневно составляется акт о реализации и отпуске изделий кухни в натурально-стоимостном выражении. Акт составляется на основании кассовых чеков, накладных, дневных заборных листов и других документов. Изделия группируются в акте по видам продукции, а также по видам реализации и отпуска (реализация за наличный расчет, отпуск в буфеты и мелкорозничную сеть и т.п.) и учитываются по двум ценам: продажной и учетной цене производства.

Первая цена позволяет определить сумму выручки за реализованные изделия, а по второй цене исчисляется стоимость израсходованного сырья, подлежащего списанию с материально ответственных лиц производства.

Если на предприятии общественного питания применяется самообслуживание, то ежедневно составляется акт о продаже и отпуске изделий кухни в стоимостном выражении. Акт составляет комиссия на основании кассовых чеков, накладных, дневных заборных листов и других документов о реализации и отпуске изделий кухни. В акте выделяют сумму реализованной за наличный расчет обеденной продукции, а также отпуск продукции работникам предприятия, в буфеты, филиалы и др.

На предприятиях общественного питания, реализующих в дневное время обеденную продукцию с наценкой, установленной для ІІ категории, реализацию и отпуск изделий кухни оформляют отдельными актами.

Заведующий производством в отчете о движении продуктов и тары на кухни движение и остатки продуктов указывает по ученым (продажным) ценам. Наличие и движение тары отображаются на лицевой стороне отчета в стоимостном выражении, а на оборотной стороне – в натурально-стоимостном выражении. Остатки на начало дня заполняются по данным предыдущего отчета. Записи о поступлении продуктов и тары составляется на основании накладных и других приходных документов. Расход продуктов определяется на основании акта о продаже и отпуске изделий кухни, дневных заборных листов, накладных на возврат продуктов в кладовую и других расходных документов, не включенных в акты. Остаток продуктов и тары на конец дня определяется расчетным путем: к остатку на начало дня прибавляется поступление продуктов и вычитают расход. Отчет составляется в двух экземплярах, первый из них с приложенными приходными и расходными документами сдается в бухгалтерию под расписку на втором экземпляре, остающемся у заведующего производством. В бухгалтерии отчеты материально ответственных лиц проверяют на предмет целесообразности совершенных операций. Кроме того, проверяются правильность оформления приходных и расходных документов, цены, таксировка.

Проверенные отчеты и приложенные к ним документы с указанием корреспондирующих счетов бухгалтерского учета служат основанием для записей в учетные регистры.

Движении ценностей осуществляется в установленном порядке.

Плановые инвентаризации ценностей, переданных и находящихся под отчетом материально ответственных лиц (членов бригады), проводятся в сроки, установленные правилами.

При приеме на работу лиц с индивидуальной материальной ответственностью, уходе их в отпуск, возвращении из отпуска, продолжительной болезни и увольнении инвентаризация ценностей проводится в обязательном порядке.

Если по состоянию здоровья или другим причинам работник не может лично передать числящиеся за ним ценности, их передача производится комиссией в установленном порядке.

Внеплановые инвентаризации проводятся при смене бригадира, выбытии из бригады более пятидесяти процентов ее членов, а также по требованию одного или нескольких членов бригады.

При приеме в бригаду или выбытии из ее состава отдельных членов бригады (кроме бригадира), а также при уходе в отпуск и возвращении их из отпуска вопрос о необходимости проведения инвентаризации решается бригадой совместно с этими работниками и по согласованию с администрацией.

В случае, когда по решению бригады, согласованному с администрацией, инвентаризация не проводится, работником дается письменное согласие о принятии полной материальной ответственности без проведения инвентаризации следующего содержания: «Согласен принять материальную ответственность за сохранность ценностей без проведения инвентаризации» или «Согласен на выбытие из бригады без проведения инвентаризации», далее следует подпись работника и дата.

При бригадной материальной ответственности получение товаров, тары и других ценностей, поступающих на предприятие единицу из склада предприятия и непосредственно от поставщиков, а также отпуск ценностей в мелкорозничную сеть или в установленном порядке в другие предприятия или торговые единицы производится бригадиром или заместителем бригадира и одним из членов бригады, назначаемых поочередно в каждой смене.

Отчеты о движении и остатках ценностей подписываются бригадиром (его заместителем) и в порядке очередности одним из членов бригады. Содержание отчета объявляется всем членам бригады. Бригадир и его заместитель несут ответственность за нарушение установленного порядка учета, отчетности и оформления документов. Бухгалтерия предприятия не имеет права принимать отчеты и документы с нарушением установленного порядка и обязана возвратить их в бригаду для надлежащего оформления.

Ответственность за прием ненадлежащее оформленных отчетов и документов возлагается на руководителя и главного бухгалтера предприятия.