Идентификатор электронной копии документа

Указывается наименование файла, дата и другие данные, необходимые для поиска документов. Проставляется в левом нижнем углу (колонтитуле) каждого листа документа.

Она включает краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении; при наличии такого документа – ссылку на его дату и номер; слова: «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка должна быть подписана и датирована исполнителем документа, например:

В дело 15-12

Подпись 16.01.99

ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ СЛУЖЕБНЫХ

ДОКУМЕНТОВ

Все документы государственных учреждений и предприятий должны соответствовать единой форме, утвержденной ГОСТом. Составные части документов – реквизиты – следует размещать в определенных местах бланка, чтобы обеспечить максимальное удобство и сохранность в процессе оформления, движения, хранения и использования документа, а также его машинной обработки. В правильно оформленном документе все элементы, составляющие его содержание, должны быть четко расположены по отношению друг к ругу.

Все служебные документы оформляются на бумаге стандартных форматов. Для измерения формата принята метрическая система. Площадь основного формата А5 равна квадратному метру, а стороны составляют 0,841 м и 1,189 м. Каждый следующий формат получается из предыдущего делением пополам большей стороны, см.Табл.3.

Таблица 3.Стандарты формата бумаги

Обозначение	Размеры, мм	Обозначение	Размеры, мм
А0	841 x 1189	А6	105 x 148
A1	594 x 841	A7	74 x 105
A2	420 x 594	A8	52 x 74
A3	297 x 420	A9	37 x 52
A4	210 x 297	A10	26 x 37
A5	148 x 210	A11	18 x 26

При оформлении документов необходимо соблюдать определенные правила. Формат листа бумаги (бланка) должен вмещать весь текст документа. Наиболее часто используют бланки форматом А4 (210x297) мм и (210x148) мм А5. Поля для писем и документов долгого хранения должны быть равны: левое – 35 мм, правое – 10 мм и нижнее – для формата А4 – не менее 19 мм, для формата А5 – не менее 16 мм. Для остальных документов по ГОСТ 6.38-97 рекомендуется левое поле делать 20 мм, правое не менее 8 мм. Но в большинстве учреждений они не применяются, так как при подшивке в дело документ, имеющий такое левое поле, не читаем (его левая часть не видна).

Все документы пишутся на бланках, изготовленных типографским способом. Бланк – это лист бумаги с отпечатанным на нем штампом отправителя, т.е. наименованием того учреждения, от имени которого пишется данный документ.Сюда же входят: дата, номер документа, и если это ответный документ, то ссылка на номер и дату документа, на который вы отвечаете. Расположение реквизитов в служебных документах бывают угловые и продольные. Угловой способ расположен в верхнем левом углу листа, продольный – вдоль верхней части листа. Название документа пишут под штампом прописными буквами: в угловом штампе прямо от левого поля, в продольном – в центре бланка его пишут в разрядку.

Бланки с угловым расположением реквизитов более экономичны и удобны. Бланки с продольным расположением реквизитов применяют, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков.

Документы, печатаемые на бланках форматом А4, печатают через полтора интервала, документы, печатаемые на бланках форматом А5, можно печатать через один интервал, делая перед каждым новым абзацем два интервала.

ПРАВИЛА МАШИНОПИСНОГО

ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Оформление цифрового материала

Многозначные числа разбиваются на классы по три цифры справа налево и отделяются друг от друга промежутком в один удар. Четырехзначные числа не разделяются на классы. Например: 10 234; 1985.

Цифры, как арабские, так и римские, отделяются от слов пробелом. Исключение составляют лишь отдельные буквы, входящие в состав буквенно-цифровых обозначений, которые пишут слитно или через дефис. Например: 45Г, дом 12а, «Прогресс-12».

Порядковые числительные имеют падежные окончания, которые пишут через дефис. Например: 1-я линия, 3-е издание.

При нескольких порядковых числительных падежные окончания ставят только после последней цифры. Например: 1, 2 и 3-е издание.

Порядковые числительные, обозначаемые римскими цифрами, пишут без падежных окончаний. Например: II сорт, III цилиндр.

Сложные прилагательные, первой частью которых является числительное, означаемое цифрой, пишут без падежных окончаний через дефис. Например: 17-летний, 9-этажный.

Числа до десяти рекомендуется в текстах писать словами, а свыше десяти – цифрами.

Сокращения, применяемые с цифрами г. (год, город), в. (век), руб. (рубль, река), к. (копейка), с. (страница), Рисунок. (Рисунокунок), табл. (таблица), т. (том). Во множественном числе ставят две буквы подряд и точку в конце второй буквы: гг. (годы), вв. (века).