Предмет и структура документационного обеспечения управления
ПРЕДИСЛОВИЕ
Одной из важнейших задач современного специалиста является рациональная организация работы служащих, деятельность которых протекает в офисах предприятий. Эта деятельность базируется на таких процессах, как получение информации, обработка анализа, подготовка и принятие решений: выполнение решений; учет и контроль принятых решений. Интенсивность этих процессов велика, что невозможно пользоваться традиционными методами и средствами обработки информации. Становится необходимым увеличивать оперативность обработки информации, а также следить за эффективностью организации деятельности современного офиса с точки зрения принятия обоснованных и своевременных управленческих решений.
На сегодняшний день в сферу управления стремительно входят компьютерные технологии, обеспечивая необходимую эффективность труда офисных служащих в современных условиях.
Основная цель учебного пособия – дать необходимый минимум теоретических и практических навыков и рекомендаций, предусмотренных программой дисциплины «Документационное обеспечение управления».
Учебное пособие курса предусматривает изучение теории и практики организации делопроизводства в сфере управления.
Основной задачей курса является: дать будущим специалистам комплексные знания и навыки документационного обеспечения управления. В этом курсе дается материал о нормативных документах, стандартизации и унификации, системе документооборота в организациях, прививаются практические навыки составления и оформления документов с последующей регистрацией их на персональном компьютере, ведения деловой переписки, осуществления контроля за исполнением документов.
В процессе обучения преподаются не только российские стандарты оформления и составления документов, но и подготовка официальных документов в соответствии с международными стандартами.
Занятия проводятся по блочно-модульной технологии обучения. Студентам предоставляются блоки теоретического и практического материала, тестовые задания для самостоятельной и дополнительной проработки новых тем курса, что способствует наиболее качественному усвоению новых знаний и закреплению уже приобретённых умений и навыков.
На протяжении каждого курса проводится входное, рубежное и итоговое тестирование. Что позволяет преподавателю иметь чёткое представление о динамике усвоения знаний и скорости привития навыков.
В пособии представлены ГОСТы по оформлению и составлению реквизитов документов ОРД. Основное внимание в учебном пособии уделяется подготовке и оформлению организационно-распорядительных документов как базовому процессу реализации всех управленческих функций.
Учебное пособие включает в себя пять блоков. Каждый блок подразделяется по темам. В конце каждого блока для закрепления изучаемого материала предлагаются практические задания и контрольные вопросы.
ВВЕДЕНИЕ
В настоящее время для большинства российских государственных организаций и коммерческих фирм характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, несмотря на то, что именно рациональное и четко организованное делопроизводство, определяющее документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия.
Организация работы с документами является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений существенно влияющей на оперативность и качество управления.
Процесс принятия управленческого решения состоит из:
• получения информации
• ее переработки
• анализа, подготовки и принятия решения.
Все эти этапы самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления.
Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется не только ее количеством, но и оперативностью, степенью сложности и стоимостью.
Если на предприятии отсутствует четкая организация работы с документами, то, как следствие этого закономерно появление документов низкого качества, как в оформлении, так и в полноте и ценности содержащейся в них информации, увеличение сроков их обработки. Это приводит к ухудшению качества управления и увеличению сроков принятия решений и числу неверных решений.
Надежность и качество управления зависят от качества и достоверности, оперативности приема-передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.
ОПРЕДЕЛЕНИЯ
Документационное обеспечение управления (ДОУ) охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе осуществления управления предприятием и систематизацию архивного хранения документов.
Документирование представляет собой создание документов, т. е. их составление оформление согласование и изготовление.
Делопроизводство: комплекс мероприятий по обеспечению ДОУ предприятия или организации. Иногда говорят, что ДОУ является основной функцией делопроизводства.
Документооборот: движение документов в рамках ДОУ.
Организация работы с документами — обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов.
Систематизация архивного хранения документов — определение правил хранения создаваемой в организации информации, ее поиска и использования для поддержки принятия управленческих и других решений.
Система документации – совокупность взаимоувязанных документов, применяемых в отдельной сфере деятельности.
Унифицированная система документации (УСД) – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
Унифицированный документ– документ, созданный по унифицированной форме, оформленный в установленном порядке и имеющий юридическую силу.
Унифицированная форма – совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и зафиксированными в определенном порядке на носителе информации.
Первичный документ – документ, содержащий исходную информацию.
Реквизиты –данные установленные законом для определенного вида документов.
БЛОК 1. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ – ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ
1.1 Предмет и структура документационного обеспечения управления.
1.2 Документы и их роль.
1.3 Нормативные документы по документационному обеспечению управления.
1.4 Унификация документов.
1.5 Классификация документов.
Цели и задачи ДОУ
1. Закрепление, хранение и своевременное оперативное обеспечение информацией.
2. Средство коммуникации между организациями, предприятиями, юридическими и физическими лицами.
3. Юридическое закрепление хозяйственных, коммерческих, финансовых и других взаимоотношений между юридическими и физическими лицами и организациями.
4. Повышение эффективности организационно – хозяйственной деятельности предприятий.
5. Обеспечение контроля и повышение ответственности персонала за выполнение должностных обязанностей.
ДОКУМЕНТЫ И ИХ РОЛЬ
Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях информации по установленным правилам наличия и содержания управленческих действий, т.е. в создании управленческих документов.
Документы играют огромную роль в жизни общества. Их различают по значимости и характеру. Документы служат подтверждением факта, события, явления. Они могут иметь политическое, историческое, юридическое, экономическое значение.
Документы могут служить источником информации для написания истории государства, республики, городов, предприятий, организаций. Они являются средством доказательства или свидетельством какого-либо события.
Вся жизнь человека также связана с документами. Когда он рождается, ему выписывают первый документ – свидетельство о рождении. При достижении 14-летнего возраста он получает паспорт. Окончание школы подтверждает аттестат о среднем образовании. Начало трудовой деятельности фиксируется в трудовой книжке.
Для обмена информацией между организациями служат такие документы, как письма, телеграммы, телефонограммы, телетай-программы.
Посредством распорядительных документов: положений, уставов, постановлений, приказов и др. – осуществляется руководящая деятельность государственной власти.
Документ создается посредством письма (рукописный, машинописный, перфокарты, перфоленты), есть также магнитные ленты, диски, носители записи, Рисунокунки, фотографии, кино-, звукозаписи. Газеты, журналы, брошюры, бланки с трафаретным текстом также относятся к документам. Документы подразделяются на служебные и личные.
К личным документам относятся: автобиография, заявление, доверенность, расписка, письма, предложения и др. Такие документы, как паспорт, удостоверение, документы об образовании и др., учреждения выдают гражданам на руки.
Служебные документы исходят от имени организаций, предприятий или представляющих их должностных лиц.
В управленческой деятельности организаций и предприятий документ выступает как предмет труда (на что направлен труд) и как результат труда. Документы используются в самых различных областях человеческой деятельности, отраслях знаний. Наиболее характерным свойством документов является то, что они служат источниками и носителями информации. Слово «документ» в переводе с латинского означает «поучительный пример», «способ доказательства». Документ – средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях и явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека.
Документы широко используются в повседневной деятельности. Они служат основанием для принятия решений, обобщений, справочно-информационной работы, являются способом доказательства (так как имеют юридическую силу), историческими источниками.
В документах закрепляется государственное устройство, они служат также средством общения между учреждениями, организациями, предприятиями и гражданами. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда. Документы широко используются для машинной обработки цифровых данных планово-учетного характера.
Нормативные документы
Управления
В настоящее время документационное обеспечение управления на предприятиях, в организациях и учреждениях регулируется действующим законодательством, постановлениями и распоряжениями Совета Министров РФ, распорядительными документами вышестоящих организаций, положениями об учреждениях, основными положениями ЕГСДОУ, правилами и указаниями Глав архива РФ, инструкциями по документированию управленческой деятельности и должностными инструкциями.
Право издания распорядительных документов определено Основным Законом – Конституцией РФ.
Отдельные направления деятельности учреждений, организаций и предприятий регламентируются соответствующими законами, постановлениями и распоряжениями органов государственной власти и управления. Деятельность каждого учреждения, организации или предприятия определяется положением о нем.
Структура нормативной базы делопроизводства представлена на Рисунке 1.
Рисунок 1. Составляющие нормативной базы делопроизводства
Государственные стандарты
НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
Нормативные документы по труду служат для определения численности работников. Затрат времени на выполнение конкретных заданий, объемов выполняемых работ. Существуют следующие нормативные документы:
1. Межотраслевые нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления;
2. Нормативы времени на работы по совершенствованию документационного обеспечения управления министерств, ведомств, предприятий и организаций;
3. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления.
Первые нормативы разработаны в ЦБНТ Минтруда РФ в 1995 году и рекомендованы для определения трудоемкости работ и численности работников в органах власти, на предприятиях. В учреждениях и общественных организациях.
Нормативная часть этого документа содержит:
· нормы затрат времени на работы по документационному обеспечению управления
· номы затрат времени на работы архива
Второй документ разработан во ВНИИДАД 1992 году и содержит нормативы времени для составления планов. Договоров. По ним можно произвести расчет трудозатрат, проанализировать производительность труда работников и рассчитать их численность.
Третьи нормативы разработаны в ЦБНТ Минтруда РФ в 1993 году. Они предназначены для определения затрат времени на работы с управленческой документацией в традиционных условиях и в условиях автоматизации управленческих процессов
Нормы времени распространяются на все виды работ с документами и разделены на два блока:
· нормы времени на работы по документационному обеспечения управления (разработка должностных инструкций, номенклатуры дел организации, унифицированных форм и типовых текстов документов и т.д.)
· нормы времени на работы, выполняемые в процессе автоматизированной архивной технологии работы (составление статистических отчетов, выполнение запросов по поиску документов и т.д.).
Классификаторы
Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) – содержит коды унифицированных форм документов, используемых в деятельности органов власти и управления, которые проставляются на документах.
Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО)- содержит коды организаций.
УНИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
Унифицированная система документации (УСД) – совокупность форм документов, созданных по единым правилам и требованиям, функционирующих в определенной сфере деятельности .
Унифицированная система документации необходимы:
· для сокращения объемов документов;
· снижения затрат на составление и обработку документов;
В РФ разработаны следующие унифицированные системы:
· организационно-распорядительной документации;
· банковской документации;
· финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных организаций;
· отчетно-статистический документации;
· учетной и отчетной документации предприятий;
· документации по труду;
· документации Пенсионного фонда РФ.
Под унификацией текстов служебных документов следует понимать целенаправленную упорядоченную работу по оптимизации структуры, содержания и стиля изложения служебных документов и создания на этой основе типовых вариантов их текстов.
В результате унификации обеспечивается[1]:
· сокращение временных и материальных затрат на составление текстов служебных документов;
· наиболее целесообразное и оправданное применение в текстах устоявшихся семантических конструкций и терминологии;
· максимальная универсализация представления документированной информации;
· совершенство структуры служебных документов.
В конечном счете, на этой основе достигается оптимизация восприятия содержания служебных документов, что в значительной мере способствует повышения эффективности и сокращению сроков принятия управленческих решений должностными лицами предприятия на основе представленной в их распоряжение документированной информации.
В основе унификации текста служебного документа лежит метод выделения постоянной и переменно й информации. Постоянная информация отражает суть управленческой ситуации и вытекающих из нее решений и действий. Переменная информация конкретизирует тему служебного документа, отраженную в заголовке к тексту.
Осуществление работы по унификации текста служебного документа производится поэтапно.
1. Унификация структуры текста посредством выбора последовательности расположения компонентов текста в соответствии с назначением служебного документа.
2. Унификация стилистических средств выражения текста служебного документа.
3. Разработка предварительного варианта унифицированного текста.
4. Разработка окончательного варианта унифицированного текста.
В качестве объекта унификации могут выступать как отдельные служебные документы, так и группы документов, сформированные по видовому признаку, например приказы по основной деятельности предприятия, приказы по персоналу и т.д. Рассмотрим общий порядок работы по унификации текста на примере трудового договора. Прежде всего следует определить объект унификации. В данном случае это могут быть все трудовые договоры, когда-либо заключенные с работниками предприятия или же только их определенная часть, допустим, трудовые договоры со специалистами или трудовые договоры с работниками конкретной специальности.
Необходимо установить хронологические рамки для отбора и последующего изучения служебных документов. Исключительное значение имеет и целевая установка. Необходимо представить к какому результату должна привести эта работа, что именно получит ее исполнитель «на выходе» и какую пользу, соответственно, сможет извлечь из нее заказчик.
Унифицированный текс может быть представлен в виде связного текста, трафарета. Анкеты или таблицы.
КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
Для того чтобы выработать определенные принципы составления, оформления документов, формы и методы работы с ними, производится их классификация по целому ряду признаков.
Классификация документов – это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.
В различных учреждениях состав и количество создаваемых документов неодинаковы. От чего же зависит комплекс документов, создаваемых в учреждениях? В основных положениях Единой государственной системы делопроизводства говорится о том: что комплекс документов определяется:
· кругом вопросов: решаемых учреждением в процессе деятельности;
· объемом и характером компетенции учреждения;
· порядком разрешения вопросов (на основе едино наличия или коллегиальности);
· объемом и характером взаимосвязей с другими учреждениями.
Целью классификации является повышение оперативности работы аппарата управления и ответственностью исполнителей. Повышение ответственности исполнителей осуществляется путем разграничения функций структурных подразделений учреждения и обязанностей исполнителей, более четкого распределения информации между ними, ликвидации возможности субъективизма и случайностей в осуществлении процесса работы с документами.
В текущей работе классификация документов производится не этапе группировки их в дела – это первичная ступень классификации. Необходимость такой классификации обусловлена самим понятием дела. Дело– это совокупность документов или документ по одному вопросу, помещенные в твердую обложку, соответствующим образом оформленную.Нельзя подшить в одно дело документы с различным по характеру содержанием, например письма об исполнении задания по строительству объекта и приказы о повышении квалификации сотрудников.
Классификация документов – необходимое условие для проведения работ по их унификации, являющейся важной предпосылкой документационного обеспечения автоматизированных систем управления.
1. По способу фиксации (запечатления) информации документы делятся на письменные, графические, фото- и кинодокументы, акустические.
Письменные (или рукописно печатные) включают в себя все документы, созданные рукописным или машинописным способом, а также изготовленные на множительных аппаратах и типографским способом.
К графическим документам относятся чертежи, графики, картины, Рисунокунки, схемы, планы.
Фото-кинодокументы фиксируются с помощью специальной аппаратуры, на специальных носителях (кино- и фотопленка), они позволяют запечатлеть объекты и явления, которые другими средствами зафиксировать трудно или невозможно.
Акустические документы позволяют производить точную запись и передачу звуковой информации, широко используются в работе секретаря при составлении диктограмм, а также при протоколировании собраний, совещаний, заседаний и т.п.
2. По содержанию документы подразделяются на организационно-распорядительные, финансово-расчетные, снабженческо-сбытовые, по личному составу и т. Д.
3. По наименованию различают большое количество документов. Это приказы, положения, протоколы, распоряжения, инструкции, правила, уставы, отчеты, акты, планы, письма, заявления и т.п.
4. По видамдокументы бываю типовые, примерные, индивидуальные и трафаретные.
Типовые документы разрабатываются заранее вышестоящими органами для подведомственных организаций с однородными функциями и носят обязательный характер.
Примерные документы также разрабатываются вышестоящими органами для подведомственных организаций с однородными функциями и носят обязательный характер, а индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования. Трафаретные документы изготовляют типографским способом, причем постоянная часть текста документа отпечатана на полиграфических машинах, а для переменной информации оставляют свободные места. Такие документы очень перспективны, так как значительно экономят время на составление и повышают общую культуру и грамотность документов.
5. По степени сложностиразличают простые документы, содержащие один вопрос, и сложные, содержащие несколько вопросов. Предпочтительнее простые документы, так как их легко обрабатывать, контролировать исполнение, осуществлять поиск, хранить.
6. По месту составления документы классифицируют на внутренние и внешние. Внутренние – документы, создаваемые в учреждении для решения своих вопросов и не выходящие за пределы учреждения. Внешние – входящая и исходящая корреспонденция учреждения.
7. По срокам исполнениядокументы подразделяют на срочные и несрочные. Показателем этого признака является срок исполнения документа, который устанавливается законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы, телефонограммы, документы с пометками «срочно». Все остальные документы исполняют в сроки, установленные администрацией, и считают несрочными.
8. По происхождениюдокументы бывают служебные и официально-личные (именные). В первую группу входят созданные в учреждениях, организациях предприятия по вопросам их деятельности, во вторую – касающиеся конкретных лиц, т.е. именные (заявления, письма, жалобы и т.п.).
9. По степени гласностивыделяют обычные, секретные документы и для служебного пользования (ДСП). На секретных документах и ДСП проставляется гриф ограничения доступа к документу. Гриф означает, что с данным документом может быть ознакомлен строго определенный круг лиц.
За разглашение информации документов, имеющих граф секретности, а также их утрату виновные привлекаются к ответственности.
10. По юридической силеразличают подлинные и подложные документы. Подлинными считаются документы, выданные в установленном законом порядке с соблюдением всех правил; подложными – документы,оформление или содержание которых не соответствуют истине. Подлинные документы подразделяются, в свою очередь, на действительные и недействительные. Недействительные документ становится в том случае, если он утратил юридическую силу по каким-либо причинам, например истечение срока действия.
11. По назначению (стадиям создания)документы подразделяют на подлинники (оригиналы) и копии. Подлинник – первоначальный документ, содержащий исходную информацию, надлежащим образом оформленный. Как правило, созданию документа предшествует стадия черновика – документа в предварительной редакции. В юридическом отношении подлинник и копия с него, соответствующим образом заверенная, равноценны. Копия – точное воспроизведение реквизитов подлинника, в правом углу верхнего поля которого проставляется слово «копия», соответствующим образом заверенная. Следует различать такие разновидности копий, как отпуск, выписка и дубликат. Отпуск – это полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя, которая изготовляется одновременно с подлинником под копирку на обычном листе бумаги и заверяется. Выписка из документа – копия части документа, а дубликат – второй экземпляр документа, выданный в связи с утратой, например, подлинника. Дубликат и подлинник имеют одинаковую юридическую силу.
Кроме этих признаков, в работе с документами применяют для классификации документов и такие, как срок хранения, род деятельности и т.д.
12. По срокам хранения документы подразделяют на три основные группы: постоянного срока хранения, временного срока хранения свыше 10 лет и временного срока хранения до 10 лет.
13. По роду деятельности документы классифицируют на системы документации: плановая, стандартов и технических условий, организационно-распорядительная, первичная учетная документация, расчетно-денежная, отчетно-статистическая, по ценообразованию, по торговле по материально-техническому снабжению и сбыту, для строительства, конструкторская, технологическая, по изобретениям и открытиям, по социальному обеспечению и т.д.
Многообразие управленческой деятельности, единство и взаимосвязь, свойственные управлению, формы и назначение управленческих документов определяются правовыми нормами. Такие документы выпускают в качестве важнейших носителей информации, с помощью которой осуществляется взаимодействие объектов и субъектов управления. Управленческие документы обладают следующими особенностями:
· создаются, используются органами государственного управления (субъектами и объектами) в соответствии с установленной компетенцией и поставленными задачами;
· служат средством закрепления функций органов государственного управления;
· содержат, как правило, информацию правового и справочного характера, отражающую природу исполнительной и распорядительной деятельности определенного органа управления;
· процесс их создания, форма, содержание, параметры действия регулируются правовыми нормами, что придает им обще значимость и обязательность исполнения.
Вопросы для самоконтроля
1. Что называется служебной корреспонденцией?
2. Что понимается под термином организация документационного обеспечения управления?
3. Какие мероприятия проводятся по совершенствованию делопроизводства в стране?
4. Что такое документ?
5. Какими нормативными документами регламентируется документационное обеспечение управления в учреждениях?
6. С какой целью было разработано ЕГСД и ЕГСДОУ?
7. Чем вызвано появление документационных терминов?
8. По каким признакам классифицируются документы?
9. Каким нормативным документом регламентируются основные термины в области делопроизводства?
10. Что включает в себя понятие «документ»?
11. Какие языки и способы документирования вы знаете?
12. Назовите современные виды носителей информации.
13. Каким законом устанавливается правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов?
14. Чем отличается документ личного происхождения от официального документа?
15. Что обуславливает юридическую силу официального документа?
Практическое задание
Задание 1. Знакомство с основными видами и разновидностями документов, составляемых в организациях.
Задание 2. Составить перечень документов, имеющих хождение в организации, где вы учитесь.
Тест
Проверьте свои знания по заданиям:
1. Перечислить актуальные нормативные акты по делопроизводству одной из категорий:
● Законы
● Подзаконные акты на уровне федерации
● Технические регламенты и национальные стандарты в области документационного обеспечения управления.
2. Перечислить актуальные нормативные акты в части архивного хранения документов.
3. Перечислить актуальные нормативные акты по делопроизводству с учетом электронного документооборота.
БЛОК 2
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
О ПОРЯДКЕ ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
2.1. Составные части реквизитов и их оформление
2.2. Требования к оформлению служебных документов
2.3. Правила оформления машинописных работ
Составные части
реквизитов и их оформление
В связи в принятием и введением в действие с 1 июля 2003 года нового государственного стандарта – ГОСТа Р6.30-2003[2]. В тоже время правовая регламентация вопросов оформления служебных документов осуществляется на основе:
· иных государственных стандартов [3]
· отраслевых стандартов РФ [4]
· международных стандартов, действие которых распространяется на территорию РФ в соответствии с заключенными международными соглашениями в области стандартизации.
Выход стандарта имеет большое значения, прежде всего для унификации оформления реквизитов, что должно облегчить автоматизированный обмен информацией и документацией. Применение стандарта не только повысит общую культуру оформления документов, но и обеспечит их юридическую силу, так как стандарт называет обязательные реквизиты документов и определяет порядок их написания.
Стандарт обязан знать каждый работник, составляющий, оформляющий документы.
Представим краткую характеристику данного документа. Указанный стандарт введен в действие взамен прежнего ГОСТа Р6.30-97 (с изменениями от 2000 г.)[5], унаследовав от последнего не только структуру, но и большинство положений. В тоже время ГОСТ Р6.30-2003 несколько иначе трактует требование к оформлению управленческих документов.
Во-первых, разделом 2 ГОСТа Р6.30-2003 устанавливается измененный состав реквизитов документа. Отметим в этой связи, что общее число реквизитов документа составляет 30. Один реквизит (гриф ограничения доступа к документу) исключен, но одновременно в состав реквизитов добавлено два новых: основной государственный регистрационный номер (далее – ОГРН) и идентификационный номер налогоплательщика/код постановки на учет (далее – ИНН/КПП).
При утверждении стандарта по сравнению с проектом изменились также размеры полей: 20 мм – левое и верхнее; 10 мм – правое и нижнее. Но при установлении размеров полей следует обратить внимание, что стандарт предлагает минимальные размеры полей. Левое поле в 20 мм неудобно для документов постоянного срока хранения, подшиваемых в дела при сдаче в архив. Поэтому предлагавшийся в проекте стандарта размер левого поля 35 мм стоит использовать при подготовке ценных документов и всех документов постоянного срока хранения. Не лучшим по сравнению с проектом является и нижнее поле – 10 мм. Оно неудобно для нанесения отметок, и его размеры стоит использовать только в крайнем случае. В новом стандарте, прежде всего следует обратить внимание на первый раздел – область применения. Она значительно расширена и учитывает все политические и экономические преобразования, происшедшие в нашей стране. Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, «которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности:
- Федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;
- предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности».
Таким образом, стандарт распространяется на любые, как государственные, так и негосударственные организации.
Второй раздел стандарта перечисляет состав реквизитов документов. Их указано 30.
Третий раздел – «Требования к оформлению реквизитов документов» последовательно описывает все реквизиты под номерами, присвоенными каждому реквизиту. Поэтому в новом стандарте можно легко и быстро найти нужный Вам реквизит.
Рассмотрим порядок оформления реквизитов в соответствии с требованиями стандарта.
Наименование вида документа
Регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренных УСОРД. В письме “наименование вида документа “ не указывается.
11 - Дата документа
Дата - обязательный реквизит любого документа. Дат на документе всегда несколько, но они имеют различное назначение и фиксируют стадии работы с документом.
Основной датой считается дата подписания документа, утверждения или дата события, зафиксированного в нем. Для внутренних документов – приказов, распоряжений, справок, докладных записок и т.д. датой в бланке является дата подписания. Для отправляемых документов дата в бланке одновременно является датой подписания и отправки. Дата протокола или акта является датой события, зафиксированного этими документами. Для утверждаемых документов, например, инструкций, планов датой документа является дата их утверждения, проставляемая в грифе утверждения документа.
Для ряда официальных документов существует также дата их опубликования и дата вступления документа в силу.
Дата должна проставляться лицом, подписывающим или утверждающим документ. Если авторами документа выступают несколько организаций (две или более), то датой документа считается дата наиболее позднего (последнего) подписания.
Датируются также все стадии оформления и обработки документа. По этим датам можно установить, где произошла задержка в работе с документами.
Поэтому дата входит составной частью в такие реквизиты: гриф согласования, виза согласования, гриф утверждения, резолюция, отметки о поступлении документа в организацию и исполнении документа, отметка для автоматического поиска документа.
В организационно-распорядительных документах дата оформляется арабскими цифрами. На нее отведено восемь знаков – шесть цифр (по две на число, месяц, год) и две разграничительные точки. Если цифра одна, перед ней обязательно ставится 0. Например, 03.04.98. Оформленная таким образом дата является кодом для автоматизированной обработки документов. Словесно-цифровой способ оформления дат (21 мая 1998 г.) применяется в документах, содержащих сведения финансового характера, в нормативных документах, определяющих права организаций и граждан. Дата оформляется без кавычек.
Международным стандартом предусмотрена обратная последовательность оформления дат: год, месяц, число. Например: 1998.03.08.
При подготовке документа к подписанию заранее печатают месяц и год, а число должно проставляться руководителем, подписывающим документ.
12 - Регистрационный номер документа
Регистрационный номер документа – это его условное цифровое (иногда